档案的信息化管理思考

当今社会，科学技术飞速发展，现代化手段越来越多，人们的时间意识越来越强，办事的效率也越来越高，对一些重大决策的准备需要迅速、准确；如果人们查阅资料，还停留在一个一个资料盒查找，一页一页的翻阅，那么什么决策都要错过机会，所以整个材料的准备部门要求必须及时准确地备好各种数据资料；由于准备资料所需要的信息量不断增加，所需信息有地域间隔、有行业的区别，有时间和空间的差距，他们迫切要求采取现代化信息管理手段，将各方面信息收集、永久性保存以备查阅。档案信息化管理就是最新、最直接、最方便的一个手段，通过信息化管理，相关部门和人员可以更加便捷的查阅和搜集相关的信息，大大提高了工作效率。因此，档案管理信息化必然替代传统的手工管理，成为档案管理现代化的必然趋势。本文就如何有效实现档案信息化管理进行分析和探讨。

一、档案信息化管理的特点

与传统的纸质载体档案的管理方式相比较，档案信息化具备以下的特点：

1.便于检索，使用方便。应用信息化的档案管理，可以将大量有价值的文件存储到电脑服务器上，使人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，可以随时随地的进行各种数据的统计，打印各种报表，进行借阅登记，催还提醒，检索技术分析所需要的相关资料等等，不仅缩短了时间，提高了效率，同时也解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整、漏抄等问题，提高了准确性，真正的让信息化的档案管理为工作和生活提供优质服务。

2.便于档案的保管。档案信息化管理使档案保管占用的空间小，操作简单，具有明显的节能、环保、使用寿命长，以及重复使用的特点，不需要占用大量的人财物力，是传统手工操作管理模式不可比拟的。可见，它的特点是存储时间长，在特殊的环境下不易受到损坏，即节省了资源，又具良好的稳定性，易于保管。

3.有利于信息资源共享。以往的手工操作管理中，信息资源不能及时在各部门之间得到交流和共享，导致效率低下，造成大量的档案资源的闲置和浪费。而信息技术的运用，可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找，方便了人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用网络传输信息资源，能够在短时间内完成大量信息的传递，适应了现代社会快节奏的工作特点。

二、档案信息管理的具体步骤

根据国家档案局颁发的《电子文件归档管理规范》的要求结合本单位具体工作实际，对档案现代化管理实行以下步骤。

1.根据本单位现有的相关资料建立相应的档案资料信息管理数据库。首先，根据不同的资料和数据的性质分类建立相应的数据库，并且逐条将已有的数据分别录入数据库中，由于已经有部分数据形成了电子文件格式，减少了本次的录入的工作量，把已形成电子文件归档管理，到目前为止，我们已经输入文件级目录近120万多条，正在加快速度，年底将全部完成所有信息的录入工作。我们在建立数据库的过程中，采用了边输入，边打印的流程，在补齐卷内相关文件的目录同时，也检验了输入内容的正确性，有效实现了档案数据库的准确性和真实性。其次，利用各种现代化成像设备，把原有的文件转换成图像并保存起来，将文件进行信息化管理，文件具有真实性、可靠性，准确性，同进可以达到原件永久的保存。从大量的实践过程中可以看出，通过现代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科学化。如我们要查阅一条信息，由于实行了现代化信息管理，利用者可以随时调出，随时查阅，而靠手工管理的查阅资料需5个工作日，我们只需要几十秒的时间就可以完成，利用者对我们的数字化建设十分满意。

2.加大现代化信息的录入和管理工作。首先保证每条信息的准确无误，这就需要工作人员必须兢兢业业，一丝不苟，有种严谨的工作态度，保证数据真实可靠。同进需要双轨制，电子版和纸制同时保存，由于电子保存磁盘破损，数据丢失的情况常有发生，为了确保电子文件的数据完成，将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一存档保管。同时不定期进秆数据更新和保存，足量时可以有用光盘保存数据，增加安全性。

三、档案信息管理的具体内容

1.文书电子档案管理。通常来讲，文书电子档案主要分为内部文件和外部文件两类，信息化管理时，必须将两者分类输入加以保存。内部文件文书电子档案整理，首先要根据不同年代、组织机构和保管期限实施组盘；然后分盘保管，这样就便于人们按不同年代和不同期限来进行查阅、检索，可以延长所归档电子文件的所保管寿命；而外来文件文书电子档案整理工作，我们必须利用扫描成影像文件保存进入网络，这样可以有效实现各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。

2.会计电子文档的整理。会计电子档案是把会计核算系统中的会计数据备份到存储介质中，形成脱离于原系统的电子档案，为了保障数据的安全和及时建档，可采用双机、多机热备份运行方式或在系统软件中设备自动备份计划任务，以日志文件形式保存数据和系统操作人员的工作时间和内容，备份库隐藏在不易被发现的目录下或其它硬盘中，以防系统损坏后能在最短时间内、最小的损失下恢复系统的正常运行。

工资汇总表电子归档。工资汇总表应以磁盘的形式归档，定期进行备份，一定数量时以光盘形式归档整理，保证数据的同时应附有纸质的每月工资汇总表，注明单位、名称、代码、人数、明细工资等，并且附有移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

作者：李雪媛 单位：白城市洮北区城市环境卫生监察处