商务英语信函的体裁特征分析

摘要：商务英语信函是一种特有的体裁形式，具有特殊的交际目的和社会功能。以交际目的为导向，从词汇语法、句式和语用策略等层面探讨商务英语信函的体裁特征。这将有助于规范商务英语信函的撰写和使用、促进商务英语写作的教学和研究。

关键词：商务英语信函；体裁；体裁分析；语用策略

作者简介：彭倩倩（1981-），女，河南商丘人，常州大学外国语学院，讲师。（江苏 常州 213000）

中图分类号：H3 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）08-0265-03

商务英语信函具有便捷、经济、高效的特点，在国际商务活动中已被广泛使用，是国际贸易从业人员进行沟通和交流的主要工具。商务英语信函不同于普通英语信函，其交际目的是沟通商务信息，达成交易和开展商务合作。因此，商务英语信函已经成为商务人士共同使用的内部结构特征鲜明、高度约定俗成的交际事件，具有独特的语言风格和体裁特征。

国内学者主要是韩金龙、秦秀白（1997）和方琰（1998）对体裁的概念和体裁分析理论做过介绍。对商务英语体裁分析的研究主要集中在商务语篇的体裁分析和语用策略，（李俊儒，2006；唐伟清，2006）体裁教学法在商务英语写作教学中的应用，（李瑞芳，2004；王伟强，2010）对商务信函的文体风格的研究（廖瑛，2008）等等。本文以语用策略为核心，运用体裁分析法研究商务英语信函的微观层面，从词汇、语法和句法上探讨商务英语信函的语言范式和规则。

一、体裁和体裁分析

Genre（体裁）是法语词，意为“类型”，是文学和修辞学常用的术语。随着语言学的不断深入发展，体裁和体裁分析理论被越来越多地应用于语篇分析与语言教学领域。

目前对体裁和体裁分析的研究主要有两个学派：以Swales和Bhatia为代表的“ESP School”和以Martin为代表的“Sydney School”。ESP学派的John M.Swales（1990）认为，体裁是“包括具有共同交际目的的一组交际事件。”Vijay K.Bhatia（1993）认为，体裁是一种可以辨认的交际事件，常常出现在特定的职业或学术社团范围内，其特点就是具有被该社团确认和理解的一整套交际目的。悉尼学派的J.R.Martin认为，体裁是“一种作为我们文化成员的说话者的有步骤的，有一定既定目标的，有目的的活动类型”。（方琰，1998）同属该学派的Eija Ventola（1995）认为，体裁是生成特定语篇结构的符号系统；体裁能体现社会交往过程。人们的社会交往具有“重复性”、“习惯性”。

虽然研究视角不同，但是ESP学派和悉尼学派对体裁的界定在本质上是一致的。两个学派都认为体裁以交际目的为导向，交际目的决定体裁的类型，即语篇内容和风格的选择；体裁具有常规性，是程式化的社会交往工具，体裁也具有习惯性和强制性，为语言社团成员共同遵守，不能随意更改。同时，体裁并不是一成不变的，根据社会文化因素或语篇变量的不同，语言使用者可以在体裁框架下发挥自己的创造性。

体裁分析既涉及文体分析，又涉及语篇分析，是多学科交叉研究的产物，其根本宗旨是研究语篇的交际目的和语言的使用策略。体裁分析不仅仅停留在对语言的表层描述上，通过分析语篇的图式结构，体裁在更深层次上解释语篇风格的成因和建构理据，剖析语篇背后的交际目的、社会文化因素和心理认知因素，揭示语篇类型的程式和建构的规范性。体裁分析将语言学的分析方法与社会学和心理学的方法紧密结合起来。（Bhatia，1993）

二、商务英语信函的体裁特征分析

根据ESP学派和澳大利亚学派对体裁概念的定义，商务贸易往来是一个交际事件，是在经贸领域和商业文化情境中有目的的交往。它是一项有阶段、有目的的社会活动。商务英语信函是在商务活动中进行交际的工具和媒介，为实现做生意的交际目的在社会文化语境中起交际作用。商务英语信函是交际事件的一种类别，具有内部结构特征鲜明的特点，是一种特殊的体裁。

商务英语信函的交际目的在于解决业务开展过程中的具体事务，促进交易的达成。书信来往伴随着每一宗业务的启动、开展和结束。由于贸易双方的利益和立场不同，贸易往来中的矛盾和分歧在所难免。当出现否定、拒绝、指责、抱怨或建议、请求等威胁对方面子的言语行为时，商务信函要使用委婉礼貌的语气，站在对方的立场上，体谅和尊重对方；语气要诚恳自然；态度要积极合作。因此，只有使用恰当的语用策略才能够化解争端，避免冲突，以实现达成交易的交际目的。下文将分析商务英语信函的交际目的和语用策略在词汇语法与句法层面的具体体现，以探讨商务英语信函的体裁特征。

