高校档案信息化管理探究

【摘要】

随着国家加大推进大数据的发展，大数据技术的辅助作用日益凸显。作为教育数据来源的各高校档案馆，档案资料信息化建设势在必行。本论文阐述了高校档案信息化管理的内涵，分析其发展的必要性，并提出了在建设过程中的对策。

【关键词】

大数据 档案信息化 对策

2014年3月，国家首次将“大数据”发展建设写入《政府工作报告》，随后的国务院常务会议中6次提及大数据运用，大数据的重要性不言而喻。大数据充分利用优质共享的信息知识和创新资源，不断降低社会信息成本，通过基于大数据精准分析和科学决策，将有力支撑教育文化、健康医疗、电子商务、工业制造、现代农业等行业。高校档案作为教育文化行业大数据的重要来源，其信息化发展迫在眉睫，逐步增加数据量、改善档案馆管理模式、提高管理效率，是大数据时代高校档案信息化建设的重要目标。

1高校档案信息化管理的内涵

高校档案主要包括学校在从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。以往高校档案资料基本上以纸质形式归档，随着信息化技术的推广，高校日益重视校园信息化建设，档案信息化建设也包括其中。学校档案记录着学校各项工作，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。目前，很多高校对档案信息化管理建设加大投入，改善软硬件设施，逐步推出了纸质和电子的双轨制管理要求，档案资料的电子化，大大提高了档案管理工作效率，提高了档案资源的利用率，增强了档案资料的服务功能。

2高校档案实现信息化管理的必要性

2.1高校档案信息化建设是时展的需要

随着计算机技术的普及和办公自动化系统软件的推广，高校档案信息化建设也随之发展到一个新的阶段，传统的资料检索、查询、存档模式逐步被现代化管理模式取代，计算机技术的运用大大提高了工作效率，档案信息化管理是高校档案工作发展的必然趋势。

2.2高校档案信息化建设可以拓宽档案的服务功能

借助于信息化技术的发展，很多软件公司推出了针对档案管理的软件，例如，北大之星，STA-集成化档案管理系统等等，软件的使用提高了工作效率，而且提高了服务水平。只要获得用户名和密码，便可以查询所需资料。具有悠久历史的大学，其发展背景资料可能用于影视创作，工科院校的现代工业生产技术可以应用于实践生产，等等。这些服务都得益于档案的信息化管理。

2.3高校档案信息化建设提高档案管理效率

随着高校信息化的发展，办公OA系统日趋成熟，日常管理工作基本上在系统上操作，提高了效率，节约了成本。在档案管理中文件归档方式也日趋信息现代化，例如，学校各部门的兼职档案员可以利用软件，将收集的部门资料上传至档案管理软件中，随后档案馆管理人员对数据进行审核提交，自动生成电子档案和纸质档案。此外，档案管理人员利用办公自动化系统，实时收集具有保存价值的资料，其电子化形式也给工作人员带来了便利。这和传统的管理模式相比，工作效率很大提高。

3大数据时代高校档案信息化建设的对策

在大数据时代的特殊背景之下，发挥大数据技术在档案信息化建设中的核心作用，政府、高校、社会都应该积极参与，相互协调沟通，从高校自身重视、增加资金投入、加强员工培训、加强信息安全等多方面进行改进，努力推动我国高校档案信息化建设的新进程。

3.1提高档案重要性认识，顺应国家大数据发展

目前，大数据主要应用于商业、工业、医疗等方面，随着其功能的凸显，大数据技术逐步应用于教育事业，发达国家尤为明显。例如早在几年前，大数据分析已经被应用到美国的公共教育中，成为教学改革的重要力量。为了顺应并推动这一趋势，美国联邦政府教育部2012年参与了一项耗资2亿美元的公共教育中的大数据计划。可见大数据分析对教育的重要性。这些大数据资料的正是来源于档案馆中学生的学籍档案、招生档案中，看似普通的资料，通过数据分析的结果确可以得出惊人的判断，学校领导应该重视档案管理工作，促进国家大数据的发展。

3.2增加高校档案管理资金投入，改善办公条件

档案管理信息化建设需要具备一定硬件条件，各高校应相应国家号召，积极加大档案管理资金投入，完善档案馆办公室建设，配备电脑、打印机、扫描仪、摄像机等数码物品。同时，引用专业管理软件，提高工作效率，增长档案信息量。

3.3加强员工培训教育，创新管理模式。

高校档案信息化建设目的旨在提高管理效率，充分发挥档案的利用功能。在大数据时代，高校档案资源更应该充分发挥其作用，给教育决策提供依据，给高校自身发展提供参考。为了能够更好服务好校园建设，档案馆工作人员积极参加培训教育，学习先进管理方法，汲取其他高校的成功管理经验，并结合学校自身情况，制定合理的管理模式。同时，加大档案宣传力度，增强资源共享性。此外，各大高校，特别是由特色的高校建立特色馆，并定期针对校内外开放，提高学校知名度，推动教育事业的发展。

3.4加大档案安全管理力度，保证档案信息安全

在大数据时代，世界各国都把信息安全放在第一位，档案资料对于每一所高校亦非常重要，必须要保证信息安全。我们要做到以下几点：第一、构建强有力的法律安全保护体系，加大安全保护力度。作为档案馆管理人员要具有信息安全意识，严格遵守学校档案管理规定。随着网络广泛运用，档案工作人员更是要提高社会安全警惕性，把信息安全放在首位。第二、创建安全的信息化体系环境，建立高效的信息安全预警机制；高校档案馆保管了整个学校的资料，反映了各个部门的工作。所以高校应加大投入，建立多重技术保障措施，例如购买正版软件，设置加密、指纹验证等权限访问；工作人员在操作软件时及时开启木马防火墙等措施，预防病毒侵入，保证档案资料的安全。

4结语

促进高校档案的信息化管理，不仅是大数据时代背景下的必然趋势，更是提高档案管理效率的重要举措。档案的信息化管理规避了传统纸质档案管理的弊端，扬长避短，在信息化安全的前提下，充分发挥其作用，提供决策依据，达到高校档案信息化的真正目的。

作者：王树娴 单位：南京铁道职业技术学院

参考资料：

[1]肖兰芳.浅议高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].湖北档案,2014(04).

[2]张倩.“大数据”技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设,2014(03).