小企业如何降低商务成本

采用现代办公的远程协同办公、宽带接入、电子商务、电子报关、共享技术，可以大大降低一个企业的日常办公成本，进而降低企业的营运成本。

企业要经营，总是希望能以较低的成本获取较高的利润。所以，作为“商务成本”承受体的企业，都希望找到一个降低成本的突破点。突破点在哪里？

将商务成本细分

商务成本分为生产要素成本、生产服务成本、生产交易成本和中国特色成本四大类，其中生产要素成本主要包括劳动力成本、土地成本、资本成本、办公成本(办公设备添置、文件处理成本、交通成本、差旅和招待成本)和信息成本(信息开放度、共享度)五个方面。

生产服务成本包括餐饮、旅游、教育、培训、通讯、办公服务、认证、研发等成本；生产交易成本指的是企业的流通成本、税收及规费、基础设施服务付费以及企业因为诚信度不够高付出的代价；中国特色成本指的是企业的公关和很多不能拒绝的会议的成本。

其中，土地成本、信息成本、服务成本(包括办公服务成本)、会议成本涉及面较广，属于一种选择成本，对于企业是不可控的；而劳动力成本、资本成本、办公成本、交易成本、公关成本等则基本由企业经营活动性质决定，对于企业是可控的。

企业要降低商务成本，可以考虑先从内到外，从硬到软着手，而办公成本(包括办公服务成本)在其中是“大因子”。

办公成本包括办公场地装潢成本、办公设备和家具购置成本、办公文具购置成本、办公通讯网络设置成本、办公文件处理成本、办公信息化软件购置成本、办公交通成本。

办公服务成本包括：办公设备维护维修成本、办公日常开销成本、业务信息成本、信息化咨询成本等。

上述办公成本加上人力资源及其他服务、商务印刷、礼品，又构成公司运营所必需的物资和服务，即企业的营运成本。办公成本占了企业营运成本75%以上。

怎样降低办公成本？

现代办公要避免目前普遍存在的投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、用计算机模拟手工作业增加管理负担等问题。

所以对此一般有以下几个原则:

1、办公总成本要降低，而单项成本可以有升有降，最终是要确保办公的效率不受降成本的影响。

2、尽量减少硬件投入，采取“共享”的办法。

3、提高企业经营的资本周转能力、流通能力和财务监控能力。

4、简化办公流程，减小办公消耗。

5、选择合适的媒体自我宣传和传播。

6、外包专业服务而不是自己雇佣专业人员。

7、量力而行，参加电子政务、电子海关、电子商务来减少有关费用。

例如，张先生拥有一家香港贸易公司，主要国外的纺织产品。最近张先生打算在上海开办一个分公司，处理日趋增加的国内出口业务。他打算配置10名员工，年完成贸易额2亿元。

原开办预算：房租36000元(租赁200平米办公室一套，按每天每平米2元计，每月12000元，首付3个月)；办公家具15000元(经理室、员工桌椅、隔断、文件柜、沙发、茶几、书柜)；办公设备71000元(电脑10台、打印机2台、复印机1台、传真机2台、小型局域网一个、文件服务器一个、路由器一个、电话机若干、小交换机一台)；办公软件260000元(操作系统10套、OFFICE10套、外贸业务和报关系统一套，财务管理系统一套)；办公室装潢50000元；办公文具采购2000元；员工工资40000元(平均3000元底薪+四金+分成，每人每月交通费200元、通讯费200元、餐费200元，其中专职计算机人员1名)；宽带通讯费(接入费10000元，每月租费1200元)；向某广告公司增订行业信息20000元。共计505200元。

按照降低办公成本七条原则，优化方案为：

1、建议采用分散办公的模式。只需在市区租用商住两用复式居室(150平方米)一套，上层4－5人办公，下层开会见客。每月租金3000－4000元。办公室装潢费可省掉，只需购买一些办公桌椅等，发生费用8000元。其他职工以SOHO方式，和客户联系、做单子等工作在家办公。工资仍为3000元/人，四金不变。

2、办公设备也相应可以减少采购。只需1台文件服务器(兼经理用)，2台普通PC，3套孪生兄弟电脑共享套餐，一个小型局域网，一台激光数码复印机(可作打印机)、电话传真机一台，小交换机一个、办公文具若干。可满足5－6人同时办公，只需约30000元。

3、软件：系统软件、OFFICE软件只要按PC台数算，购买3套即可。按每份4000元算，可节约28000元。

4、在某高科技开发区注册分公司，参加电子报关。而不需自行购买报关软件，只需按单结算即可(租用20平方米小间，办公桌椅若干、PC一台。第1个月6200元，以后每月1200－2000元)。

5、由于分散办公，对信息传输需求和文件共享远程协同办公需求增大，所以，这方面的投入增加了。宽带接入(由于总部是商住两用，按私人住户算，接入费1000元，以后包月130元，其他职工在家，亦是如此)12000元。购买远程协同办公软件一套14000元。

6、由于办公设备减少，总部不再专门设置计算机人员岗位。改和专业计算机服务公司签订外包业务。每月1000元。

7、为了便于公司财务控制，一套财务软件必不可少。8000元可有多种选择。

8、在某门户网站开辟一个子网站，租用费每年6000元。

这样最低费用总计约150000元。

可见，采用了现代办公的远程协同办公、宽带接入、电子商务、电子报关、共享技术，可以大大降低一个企业的日常办公成本，进而降低企业的营运成本。