信息化管理对医院人事档案管理人员素质要求的思考

摘 要：人事档案管理人员的素质是指其在档案管理岗位上所必须具备的品德、知识、技能及各种基本素养等的总和。人事档案管理工作还必须具备基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。本文分析了当前医院人事档案管理人员中存在的问题，根据自身观察提出相关解决方案。

关键词：信息化管理 医院人事档案 管理人员素质

随着信息时代的到来，档案管理也呈现出了信息化特点，并开始向现代化过渡。信息化的背景下，档案的形成、储存以及传递等工作正发生着改变，这对档案管理人员的管理素质提出了新的要求。可以说档案管理人员的素质，直接决定着档案工作的水平。

1.信息化形势下档案工作的特点

1.1电子档案的形成

互联网为电子档案的形成和传输提供了极大地便利。特别是随着当前人事档案制度的普遍开展，医院新进职工的档案基本由当地的人事档案机构保管，这让医院从传统的人事档案事务中解放出来。但存在的问题是，医院如查询个人档案信息，需持单位证明到人事档案机构进行查阅。这在一定程度上给医院人事工作带来了不便。电子档案以其储存便捷、查阅方便、信息传输高效等特点为解决人事档案的管理工作提供了有效途径。医院在进行职工人事档案前，可以根据需要，通过信息技术把纸质档案转化为电子信息留存，为今后查阅利用等提供便利。

1.2电子档案数据的分析和利用

对医院人事档案实行信息化管理，除了为档案信息的查询、储存以及传输提供便利外，更重要的是实现档案数据的分析和利用。通过计算机信息检索系统，对储存的档案信息进行检索、查询、比较、选优、排序、分析、统计和输出，以对医院人才队伍人员的素质状况、学历、年龄结构等进行及时准确的分析，为医院人才预测提供各种数据，为制定相关政策提供科学的依据。同时，对人事档案数据的分析和利用，能够及时动态的了解医院人力资源信息的变化及发展趋势，为人事管理提供同步的信息支持，有效解决了传统档案材料利用不便造成的信息滞后带来的时效性失真。电子档案通过计算机储存、加工、传输的特点，也大大减少了传统手工档案整理和利用发生错误的可能性，提高了档案信息的准确性和完整性。

2.当前医院人事档案管理人员素质现状

2.1人事档案管理人员配备呈现随意性，专业素质难以保证

档案管理工作是一项业务性极强的工作，档案管理人员需具备一定的档案专业背景知识和基本的信息化、电子化的计算机操作、统计分析能力，但往往在人事调配上，档案室往往成为安排老职工的场所，难以满足当前信息化下对人事档案管理人员的专业素质要求。

2.2人事档案管理人员专业技能不高，档案信息的开发和利用尚未实现

调查显示，当前很多医院从事人事档案管理的工作人员大多是“中途出道”，具有专业知识的科班出身人员非常少见。而且档案管理人员往往更换频繁，缺乏必备的档案管理专业知识与技能，很难保证人事档案管理工作的连贯性与专业性，更无法适应或胜任信息化时代对人事档案管理的高要求。

2.3人事档案管理人员主动服务意识欠缺

传统人事档案工作的特点，造成了人事档案管理长期处于封闭的工作状态，档案管理人员也仅仅是被动的提供查阅、借阅服务，根本谈不上档案信息资源的开发利用。随着人事制度改革的不断推进，人事档案资源在管理决策中的价值逐渐显现出来，档案管理人员要主动及时的提取人力资源数据信息，并对数据进行分析，为决策者提供信息参考。这就要求档案管理人员具有超前、主动服务的意识，把握信息需求的方向，充分利用好档案信息资源的作用。

2.4人事档案管理的安全意识和责任意识有待加强

人事档案的内容涉及个人功、过等诸方面情况，是组织、人事等部门按照党的干部政策，正确选拔、使用干部的重要依据。因此具有较强的保密性。查阅、借用和转递档案文件都应遵守有关规定；档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按规定做好；任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。除传统的纸质档案保管的风险外，电子档案储存和传输中面临电子数据的网络安全和潜在威胁的安全问题。

