高校学生档案管理应进一步完善

摘要：学生档案是学生在校期间个人学习、经历、能力及其重要社会实践活动的真实记录，做好学生档案管理，具有重要意义。各高校学生档案管理日趋规范化，但也存在诸如：档案内容单薄、管理方式落后、信息化管理模式运用很少等不足，较大程度地限制了档案的最大利用。可以从完善档案材料的内容，推行数字化管理等途径加强学生档案管理，提高学生档案的管理水平，更好地为学生服务。

关键词：学生档案 归档范围 信息化管理

中图分类号：G675 文献标识码：A

文章编号：1004—4914（2012）06—096—02

一、高校学生档案管理目前存在的问题

高等学校档案管理办法中对高等学校档案的界定：高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。而学生档案是对学生就读期间成长经历的历史记录，是其人事档案的基础。然而，在实际工作中，很多学校对学生类档案要求不够严谨。各校档案馆、室普遍只是关注学生学籍类材料，而对其他内容的材料较少列入收集归档的范围，或者因为收集难度大而忽略了其齐全完整的要求。随着我国现代化建设的发展，档案工作的服务性集中表现在档案信息资源的开发利用上。由于社会信息化的不断推进，互联网的普及，高校自身和社会各界对高校档案信息资源服务的需要呈现出多样化的发展趋势，传统的高校档案服务方式和模式已经不能完全适应新的服务需求。具体体现在：

1.真实性和利用价值欠缺。现行学生档案归档范围已经实行了几十年，目前各高校学生档案材料综合起来看，主要是反映学习成绩、学历、学位以及很少的鉴定材料；在很大程度上既不能反映学生发展全貌，也不能为用人单位提供相关信息，因此无论从历史真实性方面，还是从利用价值方面都已经不再适用。在当今强化素质教育和培养复合型人才的教育背景下，应根据大学生学习生活的特点，修改归档范围，通过档案材料反映其个性化发展特征，为用人单位提供参考，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。

2.管理手段落后，效率低，时效性差。随着网络时代的到来，人类社会的各个领域都在经历着巨大的变化，档案领域同样如此，档案的手工管理方式越来越显得无能为力，难以适应信息化的要求。利用现代信息技术服务于高校学生档案管理工作，是学生档案管理工作适应时展的必然要求。因此将信息化管理技术引入到学校来，进行学生档案管理，减轻工作量，提高工作效率，强化管理水平势在必行。学生档案管理工作的主要任务是处理整个管理服务过程中产生的大量基础信息，在传统的学生工作中，依靠原始方法人工完成这些信息的收集、整理、登记、重复劳动多，效率低、时效性差，而借助计算机网络等现代信息技术为基础的学生管理信息系统正好能克服传统方式下存在的不足。利用学生管理信息系统对于各类学生管理信息进行自动处理，把结果置于网络上。全校师生就可根据自己的权限进行查询和处理各种信息，这样可以大大提高学生管理的工作效率，明显改善学生管理水平。

二、完善高校学生档案管理的措施

为了加强学生档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地服务学生、服务高校、服务社会，高校学生档案管理中存在的问题应进一步完善，其治理工作应从以下途径入手：

1.对现行学生档案要扩大收集范围，充实档案内容。

（1）增加信用档案。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位关注的基本要求。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面的材料形成，来准确反映学生的信用行为和品行情况。

（2）关注学生的能力。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，而且要发现学生的多方面潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。应注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等。

（3）建立心理档案来反映学生的心理状况。近年来，随着高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生心理素质的材料，应对这些资料加以收集和整理，形成学生的心理档案。从学校教育管理看，通过学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取相应的心理疏导措施来促进学生健康成长；从用人单位选拔人才看，可以通过心理档案来了解毕业生的心理健康状况，选择最合适的人才。因此，应注意收集和利用心理档案这一重要的信息资源。

如果每个学生都有这样一份真实、充实、全面的档案材料，无疑会在学生的应聘工作中发挥巨大作用，会在学生和用人单位之间提供良好的、面对面的沟通媒介，减少用人单位和学生本人许多盲目的工作和无效的劳动。

2.推行信息化管理学生档案。

（1）围绕沟通互动性，应设有管理平台和学生平台。管理平台主要用于学生档案管理工作人员对学生档案的信息材料录入、修改等管理使用。学生平台主要用于学生对自己档案状况加以了解，比如档案的转递过程、档案材料内容等。

（2）围绕学生从入校到离校的所有相关信息材料，应设有查询和维护功能。此功能是学生信息管理平台的最基本功能，学生从入校到离校的相关文件信息都要予以数字化，学生档案信息就是一个数字化的电子档案，通过此功能可以查询到某学生在校期间的所有信息及其与其相关的信息。比如：学生某段时间的上课情况，学生某学期的综合素质测评得分情况，学生某学期各科考试成绩，学生某时期受奖励或处分情况等。

（3）围绕档案管理信息化，应配备专业的计算机人才。档案信息化管理离不开网络和计算机知识的应用，无论是电子文件的归档和管理，还是信息材料的查询和利用，都离不开档案知识和计算机知识的有机结合。

（4）建立高校档案信息安全保障体系。在高校档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，二是档案信息利用安全。在档案信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效地技术手段和管理措施，做好身份认证和密匙管理，加强对档案管理系统的监控；存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局部网要与一切外部网实行物理隔离；各种数据库要及时进行备份，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，也不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。

总的来说，做好在校高校学生档案管理工作，不仅仅体现了一个学校对人才的重视程度，更为单位提供了评价个人的可靠参考，最重要的一点是保证了学生个人履历的完整与真实性，为学生今后发展提供可靠有利的支撑。根据档案管理中出现的问题进行分析，并给出合理化建议，对高校档案管理工作人员提供借鉴。

[基金项目：优化高校档案T型资源结构建设研究（项目编号：YB2010053）]

（作者单位：山西大学商务学院山西太原030031）

（责编：若佳）