我国私人档案可实现管理模式探讨

我国《档案法》以及《档案法实施办法》中没有明确使用“私人档案”这一概念，但通过“个人所有的档案”这一提法，肯定了私人档案的存在。我国《档案法实施办法》条文释义编写组对“个人所有的档案”的解释是：个人所有的档案是指私营企业事业单位以及公民个人在私人事务活动(包括非职务研究和创作)中所形成的和通过合法继承、赠送或一个家庭(不多于三代人)或一个家族(不少于四代人)的全体成员，在各类社会活动中形成的私人档案。①我国学界目前以王芹对私人档案所下的定义为代表：私人档案也称为私有档案，或统称为非公有档案。它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭(家族)和个人在社会实践活动中形成的或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录。②从这两个定义可以看出，我国学者对私人档案的理解与法律上所形成的私人档案的概念是一致的，即都承认：

私人档案的形成主体主要是私有性质的企事业单位、团体以及个人、家庭、家族，它的形成原因则是上述组织、团体在其事务活动中形成、积累或由于其他原因(比如购买、继承等)而成为私人或私有财产(档案)。私人档案的这种形成方式决定了它的来源广泛，种类多样：既有私营企事业单位在其生产、经营、管理等工作中形成积累的各类材料，又有各种非公有的社会团体在其社会活动中形成的档案。还有个人、家庭、家族所有的档案，如家谱、日记、信札、简历、证书等。

私人档案管理容易出现的问题

私人档案是按档案所有权划分而来的，决定了它在具有档案的基本特性的同时也具有不同于其他公有档案(也称公共档案)的自身特点。主要表现为：

私人档案的内容既具私密性，又具社会性。以记录私营企事业单位的生产经营活动、科研活动的私人档案来说，其内容必然不能为其竞争对手所知。而记录私人家庭、家族事务甚或是揭示个人内心活动的日记、信札一类的私人档案，就更具有不想为外人所知的隐密。私人档案所具有的这种私密性决定了它在利用时可能妨害到档案所有者的权益，因此档案所有者一般会选择秘不示人，以防造成侵害。私人档案具有私密性并不妨碍它的社会性。因为私人档案和其他公有档案一样都产生于人类社会的实践活动之中。私人活动本身就是社会活动的一部分，由此产生的私人档案所反映、记录的各种活动现象，不可能脱离社会这个大环境，不可能脱离时代的影响，它必然折射出一定的社会现实，这也是私人档案社会性的表现。私人档案的社会性使它具有为国家和社会所保存的历史价值和公共价值，也使它成为人们进行历史研究或其他活动的重要参考资料和信息资源。

私人档案的私密性和社会性的冲突，在对私人档案进行管理时会表现为个人利益和社会利益的冲突，个人所有权和公众利益的矛盾。如何权衡和把握这种利益之间的冲突，是我们在具体的管理时所应绝对注意的，否则不仅是保护不了档案所有人的权益，对私人档案也难以做到科学有效地管理以及最大程度地开发利用，甚至造成对私人档案的破坏，最终是国家文化财富的流失。

我国私人档案管理实现模式探讨

历史进入21世纪，特别是党的十六大之后，我国对“完善保护私有财产的法律制度”这一政策精神的贯彻实施，为包括私人档案在内的各类私有财产制度的建设和完善提供了重要依据。与此同时，社会环境越趋民主，学界对私人档案的认识更加深入。应该说，对私人档案进行有效管理的时机已经成熟。在我国学界对私人档案研究的积极成果上，在借鉴国外私人档案管理有益经验的基础上，本人对我国私人档案的管理模式提出如下看法：

第一，把私人档案纳入国家宏观控制范围，建立一定的登记申报制度。私人档案国家监控，国家就可以随时了解私人档案的状况，也便于国家整体规划，开发档案资源，并及时采取措施阻止、减少私人档案的流失和损毁。建立登记申报制度要在明确档案所有权的基础上进行，否则容易挫伤档案所有者的积极性。应该以法律形式规定档案所有者有向国家申报其所有档案的义务，而国家档案部门有登记的权利和义务。登记的内容包括：档案的内容、性质、数量、保存状况、保存条件以及档案所有者的信息，包括姓名、住址、联系方式。国家档案部门登记后，可以制定统一的编目，这样就把私人档案的管理纳入了国家的监管。具体实施时可以定期由私人所有者汇报其私有档案情况，或由国家派专人定期检查，可以发现问题并能及时处理。登记时，如果私人档案所有者不配合，可以提请国家司法部门保护，予以强制登记。对登记后的私人档案可以遵照私人所有者意愿，由国家档案部门代为保管，有条件的可以自行保管。私人档案所有者转让其所有权时也必须进行登记。对私人档案进行的其他处置如出境、补充、修改档案等行为也必须报经档案部门批准。

