服务利用档案管理

现今档案使用过程中，档案寿命越来越受到重视。通过新档案法的颁布，提出了现代各类档案管理保护办法。在实际工作中，只有坚持“以防为主，防治结台”的原则来管理档案才能更好延长档案寿命。凡是档案保管条件好的，档案的变化就慢,档案的“寿命”就会延长。所以说寻求科学的保管档案的技术方法，是安全保管档案的关键所在。目前比较通行的档案保护技术学定义是：“档案保护技术学是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科。它的任务是最大限度地延长档案的寿命。”在档案管理过程中影响档案寿命因素种类繁多，那么如何针对影响档案寿命因素，采取何种措施解决问题。在此，本文就科学管理纸质档案、电子档案、磁盘档案延长使用寿命作课题探讨。

关键词：种类繁多；影响因素；寿命延长

在21世纪到来之际，我国档案现代化工作有很好的外部环境和内部环境，面临一次发展的大好机遇。然而在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，说明档案管理已朝信息化发展。如今众多档案管理办法比比皆是，如纸质档案、电子档案、磁盘档案等，然而影响它们使用寿命的因素也很多。

1电子档案文件及保护

电子档案文件是通过电子计算机来阅读和处理的信息，从其载体的形式来看，它不再是传统的纸张和字迹，而是新型的载体材料即磁性载体和光盘载体。

1.1电子档案文件损毁的主要原因

电子档案文件与纸张和缩微胶片相比，耐久性要差得多，除其自身质量的影响外，外界条件对电子档案文件的影响也是十分重要的。

1.1.1不适宜的温度和湿度的影响

一般来说，16℃～20℃的温度，40％-50％的相对湿度是保管电子档案文件的理想条件。不适宜的温度和湿度会使磁性载体和光盘载体的寿命减少，导致制品发脆。光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料在高温下很易变形，而光盘的表面只要有稍微的弯曲，都会影响激光束精确定位和数据读写。湿度大，磁性载体涂层中的粘合剂易吸水、粘连、脱落，使涂层移位和变形，造成记录的信息丢失；还会使磁性载体材料中的粘合剂长霉、水解，导致磁性氧化物分离变成许多碎片并产生斑点，使磁性载体材料变质，永远失去使用价值。湿度过低，则输片时盘基(带基)容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏载体。

1.1.2有害气体的影响

大气中的有害气体(如二氧化硫、二氧化氮、硫化氢、氯气等)在一定条件下，沉积和吸附在磁性载体和光盘表面，分解出酸性化合物或氧化物等有害物质，腐蚀、破坏磁性载体和光盘载体，致使盘基(带基)老化、变质，造成电子档案文件信息丢失，盘体(带体)损坏，寿命缩短。

1.1.3灰尘的影响

灰尘对电子档案文件载体有物理、化学和生物损坏。如表面灰尘与电子档案文件载体摩擦，使磁盘、磁带、光盘表面产生划痕，引起磁性记录信号的衰减，造成记录信息的损毁。灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏。同时灰尘还可作为有害生物(主要是霉菌)的培养基不断地繁殖，落在电子档案文件上，软盘(磁带)发霉后，不仅会使数据丢失，而且会污染驱动器读写磁头，甚至会不断传染给其它软盘(磁带)。

1.1.4光线的影响

光线特别是太阳中的紫外线，能与电子档案文件制成材料发生光氧化反应，使磁盘、磁带、光盘的盘基、带基老化，脆性增大，强度下降，耐久性降低，发生明显的不可逆变化。

1.1.5机械磨损和震动的影响

磁性载体档案文件使用时，磁盘、磁带都是在驱动器内高速运行，长期使用会使它们磨擦损伤，电子档案文件在保存和传递过程中也会产生磨擦、磨损、划伤、弯折等现象，这些都会引起磁记录信息和光盘记录信息损坏。强烈的震动，也会影响磁性载体材料中磁物质内部磁分子的排列次序，对剩磁也是一种潜在危害，能破坏已记录的信号。

1.1.6磁场的影响

磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度在记录和读出信息时起着决定性作用，随着磁性涂层剩磁的消失，磁性载体所记录的信息将会荡然无存。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层剩磁退磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，影响读出效果。事实上，在我们周围的环境里，存在着多方面的电磁干扰，如电动机、发电机、变压器、电视机、放大器等。经调查，30奥斯特的外磁强度就会对磁性载体产生磁化效应；外磁场强度超过50奥斯特能产生明显的退磁，就有可能将磁性载体上的信息抹掉，使磁性载体材料失去应有的功效。

