关于企业档案信息化的思考

[摘 要]企业档案信息管理系统是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂的系统工程。它是以企业档案信息资源开发利用为目标、以企业档案收集、整理为基础，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案管理工作更好地为企业生产经营服务。下面笔者阐述一下对企业档案信息化建设的几点认识。

[关键词]企业档案；信息化；思考

一、企业档案信息化建设的原则

（一）开发利用为中心

在企业档案信息资源中，除去财务档案及人事档案涉及查阅权限、安全及部分保密的内容外，大部分是可以开放利用的，因此在企业档案信息化建设中，其档案信息管理软件要围绕开发利用来设计。

（二）抓住重点、阶段推进

企业档案信息化建设要经过起步、试运行、全面应用等发展阶段。现阶段的工作重点应放在档案信息化所需硬件设施投入到位，档案信息数据库建设、档案信息网络建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化管理人才的培养以及相关信息化管理规章制度的建立方面。

（三）夯实基础、加快数据库建设

实现档案信息化关键是数据库建设，要认真做好档案的收集、整理一系列基础工作的同时，建立健全和完善数据库，这是实现企业档案信息化建设的核心内容。

二、企业档案信息化建设存在的问题

（一）对档案信息化建设重视不够

企业注重生产经营、降本增效，对于支持和服务于企业综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，影响了企业档案开发利用效果。

（二）缺乏统一规划和技术支持

在开展档案信息化管理工作中，缺乏统一的档案信息管理软件，信息化建设各自为政，尚未确定数据的统一格式和标准。

（三）数据库建设不够完善

为了更好在开发利用档案管理要实行纸质档案与电子档案并存。目前档案信息化建设正处于由纸质档案向信息化建设过渡阶段，建设和开发数据库系统是做好事档案信息化建设的核心和基础。

（四）档案管理人员缺乏现代档案管理技能

目前在档案信息化管理过程中，计算机应用仅限于目录级检索，部分档案员未完全掌握电子档案归档管理、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能，缺少系统的档案信息化管理技能培训。

三、加强企业档案信息化建设的具体措施

（一）加强领导、增加投入

领导要站在现代化企业发展的高度，充分发挥档案对企业发展的重要作用，将档案工作纳入企业生产经营总体规划，及时协调解决档案管理工作中的实际问题，增加投入，确保所需硬件设施配置到位，以保证档案工作的有序开展和正常运行。

（二）注重管理，打牢基础

一要制定企业档案信息化建设发展战略规划，为实现档案信息资源更好地开发利用创造条件。二要增强综合档案室的业务监督，明确工作职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，使档案收集管理达到标准化、规范化。三要是加强档案管理软件的应用，采用企业档案相对统一，符合规范的档案管理软件，推进档案信息化数据库建设，实现案卷级、文件级的电子检索。四要加大电子文件的归档管理。综合档案室作为归档文件、资料信息接收和管理的职能部门，要严格执行文件归档、档案管理制度，要严格执行纸质文件和电子文档同时归档的双套制管理办法，最终实现数字化档案室。五要积极推进档案信息化建设与办公自动化同步发展，充分利用和发挥企业局域网作用，有计划地上载档案目录或可公开的档案信息全文，进一步发挥档案信息资源服务于企业的功能，创造更大的潜在效益。

（三）加强培训、提升素质

企业档案信息化管理是以计算机技术应用为载体，这就要求档案工作者不仅要具备档案管理专业知识，还要具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。因此，培养一支能够胜任档案信息化建设的复合型人才队伍是当务之急。一要加强培训，制定切实可行的培训计划，积极参加计算机应用基础知识、数字化网络技术知识等现代化管理知识的培训，采取多种形式提高档案专业人员掌握和运用现代化技术的能力，以适应档案管理工作信息化的需要。三要加强档案工作者信息意识的培养，改变传统的档案管理思维模式，要充分运用信息资源管理和和技术手段，对档案实行现代化的科学管理并有效开发利用。四要建立必要的激励机制，对超范围的服务应开展有偿服务，充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情，提高工作效率和质量，为企业的建设发展发挥更大的作用。

参考文献：

[1]金波.关于企业档案信息化建设的思考[J].上海大学学报（社会科学版），2005（5）.

[2]宗文萍，郭莉珠.论信息时代的档案信息安全保障[J].档案学通讯，2004（6）.