高校二级学院教学档案管理存在的问题与应对策略

摘要：随着高校办学规模的不断扩大，各二级学院的教学档案管理工作显得十分重要。然而由于诸多原因使得二级学院教学档案建设并不如意，存在不少问题。如何有效提高高校二级学院教学档案的建设和管理工作，需要从以下几方面着手提高学校领导的档案管理的思想意识，对档案管理人员进行定期培训和指导，多部门长期的努力。此外，还要加大对教学档案管理的网络化数字化建设等措施，这样才能不断提高二级学院的教学档案管理水平，为更好地开展教育教学而服务。

关键词：二级学院 教学档案管理 问题对策

教学档案是指运用文字、图像、声像等介质对教学实践及其教学管理的相关资料进行收集、保存的，具有档案保存查考价值的教学资料的统称。教学档案真实地记录了学校所有的教学实践和教学管理过程，是一所学校成长与发展的真实的记录。因此，一般来说，教学档案是具有历史查考和证实的效用与价值，同时也是高校档案的有机组成部分。随着学院学科和专业建设的快速发展，各二级学院教学档案资料的数量随之快速增加，因此对教学档案收集和管理就至关重要。

一、高校二级学院教学档案管理的意义

一般来说，教学档案、学籍档案、教师业务档案一起构成了二级学院的教学档案，其中，又以教学档案最重要，数量最多。程卫民、刘音认为，教学档案是指：“高校二级学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等载体材料”[1]，包括：关于高等教育的规定、途径、专业培训课程、教学大纲、课程和实施细则、每学期教学任务分配表、专业见（实）学习表、教师工作量计算、使用教料、题库、试卷、考试记录、试卷分析、论文答辩和其他材料。

一般来说，高校有了教务和档案管理部门，对于二级学院教学档案的设立与否存在争议。然而事实是，各高校二级学院的教学档案材料是平日教学工作材料的收集，是档案收集和管理的基础和根本，是处于一线的档案管理工作单元。其对学院正常的教学秩序的维持、高校档案建设和管理发挥着不可或缺的重要作用。这些档案资料是二级学院进行教学改革和教学管理的重要参考和主要依据，是对提高教学水平、推动教学改革和提高教书育人的有力保障。

（一）教学档案管理是维持教学秩序和发挥教学功能的重要保障

学校最基本也是最主要的功能是教学，教书育人是其根本宗旨。但是要维持日常正常的教学秩序，有效发挥学校的教书育人的功能，就离不开日常教学档案的收集和整理。每学期初的教材订购、课程安排、课表制作以及教学计划收集等，缺少教学档案的支撑就无法高效合理的运行。而每学期末教学档案的收集又是一个学期师生教学活动的记录和凭证，为下一年教学工作的开展提供借鉴；对良好的教学手段的学习和成功经验的借鉴，提高学校教学质量具有重要作用。

（二）教学档案是二级学院教学工作和高校教学质量评估的基础

高校二级学院教学档案是评估提供重要资料和依据，教学档案管理的优劣很大程度上直接关系到评估的好坏。教学档案作为教学管理的综合材料，是反映和衡量整个教学质量的一个重要基础，是重要的学术和管理水平的依据。“高校实际教学评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现[2]。”

教学档案在教学评估中的重要作用，还可以体现在教学管理的年度考核、教师的教学记录、学生的学习成绩查询等等方面。只要保存完整的教学档案就可以成为追溯历史的原始凭证，能为学校的教学管理、教学质量和教学改革等方面的评估提供数据支持。

（三）教学管理需要教学档案的信息支持和反馈

建立和管理教学档案是对日常教学工作的原始资料的收集，其主要内容不仅涉及教学管理的评估，而且对教学质量的高低好坏也具有直接的信息参考价值，是高校进行教学管理改革的重要依据和信息来源。这种信息帮助和信息回应，能为教学改革出具无数的教学案例材料，可以反映出教师的教学水平、教学效果；尤其是师生的反馈信息对今后的教学改革能否准确反映实际情况、合乎教学改革的基本规律和学校教学发展的基本趋势具有重要意义。同时，为提高教学水平和教学质量给予支持。

