上海市电力公司物料代码标准化方法研究及应用

[摘要]为了贯彻建设“一强三优”公司的发展目标和实现集团化运作、集约化发展、精细化管理、标准化建设的要求,上海市电力公司开展了以物料代码标准化工作为切入点的大物流项目,建立了一套贯通设计/概算、物资管理、资产管理和设备管理四大业务流程的物料代码体系,以及与之配套的管理办法。本文说明了物料代码标准化项目背景和立项的意义,详细介绍了一种电力企业物料代码标准化方法,并以上海市电力公司物料代码标准化工作为例阐述了该方法的实际应用情况。

[关键词]物资管理 资产管理 设备管理 物料代码 标准化

一、前言

随着我国社会经济的发展,标准化建设已经深入到现代电力企业的各项工作当中。企业标准化是电力企业创新管理模式的重要途径、标准体系正常运行的重要保证、促进安全生产的重要举措。企业标准化是电力企业科学管理的基础,是一种现代管理手段,建立完善的电力企业标准体系,可以使电力系统提高工作质量、增加安全稳定性、降低生产运营成本、增强企业竞争力、创造更大的经济效益。标准化工作是电力企业重要的基础工作,它的有效开展可以促进电力系统安全、可靠、经济运行,促进电力事业又快又好地发展。企业标准化的实施不仅为促进电力安全稳定可持续发展、建立和谐电力奠定了坚实基础,同时也提高了企业经济效益与核心竞争力,保证了电力系统安全经济运行。

上海市电力公司作为全国电力系统中的先行企业,标准化工作历来得到高度重视,在公司各级领导的指导下,在全体员工的积极努力和配合下,上海市电力公司标准化工作取得了一定的成绩,对确保电力工程质量、推动技术进步、节约生产和建设成本、保护环境、保障人身及财产安全等各方面起到了积极作用。

物料代码标准化工作是电力企业标准化工作的基础,做好电力企业标准化工作,必须要有一套完善的标准物料代码体系作为前提。为此,上海市电力公司实施了物料代码标准化项目,建立了一套贯通设计/概算、物资管理、资产管理和设备管理四大业务流程的物料代码体系,以及与之配套的管理办法,为上海市电力公司标准化工作奠定了坚实的基础。

二、物料代码标准化的意义

目前,上海市电力公司正处在建设“一强三优”公司发展目标的关键时期,随着工程项目逐渐增多,设备采购数目不断增长,在设计概预算、物资管理、资产管理、设备运行管理等业务环节中出现了一些问题:设计/概算与物资采购环节衔接不畅,存在大量重复的人工录入工作(如手动挂物料),降低了采购效率;设计单位提供的资产分类信息错误率高,导致自动转资后续步骤受阻,影响了转资效率;物资管理与设备管理业务数据无法连通,导致双方无法有效利用信息。出现这些问题的根源有:设计/概算与物资采购之间缺少一套统一的物料代码;目前存在的各套物料代码无法连通资产管理与设备管理环节;缺少一套物料代码管理办法和跨部门的协调机制。因此,上海市电力公司开展了以物料代码标准化工作为切入点的大物流项目。

物料代码是贯穿设计/概预算,物资管理,资产管理和设备管理4大业务流程的基础,重要性比较高;物料代码标准化配合IT实施后可大大提升流程效率和准确度,效果比较明显;物料整理牵涉到包括生技部、招投标中心、营销部、工程部、科信部、设计等多个业务部门,难度高,跨度大。因此,公司选择物料代码标准化项目作为标准化管理的切入点。

物料代码标准化将实现上海电力物资相关业务环节的几大转变,为资产全寿命管理奠定扎实的基础,图1所示为物料代码标准化给上海电力物资相关业务带来的转变示意图。

为实现降本增效、优化服务、管控风险、兼顾利益的目标,打造具有上海电力特色、国内电力行业先进水平并能持续改善的物料代码标准化体系,结合上海市电力公司的实际情况,设定了上海市电力公司物料代码标准化工作目标:通过实现一套横向到边和纵向到底的物料代码、一套更加完善的IT系统、一部物料代码管理办法、一套跨部门协调机制和方法、一次针对物料的全系统深入学习和探讨,贯通设计/概算、物资管理、资产管理和设备管理四大业务流程的物料信息,提高流程效率。