1.2如何电子档案文件的保护

[2]电子档案文件一方面以更准确、形象、生动以及最简便的信息记录方式和便于检索、海量存贮等无可比拟的优越性得到人们的青睐；一方面又以不易保存，一旦出错，满盘皆无的品性警告人们对其加强保护。电子档案文件载体没有纸张和缩微胶片保存时间长，普遍认为磁性载体保存时间为10年左右，光盘保存时间为10～20年，且保管不善，容易引起故障，这与档案要求的保管期限相差甚远；因此，应采取有效的措施，加强对电子档案文件的保护。电子档案文件在保存时，要求一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。

1.2.1软盘(磁带)的保护

软盘(磁带)作为微机系统的重要外存贮器，在数据备份，信息交换等方面起到了重要作用。正确使用和保存软盘(磁带)，能有效地延长其寿命。

控制好温湿度，防止高温、高湿以及低温、低湿对软盘(磁带)的影响。防止温湿度急剧变化，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％。在使用过程中温度、湿度相差较大时，要在环境中平衡后才能使用。

严禁折弯盘片和触摸盘片表面。折弯盘片会损坏盘基和磁性涂层；触摸盘片会擦伤介质表面，如留下了指纹，会因粘上灰尘使其发霉，导致数据存储出错。一旦磁盘(磁带)发霉，绝对禁止使用，以防损伤磁头；要用干净药棉蘸高纯度酒精洗干净、干燥后才可使用。

保持清洁，不要吸烟，防止灰尘和有害气体对软盘(磁带)的污染和危害；防止强光的影响，不允许紫外光线直接照射在软盘(磁带)上。不可在软盘(磁带)上堆放、压放重物，以免引起变形和永久性损坏。软盘(磁带)存放时，应使其竖直地放在盒内，确保不被挤压、弯曲和折叠。

防止外磁场的影响。软盘(磁带)在保存和使用过程中要确保不受外磁场的破坏，一定要远离强磁场；库房建筑最好是由抗磁性材料制成的围护结构，磁性载体应存放于抗磁性的框架内，使保存软盘(磁带)周围环境的杂散磁场强度低于l奥斯特；珍贵的档案文件可放在金属盒内保存。另外，还要防止静电作用而引起磁性载体的数据信息丢失。

不能用圆珠笔或铅笔在软盘上直接书写，如需加标记，应先将标签内容填好，然后贴到封套上去。严禁用橡皮筋、绳子、夹子来捆夹软盘，以免造成封套或软盘介质损坏、变形。软盘(磁带)在使用和传递时，要轻拿轻放，严禁剧烈震动和翻滚。

磁带在理想的温湿度环境条件下(温度为18±12℃，湿度为40±5％)，可每隔3-5年倒带一次；若不能保持上述温湿度范围，倒带间隙应视保存环境不同而相应缩短。倒带速度要慢，倒带卷绕张力要恒定，保持1.7～2.2N(牛顿)，磁带倒带后要保持在标准的读写状态。

定期检查及清洗磁带机、软盘驱动器，严格遵守操作规程使用磁性载体材料。磁性载体保存信息的时间是有限的，在保存过程中，应定期复制，在正常保存条件下，软盘(磁带)可每10年复制一次。

1.2.2硬盘的保护

硬盘采用温氏技术之后，可靠性大为提高。但如果不注意使用方法，也会引起故障；硬盘的损坏大约70％是人为操作不当造成的。因此，对硬盘进行预防性维护是十分必要的。

注意环境的温湿度和清洁条件。由于主轴电机是高速运转的部件，再加上硬盘是密封的，所以周围温度太高，热量散不出去，会导致硬盘变形，产生故障；但如果温度太低，又会使硬盘受热胀冷缩的影响，影响硬盘读写效果。因此，要加强对温度控制，采取防潮措施。硬盘虽然工作在一个密闭式结构的密封体中，以带有超精过滤纸的呼吸孔与外界相通，它可以在普通无净化装置的室内环境中使用。但是若使用环境灰尘过多或太潮湿，也会使呼吸过滤器堵塞，影响空气过滤系统的正常工作，导致硬盘损坏。所以，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，并适时清除印制电路板上及主轴电机转子部分的积尘。

