怎么提高事业单位档案规范化水平

1 事业单位内部档案管理存在的问题

规范化管理的含义是通过思考构建出一套完善、可行性高的管理体系,并将其运用于管理实践的过程,其重点在于这一套完善的体系的构建。事业单位的档案管理一般是指对于事业单位内部的人员及事务的档案进行收集、封存与整合,以期提升对于单位内部人员及事务的管理水平。目前我国事业单位档案管理情况仍然存在一定的不足,尤其体现在档案管理的规范性方面。

首先,事业单位内部档案管理人员没有认识到档案管理的重要性,档案管理的存在是为了提升单位内部的运行效率,由于其工作性质特殊,短期内不会为事业单位带来显着收益,且耗资较大,投放人力、物力较多,因此很多单位为了节省成本,会忽视档案管理工作的存在。其次,事业单位内部配备的档案管理人员大部分没有经过必备培训,职业素质有待提升,由于没有意识到档案管理工作的重要性,并且缺乏管理知识与经验,导致管理工作效率低下。最后,由于单位内部对于档案管理工作的不重视,难以形成规范化的管理体系,由于缺乏科学先进的管理方式,导致档案管理工作停滞不前。

2 提升事业单位档案规范化的具体办法

为了提升事业单位档案管理的规范性与完备性,单位必须结合自身具体情况从多个方面着手,对于档案管理进行规划,提升单位内部档案管理工作质量,形成规范化的管理程序。具体工作可从以下几个方面展开。

2.1 提升对于档案规范化工作的重视

首先,要向事业单位全员明确档案规范化管理工作的重要性,为了使单位内部的全体员工重视此项工作,首先,单位领导需要做好表率作用,每个单位领导的重视需要上级单位的指导,对档案规范化工作的重视是一个自上而下的过程,端正的态度是提升档案规范化水平的基石。

其次,由于档案规范化工作具有特殊性,该工作不会在短期内为事业单位带来明显的利润,因此易被忽视,但是作为管理者,要做到着眼长远,及提升单位的综合实力,所以管理层要加大经费投入,对档案管理人员进行定期培训以提升员工素质,完善档案管理办公室的基础设施建设,随着现代化管理手段的推进,档案管理的硬件设施必须满足要求。

2.2 完善档案管理人员的职业道德建设

档案管理工作者是直接接触档案规范化管理工作的人员,因此管理工作是否规范顺利,主要取决于工作人员的态度与素质。首先,档案管理人员的选拔应严格,被选拔上的人员应德才兼备,无私奉献,具有责任感,并且对于档案管理这种需具备较强条理性的工作具有耐心。其次,被选拔的人员应擅长于归档及整理,并且熟悉整套档案管理流程,主动积极参与单位所进行的培训课程中。最后,单位领导也需要对于档案管理的工作人员给予一定的支持,例如保持经常的沟通交流,实行一定的奖惩制度,让档案管理工作人员感受到来自上级对于工作的关注,在单位内部形成良好的管理氛围。

2.3 完善档案管理规范化制度

单位需形成一套完整的档案管理制度供档案管理人员参考与遵守,其中必须列明规范化与标准化的前提,强调其重要性,尤其是在细节方面也要做出相关规定,如档案用纸、电子设备、归档方法等。并且管理制度本身应保证格式规范,在制定过程中做长久考虑,树立管理制度的权威性,避免漏洞。

在档案规范化管理的制度中,应强调档案管理的安全性是管理的出发点。由于档案具有可复制等特殊性,要做好保密工作,保证档案安全。另外,还需保证档案存放的时间,注意存放室内的安全隐患与温度湿度等的控制及档案借阅与归还的流程。规范化的管理制度需要对每一个细节做出明确规定,才能为档案管理提供一套行之有效的制度标准。

2.4 明确工作目的,推进规范化管理长足发展

档案管理的目的是在实践中进行开发与利用,在现代社会,我们要依托电子科技,加大对档案的开发力度,针对不同群体的不同需求,开发多种服务方式和渠道,加快民生档案的建立,努力提升档案管理部门的创新力度,根据群众需求进行档案管理建设,在保证规范性的前提条件下开展群体差异,既保证服务质量也保证工作的规范性,从而形成合理有效的档案管理机制。

有了明确的工作目的,档案管理人员可根据目标设定来合理安排自身工作,避免人心涣散,明确的目标也是事业单位企业文化的表现,可在精神上给予员工鼓舞,凝聚人心,为工作的规范化打好基础。

2.5 建立科学现代化的档案管理系