医院综合档案室管理存在的问题与对策

随着医疗业务的不断扩大，医院的全面建设和发展进一步加强，各医疗单位档案工作更加受到重视，大多数医院相继建立起综合档案室。档案工作已从阶段性工作转变为日常性工作，档案人员也由原来的频繁流动变为相对固定，由辅工作转变为重要业务工作之一，档案工作在卫生事业中发挥着日益重要的作用。按照形势发展的需要，综合档案管理的内容和范围也在逐步拓宽和多样化，一些单位已经通过达标升级验收，综合档案管理工作不断迈向制度化、正规化。在此，根据工作实践，对档案综合管理工作存在问题及其对策进行探讨。

一、存在主要问题

1、重视文书档案，轻视科研及其它类档案的现象普遍存在。因思想观念或专业素养参差不齐，一些单位认为档案就是文书档案，忽视了其它档案。有的虽然保管了部分其它类档案，但存在着档案不齐全、不规范和缺乏检索工具情况。有的综合档案室至今仍未将收集声像档案、实物档案列入档案综合管理的范围，还有的综合档案室管理的范围不够宽，以至名不符实，没有真正实行档案的综合管理等，如此这般，必然影响和制约档案完整、齐全以及有效利用。

2、重视档案而忽视资料。不少综合档案室，只管整理档案，而没有把资料作为综合管理不可或缺的内容，平时不注重资料的收集，造成不少有参考利用价值的资料流失，使诸多相当重要的资料没能归档，造成不可挽回的损失，令人非常痛惜。

3、档案的分头管理和分散保管现象突出。比如有的单位开展的科研成果项目比较多，只图自身查阅档案方便，或以上级有精神以及安全保密为借口，不愿将档案交综合档案室集中统一管理。有的因库房紧张将档案分散由各科室保管，造成档案资料没有专柜存放，更没有进行整理，即使整理也不够规范，缺乏检索工具，只是把档案袋草草一放了之。有的档案室为了定级升级实行了档案的集中统一管理，然而在升级后又将某些门类的档案分散回部门，人为割裂了全宗的完整性，导致档案内容联系上的混乱现象。

4、习惯于被动服务多，主动服务少。档案的价值只有通过不断开发才能实现，这就需要档案工作者充分利用档案信息，及时地编出较深层次的编研材料来；由于档案的分散管理，这样档案室就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息，不能把“死”档案变成“活”材料。也不利于综合档案室对档案信息进行综合分析研究和开发利用。

二、对策

1、建立档案综合管理的机构和制度。设立综合档案室，由医院领导副职主管，办公室主任兼任档案室主任，统一组织协调，负责解决档案工作的方面要求，各科室配备一名兼职档案员，这样部门领导、档案室主任，专职和兼职形成了一个全方位的档案工作管理网络，并制定档案的归档范围及档案管理中的各项制度，使每个人都明确自己的责职，按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。

2、实行档案集中管理，编制统一的分类大纲。在实施综合管理中，各种门类、载体的档案务必集中保管，这是保证全部档案的完整、系统、安全的重要手段。要解决库房紧张、部门档案利用频繁、内部机构办公地点分散等问题，将档案集中统一保管。要把各门类的档案作为一个有机整体，用统一的标准进行整理。

3、开展目标管理，加强档案业务培训。综合档案室定级升级工作是提高档案室工作水平的重要措施，把档案工作纳入医院长远发展规划中，也是对档案工作实行目标管理和量化考核的重要内容之一。业务主管部门及系统档案管理部门要对档案的综合管理及定级升级工作进行检查、指导。抓基础、重实效，掌握标准，严把质量关对定级升级后的综合档案室定期复查，对检查不合格者应予教育，限期整改，使综合档案室的等级与实际水平相一致。

4、重视档案的开发利用。档案实行集中统一管理，档案的信息量就增大，为大力开发利用奠定了雄厚的物质基础，不应该只满足于“查阅文件”的被动封闭式的状况，否则只是发挥其简单的自然属性，使大部分档案信息处于“沉睡”状态，从而失去了档案存在的价值。档案的收集、整理、保存、利用是档案的系统工程，档案室要提高自身的地位，只有通过不断地开发才能实现，这就要求档案人员把重点转移到充分开发档案信息资源上来。

5、运用现代化手段管理档案，提高档案管理水平。医院是知识密集型地方，也是目前社会最注目的行业之一，积极创造条件尽快建立电子文件的管理系统，只要用手指轻轻一点，就能在成千上万的档案中找到所需，并且不断创新，跟上时代步伐。