办公自动化的设备及其维护研究

【摘要】现代社会的发展，科学技术的进步，逐步改变了人们的生活状态及工作方式。办公设备的不断研发，大大提高了办公人员的工作效率，逐步成为了现代办公室必要工具。各项办公设备的功能也在不断完善，使用方法也趋于简单化，但是在使用的过程中也需要对设备进行相应的维护，使之能够更好的发挥出其作用及功能，并延长其使用寿命，降低办公成本。本文简单分析了几种主要的办公自动化设备及其维护措施，包括打印机维护、复印机维护、传真机维护、以及扫描仪、一体机等，为办公室设备管理人员维护自动化设备提供一定的参考与借鉴。

【关键词】办公自动化；设备；复印机；打印机；扫描仪；维护措施；分析

前言

科学技术的不断更新使得办公自动化设备越来越多，逐步改变了办公人员的工作方式，使得其工作效率更高，工作质量得到了较大的提升，且大幅度的降低了办公人员的工作强度。该转变也使得办公人员从耗费大量时间的琐碎事务中解脱出来，更好的开展管理工作及决策事务，办公室的运转更加灵活，质量更高，且管理成果也会更加显著。上述转变也是办公自动化设备功能机作用的集中表现。由于该类设备一般是高科技的硬件构成的，需要进行合理的维护与保养，才能保障其长期的正常使用，减少办公的设备成本消耗，因此对该方面进行深入的研究是十分有必要的。

1.办公自动化的主要设备

1.1复印机 复印机在现代办公室中的使用非常广泛，其主要功能是复印各种类型的文件、书刊等，还能够进行其他特殊工作，包括大幅面工程图纸的复印、显微胶片的放大复印等。新型的数码使得复印机的功能更加全面，且一般的复印机是独立操作的脱机型设备，数码复印机则是发展为联机型办公设备，其能够与其他的设备进行联机，使之功能更加全面，拓展了使用范围，且使用更加方便[1]。

1.2打印机 打印机一般与计算机配套使用，其属于计算机的主要输出设备，主要是将计算机处理结果打印于相应的介质上。其也是现代办公室较为普通的设备之一。科学技术的发展，使得该项设备也有了较大的进步，网络打印机即是集中体现。

1.3传真机 传真机属于传递信息普通工具之一，其主要功能为复印、发信、收信等，其特点在于信息传递极为方便、快捷，准确性高，且通讯费用较低，是现代办公自动化的必备通讯工具。

2.各项设备的维护措施

2.1复印机的维护 复印机使用环境中的灰尘、本身的漏粉等，会直接影响到其光路、电机等复印机的关键部分，需要对其进行正确的保养与维护，具体措施如下：①定期对充电部件进行清洁，保障其能够正常运行；②原稿台玻璃也需要及时进行彻底的清理，清除杂物、灰尘等，使得其复印效果更好；③机内会附着较多灰尘等，也需要对其进行相应的清理工作。一般复印机极易出现卡纸的问题，如果出现的次数较少，属于正常现象；如果出现的频率较高，则需要进行深入的检查，找出卡纸的原因，并及时修理。由于复印机的内部结构较为复杂，涉及到许多零部件，且具有一定的危险，因此修理时禁止擅自拆卸设备，而需要请厂家技术人员或者专业人员进行修理。复印机在运行的过程中，设备的内部会产生高压，因此应保障其机门及后盖处于关闭状态，避免产生安全隐患，另外其在运转时，还会形成大量的臭氧，对人体的呼吸道及咽喉有一定的刺激，因此需要工作环境保持通风透气[2]。

2.2打印机的维护措施 根据打印机的打印方式不同，可以将其分为各个不同的类型，包括喷墨打印机、针式打印机、激光打印机等，其维护方式也有较大的区别，具体措施如下：①喷墨打印机 由于喷墨打印机的墨水消耗量较大，成本较高，适用于一般打印量较小的家庭使用。其最为重要的部件是喷头，墨水需要以每秒近万次的频率，由喷嘴中喷至打印介质上，因此喷头出现堵塞也是十分频繁的。首先应保持喷墨打印机的工作环境良好，灰尘较少，且应经常使用。墨水的质量也会影响到打印机的使用，打印机使用的墨水应不会损伤喷头，不会在喷头位置结块，防水性能良好，不会在纸张表面产生扩散及渗透现象，且属于无毒、环保且不影响纸张的再利用，最好是使用给厂家指定型号的墨水。如果已经出现了喷头堵塞问题，应使用打印机的清洁功能处理，而避免擅自使用纸巾、棉签等进行清洁。②针式打印机 影响针式打印机正常使用的关键因素在于打印针的质量。其一般是可以更换打印针，出现问题后可以直接更换，配件价格较低，且色带更换也是十分方便；③激光打印机 激光打印机是现代较为新型的办公自动化设备，其主要的故障表现为卡纸，可以先将机盖打开，将卡住的纸张根据进纸的方向缓缓取出。如果卡纸较为频繁，则需要认真检查各个部件，包括进纸通道、取纸辊磨损程度、弹簧的松紧、盛纸盘安装情况及纸张的质量等。如果出现打印字迹较淡，或者出现竖立白条纹或单侧变黑等现场，一般是由于墨粉盒墨粉少或者失效造成的，需要先将墨粉盒取下，在晃动墨粉盒，使粉末的分布更加均匀，如果无法彻底解决上述问题，在而需要直接更换墨盒。如果打印效果不佳，出现脏迹的现场，一般是轧辊存在脏污或者受到损坏，需要进行检查，并及时进行清洗[3]。激光打印机的构成较为复杂，结构十分精密，出现较为复杂的问题后，应请专业的人员进行修理，禁止擅自拆装设备。

2.3传真机的维护 传真机的质量越来越高，一般不会出现故障，但是在使用过程中也需要注意许多问题，如保持环境良好，避免使其在高温、强磁、强腐蚀性气体的条件下使用，避免影响打印效果，传真机温度的变化，会造成其内部元件加速老化，减少其使用寿命，因此在使用的过程中应避免频繁开机关机。在天气恶劣时尽量避免使用传真机，如雷雨天气等，需要关掉电源或者直接拔掉插头，避免雷电等对传真机的电路及细小元件造成影响。由于传真机的原装电源线有接地线，因此一般不宜更换电源线。另外，记录纸应保持在阴凉，且紫外线较弱的环境中保存，避免其退色后影响打印效果[4]。

3.总结

科学技术的发展使得现代的办公自动化设备越来越先进，其不仅在一定程度上提高了办公的效率，且在逐步改变人们的工作习惯和工作方式，使得办公事务更加简单，且具有使用简单、功能全面、效率高等特点。该类设备的使用的过程中也需要进行必要的维护与保养，以实现长期保持稳定的性能及正常的使用。本文仅从一般的角度分析了办公室主要的几种自动化设备的保养措施，而现代办公设备的类型较多，各个办公室使用的设备型号也有所区别，在进行设备保养时，需要使用者全面掌握其性能及特点，正确使用，科学维护，保障其正常运行，降低办公成本。