高校档案资源整合探究

摘要　针对当前高校档案资源建设和管理工作“政出多门”、“多龙治水”的格局，通过对皖北某高校档案资源建设和管理现状的梳理，分析了高校档案资源整合的必要性和整合的现实意义，提出对高校档案资源进行有效整合的工作思路。

关键词　高等学校　档案资源　整合

中图分类号：G47 文献标识码：A

对高等学校档案资源的整合进行立项研究，其动力源于安徽省档案管理模式改革的探索和实践，同时也结合多年从事高校档案资源建设的实践，特别是结合了对安徽科技学院档案资源建设现状的分析和思考。

1　安徽科技学院档案资源建设现状及存在的主要问题

1.1　档案资源建设现状

安徽科技学院创办于1950年，其前身是农业部直属的中专学校—农校，1964年安徽农学院农牧系下迁凤阳农校，更名为安徽农学院凤阳分院，开始举办本科教育。学校现有全日制本科生15000人，管理档案逾3万卷，各类档案分布在校办、学生处、人事处、财务处、后勤处等多个管档单位。目前学校拥有档案库房总面积达200m2、空调5台，综合档案室和干部人事档案室还配有计算机、碎纸机、除虫防湿等设备。

1.2　存在的主要问题

从该校管档现状不难看出，尽管办学（管档）历史较长（超过60年）、管档规模较大（大于3万卷），但档案资源极度分散，学校既存在库房、计算机、空调等设备重复投资浪费现象，同时也存在设备老化、建设水平偏低的问题。另外，由于专职管档人员偏少，兼职管档人员力量分散，管理水平参差不齐，导致管理手段落后、管理功能弱化以及提供利用水平不高等诸多问题。人员偏少还导致一些该归档的材料没有收集归档，许多档案业务未能正常开展。

2　高校档案资源整合的必要性

2.1　上级主管部门相关行政法规的要求

2008年9月1日起，由国家档案局和教育部联合颁发的《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）正式生效，这标志着全国高校的档案工作步入了法制性、科学性、先进性的新阶段。①按照该“办法”规定，高校档案工作应当纳入学校的总体规划，办学历史在50周年以上的高校或全日制在校生规模在1万人以上，以及集中管档在3万卷以上的高校应当建立独立建制的档案馆。27号令的颁布实施，明确要求对档案工作组织机构进行整合，在加强档案机构建设的同时，要加大高校内部档案资源的整合力度，全面提升高校档案事业服务学校发展和经济社会发展的综合能力，逐步实现高校档案管理与学校事业发展同步规划、同步发展，同时促进高校对地方文化的传承、引领与创新。

2.2　信息化时代的必然选择

信息化社会背景下，档案信息源扩大化，极大地丰富了档案信息服务的文献信息资源基础。②海量化的信息资源，涵盖了众多的学科、门类。从档案信息来源来看，有来自不同国度、使用不同语言的；提供档案信息的机构包括国有的、社会组织的还有个人的；网络信息的受众相当广泛，几乎是所有的网民，尽管具体的利用者在目的性、使用领域和方法等方面可能存在比较大的差异。信息化社会背景下，出现的这些新情况，无论是档案的收集、整理和提供利用等各个环节都必须有新的要求，新的措施，一个地方或一个单位档案工作“政出多门”、“多龙治水”的管理格局，不能够适应这种新形势和新要求，档案的集约化管理、档案资源的整合成为必然趋势。

2.3　高校档案事业发展的现实需要

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。其包括党群类、行政类、教学类、科研类、财会类等11个一级类目。随着高校事业的快速发展，档案产生的数量急剧增长，形式更加多样，提供利用的频率也大大增加（尤其在科研及服务社会产学研合作方面）。当前，不少高校在信息化基础设施建设工程中由于资金、理念等主客观原因制约，投入不足且缺少统筹，科研、人事、教学等部门为了实现各自的管理职能，按照自己的思路从事馆藏数字化及数据库建设，校园内各个部门使用的管理软件不能做到兼容，形成各自的数据库，由于库结构不同，格式标准不同，其结果是共享性能很差。③建立健全档案机构、人员、功能和信息资源集中统一的管理体制成为高校档案事业健康可持续发展的现实需要。

