如何加强SAP软件的系统管理

摘要：SAP商业软件是当今许多中小企业普遍使用的业务管理的ERP软件系统，如何加强SAP软件的系统管理对充分利用SAP功能保障企业平稳有效运作有重大意义。本文以SAP的主要产品Business One为例提出了SAP系统管理相关的各方面的方法，包括初始化设置、数据备份、客户工具、权限管理等。实践中证明提出的管理方法提高了SAP系统完成企业日常管理的效果。

关键词：SAP；ERP；中小企业管理；商业软件

中图分类号：TP315 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2010) 16-0000-01

How to Strengthen the System Management of SAP software

Yang Zhu

(College of Computer Science,Yangtze University,Baoshan678000,China)

Abstract:SAP business software commonly used in many of today's small and medium business management,ERP software system,how to enhance the SAP software,SAP systems management functions on the full use of the smooth and efficient operation of security companies have a major significance. In this paper,the main product SAP Business One SAP system as an example put forward in all aspects related to the management methods,including initial setup,data backup,the client tools,right management and so on. Practice of management proved to improve the daily management of SAP system to complete the business results.

Keywords:SAP;ERP;SMEs management;Business software

一、前言

SAP（Systems Applications and Products in Data Processing）是指SAP公司开发的用于中小企业运行管理的一整套商业软件及包含的服务。SAP提供了标准商业软件及行业特定的应用程序，主要用途是帮助企业建立或改进其业务流程，使之更为高效灵活，并不断为该企业产生新的价值。现今使用SAP软件实施管理的中国企业多达数十万家，作为中国ERP市场的绝对领导者，SAP的市场份额已经达到30%，年度业绩以50%以上的速度递增。SAP的ERP企业管理软件的特点是造价低，易于安装实施。其中最具有代表性并应用较广的一套软件是SAP Business One，其优点是价格低廉，具备有CRM功能，并且由于数据结构相同可以无缝地将系统升级为SAP的更高级软件系统。

二、SAP系统管理与设置方法

将SAP系统安装到企业的计算机后，关键的问题是如何加强SAP系统管理以充分发挥软件的管理作用。本文提出需进行4个层面的管理和设置方法，其相关功能如表1所示，

以下小节将对4方面系统管理方法进行详述。

（一）SAP系统的基本设置

基本设置的主要作用是在SAP系统中的标签里填写本公司的相关情况。使用SAP Business One软件中“公司细节”功能维护公司的一般数据和会计数据并指定初始化设置。在“本地语言”和“外文”标签中，可以用本地语言和外文输入相同的信息。打印外文凭证中的公司数据时需要这些信息。其他重要的初始化设置包括设置概览标签，财务标签，销售标签，成本管理标签。

（二）SAP系统的企业人员管理

企业内部人事管理是SAP的一个重要功能，加强SAP软件的系统管理的重要措施是首先在系统中定义并填写好企业人员信息，包括人员名称、职位、部门、佣金、基本工资、地区、项目组、在职时间等，SAP系统能够根据这些基本信息计算企业的人员开销与合理程度。

（三）SAP系统的客户管理

加强SAP软件的系统管理很重要的一个方面是细化其中的客户信息。在SAP Business One中定义了不同的消息，如内部消息、电子邮件、移动电话文本消息（SMS消息）和传真发送，可将这些消息发送至客户和供应商指定的联系人。当然，还可将消息发送给任何其他收件人。可将消息发送给单个收件人或使用分配清单功能将消息发送给一组收件人。

当使用有效的地址数据将消息发送至客户或供应商的联系员工时，消息会发送至客户/供应商主记录中定义的联系员工。若要将消息发送给未被定义为系统用户和联系员工的另一个收件人，则手动输入地址数据。一旦选择了收件人，就可以选择发送消息的方式。可以同时使用几种方式将消息发送给同一用户。为此，在收件人所在的行中选择多个复选框。

（四）SAP系统的数据库管理

SAP软件最有价值的部分既包含系统的自动计算模块功能，更包含了企业多年积累的业务数据。如何加强这部分数据的管理，即数据库管理，是利用好SAP软件的重要课题。本文提出应充分利用SAP与Microsoft Office软件的互通兼容功能来实现数据表的导入导出。

关于导出备份数据表，用户可以在 SAP Business One 中将事务（会计凭证）从一个公司复制到另一个公司。为此，用户首先从一个公司导出事务，随后将它们导入到另一个公司。导出事务的公司称为“源公司”，而导入事务的公司称为“目标公司”。开始导入和导出事务操作之前，必须确保两个公司总帐科目中的主记录号数和过帐中包含的业务伙伴数相同。若目标系统中尚不存在总帐科目的主记录或业务伙伴，则系统将根据过帐中的数据自动创建此对象。若用户经常导出源公司的事务然后将其导入到目标公司，我们建议用户记下在每次操作过程中复制了的事务。

关于导入已有数据表，用户可以将业务伙伴和物料数据从Microsoft Excel 导入到SAP Business One 中的某公司中。数据从Microsoft Excel表的单元格复制并写入到SAP Business One中的对应字段中。为此，必须首先配置要导入的定义。用户可以使用此方法为业务伙伴或物料添加新的主记录或更新现有主记录。要导入的数据必须保存在Microsoft Excel表中的A至 BT列中。Microsoft Excel表的单元格中的字符数不能大于 SAP Business One 中对应字段的长度。

三、结论与展望

综上所述，加强SAP系统管理需在基本信息录入，人员信息管理，财务、物流、客户管理、数据库管理等各个方面进行详细设置。在充分保证数据内容的完整性和正确性后，多个案例显示本文提出的一系列方法可有效提高SAP系统可用性和效率，大幅提升SAP系统对企业发展的辅助功能。

进一步的改进策略包括在使用的硬件设备上进行增宽扩容，保证SAP系统在企业业务扩展后可处理更多的信息和业务，同时还应加强SAP系统管理员的培训与管理，以高素质人力投入到SAP系统管理工作中加强该商业软件的利用效果。

参考文献

[1]SAP中国公司:http：///china/index.epx,2003

[2]互动百科知识:http：///wiki/德国SAP公司,2007