计算机信息化城建档案论文

一、城建档案数字信肩、化建设的主要内容

城建档案信息化的核心是档案信息资源的幵发利用,城建档案信息化的实现在于各种档案信息经由公共信息通道实现互通互联,从而满足多用户在不同的时间、地点便捷而有效地利用城建档案信息。城建档案数字信息化建设主要包括以下几项内容:

(一)硬件建设

硬件建设是档案信息化建设的物质保障,是城建档案信息化建设不可缺少的前提条件,硬件建设的主要内容包括计算机硬件、输入输出设备和网络设备。在城建档案信息化的过程中,必须注重硬件与软件配制的成套性、集成性,并注意适度超前。

(二)软件建设

主要指进行城建档案信息的采集、处理、加工、管理、存贮、传递的各种应用软件。软件建设是城建档案信息资源利用和档案信息网络建设的技术保障,关系到城建档案信息化的速度与质量。因此,城建档案信息化管理软件应选择符合城建档案管理规范标准,并经实际实用证明,技术成熟、水平较高,适应各地档案管理实际的应用软件,确保除能够完成业务管理、事务管理、档案利用等工作外,还能与资源数据库系统相互融合,构成一个有机整体,形成从数据录入、数据管理到数据加工、输出全过程的应用。

(三)数据库建设

城建档案数据是国民经济和社会发展的战略资源,是城市档案信息化建设取得成效的关键。城建档案信息资源幵发利用的程度是衡量档案信息化水平的重要标志。城建档案数据主要包括工程狻工项目数据库、地下管线综合档案数据库、城乡建设声像资料数据库等各种专题数据库。加强数据库建设一方面要采取相关技术搞好原有档案信息数据库的充实和完善;另一方面要对现有馆(室)藏档案的数字化处理,利用现代化信息技术将形成档案信息资源进行压缩处理并转化为数字信息。同时要按照不同种类数据的内容和特点,建成空间型多媒体数据库,真实反映城市建设信息资源的空间分布特征。

(四)标准规范建设

随着计算机技术的广泛应用,网络的不断延伸和扩展,需要确保城建档案信息资源的真实、可靠和安全,就要构建和遵循关于城建档案信息的标准和规范。标准规范是城建档案信息化的重要基础,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识,描述储存、查询、交换、管理使用等。

(五)安全保障体系建设

信息技术的发展给人们带来极大快捷便利的同时,也给人们带来极大的风险和危险,随着信息技术的日益普及和广泛运用,城建档案信息的安全问题也应成为档案工作者须关注的首要问题。城建档案部门在幵展信息化建设时应严格按照《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求,保证内部局域网与互联网物理隔离。布线时内网与外网分别布线。对不同的用户给予不同的权限,防止非法登录和非法操作数据库。重要数据严格备份并异地保存。在英特网上提供已公开的档案目录査询服务,采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,保证计算机系统和数据的安全保密。

(六)人才队伍建设

发展档案事业,关键在于人,开展城建档案信息化工作更离不幵一支高效、优质的人才队伍。城建档案一方面要根据信息化发展的需要引进专门技术人才,同时也要做现有队伍中领导层、管理人员、技术人员和业务人员的培训工作,加强对城建档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训,提高业务人员掌握和应用现代技术的技能。

二、加强城建档案信息化建设的几,点思、考

(一)推进城建档案信息化建设应把握的几个原则城建档案信息化建设面广量大,任务艰巨,我们在具体幵展工作时应把握以下几个原则:

1、统筹规划、分步实施原则

要按照现有国民经济信息化总体部署和建设事业信息化规划的总体要求,统筹规划城建档案信息化建设的总体目标,分步付诸实施,并逐步加以完善。

2、统一标准、资源共享原则

要遵循已有的国际标准、国家标准、行业标准和地方标准。按照统一标准构建资源共享的城建档案信息体系。

3、注重实效、服务社会原则

城建档案信息化应与政府部门电子政务系统建设和数字化城市工作结合,因地制宜、务求实效,全力为城市经济、社会、文化的发展提供城建档案的专业信息服务。

(二)推进城建档案信息化建设应把握的几个环节

1、以硬件建设为突破口,提升信息化的档次

要按照档案管理的要求配备好档案安全保管保护的相应设施设备,同时要按照信息化的要求配齐、配好信息化管理设备。

2、以软件建设为着眼点,提升信息化的水平

一是要建设好档案信息网络。要以城建档案部门的内部局域网、党政机关政务网为基础,加强城建档案信息网络建设。二是要提高信息化水平。应用软件的信息处理技术必须兼容各种载体形式的文档乃至多媒体预览功能,尤其要考虑对今后大量产生的城建电子文件的适用。

3、以数据库建设为重点,提升档案资源的利用率

要加快幵展馆(室)藏城建档案的数字化工作。对利用频率较高的城建设档案优先进行数字化、逐步将所有实体资源转变成数字信息资源,并以数字信息资源数据库为基础,利用计算机网络为社会和政府服务。

(三)推进城建档案信息化应注意的两个问题

1、注意与相关部门的密切配合、整体推进

城建档案工作涉及范围较广、工作量大、技术要高,因此光靠城建档案部门的力量是远远不够的,城建档案部门要切实增强协作意识,与档案、建设、城市规划、交通、水利、电信、广电等部门密切合作、相互配合,整体推进城建档案信息化建设。

2、注意把握工作重点

确保工作质量。城建档案信息化建设工程浩大,任务艰巨。因此,我们在推进过程中要把握重点,分清主次,切不可眉毛胡子一把抓。当前,我们要把城市地下管线档案综合数据库作为重点来建设,加强数据信息的收集整理,确保新增和变化的各种管线资料能及时进入数据库。同时在信息化过程中,要严把质量关,要严格按照《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求编制竣工工程电子档案,保证建设电子文件与电子档案等的真实性、完整性、有效性。

作者：陈秀芬单位：江苏省张家港市城建档案馆