浅析我国档案信息分类

【摘　要】 档案信息分类是人们认识、开发档案信息的重要方法，随着档案管理的现代化发展与档案信息资源的广泛利用，档案信息分类的标准化就显得尤为重要。《中国档案分类法》作为档案信息分类的通用标准，它是一种重要的档案信息检索语言，一方面它为信息资源的组织提供了科学规则与方法，另一方面它为人们浏览并检索信息提供了有效的途径。

【关键词】 档案 信息 分类

信息分类法具有两种含义。其一是指信息分类的方法和技术，依据逻辑分类原理和对象的特征对特定文献进行系统揭示和组织的一种方法和手段，包括通过信息分类建立分类检索系统和检索工具;其二是指由许多类目根据一定的原则组织起来的分类体系，并用标一记符号来代表各级类目和固定其先后次序，主要由分类表及分类规则两部分组成。信息分类法的主要表现形式是分类表。此处讨论的是信息分类法的第二种含义，强调它是一种依据。

1. 档案信息分类

分类是使档案及其信息条理化、系统化的必由之路。档案分类在中国有很长的历史，由简单到复杂、由直观到抽象，但是一直以档案实体分类为核心。随着社会实践活动的丰富化、社会分工的细化，档案数量越来越多、门类越来越细，对实体的单一分类已经不能满足人们对档案信息的多角度需求，在这种需求不断上升的情况下，档案信息分类孕育而生。

档案信息分类并不是对档案的原始载体进行分类，而是对依附在载体上的原始信息进行分类。对档案原始载体的科学有效分类最大限度的保留了档案的原始记录性，使实体有序化和系统化，但是实体分类只是一种管理手段，管理的最终目的是为了满足人们对档案的利用需求，即对档案信息的需求。黝因此，需要针对档案信息开展信息分类工作。这一过程具体是在编制档案检索工具的时候进行的，通过对档案文件的著录、标引，然后将形成的条目按一定的分类规则组织起来，分类目录即是信息分类的成果。

2. 档案信息分类标准

检索问题一直是档案工作现代化的核心问题，而一个好的检索系统的基础是存储库内容的组织，即每一件材料的编码，库存的排列。档案信息检索并不是直接检索实体档案，而是档案著录、标引后形成的一个个条目。档案标引以及这些这些条目的排列都需要规则、一个通用的标准，即档案信息分类标准。它的制订，是为了建立全国统一的档案检索体系，有利于实现档案分类检索方法的标准化，这不仅是档案工作标准化的关键内容，“也是实现档案管理和检索利用现代化的必要条件。”

档案信息分类标准又可称为档案信息分类法，它体现的是一种文献的分类体系，就是表达一系列概括档案内容与事物的概念及其相互之间关系的概念标识系统，运用概念限定与概念划分的原理，将概括档案内容与事物的各种类目组成一个纵向层层隶属、横向并列列举的等级结构，既体现类目的从属关系，又体现类目的并列关系。传统的文献信息分类标准都是采用体系分类法。

3. 《中国档案分类法》的功能分析

《中国档案分类法》是我国唯一一部全国统一使用的档案信息分类标准。随着国家档案管理现代化设想的实施，档案工作标准化这一基础建设成为重点工作。《中国档案分类法》编制的主要任务是“探寻我国档案信息资源内在有的有机联系，以此建立档案信息的分类体系，并根据这一种分类体系确定每一件、卷档案所记述信息的相对位置。在实际工作中则主要体现为对档案进行分类标引、组织分类目录、建立目录、咨询中心。”U这个过程即是使用分类检索语言编制分类检索工具，实现检索目的。具体说来，就是先将档案信息按内容性质的不同予以系统化、条理化的处理，并借用《中国档案分类法》进行描述，使档案材料获得分类标识，形成分类目录，然后通过对集中在分类目录中的信息的不同类别的辨认、比较，将所需的信息查找出来。