3　高校档案资源整合的实现路径

3.1　和县档案管理模式改革的成功经验值得借鉴

安徽省档案局在全国率先推行国家档案资源管理与利用的新模式，“徽式模式”的实质就是进行档案资源整合，创新体制机制和社会化服务，探索国家档案资源如何更好地服务经济和社会，充当市场经济的生力军和社会和谐的稳定剂。这项重大改革措施在推行之初进行了小范围的试点。2004年5月，和县被安徽省档案局定为档案管理模式改革试点县。经过一年多努力，试点工作取得了成功。④概括起来，和县模式集中表现在“三化”上：一是整合实体，集中管理，实现档案资源集约化；二是依托科技，提升能力，加快业务建设标准化；三是改进方式，强化服务，实现服务社会优质化。和县档案管理模式改革的成功为高校的相关改革提供了很好的借鉴。

3.2　档案管理机构和人员的整合是前提

按照27号令，在条件成熟的高校建立档案馆和档案管理处（实行一个机构、一套人马、两块牌子），在加强对学校档案业务工作指导的同时，强化档案资源的统一管理，即强化管理职能。组织架构完成以后，紧接着就要完成对档案业务人员的整合。高校档案事业，必须走人才强档之路，这就要求各高校必须建立一支数量适中、高素质的档案信息资源管理人才队伍。将原来分散在各职能部门的人员编制集中收归档案馆所有，挑选热爱档案事业、熟悉业务的人员作为专职管档队伍并不断加强继续教育，在此基础上，建立各单位（部门）兼职档案员网络，建立定期档案收集、整理制度；鉴于二级单位兼职管档人员的高流动性，经常化的业务培训制度也必须建立并有效实施。

3.3　档案信息资源的整合是基础

高校档案资源整合的基础性工作是进行档案信息资源的整合。要实现档案信息资源的整合，必须加大高校信息设备投入的力度，并做到统一规划、统一施工、统一建设标准，统一验收、统一管理。部门间在信息录入、信息加工、信息更新方面要实现“共享”，避免形成各自为政的“信息孤岛”。　作为一项基础性工作，一是周期比较长，二是前期的投入会比较大。因而，27号令高度重视领导体制问题，并在“总则”中加以规定，明确了高校档案工作的主要责任者为校长。这些规定对提高档案工作在高校内部的重要地位，实现高校档案事业又好又快发展起到了很好的保障作用。各高校档案管理机构要以此为契机，制定好档案信息资源整合的规划和相关财务预算，扎实推进档案信息资源的整合工作。

3.4　制度建设是保障

任何一项事业的长远发展，不能指望领导的兴趣和一时的关心，必须依靠制度作为保障。因为领导人的更换、领导兴趣和工作重心的转移都是经常发生的事情，高校档案管理机构只有在认真贯彻落实国家相关行政法规并结合校情的基础上，出台系列科学性、可操作性强的规章制度，规范档案管理工作，保障档案事业沿着健康的轨道发展。

3.5　强化服务是目标

高校档案资源整合的终极目标是为师生员工、为社会大众提供优质的档案信息服务。档案提供利用是否得到加强，服务质量和水平是否得到提升，是检验高校档案资源整合（或称之为改革）成功与否的重要标志。高校档案管理机构要通过提高专业人员素质，推进精细化管理等有效途径，在档案提供利用的权威性、时效性、实效性、主动性和扩展服务面向等方面下工夫，实现高校档案工作从“有为”（有所作为）到“有位”（有地位，受重视）。

本文为安徽省教育厅人文社科研究课题（批准号为：2010sk388）研究成果之一

注释

①　刘萍等.由27号令引发的对高校档案资源管理的新思考[J].兰台世界，2009（9）.

②　单红生.新时期高校档案信息资源整合的研究[J].中州大学学报，2007（10）.

③　徐欣.整合高校档案资源实行“大档案”管理研究[J].档案学研究，2008（5）.

④　王雅慧.对和县档案信息资源整合的思考[J].兰台世界，2007（4）.