人事档案审核中的问题与探析

人事档案记载个人的基本情况，历史地、全面地反映个人的成长、学习、工作经历，体现个人的基本诚信，是组织部门干部考查和个人工资、职称晋升的依据。人事档案是由一份份材料组成，这些材料除所学习、工作过的单位形成的以外，大部分还是经个人之手形成的。个人所填的形成档案的材料将体现个人的历史。就是说你是什么样的人有什么样的经历大部分是你自己所“说”的。在我校2015年的全国干部档案专项审核工作中，经审千余份档案，发现好多问题是个人“有意”“无意”间造成的。本文以一个档案工作者的身份，从档案主体的角度来探析个人形成的档案材料的问题（本文所述都以干部档案为例），希望对个人在形成档案材料时有所启发，避免出现自己否定自己的情况。

一、经个人手形成的档案材料

人事档案的内容主要分为十大类，除第五类政审材料、第八类违、政纪、国法材料和第九类里的工资材料及任免材料、第十类其它材料如体检报告、报到证等不经个人形成外，其它大部材料中都有全部或部分是个人所填写。第一类履历材料。主要是干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。其中干部履历表的填表说明里就明确要求“由本人实事求是地填写”。干部履历表可以f是截止填表时间干部档案的简缩表，内容包括经历、学识，能力、社会关系等比较全面。第二类自传、报告个人有关事项材料。此类从类名就可知是个人所写。第三类考察、考核、鉴定、审计材料。此类主要是个人的年度考核，每年一填，比较能反映一个人的详细经历及所取的成绩。第四类学历、学位、职称、培训等材料。此类材料主要是学习、工作或培训过的学校、单位所形成，但个人基本信息部分大都还是个人自填。第六类加入党团材料的申请部分是个人所填写。第七类奖励材料里的姓名、出生年月等基本信息也是个人填写。第九类里的出国（境）材料和代表登记材料部分也是个人所填。

二、发现的问题

此次干部档案审核的主要关注点：三龄二历一身份。三龄指年龄（出生年月）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间），二历指学习经历、工作经历，一身份指是否是干部身份。干部档案的审核是全面地、对比性的审核。全面审核指整本档案作为一个整体来看，如出生年月是看整本档案里的所有带有出生年月项的材料里的出生年月一致性。对比性审核指所填部分的前后对比。如在工作后填的履历表的经历部分同早期档案中的经历如学习经历、工作经历相互对比印证。在审核的千余份档案中，发现问题也不少，在三龄方面主要是前后出现多个时间，如出生时间，在整本档案里前后出现多个时间；在二历方面主要是前后经历不一致，如在履历表里的简历与之前填写的经历或与其它表的简历不一致，具体表现是如在学历信息里是1995年入小学，但在履历表里的学习经历项里入小学时间却写的是1996年。有些是在材料里填有取得学位、成绩等，但却没有相关材料证明，如在材料里填有学位，但在学历项里却没有取得学位的相关材料。甚至有的还有非常明显的涂改现象。各种问题归结起来可分为三种情况：一是有意的问题，二是无意的问题，三是确实是不知的问题。

1.“有意”的问题

此种问题是个人有意为之，为了获得某种利益或某种资格，有意改变自己的出生年月，或将自己本来没有获得的学历学位，而在填表时，却填写有。如：入团时年龄不够，为了能入团，有意把自己的年龄填大，而在后来的表格里填真实的年龄，造成前后出生年月不一致。有的档案里有好几个出生年月，需大年龄时用大的，需小的用小的，更有甚者通过各种不正常方式，涂改自己的档案，种种有意为之的问题，可能暂时会达到某种目的，但也在档案里留下了污点，甚至关乎道德、法律，影响整个人的基本诚信。如在干部选拔前的档案审核里，是对整本档案的审核，此种污点会影响组织、人事部门对被审核人的评价。

2.“无意”的问题

无意的问题指出现的情况，不是个人有意为之的，而是自己认为不重要、无所谓，在形成档案材料时，随意填写，如出生年月的阴阳历问题，这个表按阴历，另个表按阳历，就出现出生月份不一致问题，更有甚者出现出生年不一致问题，如此阴阳历问题虽不是严重问题，但也能反映出一个人对事情的态度。还有一种情况是在填表时，发现填错了，如写错数字，随意一改，认为不重要，不是什么大不了的事，但这可是严重的问题，因此种情况不好区分到底是笔误还是有意改写。若被认为是有意改之，则影响一个人的基本诚信。

