城市公共信息城建档案论文

一、风险的识别风险是对未来的不确定性或者是损失

档案学界普遍多以社会环境、自然环境、技术条件、机构内部来分析档案风险要素。城建档案作为维护城市安全的后盾，其自身固有的专业性、形成特殊性、单一性等特点，驱使我们需要用更细致方式辨别城建档案的风险。以下将从纵横两个角度识别城建档案的风险，并分析风险可能发生的事故，以及事故所产生直接和间接的损失。纵向是以城建档案的形成、保管、利用的一整套管理流程为节点；横向是以实体和电子为标准。

1.生成阶段的风险

城建档案的形成贯穿于整个工程的建设中，一套完整的建筑工程竣工资料，包括准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工文件、竣工图以及声像、电子档案，整个工程的跨度时间长。因此，在形成这些档案的过程中，各种因素都会破坏城建档案，造成档案内容不真实、不完整、不准确。档案员的风险。一些工程项目建设过程中未配备档案员，亦或是兼任，缺乏基本的档案意识，这严重影响了城建档案的质量，不真实、不完整的文件混在档案中。《城市建设档案管理》规定建设单位应当在工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交工程档案。档案应是在工程建设过程中陆续产生的，但由于档案员的失职，图纸丢失、施工文件未及时制作、材料后补现象普遍存在，这些文件缺乏真实性、准确性。生成环境的风险。在向城建档案馆移交之前，一部分施工单位把文件、图纸随意堆放在施工现场。工地鱼龙混杂，保管建筑物多数是板房，既会造成档案损坏、图纸遗失，又可能发生施工环节档案的失密。数字化外包的风险。为了降低建设成本、节约人力财力，整合多方面资源，各地城建档案馆会选择外包来完成数字化工作。数字化外包存在两个主要风险：一是数字化质量堪忧。外包企业质量参差不起，以利益最大化为目的，形成恶性竞争，易压缩成本、降低质量，造成不必要的损失。二是发生泄密。城建档案馆难以对外包企业进行管理和约束，外包企业人员、设备、管理的不完善，极有可能发生泄密。

2.保管阶段的风险

城建档案是不可再生资源，由于各地保管条件和档案载体的不同，寿命也不同。城建档案内容又涉及建筑、交通、地下管线、拆迁等，这些与个人、城市密切相关的信息，如果保管不力，将威胁公众权利，影响城市经济的发展。保管阶段城建档案所面临的风险有：库房的风险。城建档案库房是保存城市记忆的存储器，被动和主动因素都威胁着库房。一是自然灾害。地震、洪水等天灾给档案带来的是毁灭性的打击，2008年汶川地震中大部分档案馆遭受严重破坏就是一个真实的案例。二是库房建设和设备落后。作为公益性部门，部分城建档案馆的库房仍然狭小、破旧，缺乏必要的恒温恒湿设备，虫害、潮湿不利于档案的长期保管。载体的风险。城建档案载体形式包括纸质文字、图纸、照片、录像等，载体的风险重点反映在两个方面。一是档案内容的缺失。早期形成的少数城建档案由于纸张和笔的原因，已经发生字迹褪变，内容丢失。二是档案内容的不可用。城建档案馆拥有大量反映城市变迁的照片、录像，但载体寿命有限，随着信息技术的更新换代，一些存储载体已经淘汰或是存储设备故障，造成不可读，成为了“死档案”。如何使照片、声像档案经久不衰，给我们带来严峻考验。数据库的风险。信息化时代，网络变得开放，城建档案数据库遭受到多方面的攻击。一是内部的风险。数据库的维护中，人为的操作不规范，任意开放权限，会造成数据误删。苏州城建档案馆在管理系统自查中，发现一些工程卡被误删，直接影响了档案的查询利用工作。二是外部的风险。计算机系统漏洞、病毒传播、网络攻击等将破坏数据库的安全，易形成档案失密。

