如何用好职场电子邮件

现代职场中，很多工作离不开电子邮件。但是，电子邮件给我们带来便利的同时，也会带来不少烦恼，要想使用好这把职场双刃剑，需要注意的问题有很多。

慎重使用企业邮箱

彭云是家大型民企公司市场部的职员，公司有自己的企业信箱，平时工作交流的时候，大家也都是经常使用信箱。因此，每天上班的时候，彭云会多次查看自己的信箱。

彭云一些大学同学的单位禁止工作时间上QQ，于是，这些好朋友在网上发现有好玩的段子或者笑话的时候，就会复制下来发到彭云的信箱，然后发个手机短信：发你信箱一个段子，很逗！彭云就打开信箱来看。一些段子确实很搞笑，彭云自己乐完了，就想把这欢乐让大家一起享受，于是随手就把邮件批量转发了出去。

有个阶段，彭云想找家待遇更好的公司，于是就给很多招聘单位发去求职信，也有几家通知彭云面试的，彭云去了后看了办公环境、咨询了具体的工资待遇，发现还不如目前的这家公司，于是暂时不考虑离职了。不过就在打消了跳槽的念头之后，她突然意识到，由于图方便省事，自己发送求职信的邮箱正是公司的企业信箱，这要是让公司发现就麻烦了。于是，她赶紧把这些求职信从发件箱里清除掉。

没想到几天之后，公司人事经理居然郑重地找到彭云，对她说：“你近期好像忙于跳槽的事情，职场正常流动公司可以理解。不过，希望你不要占用上班时间。另外，也请不要向同事转发与工作无关的内容。”

彭云灰溜溜地从人事部出来，她明白自己的问题肯定出在公司企业信箱的使用上。自己群发邮件时，公司的很多人都会看到。另外，自己的求职邮件虽然在本机中删除了，但是，如果人事部门查阅，一定能从公司的服务器上看到。

点评：企业信箱发出去的信件，尽管及时删除了，但是，企业信箱的服务器依然记录着你发信的详细信息。因此，不要在上班的时候群发搞笑段子等，以免领导觉得你整天没有正事干。更不要用企业信箱发送私人信件甚至是求职信。否则你将毫无秘密可言，在职场上非常被动。

电子邮件也是证据

兰军是一家公司研发部的员工。一次，因为感冒很严重，他想在家休息两天。他首先打电话给自己的部门主管请假，部门主管爽快答应，批准兰军在家好好养病，并嘱咐他一定要向人事经理请假，才不会在考勤时出现麻烦。

兰军于是给公司人事经理打电话，告诉他自己要请假两天，部门主管已经批准。人事经理当时正在超市买东西，接电话后随口说道：“好，我知道了！”挂完电话后，便忘了此事。月底按照指纹打卡的记录，人事经理给兰军计算“旷工两天”，不但扣除两天的工资，还罚款五百元。

得知自己工资数额不对，被记旷工两天，兰军非常生气。于是找到人事经理对质，问他为什么给自己算做旷工两天 。人事经理很不高兴地说：“没有请假，两天没有来，不算旷工算什么？”兰军坚持自己请假了，并拉来部门主管作证。主管只能证明兰军确实打过电话向自己请假，却无法证明兰军也向人事经理请了假。

人事经理傲慢地说：“你向主管请假了，但是，你的主管没有和我说啊，你也没有向我提交假条啊，我向财务汇报的时候，只能算你旷工。”

无论人事经理是出于工作疏忽还是蓄意刁难，这种死不认账的态度让兰军感到非常窝火。他立即查阅公司的有关规定，发现只有正式递交纸质假条或是使用邮箱发送的书面申请才是有效的。因此即使他找出当日与人事经理的通话记录，也无法作为自己请假的证据。

点评：职场上，一些涉及考勤及工作责任的事宜，最好要通过书面形式提交申请，很多时候用电子邮件来落实和证明是被认可的。如果发件箱里留有凭据，维护自己的职场权益也会更加容易一些。

不要私自抄送电子邮件

林娜和杜苗是家公司策划部的员工，策划部经理交给她们一项任务，给一家数码公司做一款新产品的活动策划。因为是上班时间，两人不方便语言交流，于是就以电子邮件的形式讨论。关于怎么做这个策划，林娜建议开个新闻会，然后邀请一些媒体记者参加，以新闻报道的形式发些软性广告，接着就是在各省晚报以及省级卫视连续打广告，产生轰炸效果，就能把这款新产品的名气打出去了。杜苗反对：“如果这么做策划，成本太大、广告费太高，数码公司肯定通不过的。我觉得还是赞助一些活动，最好是公益性质的活动，用这款产品命名活动，既有社会意义，又能给新产品打出名声，另外，花费还不多。”林娜反驳说举行活动的方式是慢热，新产品就要抢占市场，这样会丧失机会，如果别的同行厂家生产出类似的同款产品，那就麻烦了。

两人谁也说服不了谁，后来，杜苗就把两人在电子邮件中的争论分别抄送一份给部门经理和老总。老总发电子信件给林娜，告诉她的方案不可行，因为确实广告费用太高，客户肯定不会同意。这时，林娜明白杜苗把她们之间交流的电子邮件内容抄送给领导了，她非常生气，觉得杜苗做事情不敞亮，在背后使手段。杜苗解释说因为两个人分歧太大，自然要向领导汇报。林娜生气地说：“向领导汇报，非常正常也很应该，但是我们可以一起向领导说明，你这样私自抄送邮件，对我也太不尊重了吧！”杜苗哑口无言，她后悔自己因为着急而没有考虑周全。

点评：同事之间在工作争论中的邮件来往，千万不要背着当事人抄送给领导，因为被当事人知道后，会激起当事人的反感，觉得这是背后使手段，会严重损害同事关系。

发邮件前通知对方

米琪和小艾是一家集团公司的员工。不同的是，米琪在集团总部工作，小艾在一家分公司工作。两人都属于行政部门，经常有一些工作上的电子邮件来往。但是，米琪有时候发邮件，小艾却没有收到，结果工作就会受到影响。两人受到行政总监的批评时，也都无法证明不是自己的过错。

后来，米琪每次发完电子邮件，都会给小艾打电话：“小艾，电子邮件已经给你发过去了，赶紧看一下，别说没收到。”小艾虽然答应去看，但是心里不由得感觉非常恼火，米琪的话语让人感觉之前的问题都是自己在抵赖。

点评：电话通知对方查看电子邮件的时候，不应该是用一种推脱责任的口吻。如果让对方感到你的意思是“我发完后，然后打电话告诉你了，你看不看就是你的事情了，与我无关！”就很容易激起对方的反感，使其感到自己受到了威胁。如果能在发送电子邮件之前通知对方，简洁明要地告知邮件的内容，并希望对方收到邮件后回复，对方或许更容易接受，在繁多的邮件中先阅读你的邮件，并及时给予回复。