第二，登记申报制度只是使国家掌握了私人档案的具体情况，具体到对私人档案的管理时，应该更多尝试私人档案转化为国有档案，即档案所有权转为国家所有，这样有利于国家有关档案部门对私人档案进行管理。档案分散保存，不利于档案整体资源开发，也不利于档案的保管、保护。可以通过鼓励私人档案所有者向国家捐赠、国家优先购买、征用、征购、收购以及接收、没收等途径使私人档案转化为国有档案。我国《档案法》中有提到捐赠、收购或征购、购买(档案所有人的出卖)、没收，但没有国外细化。可以更多借鉴国外经验。如捐赠时，可以通过减免捐赠人的个人所得税等的方式鼓励所有人的积极性。除了经济补偿外，也要遵守所有者确定的保管或是利用方面的条件。再如档案所有者出卖档案时，规定国家有优先购买权，并规定对私人档案由国家有关部门进行估价。另外，可以扩大收购和征购的范围(我国《档案法》规定的征购只是在档案受破坏，不能保证安全的情况下才予以实施的)，使用于公益活动的私人档案也进入征购范围。最后，增加接收条款，规定国家有对于无人继承、无人认领的私人档案的接收权利。

第三，对于不能转化为国家所有的私人档案，鼓励档案所有人实行档案寄存，即由国家档案管理部门代为保管。档案所有者和国家有关档案部门可以签订协议，具体约定寄存方式，约束双方的权利和义务。一旦档案所有者需要，可以根据协议结束寄存。寄存期间，国家档案部门有对被寄存档案保护和整理的义务，也有维护档案所有者权益的义务，即不能随意泄露私人档案涉及的有关人员的隐秘，以保护所有人(包括其他人)的隐私权、著作权、知识产权等不受侵害，对确有需要进行的历史研究等活动，也要限制利用范围至最小程度。实行档案寄存，对国家和个人来说，是互利双赢。一方面，国家档案部门有更为完善的保管设施，有专业的管理人员，具备对档案进行科学管理的条件；另一方面，个人的保管条件、管理水平乃至精力、资金毕竟有限，对档案的保管难以做到尽善尽美。对于寄存的档案，经过与档案所有者协商，在尊重所有者权益的前提下，国家可以对档案资源进行开发，对于开发成果可以遵照我国著作权、知识产权方面的法律实行联合署名，权利共享等。目前国内，深圳档案馆设置了全国首家档案寄存中心，专门为不属市、区档案馆接收范围的或不具备档案安全保管条件的各类企业、社会团体提供有关文书、技术、财务管理等方面档案的寄存服务。这个举措实际效果很好，目前寄存了一百多家企业的数万卷档案，部分解决了我国私企档案流失的问题。

第四，建立私人档案管理帮助制度，对于自行保管档案的所有人，由国家有关档案部门指定专人定期指导他们的管理活动。对于他们在实施档案管理过程中出现的各种问题，及时帮助解决，并且规定在此过程中不得侵犯所有者权益，比如泄露所有人隐私等。

第五，对于保管场所的选择问题，可以不拘一格，在国家档案馆内开辟“私人档案库”，或者在地方各级综合档案馆设置“私人档案管理中心”，条件许可的情况下，也可以允许私人建立私人档案馆，具体的管理由国家有关档案部门给予指导。我国广州也已经出现了首家私人出资建立的私人档案馆，对于宣传私人档案价值，弘扬国家多元文化无疑大有助益。

第六，必须加强私人档案的法制建设，细化私人档案管理条文或制定私人档案的单行法规，以规范私人档案管理。明确私人档案所有者权属，明确私人档案所有者和国家有关部门在私人档案管理中应承担的义务以及所享有的权利，加强地方上的配套法规建设，以完善私人档案管理方面的规章制度。