高职院校教学秘书工作的几点思考

[摘 要] 教学秘书是高职院校教学管理队伍的重要组成部分， 主要负责系部教学事务， 在教学管理系统中发挥着重要作用。该文章思考了教学秘书角色定位的问题并分析了教学秘书在教学管理中的作用。

[关键词]教学秘书 角色定位 教学管理

教学工作是高职院校整体工作的中心. 教学管理是整个教学工作的重要环节。在职业院校教学管理过程中， 教学秘书是教学系部或部门领导的助理， 其任务是协助分管领导搞好教学行政及教学管理工作、在教师与学生之间起着桥梁与纽带作用， 因此， 探讨教学系部中教学秘书工作的职责与特点， 以及教学秘书应当具备的素质， 对加强教学秘书队伍建设， 提高系部教学管理水平具有十分重要的意义。

一、教学秘书的角色定位：

人们对教学秘书工作的认识和评价仅限于做些课程的安排、成绩的登记、教材的征订等简单工作， 什么人都可以做， 这其实是认识上的一个误区， 对教学秘书工作的准确定位， 有助于我们正确认识、了解这项工作。

（一）、教学秘书是系部教学管理的基层管理者。首先、他们协助系部分管领导管理教学方面的常规事务， 保证教学工作的正常运转； 其次，他们将教师、教研室、实验室的工作情况、教学成果和学生成绩统计汇总、归纳分析向系部领导汇报，为领导决策提供信息， 起到参谋助手的作用。

（二）、教学秘书是服务者，为教学服务， 为教师服务， 为学生服务， 为系部领导决策服务。教学秘书要为系部年度的教学计划的制定， 及时提供教学工作所需的部分资料和设备， 为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助， 将教师和学生反馈的信息及时通报院、系领导与教研室主任，等等。

（三）、教学秘书是协调沟通者， 为教务处、系部主管领导、教师及学生之间的传递和沟通信息，协调关系。

这三个角色是有机统一的， 找准教学秘书的角色定位，将是教学秘书工作的基石，其中服务角色则体现得更具体、更直接， 对于合格的教学秘书而言，服务才是其工作宗旨。

二、教学秘书在教学管理中的作用

（一）、教学秘书的助理作用

教学秘书的助理作用主要体现在协助系部领导处理日常教学管理工作， 这包括：1、把教学计划的要求与系部教师的实际相结合，保证教学计划的正常执行；2、协助院、系领导检查、落实各课程大纲的制定情况； 3、协助系部领导落实教学任务， 收集、检查、整理教师教学任务计划表， 上报教务处； 4、组织各教研室、教师征订每学年的教材； 5、协助系部领导组织和协调毕业班的论文答辩工作；6、协助系部领导检查、落实、总结期中教学情况，组织学生座谈会， 按时向教务处汇报本系期中教学情况； 7、精心安排考查课考试科目的时间、地点及监考人员； 8、协助教务处、系部领导做好每学期教师工作量的考核工作。

（二）教学秘书的沟通协调作用

因工作原因教学秘书需要经常与学院教务处、学生处及其他各系部进行联系， 尤其是联系本系部的教师和学生， 学会在这些关系中有效的沟通。沟通是管理的最为重要的组成部分， 只有良好的与人沟通， 才能得到他人的理解与支持、得到必要的信息、获得他人的帮助。协调是在沟通的基础上进行的。一方面教学秘书要完成教务处、系领导所布置的各项工作； 另一方面应采用有效的沟通手段协调系部与学院机关、各部门的关系， 以及系部之间的关系， 建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。经常协调本系部教师与学生有关教学的事宜也是尤为重要的， 需要在协调中摆正自己的角色位置， 做到到位不越位， 参与不干预，出谋不决策，以集体利益为重， 自觉维护系部的形象、声誉。

（三）教学秘书对提高教学质量的作用

提升教学质量是教学管理的最终目。一方面， 教学秘书作为教学管理人员要树立全面正确的质量观， 积极协助系部领导进行教学质量检查， 经常了解教学情况， 加强教学信息反馈过程的管理。检查平时测验及考试成绩和试卷质量分析的完成情况， 召开师生座谈会， 了解教学方法与教学效果。参与定期的教学检查，一般可分为开学前教学准备工作检查、期中教学检查、期末教学检查。另一方面， 教学秘书在教务处及教学督导的指导下， 协助系部领导对教师教学质量和学生学习质量定期展开评价， 开展教学工作评价， 要目标明确， 抓好基础， 突出重点， 坚持以评促建、重在建设的原则， 坚持教学工作评价常态化与制度化， 实现教学工作与日常教学管理相结合。

（四）教学秘书的管理育人作用

教学秘书虽不像一般专任教师那样具有深厚而广泛的专业知识， 但可以利用工作中与学生联系广泛的特点在育人方面发挥积极作用。管理育人伴随着教学的各个环节体现在日常琐碎的工作当中。教学秘书可以通过与学生的日常联系， 有意识地给予学生学习上的帮助和指导。

（五）教学秘书的教学信息管理作用

教学秘书在参与教学管理中， 需要编制和整理大量教学及教学管理的文件或资料， 大部分要立卷归档，备日后查考。这些教学信息都是多年积累下来的智慧结晶， 对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的传承和借鉴的价值， 需要教学秘书专门管理。由于学校的教学主体具有流动性， 而且影响教学的诸多因素也在随时代变革， 客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚， 所以， 教学秘书应在师生询问时予以正确详细的解答，不然会影响师生利益， 偏离服务的工作宗旨。

总之， 要提高高职院校的教学管理水平， 教学秘书队伍应得到应有的重视并加强建设。学校各级领导及有关部门都应对教学秘书工作的性质、地位、职能、任务有正确的认识， 结合高职院校实际建设好这支队伍， 发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

参考文献

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