医院工作的性质决定了它是一个以临床业务为主的工作单位，这就造成了一种错误的观念，认为只有临床业务才是最重要，行政工作是可有可无的，档案管理工作更是边缘中的边缘，很多职工对档案管理工作认识不足，甚至很多医院领导也没能从思想上认识到档案工作的重要性，对档案管理工作的不重视，造成了档案管理人员非专业化，安于现状，不思进取，进而不能主动积极的有所作为。把档案管理工作只是作为一种“职业”，一种谋生的手段，缺少工作的激情和责任感，这样的工作态度和环境往往造成工作人员的工作倦怠，进而影响档案管理工作的发展。

3.如何提高档案管理人员的素质探讨

3.1档案管理人员队伍的整体素质有待提高

首先，领导重视是做好医院档案管理工作的前提，也是提高档案管理队伍素质的基础和重要保证。档案管理人员要首先认识到自己工作的重要意义，积极主动的提高业务知识和技能，即使是非档案专业出身，从事了档案管理行业，就要不断通过岗前培训、进修学习、专家指导等方式，不断提高业务素质。医院领导在配备档案管理人员的时候，要考虑人员的专业性和可持续性，改变现有人员在专业性、可持续性上的欠缺。同时，积极开发利用档案资源，不断改变医院领导和职工对档案工作的看法，提高对档案工作的关注和重视。

3.2档案管理人员的思想政治素质需要提高

人事档案的内容决定了人事档案管理的严肃性，对档案管理人员的素质提出了很高的要求。档案需要真实的反应和衡量个人的诸方面情况，为组织部门考察人员提供参考，因此，良好的政治素养是对人事档案管理人员的内在要求。人事档案管理人员要不断加强自身的政治理论学习，学习党的方针路线、政策和科学文化知识，了解国内外的形势，使人事档案管理工作始终保持正确的政治方向。

3.3提高档案管理人员的科学文化素质

随着信息化得发展变化，档案的内容和档案的管理的形势不断发生着变化，对档案管理人员的文化知识提出了挑战。一方面，信息化形势下电子档案的出现，要求档案管理人员具备计算机输入输出以及数据分析利用等计算机操作技能。另一方面，随着现在档案内容的复杂多变，档案管理人员对档案内容的分类、甄别提出了挑战。因此，在新的时代形势下，对档案管理人员的综合素养提出了更新更高的要求，档案管理人员要不断涉猎新的知识领域，完善知识结构，才能适应时展对档案工作的要求。

3.4增强责任心，发挥积极主动性

主观能动性是实践的基础。要改变医院人事档案管理工作的现状，必须发挥档案管理人员的主观能动性，积极主动的工作，增强责任心。主动的学习新方法、新技能，提高档案工作的效率，转变档案管理工作的方式方法，增强工作的内涵，主动与分管领导、以及沟通职工沟通交流，开阔视野，增强自己对做好工作的信心和决心。

3.5提高档案人员的业务技能素质

档案管理是一项具有很强专业性和操作性的工作，档案管理人员除具备对档案分类、甄别、装订、检索等相关专业知识外，同时还应具备计算机操作、信息检索以及统计分析等方面的知识技能，可以说信息化社会的档案管理人员是复合型人才，需要在工作中不断学习、补充，逐步提高档案管理的业务技能。

3.6建立健全人事档案管理的培训开发和考核评估体系

档案管理工作要保持与时具进，需要档案管理人员综合素质的与时俱进。对档案人员的培训要形成系统的体系，特别是对非专业出身的档案管理人员，岗前培训非常重要。档案管理的考核评估，就是对档案工作“奖优罚劣”，督促档案管理人员提高自身素质，以适应岗位变化的需求。在具体的操作中，要注意考核指标的科学合理，突出人性化管理理念，通过考核激励档案管理人员的工作积极性。

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