如何做好高校二级学院的教务管理工作
时间：2022-01-11 11:54:30
摘 要： 高校二级学院的教务管理在高校可持续发展中发挥着重要作用。教务管理人员应该加强主动服务意识，不断提高服务水平；加强综合协调能力；具备良好的沟通协调能力；不断提高自身的业务素质；具备严格的纪律观念。这样才能跟上学校发展的步伐，做好二级学院的教务管理工作。
关键词： 教务管理 服务意识 勤快 沟通交流 业务能力
教务管理人员是高校各二级院系管理本学院教务工作的得力助手，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学校、教务处及各院系的纽带，是院系常规教学教务管理的重要岗位。因此教务管理人员做好教务管理工作对高校的协调、可持续发展具有重要意义。
一、教务管理人员应该加强主动服务意识，不断提高服务水平。
教务管理是高校管理工作的重要组成部分，是维系学校教学机制正常运转的枢纽，因此加强教务管理队伍的建设及人员素质的提升就尤为重要。教务管理部门虽然是职能部门，但是教务工作本质上是服务性工作，涉及学校诸多部门。工作繁杂琐碎。既为学校的教学服务，又为一线的教师服务；既要保证教学信息能够及时传达给老师和学生，又要保证老师和学生的意见和建议准确快捷地传达给相关部门。可以说离开了服务，教务管理也就失去了它存在的价值和意义。教务管理人员应该树立“干一行爱一行才能通一行”的观念，无论学习还是工作，热爱学习才能学得好、学得精，热爱工作才能干得好、干得精。对工作有了热度，那么就能降低工作的难度，提高工作效率。教务管理人员应该以教师和学生为本，在工作中处理好管理和服务的关系，树立管理就是服务的理念，进一步增强服务意识，以师生的需要作为开展教务管理活动的出发点，在教务管理中少一些强制，多一些服务。加强主动服务意识，不断提高服务水平，是提高教务管理质量的关键。
二、教务管理人员应该加强培养综合协调能力。
教务秘书工作是一项复杂的系统工作，工作过程就是对围绕教学活动的若干环节进行科学排序，加以整理，提供服务。实践中，教学秘书可将杂乱、随机、零散地分布在教学活动这条主干线上的工作内容化整成以周、以月、以学期、以学年为单位的具体工作时间段，以点连成线再连成面，分析具体工作中各个环节隐藏的潜在联系和规律，总结工作过程中什么事项应即办，什么事项可缓办，什么事项应追踪，什么事项可连带办等等，积累宝贵的实践业务经验，进一步摸索出实践业务技巧，提升自身的工作业务能力。教学秘书在行政上受学院和系部领导指导，在业务上还受教务处指导，岗位信息获取和行政指令来源是多渠道的。这就意味着教学秘书须根据信息来源或者工作指示来回上下跑动，及时上传下达，及时反馈，力求工作的实时性与实效性。教学秘书对工作要想做到乱中有序、心中有数，就必须学会勤记，形成简明扼要的工作日志，然后根据工作日志上具体事项的轻重缓急以及连贯性整理思路，最后条理清晰、层次分明地将繁冗的工作事项逐项科学有序地展开。如此一来既能保证按时按质地完成工作任务，又能避免因为工作任务累积所致的疏漏。即便是有所疏漏，根据日志也能及时做出反应，采取相应的措施加以补救。二级学院秘书工作是一项复杂的系统工作，关系到学院教学工作的质量。所以要求教务秘书对自己的业务内容有充分的了解和把握。如了解学校教学管理的规章制度；参与课程、教学大纲、教学计划的制定和执行；做好教师授课计划的验收上交，每学期公共课、必修课、选修课的排课等。教务秘书应具备资料的收集和归档处理能力，确保各项资料的完整、安全和有序。因而教务秘书既是教学活动基层的组织者之一，又是教学管理的承担者，还是教学改革的促进者，工作性质十分重要，必须有较强的责任意识。教务秘书必须有服务意识以及自我牺牲的品质、乐于奉献的精神、进取创新的意识和严肃认真的工作态度；热情服务，提高服务质量，及时、准确、全面、周到地为教学工作服务，把自身与教学事业融入学校发展建设中，发扬敬业爱岗的奉献精神，保质保量完成所承担的工作任务。教务管理工作所具有的承上启下、协调左右、联系内外的特性，要求教务管理人员在构建和谐人际关系过程中，必须具备综合协调能力。较强的综合协调能力是对教务管理人员高效、高速地完成任务的客观要求。教务管理人员要充分发挥组织协调功能，沟通协调领导与教师、学院与学院、教师与教师、学生与学生、教师与学生之间的关系。
三、教务管理人员应该具备良好的沟通能力。