减少震动冲击，防止磁场影响。硬盘驱动器应平稳固定好，否则当执行读写操作时，一旦发生振动，磁头易划伤盘片的数据区。因此，硬盘驱动器执行读写操作时，不要移动或碰撞工作台，否则，易使磁头划伤盘片，造成盘片上的信息读写错误。另外，尽可能使硬盘驱动器远离强磁场，如音箱、电台、电机等，以避免磁盘里所记录的数据遭到破坏。

注意防静电。硬盘驱动器的外壳一般都有接地插片，在加电之前就应使其接入微机系统的地线，切不可加电启动后随意插拔。另外，硬盘驱动器中采用了许多微电子器件，对静电均很敏感，同微机系统一样，应注意防止静电的危害。

做好微机硬盘分区表、主引导扇区以及CMOS参数的备份工作，以便系统崩溃时能有效地找回已存储的档案文件。定期对微机进行病毒检查和系统维护工作，使存储在微机硬盘中的档案文件处于一个相对安全易于整理的环境中。

1.2.3光盘的保护

控制好温湿度，防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害。保持清洁，防有害气体与灰尘对光盘的破坏。光盘在使用时不能用手直接接触盘片的信息部；光盘使用后应放在盘盒中储存，避免长时间暴露在空气中遭受灰尘、有害物质的侵蚀。光盘在保存时，还应注意防止强光(特别是紫外光)和静电对光盘的危害。

禁止用橡皮筋、夹子等来捆夹光盘，以防造成光盘介质的损坏和变形。严禁折弯盘片，折弯盘片会损坏盘基及记录介质。光盘存放时，应以竖直方式放在盒内，确保不被挤压。采用具有防潮、防磁、防静电等功能的储存柜有利于光盘的保存。光盘在正常的保存环境中，每隔10年～15年复制一次。

1.2.4优盘（闪存）的保护

这是最近两年才出现的新的存储载体。

优盘的优点：与软磁盘相比，存储容量大，读取速度快，稳定性好；使用方便，使用USB接口，即插即用，不需要任何驱动器，Windows2000以上的操作系统都自带驱动程序。

优盘的缺点：目前价格相对较贵，保存寿命还不能完全确定，缺少通用标准。

优盘的维护：闪存介质理论上可反复使用10年，但这只是理论值，实际使用过程中受环境、操作规范、产品质量等因素的影响，往往达不到这个标准，故在平时使用中要注意闪存的维护。

注意使用环境。普通储存设备在-20℃—55℃，湿度在65%时仍然可以正常使用。1GB以上的产品性能条件更加宽松，最高规格的产品的工作温度普遍是在-20℃—65℃。如果超过这些指标的环境，建议避免使用，以免损坏移动储存设备。

正确插拨。虽然移动储存设备支持热插拨，但在卸载设备前，一定要等到计算机对储存设备的读写完毕时再进行，否则很可能损坏硬件设备或者破坏数据。

减少低格次数。使用时如果发现闪存盘的盘符丢失，容量骤减或传输数据经常出错时，可尝试通过低格来修复。可是经常性低级格式化会损伤硬盘的介质，影响FlashRam的寿命。基于Flash存储技术的内存设备在工作时是通过二氧化硅形状的变化来记忆数据的，随着时间的推移而变小，频繁地初始化操作会加剧Flash芯片的老化。

从发展趋势看，优盘可以完全取代软磁盘作为小型移动存储的介质。随着信息技术的发展，电子档案文件会越来越多，我们要加强对电子档案文件载体的研究，并研究保护它们的技术方法，以便延长电子档案文件的寿命。

1.3电子文档几方面保护

1.3.1电子文件设计制作时的保护要求。主要[5][1]包括文件制作系统的设计和制作时要系统设计出确保文件在形成中和公务流通中,以及归档长期保存过程中保障其原始记录的真实、可靠、长久可读的相关保护技术。

