会计档案销毁中的几点思考

为了销毁到期的会计档案，结合我单位情况，根据《会计档案管理办法》规定，我们对部分机关、企业事业单位进行了调查。

1 调查结果

1.1 对20个行政机关进行了调查。这些机关中形成的主要归档文件材料有原始凭证、记账凭证、年度预算、决算、日记账、现金账等；20个单位中通过创河南省规范化管理先进单位实行统一管理的6个，占调查总数的30%；会计档案保管期限已满应销毁的5个，但进行了装箱保存，占调查总数的25%；这些机关调整更换会计的18个（含退休、调岗、调动），占调查总数的90%；调查中发现，有部分单位会计换了好几任，老会计将任内资金情况进行移交，工作中形成的会计档案进行打捆、装箱、贴封，进行保存，按《档案法》、《会计档案管理办法》规定进行销毁到期的会计档案的没有一个，占调查总数的100%。

1.2 对16家企事业单位调查的结果是：这些单位形成的主要会计档案材料是：经营活动中形成的：会计凭证、账务报告、购销合同、各种会计账簿等。这些单位中的会计档案被市、县档案馆接收的3家（含所有会计凭证、账簿等），占调查总数的18.7%；有两家从单位成立至今几十年来所有的会计档案都保存在档案架上，占调查总数的12.5%；对到期会计档案打捆装箱贴封保存的6家，占调查总数的37.5%；有5家由主管部门代管，占调查总数的31.2%；按规定进行销毁到期会计档案的单位没有一个，占调查总数的100%。

2 到期会计档案不销毁的原因

应销毁的会计档案为什么不按规定进行销毁呢？究其原因，有如下几个：

2.1 不敢担当，“怕”字当头，不愿销毁。销毁到期档案是件非常严肃的事情，需要单位主要负责人在销毁清册上签署意见，这是《会计档案管理办法》的规定。调查中发现，好多领导不愿出这个头，不愿成为第一个吃螃蟹的人，有的领导说单位有的是房子，不就是增加几列柜子的事？其中有一个20世纪60年代成立的单位，所有的会计档案保存在两个大库房内，会计凭证就有上万卷（册）。为什么应销毁的到期档案不能销毁呢？究其原因：主要领导怕销毁被别人埋怨，“历届领导都没有销毁，我何必去出这个风头”。因此，这项工作能拖就拖，能推就推，对一些到期的会计档案确实没有地方存放的就打包装箱，贴封入库保存，“万事大吉”。

2.2 不愿担当，怕麻烦，不愿做此项工作。《会计档案管理办法》第十条第一款指出：对到期的会计档案“会计机构提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年代和档案编号”，主要领导签署销毁意见，指定人员监销。调查发现，特别是企业事业单位会计档案保存年代久，档案多，会计人员换了数任，现任会计认为：销毁会计档案需要登记造册，有的还要进行鉴定，会计档案形成时间长，现有人员少，工作量大，任务重，根本没法开展此项工作，况且销毁到期的会计档案是分外工作，何必自找麻烦，能拖一时说一时。

3 几点思考

3.1 会计档案进馆必须按照《档案法》规定要求，对不符合进馆要求的会计档案，特别是凭证类，到期后销毁无法销毁，退又退不出去，占据了库容，对应接收进馆的档案因库容不足进不了馆，成了“烫手山芋”，存之有余，弃之不能。因此，档案馆在接收时对一些定期的会计档案，一定要严把进馆关、期限关和质量关，绝不能单纯为了增加档案的保管种类和档案数量接收一些不该进馆的档案，这不仅给管理人员增加了工作量，而且大大增加了经费投入。

3.2 会计机构有责任有义务为领导决策提供政策依据。宣传学习《档案法》和《会计档案管理办法》相关规定，使领导及相关人员懂得，销毁到期会计档案是法律法规的明文规定，在销毁到期会计档案时，领导要消除顾虑，工作人员要不怕麻烦，做到按法律法规赋予的销毁程序进行销毁到期的会计档案，既合法又合理还能减轻工作人员负担。

3.3 销毁会计档案时要严把鉴定关。对需要销毁的会计档案进行认真鉴定，一是对合同类材料，虽然合同已到期（指短期合同），可适当延长保管时间。二是一些涉及职工利益的诸如工资花名册、工资底册，工资台账等。三是历次政治运动中涉及的昭雪、冤假错案等方面形成的经济方面的会计材料。上述这些材料经过鉴定，应适当考虑延长其保管期限。

总之，销毁到期会计档案，这是法律赋予的职责和义务，无限期延长到期档案的保管时间，不按规定销毁也是一种违法行为。因此，会计档案应按照《档案法》《会计档案管理办法》要求，做到销毁有据，保存合法，依法办事，科学管理。

（作者单位：河南天海电器有限公司 来稿日期：2014-04-15）