1.词汇――语法层面

商务英语信函使用的词汇具有鲜明的体裁特征。行业术语仅为商务社会群体熟悉和掌握，非商务人士则不能理解和使用。缩略语的大量使用体现了商务信函口语化和非正式化的特征，而正式辞令又体现了商务信函庄重、严肃的文体风格。

（1）行业术语和缩略语。术语和缩略词是在长期的国际贸易实践的基础上逐渐产生的，为贸易从业人员共同遵守的约定俗成的惯例，已经在商务英语信函中广泛使用。商场如战场，时间就是金钱。术语和缩略词表达方便，节约时间，便于信息的沟通和传递。比如：Draft表示“汇票”；Liability表示“债务”；Premium表示“保险费”；Non-firm Offer表示“虚盘”；The confirmed，irrevocable L/C表示“保兑的，不可撤销的信用证”等。除此之外，还有大量的行业术语使用缩略语。例如：FOB（Free on Board）价格术语，表示“离岸价”；D/P（Document against Payment）贸易术语，表示“付款交单”；B/D（Bank Draft）金融术语，表示“银行汇票”；FPA（Free from Particular Average）保险术语，表示“平安险”；C/A（Current Account）表示“往来账户”，等等。

商务信函中还广泛存在其他类型的缩略语，包括公司和机构名称的缩写与计量单位的缩写。例如：HSBC表示汇丰银行；CC（Chamber of Commerce）表示商会；PICC表示中国人民保险公司；PIC=Piece表示“件”；YD=Yard表示“码”；B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些缩略语是商务英语和普通英语共同使用的。例如：BK=Bank；PLS=Please；Info=Information；ASAP表示as soon as possible；Thks，Rgd表示Thanks and regards，等等。

频繁使用专业术语和缩略语是商务英语信函的典型体裁特征。这些术语和缩略语不仅准确精炼，言简易明，而且容易记忆，使用方便。使用专业术语和缩略语可以避免过多的解释，简化交易过程和手续，从而节约时间，提高信息传递的效率。

（2）使用正式辞令。商务英语信函作为企业对外交往的媒介，代表着公司的形象和业务人员的素质与专业水平。使用正式的书面语可以使商务信函的措辞更加规范、严谨，也能体现业务人员认真严肃和尊重对方的礼貌态度。因此，商务函电的词汇和短语也具有正式、礼貌和庄重的风格与特征。

选择正式的书面语词汇是其特点之一。商务信函常用inform/notify/advise代替tell；用forward/dispatch代替send；用expedite代替quicken；用be in a position to代替be able to；用for one’s account代替be paid by，等等。

派生名词（nominal derivatives）替代动词词干（verbal stems），使措辞显得庄重且具有行业特色。例如：

In compliance with your request in the letter of May 3，we will make arrangements for your order upon receipt of your L/C.

Owing to the late arrival o f the steamer，we would appreciate your extension of the shipment date to July 18.

Your failure to deliver the goods within the stipulated time has greatly inconvenienced us.

上例中使用了派生名词compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分别替代口语化的动词词干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商务信函庄重和严肃的特点，体现了其特殊的体裁特征。

介词短语还经常替代形容词和分词短语作表语以增加措辞的典雅。例如：

The goods are of good quality and in attractive designs，and we think you can sell them out at our price.

What you complained about is now under investigation.

The customers at our end are in urgent need of the goods.

I regret to say that your price is not in the line with the prevailing market price.

Our cooperation will be to our mutual benefit.

2.句式特征

（1）使用固定句式。商务英语函电贯穿整个交易的过程，包括业务磋商、订立合同、付款、包装、装运、保险、索赔等环节。在处理具体业务时，商务函电通常使用固定的句式，即程式化的套语。这些套语都是在长期的贸易实践中形成的，并已广泛使用。

在撰写回复信函时，商务信函的通常惯例是首先告知对方来信已收到。例如：

Thank you for your letter of November 1，inquiring about the JF-72 pocket calculator.（兹复贵方11月1日对JF-72袖珍计算器询价的来信）

常见的此类句式有：

Thank you for your letter of…

We are in receipt of your letter of…

In reply to your letter of…

Referring to your letter of…

当需要在信函中添加附件时，固定句式为Enclosed please find…或者We are enclosing。例如：

Enclosed please find our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.（随函附上带插图的目录和价格单，给贵方提供具体细节）

商务英语信函的结尾更加模式化，在撰写商务信函结尾时套用句式即可。常用的句子表达有：

We’re looking forward your early reply.

Your prompt reply will be highly appreciated.

We’re waiting for your reply.

Please reply to us ASAP.

