档案数字化建设浅析

[摘 要]本文对档案数字化建设的内容进行了简要的阐述，分析了档案数字化建设的必要性，并在此基础上，对我国档案数字化的现状及发展趋势进行了探讨。

[关键词]档案数字化；数字化建设；档案管理

中图分类号：G274 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0339-01

档案是国家信息资源的重要组成部分，作为一种原生信息资源具有十分重要的社会经济价值。随着我国社会经济的飞速发展，档案信息资源也在急剧的增长，传统的档案管理方式在档案的收集、保存以及利用等方面，越来越力不从心。信息技术的飞速发展，为档案管理方式的创新提供了最佳的平台，档案信息化成为了当今时代档案工作的主题，而档案数字化无疑是档案信息化建设的重要内容。

1 档案数字化建设的内容

档案数字化是随着计算机技术、网络技术以及多媒体技术而产生的一种新型档案信息形态，是利用现代计算机数据信息处理技术，将传统的档案介质文件如纸质文件、声像文件转换成数字形式的电子档案。档案数字化是档案信息化建设的基础，具有高效安全存储、快速传输、管理便捷等优点。

档案数字化建设的内容主要包括以下几个方面：一是对历史档案资料进行数字化转换，将传统介质档案文件通过计算机扫描及加工处理转换数字形态的电子档案文件；二是实现对正在形成档案文件的数字化，即采用计算机技术实现电子文件的直接生成、归档及保存；三是实现档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；四是实现档案内容信息的数字化，即通过扫描、直接录入等方式将档案内容以图像、文本等形式进行数字化的存储。

n案数字化建设从过程角度来说，应包括档案收集整理、存储保管以及查阅利用等全过程。档案收集阶段的数字化涵盖了历史档案的数字化与新型电子档案的建立；档案存储保管阶段的数字化是指采用光盘、磁盘、硬盘等载体实现对电子档案的存储与保管；档案查阅利用阶段的数字化是指利用计算机网络技术等实现电子档案的高效传输、便捷查询与利用。

2 档案数字化建设的必要性

档案数字化建设是档案信息化建设的基础与重要内容，随着我国社会经济的快速发展，档案信息量越来越大，种类与形式越来越多，传统的档案管理方式已经难以满足信息时代档案工作的需求。在信息技术高速发展的当今社会，利用先进的计算机技术、网络技术及多媒体技术进行档案信息管理，大力开发和高效利用档案信息资源，提高档案管理综合服务水平，已成为当前档案工作发展的关键，而档案数字化是实现这一切的基础。

在当前的社会环境下，计算机信息技术正深刻的改变着社会的方方面面，人们的生产与生产方式发生了巨大的改变。同样的，在新时代背景下，档案工作的开展也受到了巨大的影响，大量电子档案的形成促使档案工作必须要顺应时代的发展。可以说，档案数字化是信息时代的必然产物，是时代对档案工作的要求，档案数字化管理较之传统的实体化管理无论是在档案收集、保存还是利用方面，都具有无可比拟的先进性，大力推进档案数字化建设是信息时代档案工作发展的迫切要求。

在信息时代，人们越来越关注档案信息获取的时效性与便捷性。数字化档案相较于传统介质档案，获取更为方便快捷，且能够更好的对档案原件进行保护，利用率更高。档案数字化建设能够最大程度满足人们对档案信息社会共享层面的需求，利用计算机网络技术，人们可以快速获取所需的档案信息，且不存在获取时间上的冲突。从档案利用以及档案社会化服务的角度，档案数字化建设必要性不言而喻。

3 档案数字化建设现状及发展趋势

3.1 档案数字化建设现状

档案数字化是档案信息化建设的重要内容之一，在我国档案局一系列政策标准的支持与引导下，我国档案数字化工作在“十五”、“十一五”期间发展迅猛，许多档案部门开展了不同程度的档案数字化工作探索。目前，我国档案数字化工作已经取得了长足的发展，数字化档案规模不断扩大，档案数字化的相关规范也日趋成熟，已经初步形成了档案数字化加工市场，档案数字化的对象从纸质档案已经逐步扩展到了照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体档案。

在我国档案数字化建设的进程中，政策环境发挥了重要的引导促进作用。《全国档案事业发展“十一五”规划》中明确提出：根据“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的原则，有序推进传统载体档案数字化进程。各地区也都把档案数字化作为编制本地区的档案事业发展规划的重要内容之一。2006年，国务院信息化工作办公室和国家档案局联合进行“档案信息资源开发利用试点工作”，档案数字化作为重要内容之一被列入试点范围；2010年，国家档案局正式提出建立档案安全保密体系，档案数字化成为安全保密体系建设的重要内容，档案数字化作为一项档案基础业务的地位得到了确立。

3.2 我国档案数字化建设的发展趋势

目前，我国档案部门在数字化建设中已经逐渐形成了一套完整、成熟的方法，数字化加工环节不断细化，数字化标准不断提高，数字化生产日趋社会化。从发展趋势来看，档案数字化加工由档案部门自主加工开始向社会化服务转变，社会化专业机构的档案数字化加工服务将成为未来发展的一大趋势。

在我国档案数字化建设的初始阶段，档案数字化多由档案部门自行加工，由于在人员专业技术水平、设备、规模以及管理水平等方面的不足，档案数字化的质量不尽如人意。在发展的过程中，源于工业企业的业务外包模式被引入档案数字化建设中，将档案数字化业务外包给专业、高效的社会专业服务机构，充分利用社会资源，可以有效降低成本、提高档案数字化的质量与效率。从实践的效果看，这一模式能够有效规避档案部门的不足，充分发挥社会资源的专业性与高质高效，档案部门只需要做好档案数字化的前期准备工作，并不定期进行数字化业务的监督与验收，即可较好的完成数字化的目标。因此，是目前档案部门进行档案资源数字化的首选，尤其是对一些资金、技术实力较为欠缺的地方档案部门来说，这一模式可以说达到了双赢的效果。

4 结束语

作为档案信息建设基础的档案数字化，其规模与质量在一定程度上关系着档案信息化建设的成败。虽然我国档案数字化建设已经走过了近二十年的历程，也取得了不错的成就，但在实践中，还存在着诸多的的不足，还需要不断的探索研究，才能最终形成符合我国档案管理实际发展需求的模式。

参考文献

[1] 梁惠卿.档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析[J].档案管理，2013，（01）：38-40.

[2] 王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011，（06）：54-57.