人事档案信息网络化管理的必要条件分析

【摘要】1、人事档案信息的网络化管理中电子账号的编码设置标准。人事档案信息管理的电子账号的编码是一个基本编码，它必须要在科学论证的基础下既便于管理又要能反映出一些相关的信息。现...

人事档案信息的网络化管理的含义是；按层次或网状结构将人事档案中存在的信息进行整理、编码，然后合理地分布在各单位或部门的计算机上，并且实现各计算机物理上的连接和人事档案信息逻辑上的连接，使网络上的各个部门计算机上的人事档案信息构成一个整体，在外界因素(时间、信息的更新和补充)不断刺激下，对网络上各部门保存的人事档案信息进行综合分析、提炼和加以处理，使其成为专有的人事档案信息的数据库，便于社会各界、个人通过网络对数据库中的人事档案信息进行利用、查询、整合。人事档案信息实现网络化管理的必要条件是：

一、要有法律政策的“软”环境

这就需要国家档案行政管理部门会同国家人事部门和相关的立法部门共同制定出一些与人事档案信息开发、利用有关的法律政策，且这些法律政策必须充分考虑到网络环境下人事档案信息的利用条件、利用范围、人事档案信息的分类等级、查阅权限和授权的条件。需要指出的是，随着我国立法进程的加快，针对人事档案信息的分类和利用方面的法律也相继出台，这为人事档案信息网络化管理提供了基础保障。例如，国家人事部制定的《流动人员人事档案管理暂行规定)中第一条规定“流动人员人事档案是指：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学人虽的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、街道企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；其他流动人员的人事档案”。既为对流动人员的人事档案保管提供了法律依据，也为实现这些人员人事档案信息的网络化管理提供了依据。

二、要建立必要的信息采集和分类标准体系

人事档案信息的标准体系主要是指在人事档案信息的分类、整理及编码、加密码、解码等，必须要有一套适用、科学、统一的标准体系。具体要包括3个方面：

1、人事档案信息的网络化管理中电子账号的编码设置标准。人事档案信息管理的电子账号的编码是一个基本编码，它必须要在科学论证的基础下既便于管理又要能反映出一些相关的信息。现有的居民身份证的编码不仅值得我们参考而且应充分地加以利用。(中华人民共和国居民身份证法》中详细地规定了居民身份证编码的管理要求。居民身份证中规定编码为18位，其中包含了居民的出生地、年龄、性别、户籍所在地的一些基本的信息，并且明确规定此号码为终身不变的惟一号码，即使公民户口迁移也不能更改号码，还明确规定了现役军人和未满16周岁的公民均可以自愿申领个人的居民身份证。身份证号的编制成果完全可以被直接地利用，不存在利用上的不便之处，仅仅在公民身份证的基础上再加上叶些与人事档案信息有关的编码就可以完成人事档案信息的电子账号的统一编码。至于人事档案信息的电子赇号的加密码的设置只要保证其安全性就可以了，输入简单的数字代码可以快速地查阅相关人事档案信息。

2、人事档案信息的等级划分和权限的规范标准。人事档案的信息必须划分等级，既便于利用也能切实保护好个人的信息安全。参考美国的人事档案管理的制度，将我国的人事档案信息划分为三类等级标准：第一类自由查肉的人事档案信息。第二类申请查阅的人事档案信息。第三类，严格保密的人事档案信息。在此基础上，确定具体的权限设置标准。

斗人事档案信息利用中的加密码和解密码的标准设置。人事档案信息的利用要求必须要有科学、安全、方便的加密码和解密码，这些号码的设置和标准规格都要具有科学性和实用性，因此人事档案信息在开发利用之前必须要有这些标准设置。

人事档案信息在采集时就必须附加必要的密码设置，这些信息内容必须通过加密后在具体的保管和利用中，确保不被泄密和恶意下载的发生。

三、要建立人事档案信息的专用数据库

以人事档案信息化为突破口，积极进行数据库建设。建立数据库是一项工作量大、技术含量高的工作，事先要有充分的调研活动，选定了一套通用人事管理软件，启动建库工作。

人事档案信息是动态的、变化的信息资源，为了保证数据的准确性和真实性，必须保证数据的准确、真实、规范、统一。人事档案信息的采集是这项工作中最关键的环节，信息的准确性是所有工作的立足点，专用人事数据库建设，必须制定具体科学的信息采集制度、信息审核制度、保密制度，以保证信息建库工作顺利进行。