3.利用阶段的风险

城建档案是城市发展的记录，近年来各地城建档案馆围绕民众所关心的“住”、“行”的热点、难点问题，开展了全方位的服务，包括老新村改造、房屋安全鉴定、申请保障性住房等。但在利用服务中的风险也随之产生，主要体现在：保密与公开的风险。档案开放鉴定准确与否，直接关系到档案的安全，城建档案保密与公开范围的不明确，过度的开放或是一味保密，都不是理智的决定。一方面城建档案随意公开，会造成涉及城市安全的公共建筑、关乎个人隐私的拆迁和房产信息发生泄密，泄密信息随意的传播，严重危害社会稳定。另一方面公开不及时，造成信息滞后，未能服务公众，反而降低了城建档案价值，不利于城市的稳定发展。人为因素的风险。在档案利基层工作用过程中，档案人员与利用者是服务与被服务的关系。一方面大批人员的查阅、复印，过度使用图纸造成价值的损失。另一方面利用者和档案人员的档案意识不强。在查阅过程中，利用者保护意识不强，无意中会污损图纸。档案人员管理不严格，在利用者查阅过程中不对其监管或监管不力，会造成失密，给非法分子可乘之机。城建档案在各阶段风险因素的存在，直接导致决策失误、业务延误、秘密泄露、公众满意度下降、未尽公共信息服务职责。风险的进一步深化，将带来间接风险，导致社会记忆的丢失、公众知情权受损，甚至危害国家和地方经济发展和整体形象。

二、风险防范策略城建档案的专业性、原始性、单一性

以及广泛参与的社会性，决定了管理城建档案的特殊性，不仅要保证城建档案的完整、真实、准确、可用，还要确保城建档案的原始面貌与历史痕迹，更需要长期、不间断地安全保管，尽可能延长其寿命。这需要档案人员在工作中充分认识风险，采取有效方法规避风险，及时处理问题，建立牢固的安全体系，增强对风险的抵抗力。

1.推进法规标准和责任制度的完善

城建档案在形成、管理、利用中的保护工作，必须营造良好的法治环境，通过法律来规范。一是健全安全管理法规标准。结合档案和建筑相关法律法规，健全安全管理的标准，并严格档案开放的审批制度，强化法规的执行力。特别是对城建档案形成过程中各种问题，制度细化标准。二是严格执行国家档案馆建设标准规划，完善档案基础设施。严格执行《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》对库房的抗震、耐火、防雷、供电、消防、监控的规定。三是强化责任落实和监管。城建档案员都要树立安全管理意识，明确岗位安全职责，将责任层层落实到每个人，包括建设单位、施工单位、监理单位、城建档案馆的个人和集体，同时对违反安全制度的人和事进行严格查处。

2.建立城建档案风险评估机制

风险评估工作的目的在于通过风险的评估，找出管理环节中的薄弱部分，并以此提出规避和降低风险的必要措施。利用风险管理，按照“风险评估准备、资产识别、威胁与脆弱性识别、已有控制措施确认、风险计算及等级确定、提出风险处理计划、编写风险评估报告”的一整套流程对城建档案进行风险评估，测定每个风险的等级，并依据风险级别的差异，制定解决策略，周而复始，直至风险降至最低。对城建档案进行风险评估，以前段控制来预防风险，有助于城市安全的维护，比如针对公共建筑物（包括火车站、学校、商场、居民楼等）受恐怖袭击的可能性的不同，确定其档案的开放程度，区别对待各类型的城建档案。

3.健全城建档案信息安全的保障

城建档案信息安全的保障，涉及到思想、技术、人员，通过采用“预防-监控-捕获-治理-提高-再预防”这一良性循环、逐步提升的措施，完善信息安全的保障。其中信息技术是保障体系最为困难的，不仅涉及到“防”和“治”，而且已扩展到密码、访问控制、知识产权等，通过实行隔离、加密、容灾备份，保护城建档案信息的安全。一是在利用中，以电子档案来代替图纸、文件等原件，城建档案原件尽可能封存，减少物理损伤。二是根据《数字档案馆建设指南》要求，对城建档案数据进行在线、离线、异地、异质和分级存储，主要进行异地备份和异质备份，同时以技术迁移应对技术或标准发生的重大变化。

4.将城建档案纳入城市公共信息平台

城建档案系统地记录了城市的发展、建设，是维护城市安全的重要依据。优质生活需要有足够的信息，城市公共信息平台是面向全市，以改善、保障和服务民生为出发点，通过寻找城市科学发展规律，从而为城市可持续发展提供决策工具。城建档案信息的建设，应纳入城市公共信息平台，实现资源共享。重点是将城建档案信息条目式地汇入信息平台，特别是关乎民生的保障房档案、拆迁档案，通过公开、公平、公正地开放信息，便于民众了解情况，维护民众的知情权。城建档案信息化要与城市经济发展、科技进步、社会需求同步，在同一标准下，构建资源共享的体系，发挥信息化优势，更有利于城市公共安全事故的预防和管理。

作者：周蕾单位：苏州市城乡建设档案馆