人事档案防灾工作初探

【摘要】人事档案防灾工作，预防灾害，抢救人事档案，事后补救。

【关键词】人事档案 防灾 预防 抢救 补救

一、引言

2008年5月12日汶川大地震、2010年4月14日玉树大地震等自然灾害的发生，对国家和人民的生命和财产造成了无法弥补的损失，也严重侵害到了人事档案馆及其保管的人事档案资料，其中北川县人事档案局所有的一切都荡然无存。因此我们要提高面对自然灾害和人为灾害造成的威胁，努力避免或者减少相关损失。

二、人事档案防灾工作

1.关于灾害的预防

1.1人事档案备份。对人事档案进行复制，形成一样的副本单独存放，平时利用时尽量用副本代替原件提供利用。同时尽量加快信息化建设，把人事档案全部转化为电子信息，利用数字设备以数码形式存储于磁盘、光盘、硬盘等载体，尽量利用计算机等数字设备阅读、处理人事档案材料。

1.2提高人事档案室的防灾能力。人事档案保护有六防：即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。平时工作要保持库房温度、湿度稳定（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%），避开火源，禁止吸烟，要对线路老化等情况进行维修，定期检查。要完善抢险救灾器材配置和保障后勤供给，消防器具应每年检查或者更换一次，保证消防通道畅通。检查有关设备，寻找灾害来临时最易受攻击之处，例如窗户，安排有关人员及时补救。

1.3工作人员提高警惕，加强日常管理。工作人员应经常检查人事档案室，若发现异常要引起注意，及时向领导汇报。要备一份应急物资清单，及时补充丢失或过期产品，应急物资清单包括以下：手电筒、应急灯、口哨、铅笔、照相机、毛巾、纸巾、报纸、大小塑料袋、保鲜膜、胶条等。

1.4制定相关应急处理预案。把突发事件预防作为人事档案安全工作的中心环节和主要任务，完善工作机制，强化安全管理，完善防范手段，建立安全预报机制，提高对自然灾害的紧急处置能力，对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，完善抢险救灾的日常训练工作，所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防的存放位置、使用方法等，做到责任到人，措施到位，方法得力。

2.遇到灾害时应采取的措施

2.1优先抢救人事档案。面临其他财产损失和人事档案安全的选择时，要把保障人事档案安全作为自然灾害紧急处置的首要任务，最大限度地减少自然灾害对人事档案材料的影响。要及时复查副本及电子信息备份，若有洪水危险，优先抢救人事档案原件，并用塑料薄膜包裹好，用胶布固定好，放在冷冻设备中。在紧急情况下，采取最有效行动消除对人事档案的威胁，保护未受损的人事档案，抢救已受损的人事档案，转移和妥善安置受威胁的人事档案。

2.2成立抢险救灾工作组

2.2.1发现问题，及时报警。按照分工，人事档案管理责任人及现场第一人应立即报警，第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门。在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，保护未受损的人事档案，并及时向领导汇报。凡发现人事档案室内任何部位有被烧烤异味或库房屋顶地面暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其他人，及时排查危险源。如险情不大自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情，同时要报告领导。若发现人事档案室灾情较严重，搞不清虚实时，应立即报警，呼叫抢险救灾工作人员积极抢险。

2.2.2成立抢险救灾工作组。瞬速成立抢险救灾工作组，工作组具体负责救灾现场的组织决策与指挥，现场工作人员必须服从指挥。若灾害来临，工作组要向全体工作人员发出警告，指明各自的职责，决定未来48小时内与重要成员的沟通方式和位置，组织救灾队伍，建立与公安、消防等专业救援队伍的联系，协助专业救灾部门自救互助，最大限度减少灾害损失。对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断，启动相关应急处理预案，对灾害事故造成的受损人事档案，立即组织人员进行抢救，特别是对受水淹人事档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定人事档案的状态，避免灾情进一步恶化。

2.2.3等待外援。发现险情时，工作人员或第一发现人应该立即通知领导及拨叫与抢险救灾有关的外界联系电话，明确受灾地点，打开通往险区的通道大门，通知相关保安人员，保证大门畅通，为消防车的靠近做好准备。消防队到来之后，应及时介绍险情，一切听从消防人员的指挥。

3.事后补救

3.1灾后处理冷冻干燥法。如果人事档案被水淹，或者浸入一部分水，应立即用塑料薄膜包裹好，放在冷冻设备中，利用冷冻干燥技术保护档案。冷冻干燥又称升华干燥，是将含水材料冷冻到冰点以下，使水转变为冰，然后在较高真空下将冰转变为蒸气而除去的干燥方法，这是专门处理受洪水或者普通水灾造成人事档案受损的处理方法，在抢救受灾方面具有较强的应用前景和实践意义。

3.2去污去酸加固修裱。人事档案若是受损或者出现破损污染，就要对其进行去污去酸、加固修裱。做这项工作需要专业的技术人员，例如用小刀、毛刷或者溶剂对人事档案材料进行去污去酸，利用糨糊作粘合剂，运用修补或托裱的方法，把选定的纸张“补”或“托”在档案的背面，增强纸张的强度，修补受损的档案，试制尽量恢复如初。在修裱过程中，人事档案上的只字片语不能丢弃，尽量保持档案原貌。

3.3加强完善应急机制，要针对人事档案的特殊性专门设计一整套应急程序，这套程序可最大限度地降低灾难对人事档案造成的损害。

三、结束语

人事档案是一种不可再生资源，对于国家各个领域的发展都有着重要的保存和参考价值。人事档案一旦发生问题后果不堪设想。人事档案防灾减灾体系是人事档案部门为防止和减少突发性灾难事件对人事档案的破坏而建立的一整套的人事档案管理规范。突发事件包括地震、洪水等自然灾害和外力造成的馆舍倒 塌、火灾、水淹及社会骚乱等无法预料的、可能给人事档案造成毁灭性灾难的事件。这类事件的特点是发生突然，可能会毫无征兆，没有准备时间，这就要求人事档案从业人 员，在平时做好防范工作，准备应对一切可能的灾难，防患于未然。保证在灾难发生时，保证人事档案原件不损毁，若是原件损毁，要及时保护人事档案副本和电子人事档案，总之是将灾难造成的损失降至最低。我们一定要做好人事档案安全管理工作，切实防范和妥善处置人事档案安全事故，最大限度地防止灾害对人事档案造成的损害，提高对各种险情的应急救援能力，以达到快速有效的救援，减少损失，积极有效的为保护人事档案做出努力。