ERP应用成功从数据抓起

如同乘客上飞机前要安检一样，ERP系统中的数据也需要必要的安检。

最近笔者与某国企业的CIO交流时了解到，该公司正在接受国家审计部门的审计，在审计过程中该企业要提供ERP系统的完整数据。而在基于数据与公司的运营报表进行核对时出现了许多问题，弄得这位CIO焦头烂额。到底出现了什么问题？大多数是数据的问题，比如某个产品的价格数据为空，某笔交易的总额为空，或者是同一个产品的前后交易差额巨大等。这些问题归根结底是ERP系统的数据质量问题，包括前期应用系统的时候，没有对系统中的数据做严格约定等。

垃圾数据困扰着CIO

研究表明，在那些ERP系统上线不成功或者是上线之后再掉线的案例中，70%的项目有一个共同的直接原因：数据出了问题。其后果是“垃圾进，垃圾出”。有的系统是在数据还没有准备好、诸多数据不准确和不完整的情况下就仓促上线；有的则是业务没有理顺，出现一数多据的情况；还有的是系统上线运行后，操作人员未及时更新数据，导致业务系统数据失真等。这些问题都导致了一个没有真实数据支撑的ERP系统，这种ERP系统掉线的风险极大。

ERP项目实施过程中，有几个任务是贯穿全程的，包括业务流程梳理、项目培训与推广和数据准备，像系统实现和技术准备上的时间反而并不多。

为什么数据会是一个大问题呢？因为许多企业在没有上信息化系统之前，数据管理是手工方式进行的。手工方式下的数据大多是以部门为单位进行管理的，部门之间使用单据进行业务数据的流转，部门内用台账进行数据记账，月底通过对账保持部门内和部门之间数据一致。这种延用了几十年的管理方式，与利用信息化进行数据管理的思想和实现手段有很大差距。

手工数据的特点是：分散、不一致、冗余、不规范。这样一来，同一数据在同一时刻会在不同部门以不尽相同的描述和内容表现出来，在时间和空间上的描述也不一致。这显然有悖于ERP所追求的同一数据在系统中保持惟一性、共享性的理念。加之历史原因，企业中的很多数据不全或者账实不符，企业往往要在上ERP系统的同时进行清产核资工作，这无形中加重了ERP数据准备的难度。

从企业的长远发展角度来看，企业想为未来上市做筹划，或者本身已经是上市公司，那是非常有必要做ERP系统的“数据安检”工作的，那这个“数据安检”应该怎么做呢？

制定数据标准

一般而言，我们可以将ERP系统中需要的数据划分为两类：静态数据与动态数据，也可以称之为基础数据和事务数据。

静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据，如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系等。静态数据在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟一性。

动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息，例如销售订单、采购订单、生成指令等。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线这样时间点上，公司动态数据的当前状态，我们称其为期初数据（或者称为初始数据）。期初数据既包括上线时点所有物料库存的数量、金额，财务科目的余额，也包括那些未完未结的业务单据，像未交货的销售订单、未付款的采购订单等。

不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是惟一的。为了保证数据的惟一性，就要给这些数据编码。所以，在进行以上两大类数据准备之前，必须先完成另一项更基础的工作，那就是编码规则。

在制定数据编码规则的同时，需要约定数据检查标准，确定哪些是关键数据、应该由谁填写、填写的规范要求、填写时会出现哪几个场景、常见数据录入异常等。由于ERP系统中涉及的数据千千万万，不可能把所有数据都列进来，因此在这里需要列举的一定是涉及企业运营核心的几个数据，而这几个数据的输出都应该是和企业的运营管理指标直接相关的，只有这样才能确保效果。

制定数据验证策略

如何验证数据是正确的呢？在这里一定需要有一个校验机制，如：总额校验、分项数据校验、相关数据校验、人工校验等多种方式，只有确定了数据验证策略，才可以考虑把这些验证策略做成数据验证工具，通过系统进行自动化检验，大大提高数据校验的效率。

同时，在进行数据验证的时候，也需要遵守如下几个通用规则：

惟一性：必须保证每个数据对象的入口唯一，确保不会出现一数多据的情况，如果一些数据确实是几个部门反复协商确定的结果，也需要明确这个数据生产流程中的最后一个环节，并将这最后一个环节的部门作为数据的责任部门，并指定责任人。

实用性：在进行数据准备的过程中，要从实用性出发，掌握好数据的颗粒度问题。数据编码规划过细则不实用，过粗又让数据不适用了。

标准化：应该提高数据的标准化程度，特别是要考虑到与外部环境接轨，如财务的科目体系是一个相对标准化的数据规范，但对于一些行业来说，也有约定俗成的行业标准，如房地产企业的项目计划目前是非标准的，它也是可以朝着标准化方向努力的。

制定数据安检机制

系统上线往往只是ERP应用的开始。相比前期的痛苦，上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。所谓“打天下难，守天下更难”。在数据从产生到消亡的整个生命周期中，保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，还要做到以下几点：

成立专门的数据维护部门（或人员），根据数据标准规则添加新的数据，特别是进行静态数据的变更与管理。

明确数据安检机制，如确定数据的检查周期等。不同的数据的检查周期也是不同的，随着业务类型的不同，数据的安检周期也应该是不同的。

应用管理员根据数据安检机制与安检工具，需要及时处理系统中的异常数据。当然，数据安检可以由企业自行来完成，也可以作为软件服务商的增值服务来完成。它和企业的预算、人员编制、服务商能力、双方的合作深度有着直接关系。

需要定期对数据进行备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复到最近的数据点，最大程度地减少损失。

制定安检之后的改进措施

数据出现问题时，需要对问题进行仔细分析，确定是软件问题、操作问题还是业务规则与流程的问题，并将问题落实到责任人头上，推动改进。只有这样才能够让系统越用越顺畅，而系统中的数据也能够越来越准确，越来越及时。

数据安检之后的改进措施，通常有如下几个操作方式：

根据业务要求，需要加速部分业务流程和操作规程，以适应系统内的数据流转。

对异常数据进行分析之后，需要清理垃圾数据和已经失效的数据。

根据业务和管理的需要，增加新的数据项或者更改原数据的定义。

根据业务的发展需求，系统的应用深度不同，对于数据的要求精确程度也不相同，在调整数据要求规范的同时，需要对老数据进行全面巡检，并制定老数据升级方案，与软件供应商共同完成数据改造的工作等。

ERP系统看似很美很炫，用个仪表盘可以看到企业运营的全景图，但别忘记了，这个美好蓝图是建立在及时准确的数据基础上的，千万要把这个基础工作做扎实，它是ERP系统应用的基石所在，不然企业CIO也会像笔者上文提到的朋友一样――焦头烂额，而这对企业来说，不是一件好事情。

明源软件项目实施总监，一直从事企业信息化及ERP相关的实施与咨询工作，曾就职于报喜鸟集团、用友软件等知名企业，具有多个知名企业ERP项目咨询及实施经验，主要关注房地产与商业流通行业信息化，专注于ERP项目管理、项目交付领域的研究。

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