三、物料代码标准化工作方法

物料代码标准化工作可以分为以下几个重要阶段:确定物料整理的批次与范围、制定物料代码的标准命名规范、确定物料和资产名称对应关系、制定标准物料代码、固化入系统、宣贯与培训等,物料代码标准化流程如图2所示。

1. 确定物料整理的批次与范围

物料代码整理工作的首要任务是收集原始数据。一般电力公司都有自己的ERP或者SAP系统,可以从系统中导出最新的物料数据,然后对数据进行分析和整理,筛选出有效数据,最终确定需要整理的全部物料。

其次,需要对这些原始物料进行类别划分,并且确定整理批次。由于标准化工作中涉及到的物料比较多,物料整理难度不一,并且涉及到多个部门以及IT系统,因此将整个物料整理工作按照快速见效、重点突出的原则分为几个整理批次,并且确定各批次的物料范围。快速见效即优先整理标准化程度相对较高的物料,重点突出即优先整理重要性高、采购频繁的物料。在整理的过程中,要注意确保数据的完整性,按照重要性对数据进行有序整理。

然后,根据不同类别的物料匹配相关职能部门的专家,成立物料整理小组。由于物料代码标准化过程中涉及到的物料都是比较专业的,需要成立专门的专家组,对物料的整理工作进行指导和协助,而各专家在平时的工作中也都有自己的主专业,所以可以按照各自的业务类型,给他们匹配相应专业相关的物料,让他们协助整理并提供专业意见。

2. 制订物料代码标准命名规范

从ERP中导出所有相关的物料数据,按照各物料整理小组的类别,对这些数据进行筛选分类处理,制作原始数据表。然后将原始物料划分为不同的物料组,各小组内部专家依据专业经验和通过与相关部门专家的多次沟通对各物料组制订命名规范初稿。

由于物料代码的使用涉及到包括设计/概算、物资管理、资产管理和设备管理四大业务流程的整个全寿命周期,所以制订命名规范时需要召集设计、采购、工程、物资、生技、营销、科信等相关部门职能专家,他们对于物料代码的使用都有各自的侧重点,制订出的物料代码必须尽量满足全部部门的工作要求,又要尽可能简化物料代码。

制订完物料代码命名规范初稿以后,需要召开专家小组讨论会,就命名规范初稿进行讨论修改和完善。将专家小组讨论会的结果发至各相关部门征求意见,最后根据征求到的意见修改后确定最终的命名规范。

3. 制订标准物料代码

各物料整理小组按照物料组对所有物料进行归类,然后小组内部专家依据专业经验和通过与相关部门专家的多次沟通制订物料标准代码初稿。各职能部门专家需要提供原始物料信息中现在和以后不需要使用的物料信息,以及需要新增的物料信息,提高物料数据整理的全面性。然后召开专家讨论会,就标准物料代码初稿进行讨论修改完善,并对其中疑难点进行讨论。把专家讨论会的结果发至各相关部门征求意见,最后根据征求到的意见确定最终的标准物料代码,并交付各相关部门确认。

4. 确定物料与资产的对应关系

电力作为密集型行业,对资产管理提出了严格的管理要求,但资产在不同的业务阶段,管理的重点不一样,同一个实体名称也不同。在采购和仓库管理阶段,作为物资进行管理;在建设和运行阶段,作为设备进行管理,但价值上又作为资产进行管理。想要跨越不同阶段业务模式和名称上的差异,满足不同职能部门的管理要求,就需要将对应同一实物的物资、设备和资产之间建立正确的对应关系。可以在上述步骤的基础上,根据物料组分类,对各自的物料进行资产对应关系的匹配工作。

5. 固化入系统

根据公司各部门的业务需要,制订IT需求建议书并各与系统IT实施方沟通讨论实施路线图,分批将标准化的物料导入系统,根据用户的使用反馈意见,提出系统维护与完善的需求,不断优化和完善,使得系统更具操作性和实用性。

