如何加强流动人才档案管理

摘要：就目前社会现状而言，人员流动性强是现代社会的重要体现之一，同时流动人才也是重要的人力资源。但是，在流动人才档案管理中存在了诸多问题，本文对当下社会中主要存在的流动人才档案管理问题进行了详细分析，并提出了针对性解决的措施，为加强流动人才资源信息化管理提供了良好的依据。

关键词：流动人员；档案管理；人力资源

市场经济背景下，区域间的人才流动现象越来越明显，也成为了社会各界的共性特征之一。但是随着人员流动的频率不断加大，人事资源管理和档案管理面临着巨大挑战，人才档案管理也成为了档案管理部门迫切需要解决的重点难题。

一、流动人员人事档案管理中存在的主要问题

（一）对人事档案管理工作的重要性认识不足

近些年由于越来越多的人追求眼前利益，认为人事档案没什么作用，很多人对档案重要性认识不足，出现了众多的弃档、死档等现象。流动人员的特殊性是造成流动人才对人事档案管理重视程度不足的重要原因之一，很多人认为多数就业状况不需要档案，因此对档案随意丢弃，但是这样的做法是非常不恰当的。很多人由于毕业后追求眼前利益，并没有对档案进行妥善处理，导致干部身份丢失，影响自己的前途，同时也会对将来的贷款买房等都产生了重要影响。甚至因为疏于对自己人事档案的管理，有些人到了需要人事管理部门出示相关证明的时候，管理中心却发现在流动档案中并没有记录，找不到任何档案信息，这也给流动人员本身造成了很多不必要的麻烦。

（二）档案管理混乱，手段滞后

由于流动人口的特殊性，使流动人才的档案管理乱象丛生。首先，很多毕业生对自己的档案并没有完全重视，因此，很多人将档案丢弃在家中或者将档案留在院校不管不问，导致档案管理混乱。尤其是受经济利益的影响，出现了众多的不具备管理资质的档案管理部门，擅自接受流动人员的人事档案，更加加重了流动人才档案管理的混乱程度。对于目前的人事档案管理出现的多头管理的混乱局面，除了主要的人事管理部门之外的社会团体、私有企业、国有企业都在管理人事档案，甚至企图以此谋取私利，这样的管理方式使人事档案的真实性、实时性、健全性都无法得到保障，同时用人单位对人事档案的信任度也会降低，档案拥有者不能维护自身应得的利益。人事档案管理的手段还只限于手工操作，有些人事管理部门管理不到位，对于那些资料只是装进资料袋，然后锁进柜子里，并没有好好整理分类，这严重影响到了流动人员人事档案的正常传递。

（三）档案传递、移交不规范，内容缺乏真实性

档案移交不及时以及移交不规范等是导致档案管理问题频发的主要原因之一。近年来，随着自主就业观念在广大学生中普及，越来越多的学生在求职过程中对档案管理存在不足和违规行为，同时还有很多单位不具备档案管理部门，缺乏档案管理意识和知识，导致档案管理不善，传递档案时有些信息没有及时记录就已经移交，或者没有及时移交，甚至出现移交过程中重要资料丢失。尤其是有些单位要求学生个人进行档案携带，导致了个人管理过程中档案丢失和破损等。不完整的人事档案不能反映档案当事人的全部就职经历和才能，当事人想要向即将就职的单位证实某一点时找不到依据，人事档案就失去了它的利用价值。目前档案的真实性也有待考证，除了资料中信息不健全外，为追求仕途，还出现了档案造假的严重的问题，违反了相关档案管理的规定，扰乱了档案管理的正常进程。

二、加强流动人员认识档案管理工作的策略

（一）加大宣传力度，加强制度建设

加强宣传，尤其是提升流动人口的档案管理意识是解决当下档案管理弊端的关键所在。定期开展宣传活动，以网络和报刊、电视等多种形式进行宣传，提高相关人员的综合素质，以现代化的管理体系推动档案有效的档案管理。同时，为满足当下档案管理的市场需求，建立相关人士档案管理制度，推动人事管理部门的工作。为推动人事管理部门的工作有序进行，需要建立完善的人事档案管理制度，对各项档案管理进行严格约束和规范，重视档案传递过程，避免出现档案遗漏，重要信息丢失以及档案造假等情况的出现。

