挖掘档案潜力,变“死档案”为“活资源”

摘 要：高速公路档案管理信息化研究，是信息化环境下的革新传统档案管理模式，探讨档案管理新业务的必然要求。针对当前高速公路档案管理存在的问题，笔者通过分析当前高速公路档案管理信息化的现状和必要性，对高速公路档案信息化管理进行了深入的思考，提出了五点对策，以期充分挖掘高速公路档案潜力，使档案变为“活资源”，便于管理和充分利用。

关键词：档案；高速公路；管理；信息化

1 高速公路档案管理信息化的现状

档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

高速公路项目档案信息化，就是按照信息化管理标准规范，利用数据库技术、通信技术、高速扫描技术，建构建档案信息资源数据库，通过档案管理应用系统，借助网络提供项目档案信息资源服务利用。

当前，高速公路档案信息化管理存在的问题不容小觑，主要有以下几方面：

1.1 硬件设施配置不到位、不合理

配置基础设施就像是修建高速公路一样，传统的实体档案管理模式使得一些单位决策者认为档案管理就是将各阶段的纸质文件材料收集起来集中保管，采用计算机实现简单的检索，根本不予考虑档案管理系统所需要的服务器、扫描仪等信息处理设备。另一部分单位认为实施档案信息化管理的预期效益低，巨大的投资在短期内无法获得回报，使得信息化管理迟迟无法提上日程，建设和完善档案信息网络更是遥遥无期，导致硬件设施配置不到位、不合理。

1.2 高速公路档案信息资源建设薄弱

高速公路档案信息资源建设存在“形式化”、“表层化”现象，存在许多简单将目录录入、数字化加工扫描当成是档案信息资源建设，注重传统纸质载体形态向数字档案形态的形式转变，而忽视了数字档案资源利用环境的构建。这种重建轻运或光建不用的做法，使数字化档案资源成为一种摆设，利用率极低，甚至很少利用，建设效果无法充分体现。另外多数部门往往注重打印纸质表格，完善签字盖章手续，却忽视了收集电子版文件，导致大量原始数据的电子文件白白流失；各系统使用的相关管理软件不尽统一，导致形成的电子版文件材料千差万别，这也不利用档案数据格式的统一，为日后高速公路档案信息资源的建设埋下隐患。

1.3 高速公路档案信息化专业人才匮乏

高速公路档案实行信息化管理，人的因素起到关键作用。大多数档案管理人员对传统档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，而对信息化管理的管理理念和手段只有浅薄的认识，这已是一个普遍存在的问题。目前各建设项目的档案管理人员往往都能熟练操作计算机，但是对对档案信息化缺乏必要的认识，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化只是技术部门的事情等。另外，更不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等知识。

1.4 档案数据安全存在风险

在信息化建设中，其安全风险主要是两个方面，一个是档案管理系统的安全问题，二是网络安全问题。数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，而这样并不能长远、全面地保障数据安全。网络的不安全性已成为制约信息化网络化发展的最大障碍。

2 高速公路档案管理迫切需要信息化来支撑

随着改革开放的进一步深入，我国高速公路建设事业步入了一个历史上空前发展的时期，一方面高速公路作为先进生产力的代表，其设计、施工、监理、运营管理等代表着一个国家、一个地区、一个部门技术水平、管理理念、管理手段的优劣，仅其技术和信息档案也是一般公路难以比拟的。每条高速公路按发展过程，其档案量十分浩大，往往一条高速公路，仅设计图纸一项就需用小货车搬运，其形成的档案资料是否可以堆成一座小山。另一方面，笔者所在的河南省所处承东启西，贯穿南北的区位优势，以及河南省与交通部联合打造郑州物流枢纽中心和高速公路客运中心，这些发展举措客观上使各方投资主体、过往司乘人员对河南高速公路建设及运营管理情况有更多的信息需求。如何更快捷、更全面地满足社会各界对高速公路各种信息的需求，尽早实现包括档案管理在内的河南高速公路管理科学化、规范化、信息化、智能化，是摆在我们面前必须正视并迅速采取行动的一个课题。因此，档案信息化是高速公路档案管理的客观要求和必然选择。

3 完善和加强高速公路项目档案管理信息化管理的对策思考

3.1 基础设施投入要注重效益、以“软”定“硬”