使用固定句式节约了贸易双方的时间和精力，从而把重心放在传递的信息上，既方便快捷又准确高效，同时也有利于从事商务活动的初学者模仿实践。

（2）使用委婉语气的句式。商务英语信函能否达到目的，语气是相当重要的因素。下笔之前，必须仔细考虑用什么方法来影响对方。不论何种类型的信函，语气都要做到和气自然、礼貌真诚。具体做法常常是较多的使用带please祈使句、疑问句、被动句、条件句和虚拟句等，以表示委婉客气的请求。（陈冬纯，2003）

1）带please的祈使句和疑问句。商务英语信函在表达本方观点或向对方提建议时，常使用带please的祈使句和疑问句，而不选择陈述句。前两种句型语气比较委婉客气，更加礼貌；而陈述句则比较生硬直接，让对方难以接受。例如：

Please amend the credit allowing transshipment.

Would you please be kind enough to approach the said bank for all possible information we require？

这两种句式的语气非常谦和，在表达意义的同时更加注重对方的感受、尊重对方。

2）被动句。当对方犯错误或不满意对方的行为时，使用主动语态就会加重指责、抱怨的语气，甚至会引起对方的误解；而用被动语态，语气则比较和气婉转，易于接受。例如：

（a）I was sorry to learn that you no longer require our services.

（b）Learning that you no longer require our services was a great disappointment to me.

从上例可以看出，（a）的抱怨情绪比较强烈，让对方尴尬；而（b）的语气就缓和许多，更符合商务信函礼貌的策略。

3）条件+虚拟句。在向对方提出“请求、要求或建议”时，用条件+虚拟句语气则比较委婉、礼貌，尊重对方，也更容易赢得对方的尊重，从而接受请求或建议。例如：

As we are in the market for this product，we should be pleased if you would send us your best quotation.

It will be highly appreciated if you can kindly give priority to the consideration of the above request.

（3）使用语气积极合作的句式。对同一件事的叙述，不同的句式表达不同的语气和态度。商务英语函电应尽量避免使用消极否定的语气，多用积极肯定的语气，表达合作愿望，这样有利于和对方建立良好的业务关系。试比较下例：

（a）It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.

（b）I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.

该例子中，句子（a）警告对方风险自负，己方急于撇清关系，这种消极、不合作的态度让对方反感，并失去了对方的信任；句子（b）的语气就比较积极、肯定，表达愿望和建议，显示为对方考虑的态度，因而能获取对方的理解和信任。

（a）Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.

（b）Problems of this type are far less common with our more advanced model.

上例中，句子（a）虽然本意是推销己方的高端产品，消极的言语却损害了己方低端产品的形象，让对方对该企业产品产生怀疑；而句子（b）采用积极的态度，对低端产品的问题避重就轻，强调高端产品品质更好，对高端产品的推销更让对方肯定和认可。

三、结束语

本文从微观入手，运用体裁和体裁分析理论对商务英语信函的体裁特征进行了探讨与研究，总结了商务英语信函的词汇――语法和句式特征，揭示了交际目的对商务信函的语言风格和语用策略的决定作用。因此，在撰写商务信函时，要充分考虑其体裁特征，不仅要做到遣词造句符合行业规范，更要在语篇中采取适当的语用策略，尊重对方、礼貌和气、积极合作，树立公司的良好形象，建立贸易双方长久牢固的合作关系。

参考文献：

[1]Bhatia，V.K.Analyzing Genre：Language U se in Professional Settings[M].London：Longman，1993.

[2]Swales，J.M.Genre Analysis：English in Academic and Research Settings[M].Cambridge：Cambridge University Press，1990.

[3]Ventola，E.Generic and register qualities of texts and their realization[A].In Peter H.Fries & Michael Gregory （eds.） Discourse in Society：Systemic Functional Perspectives [C].Ablex Publishing Corporation，

1995.

[4]方琰.浅谈语类[J].外国语，1998，（1）.

[5]韩金龙，秦秀白.体裁分析与体裁教学法[J].外语界，2000，（1）.

[6]陈冬纯.商务英语信函的体裁分析与撰写策略[J].国外外语教学，2003，（2）

[7]李瑞芳.体裁教学法在商务英语教学中的应用[J].西安外国语学院学报，2004，（3）.

[8]李俊儒.用“体裁分析”方法研究商务英语信函特点[J].南京财经大学，2006，（6）.

[9]唐伟清.商务英语信函的语篇体裁[J].科技信息（人文社科），2006，（11）.

[10]廖瑛.试论商务英语的文体风格[A].第五届国际商务英语研究会论文集[C].北京：高等教育出版社，2004.

[11]王伟强.体裁教学法与商务英语写作教学[J].长春师范学院学报（人文社会科学版），2010，（9）.