浅谈采供血机构记录档案管理程序的建立及实施

采供血机构的业务工作主要是依据国家标准对献血者进行体检，对所采集的血液进行检测及成分分离，制备合格的血液集成分供医疗机构临床使用。在采供血过程中，每位献血者的体检、每人项目的检测以及成分分离、制备等工艺、流程均形成原始记录，这些记录经收集、分类整理、编号、归档保管，成为采供血机构的法定文件。记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件，由于其原始性和真实性，具有三方面的作用：证实、追溯及作为统计分析的数据源。

1　记录管理程序的建立

1.1 目的与范围：对技师管理体系所要求的记录予以管理，适用于采供血全过程中与质量管理体系有关的所有记录文件。

1.2索引用的文件及术语：①文件参照GB／T19001--2000IDTIS09001：2000质量管理体系要求，GB／T19000--2000IDT IS09000：2000基础和术语，《办法》、《规范》，血液中心《质师手册》。②术语有记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件；职责：包括管理者、管理者代表、管理部门、各科室和档案时的职责。管理者附则批准记录的销毁及延期保存申请，管理者代表负责审批归档记录范围及保存期限，管理部门附则对各科室记录的管理进行监督，各科室负责确定本科室记录格式及管理，档案室附则记录的归档管理。

1.3记录表格

1.3.1记录表格的编制、审批、等级及发放：由各科室组织编制本科室的记录表格，科室主任审核，管理者代表审批，各科编制本部门的《记录清单》，经审批通过的记录应在《记录清单》上登记，各科室上交清单一份到文件管理部门，确定记录的编码、记录表格编写人员、实施日期后投入使用。

1.3.2记录表格的填写要求：填写人员应进行相关培训。依据《办法》28条对记录的填写和修改要求，采供血机构各业务岗位的工作记录应当包括以下内容：项目内容完整、无缺项和漏项、签字齐全(填写人、审核人、审批人)、字迹清晰工整、无乱涂乱画、修改方式正确有效，严禁白色涂改、随意乱写和书写潦草。

1.3.3记录表格的管理要求：记录的保存：文件管理部门依据《记录清单》及实际工作需要，制定《归档记录目录》报批；各科室：分类、整理、保管、立卷，按规定日期移交档案室；记录节约和复制：《文件借阅／复制记录》；记录的销毁；《文件销毁申请单》、《延期保存申请》。

1.4支持性文件和相关表格：《办法》、《文件控制程序》、《记录清单》、《归档记录目录》、《文件借阅／复制记录》及《文件销毁申请单》。

2　实施

记录体系的完整性应覆盖采供血的全过程。因此，记录清单应包括：培训记录、献血记录、血液检测相关记录、血液成分献血者的有关记录、血液成分制备相关记录、血液的方形记录、环境条件记录、关键物料的批号和质量检测记录、大型和关键设备的使用、维护和校准记录，内部审核记录，管理评审记录，不合格项(品)的纠正，防治措施的实施、验证记录、文件编写、审批、发放、收回、保存归档和销毁记录，计算质管体系的登录和操作记录等。

3　记录档案管理方法

依据国家对档案管理工作规定的规则和要求，再结合本单位的特点，记录档案管理方法可如下进行：收集、整理、归档范围及电子记录的管理。

3.1编号原则：编号应考虑到以下因素：①每份记录文件编号为一；②能反映结构特征和使用特征，便于复用；③能反映记录文件的隶属关系；④代字代号设有固定准确的意义，间断明确，便于记忆，符合效率要求；⑤代字同统一汉字或汉语拼音字母，代号统一用阿拉伯数字。为使记录档案协调一致，笔者编制了档案总体分类编号方案，将各种档案按照分类大纲排序代码与档案种类相结合的方式进行逐级编排。

实例：TC／1--2007--q)01

A B C

D

注：A“TC”代表体采科科室编码；B代表站内采血(2则表示站外采血)；c代表档案年份；D代表档案流水序号

3.2 电子记录的管理：通过使用计算机档案管理软件，并联合应用电子记录与电子签名，可以大大提高电子记录的查询、检索效率，不失为记录(档案)管理的有效工具。采供血机构应仔细挑选合适的档案管理软件，并在自身特点的基础上加以定制，实现档案管理的全面信息化。