初探医院人事档案管理

【摘要】材料齐全、内容真实，是人事档案真实性、准确性、完整性的体现。而现在有的档案材料中，本该齐全的如：履历表、学历、职称、工资表等材料不全，档案内容填写的也不完整，有的甚至失...

[摘 要]人事档案管理是选拔人才、使用人才和管理人才的重要依据。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，使之及时有效地为领导者提供决策服务，为进一步促进卫生人事制度改革服务，为促进医院快速发展提供有力保证。

[关键词]医院；人事档案；措施

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历、思想作风、能力、学历、社会关系等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。它能为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据，是重要的人事信息资源。

1. 医院人事档案管理现状

1.1医院人事档案材料不全，有的人事档案内容失真

材料齐全、内容真实，是人事档案真实性、准确性、完整性的体现。而现在有的档案材料中，本该齐全的如：履历表、学历、职称、工资表等材料不全，档案内容填写的也不完整，有的甚至失真，如年龄、生日、毕业时间、参加工作时间、入党时间、晋级时间等填写的随意性较大。究其原因：一是部分职工对人事档案的认识不够，他们认为自己近年来工作没有太大的变化，填写时能省则省，履历表中的简历是从参加工作开始填，家庭成员及社会主要关系则都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落入个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些医院分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往身兼数职，于是只是将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，既不检查填写项目也不核实内容的真实性，准确性，导致档案中个人材料内容不全，有的人事档案内容失真。

1.2医院人事档案管理模式封闭、方式单一、内容单调陈旧、信息化程度不高

人事档案是由单位的组织、人事部门实行全封闭的管理，除供领导或组织使用外，很少有人能看到属于自己的档案。现行的人事档案都使用统一的格式、统一的分类、统一的保管方式进行管理，不能根据具体的情况分门别类地制定标准来管理。目前的人事档案材料分为固定的十大类，内容单调陈旧，根本反映不出个人的专长和特点，无法对当事人作出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。

1.3医院人事档案管理手段落后，信息资源不能共享

现行的人事档案缺乏现代化管理，虽然现在已经有人事档案管理的软件，但并没有普及使用，而且很多版本内容标准不统一，使得数据无法汇总，软件之间不能相互兼容，信息资源不能共享。

1.4医院档案资料编撰宣传少，社会利用率低

保存人事档案，仅仅是人事档案管理的手段，而不是目的。编撰档案宣传材料，提供给社会阅，使宝贵的档案资料受益于社会，才是档案管理的目的。但现在对医院档案资料的应用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地为医院的医、教、研、管服务，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

2 加强医院人事档案管理的措施

2.1领导重视是人事档案管理的关键

根据当前实际，领导层首先应当高度重视人事档案工作，定期对档案管理进行检查、指导、督促，发现问题及时给予解决，并建立人事档案管理达标升级考核机制，实行定量定性考核，分类分级指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案规范化建设。

2.2加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质

随着时代的发展，社会的变化、科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。首先，从事人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作，熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术能力。其次，人事档案工作是一项真实性、保密性很强的工作，工作人员必须坚持原则，不能随意篡改、泄露档案材料。第三、档案人员要通过自学、业务培训、经验交流、参加专家授课辅导或外出参观学习，从而提高专业知识和管理水平。

2.3加强档案材料的收集工作，确保归档材料的真实性、准确性、完整性

首先，要转变思想观念，从思想上和行动上重视人事档案的管理工作，认识人事档案在人事工作中的基础作用，清楚人事档案的社会价值。其次，规范人事档案的内容，分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有具体的要求，将侧重点放在反映干部员工要作能力、工作业绩等档案材料上：档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料。第三，建立健全材料收集工作的协调机制，加强与部门的沟通，及时追补和不断补充新的材料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。

2.4建立健全人事档案工作制度

人事档案管理是一个动态过程，在人事档案材料的收集补充，档案材料的鉴别，档案的移交和转递，档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事工作的政策性、纪律性，人事档案内容的连续性、完整、归档材料的真实性和精炼，避免有人无档，有档无人的现象发生。

2.5强化服务意识，提高人事档案社会利用率

人事档案管理的最终目的就是使档案材料得到充分利用。因此，档案管理人员要强化三个意识。首先，强化档案利用意识。档案的管理不仅是收集、整理、保管，更重要的是如何开发利用，医院档案室应对现有档案进行归档整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料。其次，强化档案的开放意识。将编研材料整理成册编写出目录，提高查阅速度，便于阅档。第三、强化档案服务意识。将被动服务改为主动服务，随时了解工作动向，及时掌握有关需求信息，不断提高工作效率，使人事档案的利用率得到提高。

2.6加强人事档案工作的基础建设

一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面，还要在库房内设置空调、去湿、灭火等设备。库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”即库房、阅档室、办公室三室分开。

2.7充分利用现代化技术进行医院人事档案的管理

要不断完善医院人事档案的现代化管理工作，积极采用现代化技术和设备，应用计算机管理软件，建立科学有效的人事档案存储和检索工具，更有效地实现人事档案资源的科学配置和利用。这样，既能保证医院在进行人才培养、干部（下转第31页）（上接第30页）聘任、职称晋升等方面实现科学化、公平化管理，做到人尽其才，而且能够为医院进行人事资源整体调配，充分发挥人事资源优势，为医院快速发展提供坚实的人力资源支持。

2.8加快现有人事档案数据库建设，推进资源共享

传统的人事档案管理侧重于档案实体管理，管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大、效率低，费时费力。人事档案数据库实现信息化后，档案管理更多地体现自动化，实时化和网络化，数据只需一次录入就可以多次反复利用。在局域网内部进行数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率。

3 结论

综上所述，医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件，提供相关数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了“信息库”的重要作用。因此，在人事档案管理中，务必做到人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化，来增强档案管理工作活力和生命力，使人事档案的管理工作有着进一步的发展。

参考文献：

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