可以首先建立各级国家人事档案信息管理中心，然后将中心里保存的人事档案中的信息根据相关的分类标准整理后输入并保存在专门的信息数据库里，最后形成的数据库不仅包括所有的人事档案信息，还要包括在信息整理中有关的注册、登录、加密等一系列的信息数据。信息数据库建立起来以后，还要有一定的专门网络和专门网站才能实现人事档案信息的交换、流通，也才能真正实现人事档案信息的异地查询和人才的流动管理。利用者可以利用专门网络、公用网络或者一些信息平台进行查询。

四、要进行人事档案管理制度的必要改革

人事档案所有权为国家所有，那么国家就应该采取有力的措施建立和保管好这些人事档案，对于那些人事档案管理中出现的丢弃档案及人事档案流失事件必须严格管理，防止这些现象的再次发生。同时人事档案管理制度的改革也要实现人事档案能够集中管理和人事档案信息能够被集中采集，

目前国家大力推行人事制度和建立人才服务中心，就可以很好地解决一些流动人才的人事档案的集中保管和信息的集中采集。例如，2000年3月30公布的(关于深化科研事业单位人事制度改革的实施意见》第16条“有条件的部门和地方可以建立对所屑科研机构的未聘人员实行集中管理和服务的内部人才交流服务机构，有组织地分流安置各类未聘人员，减轻科研机构的冗员负担。有关部门要加强对人才交流服务机构的指导、扶持和管理”。2000年7月中央组织部、人事部下发的《关于加快推进事业单位人事制度改革的意见)第4条“全面推行聘用制度，破除干部身份终身制，引入竞争机制，在事业单位全面建立和推行聘用制度，把聘用制度作为事业单位一项基本的用人制度。所有事业单位与职工都要按照国家有关法律、法规，在平等自愿、协商一致的基础上，通过签订聘用合同，确定单位和个人的人事关系，明确单位和个人的义务和权利。通过建立和推行聘用制度，实现用人上的公开、公平、公正，促进单位自主用人，保障职工自主择业，维护单位和职工双方的合法权益。通过聘用制度转换事业单位的用人机制，实现事业单位人事管理由身份管理向岗位管理转变，由单纯行政管理向法制管理转变，由行政依附关系向平等人事主体转变，由国家用人向单位用人转变”。人事

制度的推行和人事档案管理制度的改革为人事档案信息的网络化管理服务提供了实际需求。

五、应建立各级国家人事档案管理中心

现有经济条件下，人事档案往往不是一个人一生完整的记录，由于管理的漏洞，流动会导致一个人的人事档案出现多份或中断。为了保证这些人事档案的信息能够准确、及时被新的用人单位利用和方便国家全面管理，必须建立各级国家人事档案中心，建立全国的人事档案信息库，在全国范围内推行人事档案信息的标准化和网络化，为相关人员分配个人的人事档案信息的电子账号，便于人事流动和用人单位掌握准确的个人信息。

六、要构建人事档案信息的管理系统

1、人事档案信息的管理系统组成。①人事档案信息经过采集、交流、整合后所形成的不同数据库。②不同数据库的人事档案信息进行交换的专用网络。③人事档案信息的交流、共享时所需要的信息交换平台。

2、人事档案信息的管理系统所需要的数据项。具体包括：①)详细自然情况的数据：姓名、性别、出生日期、照片、民族、籍贯、出生地、学历、学位、职称、工作单位及职务、身份证号码、通讯地址、健康状况等情况。②配偶自然情况的数据：姓名、出生日期、民族、籍贯、工作时间、政治面貌、学历、专业技术职务、工资、毕业院校及专业、工作单位及职务。③家庭成员的数据：关系、姓名、出生日期、政治面貌、工作单位及职务。国内外其他关系：关系、姓名、出生日期、政治面貌、工作单位及职务。④学习经历的数据：起止年月、院校、系部及专业、毕(结、肄)业、证明人。⑤工作经历的数据：起止年月、单位及职务、证明人。⑥职务变动：任职时间、免职时间、部门、职务、批准电文号、描述信息。①工资变动的数据：批准升级或降级时间、现任职务、执行标准、级别、金额、批准机关、描述信息。⑧)人事档案信息的查阅台账的数据：日期、来借单位、内容纪要、借期、归还日期、签字。⑨整合后的相关人事档案信息的数据。人事档案信息在开发流动中，一些单位和部门对一些人事档案信息进行相关的整合。⑩人事档案信息的交换权限生成的数据：不同的部门开发出不同的数据库需要花费很大的人力物力，并且需要长期保管和维护数据库的安全。因此管理系统中所包含的数据也要含有人事档案信息的数据交换权限及要求。

(作者单位：南京理工大学信息档案中心210094南京大学信息管理系　210093)