网络交易中电子文件的凭证价值的实现

[摘 要]网络技术的发展以及电子商务的日益普及，越来越多的商务活动在电子环境中展开，诸如通过网络交易中心进行买卖交易。由此而来，必定产生大量的电子文件，关于电子文件在商务活动中的如何发挥法律凭证作用，采取何种措施保障电子文件凭证价值的实现是目前应该认真研究的问题。

[关键词]网络交易 电子文件 凭证价值

中图分类号：TN711 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）40-0067-01

在商务活动中，商务机构如何维护电子文件价值，保障电子文件凭证作用的有效发挥，主要取决于采用何种措施巩固先进的电子数据管理实践。不同的机构文化背景之下，电子文件管理的条件各不相同，机构文化的变量因素势必影响到管理政策、系统设计、系统实施程序、标准的制定等一系列策略的成败。这些变量因素目前尚在探讨之中，一直是一个亟待解决的难题，为了确保电子文件在商务活动中的法律凭证价值的实现，有必要采取相关措施维护电子文件的法律效力。

一、注重数据管理

在电子文件生命周期中，必须高度重视数据管理问题。被动地保管电子文件是无法适应未来工作需要的，不但不会生成机构文件，也无法将作为证据的文件保存下来。因此要不折不扣地实施贯穿整个文件生命周期的数据管理办法。没有系统的数据管理，就无法证明在某一段时间内，机构的文件是否被有意改动或在转载迁移过程中文件是否发生变化。

以电子形式保存的文件，由于载体的不同，通常不能与反映同类业务活动的纸质文件联系起来。在大多数情况下，由于电子文件的残缺、内容不完整、缺少解密软件或背景信息等因素，使得这些文件无法直接阅读、检索、解密或利用。这样一来，不仅有丧失凭证价值的危险，而且还会面临丧失文件信息使用价值的危险。电子文件的实体并不能保证其证据的完整性，必须采取其他相应的安全防护措施，所以，日常的数据管理职责应交给形成和管理文件信息的部门来完成。

二、规范电子文件的实体保管

电子文件在其生命周期中会接受不同专业人员的处理，这一过程中，有必要为文件管理

制定适当的标准。在一般常规性的系统中只记录保存业务活动的最基本的信息，根本不能满足为业务活动提供证据的需求。鉴于这种情况，一些商务机构或交易场所正在制定和完善各自的业务活动标准，如：国际电子数据交换标准（EDI）、结构性信息交换标准、电子文件著录标准等。

文件和档案管理人员应参与到各种现存标准的实施细则的制定过程当中，使各项标准更加明细化。满足凭证要求的各项标准是发挥电子文件凭证价值的基础，应设法通过各种途径和手段参与并推动标准化的进程；力促商务机构保管其活动证据。

此外，还要通过评估软硬件存储载体及文件著录技术，使文件得到真正的保护，并能够长期利用。电子文件通常处于虚拟状态，也就是说，它们受制于软件，并依赖于硬件。即使今后电子文件具有互用性，这种依赖性也是无法摆脱的。由于软、硬件的寿命有限，存储载体的更换日新月异。为了保证电子文件在不断发展的技术环境中仍能提供利用，必须有计划地进行不同载体和不同系统之间的文件转载、迁移。转载、迁移过程及其结果的有效性取决于文件著录的质量，而文件著录的质量又决定了转载迁移后文件是否依然具有证据价值。如果只对文件进行智能控制，而未从实体和法律的角度予以管理，这种控制的精确性很难得到保证。

三、实施前端控制与全程管理原则

前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个整体的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。由于电子环境下文件的特征处于不断的变化之中，因而，电子文件管理的前端控制原则显得尤为重要，这就要求改变传统做法，尽早介入到系统的生命周期之中。只有在电子文件生成之前就积极参与确定系统需求，设计电子文件管理系统，乃至参与系统的运行与维护，才能对电子文件实施有效的管理。

根据电子文件的特点和管理要求，还必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期全程管理。电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。电子文件的全程管理也是一种过程管理，即对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。

四、重视背景信息和结构数据的保存

背景信息与结构数据是电子文件之所以具有凭证性的关键要素。背景信息是指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。档案的真正意义源于其形成的背景。档案的凭证价值的发挥取决于以下因素：背景信息自身的准确程度；背景信息在文件阶段的管理状况和在档案阶段的保存情况；文件中所反映的机构活动的内容；文件的原始形式；及文件形成和利用情况等有关的信息。文件的背景提供了一种凭证，反映了机构形成和利用文件的活动过程；说明了文件形成的原因和作用。文件一旦与来源相脱节，也就不再具有凭证价值。事实上，来源信息揭示文件与其形成活动之间的关系，背景信息的凭证价值取决于文件系统而不是文件自身，这也正是所以要保留文件系统的原因所在。就结构性信息而言，由于它的表现形式通常是信函的收发日期或是登录系统中的索引号，对具体文件而言，它可以和背景信息一同作为一种数据。

完整无缺地保存背景信息与结构性信息是一项十分复杂的工作，如今电子文件管理的发展趋势日益明显，就是实体保管的分散化现象日渐突出。文件产生和管理的分散化，要求程序设计人员通过设计系统程序，把分散的文件联系起来，并保证信息的完整性、时效性、相关性和利用的连续性。所以，需要用目录将分散的文件联系起来，这对于检索和存储信息是非常必要的。电子文件的法律效力将最终取决于它是否产生于正常的业务活动中，以及在文件的整个生命周期中，文件能否得到适当的保护；文件系统是否安全、具有连续性等条件。这就需要文件和档案工作者介入业务流程系统中记录电子交易的全过程。就电子文件而言，只有对数据环境进行连续的监控，才能保证由此生成的文件的凭证价值。对数据管理活动、程序其及其审核过程实施管理和监控是保障电子文件法律效力的最佳途径。

电子文件作为证据是现代高科技发展的重要产物和先进成果，是现代科学技术的发展在法律证据上的体现，表明人们驾驭和运用证据的能力提高了，电子证据有其它证据所难以比拟的特征和证明优势。然而由于电子证据容易被伪造、篡改，再加上出于人为的原因或环境和技术条件的影响使其容易出错，所以运用电子文件作为法律凭证时更应加强审查判断。从发展战略的角度来看，有必要制定具有可操作性的证据法，制定一套严格而又切实可行的证据规则。

参考文献

[1] 陈晴光，电子商务基础与应用[M]，北京：清华大学出版社，2010年10月.

[2] 李琪，电子商务项目策划与管理[M]，北京：电子工业出版社，2011-年 3月.