二、二级学院教学档案管理存在的问题

我国高校教学档案经过近40年的发展取得了巨大发展，并随着高校二级学院的迅速发展，各二级学院的教学档案建设也取得了较大发展，对高校的教学改革和教学管理发挥着重要作用，但也存在不少困难与问题。

（一）二级学院的领导和教职员工对教学档案归档意识淡薄

二级学院的教职员工对教学档案材料的归档意识淡薄，对教学档案建设的重要性以及教学档案归档范围、如何归档和管理都不明确。

首先，二级学院的领导在对待教学档案的建立和管理上认识不够，既没有建立相应的资料收集保管规章制度，也没有设立专门的二级学院教学档案管理人员岗位，导致二级学院大部分都是兼职档案员，兼职的档案管理员工作职责难以明确，增大工作难度；而且，兼职档案管理人员缺乏相应的补偿机制，因此很多时候也是敷衍了事，工作积极性不高。

其次，教师基本不会主动移交教学资料，每年归档时都要催交，有的老师对教学资料的归档存在抵触态度，认为教学经验和科研成果是自己的教学成果，有一定的保密性，所以不愿意作为公共资源来保存；还有的教师工作中本来就比较拖拉形成习惯，再加上在对待自己教学档案的提供和建立上认识不足，导致教学档案管理人员在资料收集上存在困难。

（二）教学档案管理缺乏专业人员，整体素质不高且不稳定

目前高校很多教学档案管理人员并不是专业的专职档案人员，他们不是档案管理学专业出身，缺乏必要的档案管理知识。首先大部分二级学院教学档案管理员都是由教学秘书兼任，而教学秘书平时要处理烦琐的教务教学、实践等事物的工作，根本没有多余的时间和精力去学习专业的档案管理知识，平时学校也不会安排他们去参加相应的培训，因此对教学档案的收集整理和归档不熟悉，很多时候是应付了事；其次二级学院的教学秘书经常更换，这就导致档案管理人员也经常变动，有的二级学院的档案管理人员几乎每年都在变动，队伍极不稳定。

（三）教学档案没有形成规范的体系制度

对档案材料的整理没有明确的范围和要求，许多不同种类的教学档案管理人员按照工作习惯来组织、整理，因此各二级学院保存的教学档案资料不统一。二级学院除了教学档案还有科研档案、学生档案、行政档案等等，这些档案基本是谁收集谁存放谁管理。由于二级学院办公场所有限，所有档案都放置在一起，又没有专业人员统筹管理，因此档案存放比较凌乱。二级学院几乎没有专门的独立的教学档案室，教学档案管理环境差，难于进行集中管理。

（四）二级学院档案教学及档案利用率不高

教学档案资料的保存与管理的目的是为了日后能利用，能作为教学改革和教学管理的参考和凭证。由于档案收集、建设和管理需要人员、场所和资金，而大多数高校二级学院领导和教师们还不能完全理解教学档案的重要性，加之建设资金严重缺乏，使得教学档案管理未能实现网络化收集和管理，信息化建设严重不足，只能限于目录检索上，实际利用年率不高；而且由于教学档案的现代化建设水平不高，基本的设施和人员不足，使得档案的文件目录及文件的重要内容未能及时录入计算机，连接上互联网，增加了教学档案的信息检索难度，致使教学档案的利用耗时长、查准率与查全率较低，难以满足教学管理的需求和难以适应现代教育的发展要求。

（五）教学档案的数字化建设意识薄弱

教学档案数字化“是指利用计算机、扫描设备、图像处理技术等现代化信息技术将传统介质的教学档案，根据需要进行数字化处理，形成数字档案资源的过程[3]。”教学档案数字化建设是在当代网络技术尤其是数字化网络技术的飞速发展的基础上，随着我国高校快速发展和现代化管理发展的产物。虽然档案数字化发展是未来档案建设的发展趋势，对高校教学和管理具有重要意义，但是我国高校档案数字化起步晚，学校领导对档案数字化建设不够重视，无论在建设资金或专业人员配置等方面均存在严重问题。因而目前大多数高校的二级学院教学档案依然采用纸质档案管理方式，这必然不能满足日益发展的网络化数字化教学发展的需求，也不能适应当今全球经济社会的数字化发展趋势。这不得不是一个需要相关领导引起高度重视的现实问题。

