怎样做好办公室接待工作

摘要：接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平的高低，能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，还能够显示出接待人员的素质和能力，同时对推动工作的开展也具有十分重要的作用。目前，随着经济、社会的迅速发展，各地各部门之间的经贸洽谈、友好往来、沟通联系日渐增多，接待服务工作就显得越来越重要。笔者认为，做好办公室接待工作，一是心要细，二是脑要灵，三是腿要勤，四是形象要佳，五是态度要好，六是肯吃苦，七是善总结。

关键词：办公室 接待 服务 形象 质量 效率

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平的高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够显示出接待人员的素质和能力，同时对推动工作的开展也具有十分重要的作用。目前，随着经济、社会的迅速发展，各地各部门之间的经贸洽谈、友好往来、沟通联系日渐增多，接待服务工作就显得越来越重要。近几年来，在接待内宾、外宾的具体工作中，我们积累了一点体会和想法，现总结出来，供各位同仁在工作中参考。

一、心要细

无论是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，还是事后与宾馆结算账目，都要认真细致、一丝不苟。

1.掌握情况要细。

接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报。同时，要主动与对方取得联系，了解清楚上级领导或来访客人的人数、身份、性别、民族、来访目的、要求、活动方式、具体时间、联系人和联系方式等，要把这些情况详细记录下来，以备安排好接待工作。

2.制定方案要细。

根据接待要求，要制定出详细的《接待方案》，主要包括活动日程、住宿房间、就餐安排、参观路线、情况简介、陪同人员、参与接待人员等。如果是重要来宾和大型活动，还要制定《工作手册》，包括文字材料准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等方面的事情都要一一精心考虑。方案和工作手册中的每一项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人，以便于操作。

3.协调落实要细。

方案送请有关领导审定后，要及时通知相关部门和人员，做好详细安排。重要接待工作，还要召开协调会，明确责任，落实任务，让每一个参与接待的人员都明确自己的职责和任务。在接待过程中，更是要细心。细心到什么程度？每个接待点的安排情况，都要提前打电话落实，必要时，还要派人打前站落实。如：来宾到来后，领导在哪接，车辆在哪停；到参观地点后，怎样摆放车辆，如何确定行走路线和活动范围等都要一一踩点落实。

二、脑要灵

活动方案虽是预先设计好的，但在接待过程中，常常会有一些意想不到的情况发生，比如来宾临时改变参观地点等。这就要求接待人员头脑一定要灵活，要多准备、多商量、多请示，根据需要及时调整接待方案，并及时通知参与接待的工作人员。

比如，遇到道路交通阻塞、参观地点调整、群众集体上访等特殊情况，接待人员要准确掌握情况，沉着冷静应对，及时果断处理，切勿急躁。同时，在接待过程中，对领导交待的每件事都要记牢，认真细致地落实好。

三、腿要勤

在接待中要做好环环相扣，就得多走几步。重要接待活动前，要提前勘察好路线，准确记录所需时间，并落实好相关接待事项。在接待中，参与接待工作人员要多走几步，提前到房间和餐厅，查看座签摆放等情况。宴请开始后，接待人员再去吃饭，速度要快，饭毕马上到餐厅外待命。

参观考察活动出发前，接待人员要多跑几趟，看看事情都落实没有。来宾参观或参加活动时，接待人员要在现场待命，如有临时交办事项，要快速反应，迅速行动。

四、形象要佳

一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。

从事接待工作的同志要有良好的外在形象。要衣着整洁，庄重大方，举止文明，做到朴实、真诚、热情。从事接待工作的同志还要有良好的内在素质。了解掌握各方面的知识，比如礼仪知识、各地的风俗习惯等，特别是对本地的自然资源、经济和社会发展情况以及奇闻轶事等情况要十分熟悉。因此，我们平时要注意学习和积累。

五、态度要好

1.对待来宾态度要好。对待来宾及其随行人员，要做到任何时候都彬彬有礼、谦和、友善、和蔼可亲。

2.协调关系是态度要好。接待工作有大量的工作需要协调，尤其是处理好与宾馆酒店、各参观点、有关单位和部门的关系。在协调有关事项时，态度一定要好，不要给人以命令式、强迫式的感觉。凡事要以商量的口气，既要让这些与接待工作有关的同志觉得和蔼可亲，又要让他们感觉到所协调的事情的重要性。只有这样，才能做好接待工作。

六、肯吃苦

接待工作人员头脑中要始终树立“服务好领导、服务好来宾。多吃苦，少享福”的意识，有吃苦耐劳的精神。

搞接待服务，经常要出入高档酒店或宾馆，有这样那样的美味和美景的诱惑。接待人员要抵御这种诱惑的能力，不要贪图享受。在工作中，要厉行节俭，吃些过得去的饭菜就行，或者说能吃饱就行，不要奢侈浪费。特别注意的是不要饮酒，迫不得已必须喝酒时，要时刻提醒自己千万不要喝过量，以免影响形象和工作。

七、善总结

每次接待活动结束后，接待人员都要进行认真全面的总结，看看那些方面领导、客人满意，那些方面还存在问题和不足。好的方面要继续发扬，不足之处要注意改进。要通过总结，探索接待工作的规律，优化接待工作操作规程，不断提高接待质量和效率。