档案数字化建设探究

摘要：档案数字化是时展的需要和必然。本文就档案数字化建设从必然性、档案馆数字化、建设环节、具体步骤及安全阅读等方面进行了探讨，提出个人的建议和意见。

关键词：档案数字化 步骤 环节 建设

一、档案数字化建设必然性

1.1档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，其一，档案馆就是各级党委政府保管和提供利用档案信息的职能部门。其一，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝人部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重人的损失和无可挽回的错误。

1.2档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方而的需求者。

1.3档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二、档案馆数字化—数字化的起点

2.1档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。而这些小仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，史是档案管理数字化全而实现的基础。

2.2“文档体化”管理。“文档体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，小是真止意义上的文档管理数字化。

2.3档案馆数字化管理系统的建设。档案工作数字化管理系统实际上是个叫以涵盖档案馆行政管理和业务管理，档案信息开发利用工作等诸方而的大刑的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为切入点，朝着这个方向积极发展。

2.4档案馆储藏信息的数字化。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从种媒介转换到另种媒介，给长期以来沉闷，形式单的档案信息贴上吸引人的“标签”。

2.5档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以们信息存在于次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，不受时间与空间的限制，利用者就可以在任何时间，任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

三、档案数字化建设的环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。

3.1 电子档案的法律凭证问题。必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

3.2 数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断史新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.3 统一数字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规范化，全国各地档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能史有利于信息资源的共享，才能加快档案数字化的进程。

四、档案数字化建设的具体步骤

4.1建立档案数据库。第一步，要着手输入文件级目录。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

4.2建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，逐步实现政务公开，营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境。

4.3加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的上作量。

4.4加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、民度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

五、数字档案的安全阅读如何保障数字档案馆信息安全，决定着能否全而实施档案的网络服务

5.1 采用高安全性能的操作系统和数据库系统。

5.2 综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。

5.3 采用信息加密技术与身份认证技术。

5.4 采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度。

5.5 加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。

5.6 加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。

六、结束语

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考文献：

[1]孙军凯，赵艳春，王一青，朱虹.科技文献的数字化与思考[J].人民长江.2009（4）

[2]张晓玲.浅谈电子档案的有效管理[J].成功（教育）.2009（8）