1.3.2利用传输中的保护技术。主要指电子文件在执行公务活动的流通过程中所遇到的保护问题。重要的是网络传输中的信息安全问题。

1.3.3脱机归档材料的保管技术。主要针对载体的保护和内容的不断迁移技术。

1.3.4记录信息恢复技术。对因各种被污染、被破坏的档案信息进行恢复的技术。

2电子与纸制档案两者差异及保护

2.1电子文件形成中的保护技术

电子文件形成保护技术是指文件在形成时通过软件工程和相应的文件管理制度确保文件的真实、可靠、长久的技术。这方面主要涉及到标准(兼容性好)而安全的软件开发和应用，电子文件形成过程中确保文件可靠性的各种监控、保障技术，如备份措施、加密技术、电子签署技术、审计跟踪技术等，以及相关的登录认证、访问控制、法律凭证依据等技术。有学者认为：“如果文件的生成者不从电子文件产生之时就采取措施来保证它们的可靠性的话，未来将没有多少文件值得保留”。④这种文件形成时的保护技术如同纸质档案形成时，对载体和字迹重视一样，以确保文件从形成那一刻起就贯彻保护的原则。

2.1.1利用传输保护技术

利用传输保护技术主要指档案在开放的网络传输中的保护问题。如安全网络的建立和运行、信息污染环境的控制技术(包括防计算机病毒技术)、防黑客攻击技术、网上知识产权保护法规等。

2.1.2保管技术

保管技术包括两方面：一方面可借鉴纸质档案的保管技术，因为电子档案也需要保存一定量的信息载体，这些物质实体同样需要良好的环境条件，所以有关保存环境的温湿度调控、防光、防尘等技术也是必须的；另一方面针对电子档案材料结构的多样性、复杂化，库房中的管理措施更应注意强调个性化、多样化，以适应不同形式材料的理化性能和保存环境的特殊要求。

2.1.3信息修复技术

信息修复技术是指信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术、磁盘、光盘等物质载体破损的修复技术等。

2.2电子档案与纸制档案差异及纸制档案的保护

电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域[2][5]。

2.2.1载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.2.2环境条件影响的差异

1）温湿度影响的差异

不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2）灰尘影响的差异

灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3）外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4）光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

2.2.3技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。

技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。

因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：（1）将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；（2）在纸与缩微胶片上制作拷贝；（3）将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准DA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

2.2.4信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。

2.3纸制档案的保护

纸张档案之所以采取保护原始制成材料的方法,来达到保护档案原始记录的目的,是因为档案的原始记录被封闭在原始的制成材料上,二者不可分离。[5]纸张档案中的原始材料和原始记录共同构成了我们熟知的“原件”。在这个“原件”上,档案的原始记录性所包含的内容,诸如“特定的内容、载体、字迹材料、体例、格式以及有法定效力的签署、印章等,其中任何一项发生变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。原件还必须是由特定的作者,在特定的时空条件下制作完成,时间和空间的差异也可以作为否认其原始性的依据。所以“原件”对纸张档案所涉及的原始记录性的特征表现的一览无余,它的存在和长久保存可以把纸张档案的原始记录性的真实性、完整性、可读性完全保存下来。

3胶片档案及其库房保护管理

3.1胶片档案的结构组成

3.1.1黑白胶片的结构组成

各种银盐型黑白胶片虽然其用途各有不同，但其结构却基本相似，一般都是由保护层、乳剂层、防光晕层、底层、片基、背涂层等几个部分组成。

3.1.2彩色胶片的结构组成

彩色胶片由保护层、感蓝层、感绿层、感红层、底层、片基和防光晕层组成。

3.2胶片档案的保管

胶片档案的保管就是要采取各种有效的措施、科学的方法，克服与限制可能损胶片档案的各种不利因素，从而达到安全保管胶片的目的[4]。

3.2.1装具

1）装具材料。用于制作装具的材料主要有纸张、塑料和金属三类。

用纸张制作而成的胶片装具有纸卡、纸袋、簿册和纸盒等。制作胶片装具用的纸张应为表面光滑的中性纸张,含酸量较高的纸张或含有硫或二硫化碳的玻璃纸不宜用于制作胶片装具。用塑料制成的胶片装具有片轴、片盘、片盒和封套等。胶片装具应使用化学性能稳定、不易老化、耐腐蚀、不释放有害气体的塑料。金属可用于制作片盘、片盒及柜架等。所用金属材料一般为经过氧化处理的铝或不锈钢，也可使用经过喷漆、镀锡或其他防腐蚀处理的金属材料。