三、提高二级学院教学档案管理的对策

（一）提高领导、老师和档案管理员的档案管理意识

首先，二级学院的领导要高度重视教学档案的管理工作，尽量配备专业的专职人员负责，至少也要保持管理人员的相对稳定，并做好人员更换时的衔接工作，确保教学档案的完整性和延续性。

其次，强化教学档案管理人员的服务意识，要求教学工作的教师积极配合和支持档案管理人员的工作，从根本上改变教学档案管理的不利局面。

最后，学校应派档案室的专职人员经常去二级学院宣传档案工作的重要性、最新动态和学科前沿的一些理论实践知识，还可依据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》，结合二级学院实际情况，制定相应的规章制度和管理办法，明确相关内容，提高大家的档案意识。

（二）加大资金的投入，规范档案管理

各高校对学校的发展和教学管理改革投入大量的资金，而对各二级学院教学档案管理的资金投入非常之少。为规范教学档案管理，加强档案管理的标准化、现代化，充分发挥教学档案的作用，更好地为二级学院的建设和发展服务，学校应加大对教学档案管理的基础设施进行资金投入；增加或者引进专业的教学档案管理人员，派出学院的兼职档案管理人员外出进行档案类专业的培训。此外，学院还可以制定一些针对教学档案建设的扶持政策，强化档案管理人员工作的积极性和主动性等，从而提高二级学院教学档案的现代化管理水平。

（三）提升二级学院教学档案管理人员的素养

档案利用和档案资源开发与管理人员的素养密切相关，提高档案管理人员的专业素质是档案工作的性质决定的。为提高档案管理人员的服务意识，端正思想认识和专业水平，二级学院应加大力度提高教学档案管理人员的专业素养。如通过对档案管理人员进行档案知识的业务培训，或安排到省、市举办的档案培训班学习，或到其他高校参观取经等方式，使档案管理人员的素养尽快达标，从而更好地服务于二级学院的教学与管理。

（四）学校应建立完善教学档案规章制度并加强监管

学校必须建立行之有效的管理体制，明确教学档案的内容和各教师的责任，由各二级学院主抓教学的副院长主管教学档案管理工作，配备工作认真并有奉献精神的专兼职档案员。同时，还应当对二级学院的档案管理人员或者兼职档案管理人员的补助和奖励进行制度化规定，从制度上支持和鼓励教学档案管理人员工作的积极性和主动性，从而为更好地进行教学档案建设和管理服务。此外，对于二级学院的档案管理工作要定期按照规章制度，由管教学的副院长和相关人员进行监管督促和检查，以保证教学档案管理工作的顺利有效地开展。

（五）加强教学档案的网络化数字化管理的建设

随着网络和科技的快速发展，高校的教学档案也应跟上时展的脚步，逐步由原来的纸质档案转变为电子档案，建设档案信息化。目前，大学的数字化信息网络平台，加强并推动了教学档案和资料管理的现代化进程。例如，现在高校实行的数字化校园信息平台，全校师生可以随时进入学分制系统查询成绩、课表、课程安排和考试安排等信息，而且这些信息都是永久的保存。因此我们应加大力度建设校园信息平台，将更多地教学档案录入校园网的数据库，利用网络技术来实现良好的快速的档案管理，轻松地为教师和学生提高资源共享服务。

参考文献：

[1] 程卫民，刘音.浅议高等学校二级学院教学档案的作用及其管理[J].陕西教育：高教版，2009（10）.

[2] 张桦.浅析高校教学档案管理对教学评估的作用[J].黑龙江科技信息，2011（14）.

[3] 王茹熠.加强高校教学档案数字化建设的思考[J].云南档案，2009（8）.