加强档案信息化意见

近年来，在各级党委、政府的支持下，在各级信息管理部门和档案部门的共同努力下，我市档案信息化取得较好的进展，文件档案的科学管理水平不断提高，档案信息化的规范化工作和数字资源建设已具备一定基础，部分数字资源实现了全市共享，“一个中心(电子政务文件中心)、两个平台(基础网络平台、应用系统平台)、三个数据库(档案目录数据库、重要档案内容数据库、多媒体档案数据库)、四个数字化系统(纸质档案扫描系统、照片档案扫描系统、缩微档案转换系统、视音频档案转换系统)已具雏形（见附件），有效地推动了我市档案事业向实现“两个转变”、建设“两个体系”的目标迈进，有效地为我市各项事业尤其是政务信息公开提供了较好服务服务。但是，尽管我市档案信息化取得一定成效，某些方面走在全省甚至全国的前列，但依然存在一些问题，需完善地方还很多：档案信息化引发的档案管理新理念、管理新体制和新管理方法在档案部门没有得到普遍建立，发展的思路不够清晰，目标任务不够明确，落实不到位；一些地区没有把档案信息化建设纳入本地市信息化建设整体规划，档案信息化建设缺乏必要的设施设备和资金保障；一些部门档案信息化投入效益不高，没有把档案信息化工作置于经济社会发展和政务公开的大局，为党委、政府中心工作服务和为民便民的成效不明显；一些档案馆实现了计算机检索利用档案，但仅限于内部使用，没有通过网络实现资源共享；一些档案部门存在重硬件投入、轻软件建设和信息资源开发，重数据收集、轻标准执行等现象；档案信息化建设人才匮乏现象仍普遍存在。这些问题已经影响了档案信息化的健康发展，削弱了信息化对档案事业发展的推动力，因而必须引起重视并给予解决。

为推动我市档案信息化又好有快的发展，现根据当前我市档案信息化工作情况，对改进我市档案信息化工作提出如下意见：

一、要从档案事业发展战略的高度认识和定位档案信息化，以档案信息化建设为龙头带动档案事业的发展

以档案信息化建设为龙头，就是要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略高度，将档案信息化纳入各地区社会信息化的重要内容，通过信息化建设带动和促进档案资源建设和档案信息开发服务工作。在国家信息化的大环境下，把档案信息化作为档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力，是实现档案事业的跨跃式发展的主要抓手。

作为国家基础性的战略信息资源，档案资源只有通过信息化技术进行数字化改造、管理和资源整合，建立起规范化、可共享的分布式档案基础数据库体系，依托国家政务信息网，实现面向各级机关、面向大众的社会化服务，才能充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服务。

档案资源只有通过信息化，建立起国家档案信息资源灾难备份体系，才能确保在任何条件、任何环境下档案信息的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与应用服务，充分体现档案信息资源的战略贮备作用。

档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，科学规划档案信息化工作，以档案信息资源建设为核心，以网络化管理为基础，以实现档案信息资源的共享为目标，才能真正实现档案资源的信息化，实现档案工作的地位和价值。

二、档案信息化建设要统筹规划，协调发展

档案信息化是一项全局性、长期性的系统工程，在档案信息化建设中，必须牢固树立和认真落实科学发展观，统筹规划、协调发展，才能全面推动档案信息化建设。

1、统筹规划是做好档案信息化工作的关键。档案信息化涉及馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题，要结合国民经济信息化计划，进行充分的可行性研究，制定档案信息化的总体发展规划，协调配合，共同发展，稳步推进档案信息化的进程。要结合国家和地方国民经济信息化发展战略，按照档案信息化中长期发展的要求，确定档案信息化的目标、措施、步骤与要求，分项制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划，并且积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目建设具体工作计划，以项目建设带动事业发展，扎扎实实地推进信息化计划的实施。

2、质量是档案信息化建设的核心。要严格执行统一的信息化标准，包括档案数据的著录、交换、档案的数字化和信息共享等。要继续贯彻执行《*市机读档案目录数据著录格式》、《*市纸质档案资料数字化技术操作办法》和《*市档案馆档案数字化处理操作规程（试行）》、《*市电子文件移交格式暂行规定》等标准规范，做到“一市五区”档案数据结构的规范化、标准化。

3、技术保障是提高档案信息化工作效率的依托。要从数量上和质量上提高信息化技术技术力量，积极组织和参加信息化技术培训。要推行“两个一体化”（即文档一体化和馆室一体化），在区域内统一规范软件。

三、档案信息化建设要以档案信息资源建设和共享为核心

档案信息资源建设是档案信息化的核心，档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度。只有通过档案数字化手段，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全市档案信息资源体系与共享体系，才能真正实现档案资源的有效开发与利用，实现档案信息化目标。

当前着重建设四个档案基础数据库：（1）档案目录数据库。“*”期间我市要全面完成市、区两级综合档案馆目录数据库的系统建设和资源建设，逐步完善档案馆的计算机检索体系，提高各级国家综合档案馆的现代化管理水平。（2）以开放现行文件和服务党政部门为核心的电子政务文件数据库，实现电子文件的集中管理。（3）重要档案内容数据库。（4）多媒体档案数据库，包括照片档案数据库、录音、录像档案数据库。

四、档案信息化建设要以人为本，服务社会为目的

要以构建全市档案信息资源共享体系、资政决策和公众需求为出发点，以人为本，立足服务，建立了两个信息服务平台：一是基于政务网推广应用“电子文件档案信息管理系统”，面向党政机关提供档案信息资源内部共享服务和有条件的公众服务，发挥文件档案的资政作用。二是基于因特网，建成了分布式档案网站系统，面向广大公众提供全市档案（目录）查询和现行文件利用服务。现行电子文件查阅中心真正纳入政府信息公开体系之中，争取党委、政府的支持，纳入政府相关计划，承担政府信息公开目录编制、工作，参加政府信息公开的检查督促工作等，使现行文件查阅服务中心向政府信息查询服务中心转变。

五、档案数字化要理清思路，科学管理，稳步推进

当前要突出抓好四项工作：1、档案数字化首先是档案目录数字化。要求市、区两级档案馆将上年度馆藏档案目录（含新进馆部分）在下一年度实现全部数字化，并在此年10月31日前将全部目录和开放档案目录向市档案馆移交，集成全市档案目录数据库。2、要坚持“利用优先、开放优先、抢救优先、逐步扩展”的原则，科学确定档案数字化的范围。建议有条件的档案馆对公众利用率高的专业档案优先进行数字化。3、要在“还清旧帐”基础上“不欠新债”，抓好新形成电子文件进馆。4、要坚持时效性原则，档案数字化加工与数字化档案利用要同步实现。5、要加强档案信息安全预防和检查。在数字化处理过程中，要切实做到专网专用并与其它网络物理隔离，杜绝行为。继续加强现行电子文件的接收工作，安排专人对接收的现行电子文件检查，做到及时鉴定和公开利用。