高校建立文件中心的创新研究

【前言】高校建立文件中心的创新研究由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。高校各部门、二级学院(系、室)教辅等绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但“麻雀虽小五脏俱全”，每个单位都要设立档案室、档案管理员，这样就需要至少占用1－2间办公室，添置设备、配备人员，建立整套的管理程序和方法。仅以广东某所地方高校为...

很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理论等问题上有不同看法，其实不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同管理方式。在我国，高校现行文件自上而下由各单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，弊端越来越突出，成为档案工作发展的桎梏，所以建立高校文件中心应该提到议事日程。

高校文件管理在整个高校管理和教--学工作中极其重要，其文件中心，在学校处于沟通上下、联系内外的枢纽地位。文件管理是否科学以及科学化程度如何，直接关系到管理效能的高低和高校形象的好坏。文件中心是高校管理的中枢和信息中心，是联络上下，沟通内外的“窗口”，可以履行协调高校各种关系和提供服务等职能，因此高校文件中心在高校管理中发挥着重要作用。

一、目前高校文件管理现状

目前，高校有相当部分现行文件是由高校办公室和各基层单位办公室负责管理。办公室事情繁杂、千头万绪，承担角色较多，在办文、办事、办会等日常事务管理工作中流程不通畅，随意性强，管理制度不健全、不完善、不规范或不适应管理的需要，导致工作效率低下，服务不到位。甚至造成工作失误。

1.“小而散”的管理模式，资源浪费严重

高校各部门、二级学院(系、室)教辅等绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但“麻雀虽小五脏俱全”，每个单位都要设立档案室、档案管理员，这样就需要至少占用1－2间办公室，添置设备、配备人员，建立整套的管理程序和方法。仅以广东某所地方高校为例，目前共有50多个兼职档案员和40多个党政群、二级学院系和教辅等分散的档案室，档案室综合占有面积600多平方米。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而不完整的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，资源浪费严重。

2.高校档案馆工作压力大，很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案馆不加强培训和具体指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了学校档案馆工作人员的大部分时间，使他们无法深入开展各项档案业务工作，以提高工作水平和效率。同样由于档案人员队伍专业素质有待提高，很大一部分重复或价值不大的文件材料被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

3.工作不到位，管理水平低

从目前情况看，基层档案室工作水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是一门管理专业，但绝大多数的基层档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如嘉应学院86％的档案工作人员是兼职的，90％的档案员无专业知识，专业素质有待提高。有些人员虽经专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在10％－20％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。

4.现代化管理进程缓慢

文件，档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

5.文件社会化难度大

随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给各高校党、政、群及社会各界的利用工作增加了很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

二、高校建立文件中心的现实意义

建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用，既节省人力、物力、财力，又能减少学校档案馆的工作压力，使档案馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而乱”的基层档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各局域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为开展电子文件网络传输做好准备。

档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室既是高校档案工作的管理方向，也是市县档案工作的发展方向。

三、高校文件中心的体制，职能研究

1.文件中心的体制

高校文件中心主要是指对进馆前的文件进行保管，利用和处理的全部活动，是对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行经济而有效的全面管理。文件管理机构是实现文件有序管理或进馆前管理的组织保证，它是临时保存高校各种现行文件，主要是半现行文件的场所，即文件中心。文件中心是一种独立于机关之外的新型文件管理机构。我们在高校建立文件中心应为学校党政群综合行为，是为全校各单位和个人服务，这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。高校文件中心应是校长责任制下由校长(或副校长)领导，接受各级档案局(馆)的监督与业务指导。

2.文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及向档案馆移交等项工作，具体包括：

文件中心的收集工作。文件中心的收集工作面对的是全校，不仅包括行政党群、教学院(系)、教辅部门等立档单位，还应包括教职工和学生管理工作中所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

文件中心的整理和管理工作。文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等。其整理、管理条件和要求应与档案馆的文书档案的管理要求一致。

文件中心的鉴定和销毁工作。鉴定和销毁工作指对已过保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由档案馆、文件中心和文件形成者及学校各级领导验收之后共同完成。

文件中心的利用工作。文件中心的利用工作应面对全校，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对行政、党群机关，学院系、教辅部门和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平，并做好文件的安全和保密工作。

文件中心定期向档案馆移交文件。文件在文件中心保管3～5年后再做鉴定并根据其价值和作用移交学校档案馆。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和学校的利用需求逐步确定。

3.高校建立文件中心的步骤

高校建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有一个过程，笔者认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代各行政党群部门、教学院系、教辅单位的档案室，开展全校的档案工作。

第二步：取代学校党办、校办下属单位的档案室，为学校党群、行政、教学院系、教辅等单位工作和服务。

第三步：面向社会各界人士，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

任何改革都会有一个艰苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心学校要投入一笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统一投资，看似一笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代学校基层档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专业化了，质量提高了，工作范围更广了，现代化水平高了，进而更有利于文书档案的归档、管理和利用。

文件中心是一种新事物，从松散的基层档案室管理向集约式的文件中心管理模式过渡，需要一个过程，因此在思想上、管理方法上、专业要求上都要会有一个过渡阶段，才能逐渐走上正轨。目前，在专业管理上没有成熟的经验，一些具体业务还没有具体地实施，而且在具体工作中还会不断出现新问题，这些都需要我们在实践中不断探索和研究，使之逐步健康发展并走上正规化。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。笔者认为，在高校建立文件中心逐步取代各单位档案室是高校档案工作的发展方向和必然趋势。