《中国档案分类法》主要用于档案分类标引，编制分类目录，实现档案信息的分类与检索。分类目录是检索型目录的主要形式，它的特点是系统性和严密性。它打破了全宗、案卷等馆藏结构的限制，提供了一个更为广泛的检索范围，而且分类目录按类目的逻辑次序，从总到分，形成严密地号码标识体系。一般情况下，采用卡片的格式来编排分类目录，将分类号相同的卡片条目集中在一起，依照分类号码的顺序排列，构成分类目录体系，检索的时候按类目逐级查找。

4. 《中国档案分类法》存在的问题

4.1类目体系不够清晰，应变性不好

《中国档案分类法》是一种档案检索语言，由语汇和语法组成，即一个个的分类类目及其之间的相同、相关、等级关系组成。这些类目按固定的顺序组织排成一个树型结构，较好地反映了类目之间的纵向关系，但是类目之间相互交叉渗透的横向关系却得不到完善的表达，事物本身所存在的多方面联系与体系分类法的单线排列之间产生了矛盾。成千上万的类目，有些相互关联，有些彼此相似，有些名异实同，人们在使用分类表时，很难清楚的分辨这些类目具体在什么位置，它们之间又存在着怎样的关系，甚至根本就不知道它们的存在，这将花费分类人员大量的时间去查找、分析和研究，刁一能做出确切的判断。

4.2类目设置固定，缺乏弹性

分类体系是一个具有内在联系的逻辑系统，这个系统包容的是现有的及将要产生的一切档案文献。它必须充分考虑档案信息分类的特点、档案信息集中的程度以及档案分类检索效率。这就要求分类法的类目设置既要保持相对的稳定性，毙够容纳历史文献;又必须充分体现一定的动态性，能及时地反映新事物，与档案文献的发展相协调。

4.3分类体系的浏览、检索入口单一

体系分类法是层层隶属的树形结构，具有很好的导航功能，但是也存在缺陷。分类表是由10万个类目组成的庞大系统，这种分类体系的熟悉需要时间，如果要检索较低级位的类目，必须要从一级类目入口，按等级顺序查找所要类目，这种线性结构虽有较高的检准率，却降低了使用效率和便捷度，影响用户对分类检索的忠诚度。分类表较为单纯，只提供一个检索入口，用户只能从按照职能划分的基本大类入手，抽丝剥茧，找到档案信息所包含的主题概念，而且这种单程线性的关系不能一次性检索到所有相关主题概念，从而在查找过程中加大分析了主题与类目匹配分析的工作量。

5. 《中国档案分类法》的发展趋势

随着计算机技术、网络技术与存储技术的高速发展及其广泛应用，档案信息的处理、组织、存储过程将走向自动化。档案信息的表达与研究同现代信息技术的应用相结合，使得整个信息系统越发智能化，概念、词语、事物这些因子连接起来形成一个多维、网状的信息组织结构，完成对浩繁芜杂的档案信息的过滤与寻航。分类法的设计是整个信息服务的一个重要环节，它的未来发展方向决定了档案信息的组织与利用。

由于《中国档案分类法》按时期编制了四个分类表，为了减小一体化词表的编制困难，可以采取分而治之的办法，仍然按不同时期分别编制四个一体化词表，供不同时期的档案信息分类使用。随着电子版的研究与开发，这种一体化词表的研究将更深入，功能也更完善。

档案信息分类标准的制订不仅将有助于规范和完善档案信息分类，使档案界面对海量信息的增长有更好的交流与共享的工具，还将对促进档案信息利用产生巨大影响。档案分类体系的设计或规划，必须同己有的老的设施以及现有的世界的标准衔接起来。一套完善的并被认可的分类体系，可以为人们检索浩如烟海的档案文献乃至茫无头绪的信息，建立一条既便捷又可靠的时光通道。那些被记录下来的人类社会实践中创造的、以及还在不断创造着的精神财富，借助这样的分类体系形成了一套独特的知识结构，人类千百年累积的记忆，在不同的层面不同的视角下被组织、挖掘与描述，在历史中寻找知识的人们就不会在光阴与信息的交错中迷失。

（作者单位：吉林省白山市建设系统12319服务监督中心）