高校图书编目业务外包浅析

图书馆业务外包是图书馆界参照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法,是指图书馆利用外部的专业化资源,将一些非核心的、次要的或辅的业务,以合约的方式委托外部服务机构办理,以克服内部人员不足,降低运营成本,强化核心服务,提高图书馆服务水平。20世纪90年代后半期,受美国图书馆的影响,业务外包的做法在我国高校图书馆界得到一定的应用。体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。

一、编目业务外包兴起的背景

1、书目数据的规范化为图书编目业务外包提供了先进的应用平台

美国在20世纪60年代就推出了计算机编目使用的机读目录格式―――MAR格式,这是一种统一的可供交换的数目数据格式。同时随着计算机网络的发展和普及,使书目数据库异地存取变得简便可行,书目数据中心开始蓬勃发展。国家图书馆的全国图书编目中心和高等教育文献保障系统的联合目录数据库这两个全国性的共享平台的运行,为各高校图书馆全面开展资源共享和文献信息服务提供了先进的应用平台、服务环境和服务手段。

2、高校图书馆馆藏量的迅猛增长加速了编目业务外包进程

20世纪90年代末,国家对高等教育进行改革,各高校纷纷合并重组,规模不断扩大,招生数量成倍增加,学生与图书数量的比例与教育部评估标准差距较大。为了迎接验收评估,解决图书馆藏书数量不足的问题,高校投入了大量购书经费,突击购买图书资料,致使短期内馆藏量猛增,造成编目业务工作量增加,图书积压,影响了图书上架流通。在强大的编目工作任务的压力下催生了高校图书馆编目业务外包,同时为了提高工作效率,降低作业成本,缩短新书在采编部门停留的时间,从而以最快的速度最低的作业成本与读者见面,外包不失为一种好的解决方法。

3、社会分工的细化及激烈的市场竞争为高校图书业务外包创造了条件

随着市场经济的飞速发展和社会化、专业化分工的不断深入,在市场竞争中诞生了一大批外包承接机构,如书刊商、信息技术公司等。在激烈的市场竞争中,各书刊商或信息技术公司为了占领更多的市场份额,已由初级阶段的价格竞争转移到向用户提供多元化的优质服务的高级竞争阶段,在图书馆技术服务方面衍生了大量的服务功能,从简单的手工加工业务到复杂的技术业务。如配送服务、数据服务、加工服务、现场采购服务等。书商和中介机构的大量涌现,为高校图书馆编目外包的实现提供了可靠的保证。

二、高校图书馆编目业务外包的模式

1、从技术手段及服务方式来分,图书编目业务外包可分为“网络传输模式”和“异地突击模式”。所谓“网络传输模式”,就是图书馆和图书供货商或信息技术公司之间,利用现代通讯网络技术,在异地为图书馆完成其图书分类、图书编目、图书加工(主要是指给图书贴条形码、打财产号、贴磁条、盖章、贴书标、贴胶带)的一种编书模式,也可称为“加工后到馆”模式。

2、从业务外包的范围来分,图书编目业务外包可分为“完全外包”和“部分外包”两种。完全外包是指从选书、编目、图书加工到图书上架整个流程全部由书商完成,其中包括数据处理过程如分类、标引、编目、著录、条码验收,手工处理过程如加防盗磁条、盖馆藏章、贴条形码和书标等。部分外包是指把图书加工环节中的一部分工作交由书商来完成,图书馆根据本馆实力和工作需要只完成其中的关键工作。

三、编目业务外包工作中存在的问题

尽管图书编目外包业务正在如火如荼的开展,以其能降低成本、弥补图书馆人力资源的不足、缩短工作时间、提高工作效率等优势吸引着图书馆的工作人员,但从近年来的实践看它不可避免的还存在以下一系列问题。

1、外包数据来源不一、准确率不高

我国编目数据来源非常广泛,主要来源是各大型书目数据中心的编目数据库,如国家图书馆向全国发行的《中国国家书目》光盘,中文图书机读目录等书目产品,国家图书馆联机编目中心,CALIS联机编目中心数据,CIP数据中心的数据或外包商自己组织人员著录的编目数据,由于各编目机构业务水平的差异和对机读目录格式规范理解的不同,导致许多编目数据的质量良莠不齐。同时由于图书供应商的编目人员功力还不足,按MARC格式著录图书这一块尚未解决,涉及分类标引、主题标引就只好依赖图书在版编目数据CIP。我国CIP数据是根据相关的国家标准编制的,其内容和格式与国家标准基本接轨,但实际情祝却并非尽如人意。据统计,我国CIP数据的准确率不足60%,如此一来,书商编目仅仅依赖CIP数据进行分类标引、主题标引,势必使得书目数据质量难以得到保证。

2.书刊商或信息技术公司资质参差不齐,编目数据质量难以保证。

图书馆编目业务外包要求的是降低成本并能保证质量,而书刊商或信息技术公司追求的则是如何降低成本以获取最大的利润。他们对专业编目人员的配备相对于有实力的大学图书馆来说有很大差距,较大型的图书供应商编目人员学科背景多样,但专修图书情报的编目人员较少。特别是较小型的图书供应商编目人员,往往是书商自己请的临时的编目人员,工作人员流动性极大,造成书目数据质量难以保证。

3、给图书馆造成依赖书刊商或信息技术公司,同时给图书馆人力资源配置带来负面效应

图书馆的业务外包导致图书馆对外包书刊商或信息技术公司的依赖增大,有可能削弱内部的学习能力和创新能力。图书馆业务外包不仅包括事务性工作,涉及图书馆业务的方方面面。在传统图书馆,分类、编目人员是图书馆业务工作的核心点,他的业务水平的提高依赖长期的实践与新知识、新技术的结合。而业务外包一方面它节省了人力资源,克服了专业技术人员不足的困难,但另一方面,它使相当一部分现有人力资源面临重新配置的风险。将限制内部人员的实践机会,因而有可能阻碍内部人员不断学习的热情和意识,同时业务外包加大了图书馆的依赖性,降低了它创新的动力,从而削弱了图书馆的学习和创新能力。