高校文件归档实践

电子文件中电子公文的流转

随着信息技术的发展及电子政务的深入实施，无纸化办公成为高等学校行政事务办公不可避免的发展趋势。无纸化办公使公文的形式从传统的纸质文件变为以“比特”为特征的电子文件。最明显的表现是电子公文可以完全通过网络传输，突破了时间与地域的限制，实现发文、收文、归档、移交等行政事务办理的一体化。在电子公文流转过程中公文传递是通过网络以信息传递的方式实现的。公文传输过程中加盖电子印章、封装公文与数据、加电子签名、压缩打包、加密等相关程序完成后上传给电子文件中心（或单位的文秘机构），电子文件中心或文秘机构给发文单位回执，发文单位向收文单位发送收文提示，收文单位收到提示后到电子文件中心接收公文，这一收发文的过程可以通过网络在线实时完程。电子公文流转过程以信息管理为中轴，以电子公文及其元数据信息的捕获、整合与处理为核心，是处理信息、产生信息、利用信息的过程。电子公文流转过程不仅仅处理公文还包括对电子公文处理过程中的各种形式信息的采集、加工、处理、交换、分析等，其目的是为学校行政管理服务。所以，电子公文流转过程中不可避免地涉及到元数据的设计及相关数据和信息的捕获、存储、查看，从而保证电子公文的内容、背景、结构等信息的完整性。电子公文流转过程是一个跨机构、跨系统、跨区域的系统性的流程，在一体化的构架下，关系到整个文件生命周期，其目标是电子公文既要得到高效处理，也要得到有效保管，保证电子文件的真实性、有效性和完整性。

电子文件的归档及归档的基本实践

（一）根据电子文件的特点，制定科学、合理的电子文件的归档范围。在遵循各级领导机构所制定的归档规范的同时，要明确归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，同时不能忽略对以下三方面材料的收集.首先，归档文件的支持软件及软件的文档，表达电子文件内容的基本格式及有关数据。例如在教务管理系统中产生的学生成绩登记表在其归档时其相关的系统软件要一并归档。其次，在同一活动中，除电子文件外，所生成的其他形式的重要文件，如纸质文件、缩微胶片等。再次对电子文件进行鉴定所形成的文件，前期管理所产生的文件以及电子文件归档时的各个环节所产生的文件都应一并归档。

（二）在电子公文流转过程中结合电子文件的特点掌握科学的电子文件归档工作方式。首先是对电子文件的逻辑归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移变的过程，通俗地讲就是文件形成部门将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅电子文件。电子文件逻辑归档后，既能使档案部门能够掌握归档文件信息及存储地址，自动保存到档案部门的数据库中，方便读者查询；又能使文件形成部门仍然方便地使用该文件。为了保护归档的电子文件的真实性和完整性，电子文件逻辑归档后，电子文件要纳入机构的数据备份方案，永久保存的电子文件应有脱机保存的备份；定期将有价值的文件信息从网络上下载，进行物理归档或网络的荷载，防止网络瘫痪时丢失归档的电子文件。其次是对电子文件的物理归档。物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档既可以采用网络传输方式归档又可以采用介质传递方式归档。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也就是卸载式归档。

（三）在电子公文流转过程中结合电子文件的特点，制定了严格的电子文件的归档要求：电子文件的归档要求不单指对归档的电子文件的质量要求，还包括对电子文件归档工作的要求。电子文件归档的质量要求有以下三个方面。首先是归档的电子文件应齐全完整，凡是归档范围内的文件均应及时向档案部门移交，特别要注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。其次是归档的电子文件应真实有效，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，应将最新版本及更改记录予以归档，各种文件的草稿、定稿根据需要决定是否归档。再次是归档的电子文件应格式规范，有一式两套的脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。电子文件归档要做好以下三点：首先要设计科学合理的电子文件的归档管理系统。根据归档的需求，按照元数据模型集中管理一份文件的所有信息，并将这些信息作为一个整体归档，设计结构合理的归档文件数据库及目录数据库，并保持两者之间的有机联系。其次在电子文件归档的过程中也要提前做好准备，要特别关注形成新类型电子文件的业务活动。在电子公文流转过程中，电子文件归档过程中质量检查、技术鉴定同步进行。归档前电子文件的检查和技术鉴定由电子文件的形成部门负责，将检查结果记录在案；归档后的电子文件的检查和技术鉴定由电子文件的管理部门高校档案馆或综合档案室负责，不仅要检查电子文件保管的技术状况，还要检查包括产生电子文件的相关支持软件、配套纸质文件、电子文件交付登记表等相关材料是否齐全，检查结果记录在案，或由两个部门同时完成。然后是归档的电子文件应经过归档的整理和编目。最后电子文件的归档部门与电子文件的接收管理部门办理完交换手续，电子文件的归档工作全部完成。

本文作者：李开平作者单位：盐城工学院