3.“无（不）知”的问题

无（不）知的问题是自己认定了一个时间，但这时间可能不是最初形成档案材料的时间，如入学时间，个人认为报到时间就是入学时间，但在形成的档案材料里，在时间上与报到时间有出入，此种情况的表现是在所有个人形成的材料上都是一致的时间，唯独与最初形成的档案材料时间不一致。此种情况倒不影响对个人的基本评价，但也出现档案内容前后不一致问题。还是一种情况是确实忘记了，如对入学时间，不像自己的出生年月一样记忆深刻，时间长了就记不清了，填表时就容易出现前后不一致现象。如在填履历表里的经历项时填的入学时间是记错的时间，这就与最初的入学档案材料里的时间不一致了。

三、如何避免出现以上情况

个人档案里出现的各种不一致问题，都会影响组织人事部门对个人的评价，为避免出现负面的不好的评价，除档案部门的宣传外，重要还是自己要对自己负责，这就要个人做到思想上重视，行动上体现。

1.思想上重视

思想上重视，认真对待每一份形成档案的材料，因你是什么情况有什么经历、成就很大一部分是你自己所“写”的。如没取得学位，但晋升评职称时，需要必须有学位才能有资格参加，为能达到基本要求，获得机会，在填写形成档案材料时，填上有学位，这或许能一时蒙过去，达到目的，但在档案里就留下了与取得的学历学位不一致现象。

不要有侥幸心理。材料入档后就会跟随自己一辈子，甚至去世后档案还要保存好多年。单一的材料或许当时能达到一定的目的，但却在档案里留下了污点。对档案的审核是整本的前后对比核查，此种侥幸在前后对比审核时就显现出，会影响自己的诚信，甚至真正取得的成绩也会被怀疑。

2.行动上体现

认真、如实的填写每一份材料，就不会出现前后不一致现象。大多数材料不是每年都填的，如履历表，是对一段经历的记载，从所有档案来看，最早是在1988年出现过填写履历表，在1999年又填过一次履历表，除了单位变换过的外，个人档案里到目前最多有两份履历表，时间跨度长达11年。每次履历表的填写都是对填表之前个人重要信息的浓缩。也有每年必填的年度考核，年度考核是每年度或每学年个人思想工作的总结，真实详细的体现一个人的成长经历，如在某单位内部的业务微调，在履历表里一般不会详细体现的，但年度考核里是可以记载的。对以后的个人考查，也是工作经历的一部分。但有的人认为不重要，无所谓，没什么可写的，写了也不会有人看的。但年度考核是考查一个人的详细经历的最好体现材料。如在填写年度考核时，取得的成绩，认真如实的填写，在组织部门考核时，真实的记载为自己加分，但若实际没有的成绩，在填写形成档案的材料时却写上有，在组织核查时发现弄虚作假，直接影响基本的诚信。

对有些确实不知，或确实记不清的时间，可到组织人事部门申请查对。防止出现前后不一致的无意的问题出现。

3.及时上交档案材料

人事档案是由一份份材料组成的，有些材料是经个人形成的，首先到个人手里，档案里没有。对能证明自己经历、学识、能力的材料要及时交到档案管理部门，放在自己手里，组织人事部门不能全面的了解自己，在遇到有关选拔、推荐时，会因为档案里的条件不够而会失去机会。如：在推荐有出国经历的博士人员信息时，本人都满足条件，但出国经历或是博士学位材料没及时上交档案管理部门，档案里没有相关资料，就有可能因达不到要求而失去机会。

人事档案伴随人的一生，体现个人的成长历史，但人事档案是不与个人见面的，建立个人自己保管的档案备份，对每一重要时间、事项做个备忘，需要时找出直接填写，防止出现忘记、记不清的现象。若需要什么信息，可直接查自己的备忘档案，也是防止在填人事档案时出现问题，影响个人的基本诚信。

（作者单位：临沂大学）