6. 宣贯与培训

物料代码标准体系的信息宣贯和培训工作是确保今后各职能部门正确规范使用物料必不可少的环节。为此,需要对各部门相关负责人和专职进行系统的培训和指导,使得每一个相关的工作人员都能及时地了解和掌握最新的标准物料代码,以及使用方法。标准物料代码的使用效果如何,与其宣贯力度有着重要的关系。通过宣贯,讲解细节,解答疑难问题,不仅可以帮助各专职人员了解和掌握标准,从而更好地按照新标准使用物料代码,同时还能提高大家的标准化意识,为今后的标准化工作奠定基础。

四、上海市电力公司物料代码标准化工作

上海市电力公司物料代码标准化工作涉及多个部门,包括生技部、招投标中心、营销部、工程部、科信部、设计等,并且跨度比较大,如公司总部、市区供电分公司、市东供电分公司、市南供电分公司、超高压输配电公司、电力设计院,以及部分多经单位等,因此成立了由上海市电力公司总工程师挂帅的专门领导小组。下面将结合上海市电力公司相关项目的实际开展情况,详细介绍物料代码标准化工作。

1. 确定物料整理的批次与范围

从上海市电力公司ERP系统中导出涉及到的所有物料信息将近三万条,为了避免出现多次返工的情况,然后将这些物料进行分组,大致分为一次设备、二次设备、三次设备、线路设备、电缆设备等几个大类。再根据原始物料信息将所有物料进行归类,每个类别的物料成立相应的专家组,专家组分为一次专家组、二次专家组、三次专家组、线路专家组和电缆专家组等,每个专家组都由上海市电力公司总部、市区供电公司、市东供电分公司、市南供电分公司、超高压输配电公司和电力设计院等单位的相关专家组成。

2. 物料代码整理工作

物料代码整理工作包括物料范围的确定、物料组划分、制订物料组命名规范、制订标准物料代码,以及将这些成果固化入系统,整个物料整理过程如图4所示。在制订物料组命名规范和标准物料代码的阶段,都需要经历制作原始数据表、制作初稿、初稿讨论、讨论稿征求意见、正式定稿的过程。

在整理好完整的原始数据以后,召集各专家组成员开会,根据各自的经验和工作需求,对各物料组的命名规范提出意见并进行讨论,完成了最终的物料组命名规范,表1所示为变配电一次设备物料组命名规范,以供参考。

根据已经制订好的物料组命名规范,对每个物料的物料描述进行整理,并梳理物料库,冻结淘汰物料,新增缺失物料,得到最终的标准物料代码,表2所示为变配电10kV干式变压器物料组标准物料代码举例。

为了提高设计/概预算人员填写资产名称的效率和准确性,小组成员完成了物料组和资产名称的对应关系。表3所示为变配电一次设备物料组和资产名称对应关系表。

其中,第2-4列对应于单独形成电力资产的物料组标注资产名称和资产分类代码;第6列对应于不单独形成电力资产的注明其附属的设备;第7列对应于同一物料组出现不同资产名称/资产代码的条件。

在所有上述工作完成后,编写各类物料的标准代码库以及标准物料代码库使用手册,然后根据ERP系统需求,制作符合ERP系统格式要求的物料代码库,然后将物料代码库分批维护入系统,并进行系统的试运行与完善。

3. 培训及系统维护

在系统上线后,制定相应的管理办法与流程,还需要对各部门相关负责人和专职进行系统的培训和指导,首先在“三供一超”(即市区、市东、市南供电分公司以及超高压输配电公司)层面进行宣贯培训,对项目经理进行深入培训,然后再进行全面普及。

经过一个阶段的完善,系统数据进入了相对稳定的阶段,使用人员若需要对数据进行新增、冻结或修正,可走标准线上维护流程,标准代码维护流程如图5所示。

五、结束语

通过建立一套标准物料代码体系以及与之配套的管理办法,并在ERP系统内固化大物流关键业务流程,实现了物资从产生到消亡的全寿命周期的规范化管理,从总体上提高了上海市电力公司整体物资管理水平和效率,从根本上贯彻了建设“一强三优”公司的发展目标和实现集团化运作、集约化发展、精细化管理、标准化建设的要求,为上海市电力公司企业标准化工作奠定了坚实的基础。

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