为推动流动人才人事档案管理的顺利进行，应该建立健全多层次全方位的人才管理体系，对各部门的人才档案管理进行细化，对办理程序和要求进行统一标准，推进人事档案管理的信息化建设力度，与制度管理相结合推动人才档案管理的有序进行。管理部门应当对档案进行整理分类，使档案便于查找，建立严格的保护制度，除了防止档案破损、遗失，还要加强档案的保密性，借阅人员需出示相关证明，否则非本人和相关部门不可借阅。管理部门应当协助档案拥有者及时解决档案管理中遇到的问题，实时记录本人的相关经历和信息，定期抽样核实档案信息的真实性，以提高档案的有效性，为当事人提供便利。这样才能使人事档案真正起到它的作用，档案拥有者就会对档案更加重视，进而对自己的档案加强管理和保护。

（二）加强硬件和人才市场建设

当下，众多人士档案管理部门存在硬件设施不健全的现象，手段滞后给流动人员的档案管理带来了很多严重的问题。然而现如今资料录入和备案等工作仍然停留在手工阶段，大大降低了工作效率，同时也导致了失误率大大上升。因此，为提高人才档案的质量和准确性，应该推动现代网络信息化建设，比如说网上录入档案信息备份并加强维护；增加必要的办公硬件设施，配置标准的档案室和档案管理柜；提高管理人员的工作效率，定期检查档案管理人员的专业素养和工作态度。对流动人口档案管理程序进行优化，简化手续，降低保存费用等，有条不紊的落实人才档案管理各项工作。

与此同时，专业管理人才缺乏也是导致流动人才档案管理乱象的重要原因。随着现代技术的发展和推进，档案管理要求相关人员的素质越来越高，尤其是对计算机能力要求颇高，档案管理人员应该是综合素质高，掌握现代科技的专业性人才。当下，虽然在很多大学设置了相关的档案管理专业，但是很多高校毕业生毕业后并不会真正从事档案管理工作，因此对口专业从业人员稀少，导致专业性从业人员数量不足。为提高档案管理水平，应该对从业人员进行定期综合素质培训，使其掌握现代化技术和专业素养，培养其服务意识，硬件设施的不断完善对管理水平的提高也有重要推动作用。

（三）加强对档案管理人员的培养，提升个人综合素质

人员管理是进行流动人才人事档案管理的重要环节，也是保障档案管理质量的关键所在。因此，开人事档案管理专题会，对专职档案管理人员进行相关培训，提升从业人员的专业素质和管理能力，一支高素质高管理能力的管理团队才能为提升档案管理水平奠定基础。由于专业化人才相对缺乏，因此应针对人才档案管理的专业需求，进行相关技能培训，提升人员岗位能力和业务水平，将现代科技在档案管理中的优势作用充分发挥，为提升管理效率做出突出贡献。建立健全相关人员考核体系，对综合素质强，适应岗位发展需求的从业人员进行奖励，并定期向先进员工学习，提升全体从业水平。同时提高人事档案的利用价值，使流动人员的人事档案管理更加规范化，制度化。

三、结语

流动人员档案管理已经成为了一种社会问题，对个人甚至社会的影响巨大，需要引起人们的重视。强化流动人员人事档案管理也是维护人员利益的有效手段和收集人才信息，进行宏观人才调控的重要措施和保障流动人员合法权益的重要保障。为此，档案管理部门应该加强管理，对流动人员尽职尽责，将流动人员人事档案管理当做工作重点，为推动人才建设，保护流动人才根本利益做出贡献，为社会经济建设尽职尽责。（作者单位：四川渠县人才交流中心）

参考文献

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[2]林佩云.浅谈民营企业档案管理的现状与对策[J].福建档案，2012，（3）.

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