2）装具类型。根据密封程度，胶片装具有开放式、密闭式和密封式三类。

(1)开放式装具。这是一种能防止胶片遭受机械性损伤，但不防光，并可以接触到周围空气的装具。这类装具有开窗卡片、片盘、片夹等，短期保存的胶片档案可使用这类装具保管。

(2)密闭式装具。这是一种能限制胶片与周围空气的接触，并可以防光、防尘、防机械损伤的装具。这类装具有封套、片盒、平片箱等，短期保存或长期保存的胶片档案均以使用这类装具保管。

(3)密封式装具。这是一种能完全切断胶片与周围空气接触，并可以防光、防空气污染防潮的装具。这类装具有密封式平片盒、密封式卷片盒、密封袋等。主要用于胶片的长期保管或耐久保管。

3.3胶片档案的保护

保管胶片档案的环境和条件直接影响着胶片档案的使用寿命,而做好库房管理工作则能为胶片档案提供良好的保护环境和条件。胶片档案由于制成材料的特殊性,因而在库房管理方面有如下具体要求[5]:

3.3.1控制温湿度

胶片档案对环境温湿度要求较为严格，控制好库房的温湿度在胶片档案的保护工作中占有重要的地位。根据国家档案局1987年正式颁发的《档案库房技术管理暂行规定》，保存一般胶片的适宜温度是14℃~24℃，相对湿度为45%~60%;保存母片的适宜温度是13℃~15℃，相对湿度为35%~45%。在保管胶片档案的过程中,有条件时应在库房内安装空气调节机和除湿设备，以控制库内的温湿度，最大限度地延长胶片档案的寿命。

3.3.2防止阳光照射

阳光直接照射在胶片上，会使胶片变色、脆裂。保存胶片档案的库房最好选用无窗库房。库房有窗时，可加设外遮阳和内遮阳设施，也可以把窗户密封起来，以防止阳光直接照进库内。

3.3.3保持库内清洁

搞好库房清洁卫生工作，是防尘的措施之一。因为灰尘能随风飘扬而散布到库房，而要杜绝灰尘的来源，除库房围护结构内表面采取必要的防尘措施外，在库房日常管理中，定期进行库房清洁卫生工作是必不可少的。

3.3.4注意预防火灾

胶片制成材料多为易燃性物质，一旦发生火灾，将会造成无法挽回的损失。在胶片保管过程中，胶片库房要远离火源；要禁止将火种，如火柴、打火机等携带进库；严禁在库内吸烟；库内禁止使用明火；定期检查电气设备和线路，发现问题及时处理；库内应设置气体灭火设备和自动报警装置。

3.3.5加强检查

胶片入库时，均应严格检查验收。要认真检查胶片有无影响阅读的划伤、手印、污迹,有元受潮、脆裂、生霉现象，对于不符合要求的胶片应采取适当措施及时进行处理。在库房管理工作中，应建立并严格执行检查制度。可采用定期和不定期相结合的方法，随时观察和发现胶片的异常变化，以免造成胶片严重受损。

此外，当库内外温湿度相差较大时，胶片进出库房前应在调节室或调节柜中进行温度和含水量调节后方能进出库房。

4声像档案及其保护措施

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。据调查（湖北马房山区）发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

4.1声像档案管理存在的问题

4.1.1声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

4.1.2摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

5.1.3声像档案管理混乱，问题复杂

1）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2）档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3）保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！4）收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今局面。

5）区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

4.2[5]加强声像档案管理的保护

4.2.1加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

4.2.2加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

4.2.3加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4.2.4结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4.2.5全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

4.2.6建议档案主管部门参与全区各类重大活动

针对地区重大活动（重要会议）档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案局、馆直接参与的办法，由主办单位通知档案局派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保全区重大活动产生的档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。[来源

参考文献

[1]郭莉珠主编:《档案保护技术学教程》,中国人民大学出版社2000年版,第1、2页。

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[3]赵淑梅《关于界定档案寿命的一些思考》,《档案学通讯》2003年第6期,第79页。

[4]何嘉荪、傅荣校:,中国《文件运动规律研究》档案出版社1999年版,第76页、第79～80页、第54页

[5]吴广平，向阳《档案工作实务》北京大学出版社2008-8-10第5章——第7章