购置信息化设备必须大量的资金投入，高速公路单位要对实施档案信息化管理投入专项建设经费，列入本单位办公自动化系统建设计划，给予必要的资金支持。建设过程中要处理好不同阶段的承上启下关系，充分论证可行性，有计划、分步骤地推进档案信息化进程，配置档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施，为后期工作打下坚实基础。硬件设备因“有形”，易于看到投资效果和展示建设成效而为人所重视，而在购置方面，一方面，设备设施配置要着力于当前需要，推后再购置非急需的设备、设施。另一方面，在自身财力状况允许的基础上，配备适用的、高性价比的设施、设备，而不必一味追求高级、新颖。与此同时，要提高已有设备设施的利用率。一些基础使用需求，一般的设备设施是可以满足的。

3.2 有选择性的开展档案数字化，强化电子文件的归档和管理

数字化是建设项目档案信息资源的重要手段，但是建设数字化不可搞“一刀切”，有些项目档案不必要也不能大规模开展数字化加工。需求是我们开展数字化工作的一项重要的参考原则。例如仅仅是实现信息检索，导出档案信息留存，建设目录数据库就可以满足这些基本需求；如果是利用网络提供档案信息查询，在较大范围内实现信息共享和高效率的利用，那就要建设全文数据库，才能满足这样的较高需求。与此同时效益优先是档案数字化另一重要的衡量标准，选择利用率高、重要性的档案进行数字化，避免不必要的投资浪费。

档案信息资源建设要立足本项目优势，全面、直观体现本项目特色的，加强信息提炼、加工，形成专题信息，突出特色，创新服务内容和形式，从整体上避免资源建设上的重复，提高建设效率。

3.3 积极制定统一的交通信息化行业标准、规范

没有规矩不成方圆，规范、统一、可行的信息化标准、规范是确保档案信息化建设顺利开展的重要基础之一，已有一些标准规范在近年来相继出台，但仍然缺乏适应操作性强的细化标准、规范。制定高速公路档案信息化标准、规范对于规范项目档案业务流程，正确处理档案信息化管理中遇到的具体问题，均具有极其重要的指导和保障意义。

3.4 加强培训，打造复合型信息化管理人才

档案管理人员作为档案信息化管理的第一责任人，承担着具体实施的工作职责。但是目前档案管理人员综合素质普遍偏低，信息化技能更是薄弱。因此要强化人才培养和储备，从高校、科研机构引进专业人才，培养现有档案管理人员的信息化操作技能，建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。首先，积极引进档案专业人才和计算机网络技术专业人才。可以借助高校、科研单位的优势，引进档案管理专业人才。其次，组织信息理论知识与技术的业务培训，让档案人员熟练地运用信息化相关技术，提升各项综合信息能力。

3.5 构建全面的信息化管理安全保障体系

建立覆盖面广的全网安全防护体系，安全意识的强弱也是另一安全保障影响因素，采取各种保护技术和管理手段，保障网络安全、系统安全和应用安全，来实现对数字化档案信息的安全管理。首先重视档案内容、载体的安全，对于档案，要严格审查操作人员的资格，按照职级赋予操作权限，记录操作日志；其次应加强机房、计算机及其相关设备、设施（包括网络外设）及运行环境的安全防护。最后开展经常性的保密教育，制定并严格执行保密管理制度，强化全员保密意识。

高速公路档案信息化建设，需要结合高速公路档案管理的实际需要和现实条件，要保持清醒的头脑，真正了解应用状况，分析投资收益，关注应用效益，充分挖掘档案潜力，更有效地推进高速公路档案信息工作的持续健康发展，变“死档案”为“活资源”。

参考文献

[1] 刘敏敏. 关于新时期高速公路档案管理工作的思考[J]. 经济研究导刊. 2010（36）

[2] 王中. 浅谈水利科技档案管理[J]. 四川水利. 2011（04）

[3] 王敏. 企业档案管理工作的现状及创新[J]. 中国商界（下半月）. 2010（11）

[4] 崔爱荣. 关于高校档案管理信息化的探讨[J]. 新西部（下旬.理论版）. 2011（10）

作者简介

李艳霞（1976-），女，汉族，河南洛阳人，本科学历，现工作于洛阳市公路局洛界高速公路管理处，主要从事档案管理工作。