档案在政务管理中的地位和作用

一、档案的内涵

在档案学界，对档案定义较早且影响较大的当属荷兰档案学三巨头，即穆勒（S.Muller）、斐斯（J. A.Feith）和福罗英（R.Fruin）。他们在荷兰档案家学会的监督下，合编了《档案管理与编目手册》。在此书中，他们将档案定义为：“由行政主体或其官员正式制作产生或收到的书面文件、图像以及印刷品的总体。这些文书被官方或官员置于特定场所予以保存。”

美国学者谢伦伯格（T.R.Schellenberg）将档案定义为“公立或私立机构的记录文书。这些文书，从参考和研究的目的的角度来看，值得永久性保存。它们被置于或经过选择后被置于某个档案机构。”美国档案家协会在制定档案描述规范是时指出：“传统意义上说，档案材料指那些被某些人或组织，在其执行事务的过程中有组织地制作、收集和应用的材料。这些材料同时具有永久保存的价值。”

《中华人民共和国档案法》（1987通过，1996修订）规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

二、档案的基本特征与要素

根据上述专家的理解和定义，我们基本可以勾勒出档案的若干基本要素。

首先，目的性。档案文件的收集与保存具有一定的目的性。某个机构为了完成自己的政治的、司法的、文化的、商业的义务所收集与制作的文献。其目的性十分明确。档案的制作与收集是一种主观故意的行为，而非无意的痕迹。

其次，价值性。所有的档案文书的制作与收集均具有一定的使用价值。这些价值，或者立竿见影，或者是潜在的。比如作为证据，它可以证实过去的事实。这便是当下实用的价值。古代档案主要为自己或本机构服务。现代档案学家则认为档案不仅为自己服务，而且为社会、为他人服务。这种属性，我国学者称之为“社会性”。价值有多种形式或形态，如道德价值、经济价值、政治价值或社会价值等。档案的价值侧重于社会、政治等价值。

目的性和价值性均在我国的《档案法》中得到了强调。

第三，客观性。档案来源于文件，并因其具有重要性而被整理与收藏。“文件和档案的内容，受到客观事实的比较直接的制约和比较严格的限制，往往比较接近客观事实。在一定范围内，档案史料的主观随意性是比较少的。因为文件一旦发出，有关方面便会根据文件行动。……即使以旧政权档案而言，作为历史活动的一种工具，出于维护统治阶级国家机器正常运转的需要，旧政权的公文和书信往往也不得不说一些真话，反映一些真实情况。”档案文献具有一定的客观性。虽然说人们在制作档案时，会考虑到档案的价值。但是这种价值衡量主要基于普遍的社会价值而言，较少根据于相对的善恶道德价值。人们会因为其客观价值的重要性而制作为档案。至于档案内容是否包含着某些相对的道德或不道德的内容，并不关切。比如国际之间的某些协议，从道德的角度来说，可能不怎么光彩，但是从社会与政治的角度来说，却又非常重要，对于这些文件，我们还是要收藏为档案。

第四，固定的馆藏地，比如档案馆、档案室等。必须得到专业机构和专业队伍的专业保存。我国的《档案法》对此也有明确的规定和要求。

第五，原始记录性。档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。所以，学界一般认为：“原始记录性”是档案的本质特性之一，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在。这种原始记录性，具体为两个属性，一是明确的记录或记载。所谓记录文书（records），即“由公立或私人机构在完成其司法义务或与其相应的事务的履行过程中产生或收到的所有的书籍、文稿、地图、图片或其他文件材料，不论其形体或特点。它们被相关机构或其合法继承者予以保存，作为其功能、政策、决策、行动及其其它活动的证据，亦或因为其包含着某些具有信息价值的数据。”档案源于文件。“档案是由文件而来……从一般意义的文件和档案定义看，没有文字的文件、档案是不能成立的。”记录文书也体现了价值性特征。记录确保了内容材料的确定性和真实性。故有学者将“确定性”视为档案的特征之一。原始记录性的第二个属性是尚未公开出版或发表。一旦公开出版了，便成了出版物，不再归为档案了。

三、档案的价值形态

档案价值形态是指档案价值的具体表现形式。从不同的角度剖析和划分，档案价值具有不同的表现形式。

（一）凭证价值和情报价值。根据档案价值实现领域和效果的不同，可分为凭证价值和情报价值。档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性构成了档案的基本价值之一―凭证价值；档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特点，构成了档案的又一基本价值―情报价值。

（二）现实价值和长远价值。根据档案价值实现时间的不同，可分为现实价值和长远价值。档案的现实价值又可以称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性；档案的长远价值是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方面利用者需要的性质。无论是现实价值和长远价值，都包括凭证价值和情报价值两种不同形态。

（三）对于形成者的价值和对于社会的价值。根据档案价值主体的不同，可分成对于形成者的价值和对于社会的价值。文件的双重价值学说是由美国著名档案学家谢伦伯格提出来的，他认为，文件的第一价值是文件对其形成机关的价值，它是文件的原始价值，包括行政管理价值、法律价值、财物价值和执行价值；文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值和档案价值，包括证据价值和情报价值。

四、档案在政务管理中的地位

档案在社会历史发展进程中占有十分重要的位置。“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”这是对档案工作地位的一种科学阐述。

（一）档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证。从这一意义上看，档案工作是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业。一个国家、一个地区收藏档案的数量与质量，反映着一个国家、一个地区文化发展的水平和文明程度的高低。

（二）档案是重要的信息资源，是实现科学管理的重要资源条件。因此，在国家建设事业中，特别是在科学预测与科学管理中，档案工作有时会起到决定性作用。不仅档案工作本身是一项科学管理性工作，同时，它有为其他建设事业、特别是科学管理的实现创造条件，它是实现科学管理的一项基础性工程，是提升管理水平的重要保证。

（三）档案作为信息资源的重要组成部分，也是一种重要的生产要素、无形资产和社会财富，它是推动经济发展不可缺少的资源条件。因此，档案工作是提高社会生产水平和促进经济发展的基础性工作。

总之，在我国，就目前而论，档案工作应为社会主义物质文明与精神文明建设服务；就长远而论，档案工作应为延续和发展我国文明史做出贡献。

五、档案在政务管理中的作用

档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何、发达程度如何，都无一例外地在日积月累地形成和保护档案，并将其流传于后世。之所以这样，是因为档案具有独特的、重要的、广泛的社会作用，目前主要表现在行政、业务、文化、法律、教育等几个方面。

（一）行政作用。档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对这些单位具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资质作用或行政作用。

（二）业务作用。档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。

（三）文化作用。档案是民族文化的集中体现；档案是历史文化的积累；档案是历史文化传承的手段；档案是文化创新的基础。档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。

（四）法律作用。档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的重要体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。

（五）教育作用。档案是一种重要的教育资源，它以第一手原始资料见长，翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会生活的方方面面，其真实性不容置疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力，如果能够得到有效的开发，就能在发展民族心理的过程中，在促进人们了解其自身发展及其与外部世界的联系方面，发挥无法估量的作用。档案的教育作用可以通过多种形式表现出来。在我国，档案的教育作用大多通过展览的形式发挥出来。

关键词：档案 政务管理 档案法