现代教学管理活动处处离不开必要的沟通和有效的协调。在日常的教学管理中，经常有不和谐的因素存在。教学秘书要在协调的基础上沟通信息，化解矛盾，融洽关系，统一认识和行动，保持良好的教学秩序，取得较好的教学效果。教务秘书在处理院系内外的教学管理事务中处于核心地位，不仅有案头工作，而且要更多地与人沟通，与各部门协调。这就要求教务秘书在坚持原则的前提下，灵活地处理各方面的关系，做到自觉服从上级，主动配合同级，热情对待下级，在日常工作中减少不必要的摩擦和争端，创造一个和谐的工作氛围，提高工作效率。比如在课表排定过程中，要征询教师意见，事先考虑到教师居住地离学校的远近，是否要接送孩子上下学等问题，在不影响教学的前提下，对确有困难的教师给予时间上的调整，尽量处理好几方面的关系，排出能让教师、学生、领导都满意的课表。教务秘书除了完成日常教学中所涉及的工作任务，有时还要面临关系到老师、学生个人利益的许多非常规性问题，比如认真统计参与年底二次分配的各项工作量，认真审核学生考试成绩并提供精准的成绩排名信息，解除师生的后顾之忧等。教务秘书还需处理好与其他各院系教务秘书之间的协调关系，比如组织非英语专业的学生进行大学英语模拟考试，就需要各个院系的秘书与大学英语教学部的秘书协调好考场、考试时间等问题，共同组织完成考试。教务秘书需要协调好与学校各职能部门之间的沟通。教务秘书的工作职责中，最基本的就是每学期组织落实完成各项教学工作，如专业教学培养方案的修订、教材征订、期末考试工作等教学活动，都由教务秘书协同分管教学的副院长与教务处及其他职能部门共同合作完成。协调是在沟通的基础上进行的。教务秘书随时接受并完成教务处下达的工作任务，同时随时接受并完成院系下达的工作任务，这就要求秘书学会借助有效的沟通来协调院系与学校职能部门之间的关系，根据任务与任务之间的内在关联灵活地调整工作节奏和工作环节，把握工作的正确方向，保证高质高效完成教学工作任务。由此可见，教务秘书必须具有良好的协调沟通能力，与方方面面都建立起一种稳定默契的关系，才能顺利地开展工作。
四、教务管理人员应该提高自身的业务素质。
教务管理人员必须具备较高的计算机操作水平。学校办学规模的不断扩大，对教学管理方法提出了高要求，于是需要处理的表格和数据信息量非常大，只有利用计算机进行数据处理，才能及时准确地发现并反馈、解决问题。这就要求教务管理人员在熟练使用常规办公软件的同时，还要深入学习并熟练掌握一些教务管理软件，包括数据库、网络及打印机、复印机使用的知识也要具备。教务秘书业务工作不单是简单的重复工作，而要利用现代化的管理手段、科学化的管理模式、先进的管理方法去艺术性地完成好基层教学管理工作。因此，教务管理人员应该加强自身的业务培训，掌握新的信息和技术，使知识和技能得到及时不断的更新、补充和提高，更好地运用好现代化的管理系统，使纷繁复杂的工作简约化、程序化、制度化，提高教学与管理的工作效率。在具体工作环节中，要以一种不断学习、刻苦钻研的态度投入到实际工作当中去。工作性质不变，工作内容也不变，只要工作的方法变了，思路变了，效果自然也就大不同。教务秘书除了掌握一般的办公软件操作之外，还必须学会熟练运用基于网络技术的教务管理信息系统，在提高专业理论水平的同时注重电脑操作能力的培养，钻研现代信息化管理技术，并和本职工作相结合，娴熟、高效地应用教务管理信息系统。
五、教务管理人员必须具备严格的纪律观念。
教务管理必须具备严格的组织纪律观念，还要有强烈的保密意识和高度的责任心以及规范的职业行为。要遵守各项规章制度，严格要求自己。如果在工作中遇到违法乱纪的行为，要根据制度追究当事人的责任，该上报的绝不隐瞒，该处理的决不手软，坚决不能因为一己私利而，不得瞒报、漏报或不报；要做到心胸坦荡，忠于职守，不为金钱利益所诱惑，对利用职权之便而弄虚造假、徇私枉法的行为要坚决抵制和打击。教务管理人员只有具备了严格的组织纪律观念，才能促进良好学风、教风和校风的形成和巩固。比如说，教务管理人员在处理学生的学籍和毕业证书等问题时，一定要事实确凿、公平公正，以防随意办事和凭经验办事，还要特别注意不能感情用事。与此同时，教务管理人员要勇于坚持原则和勇于采纳正确意见，努力排除各种外界的干扰，自觉地维护学校的各种政策和制度的权威性。在审核查对应届毕业生的毕业资格时，要根据毕业生每学期所执行的教学计划来审核，全面系统地整理毕业班学生各学期课程所取得的成绩，对那些转学、转专业或者留级降级及退学等存在学籍异记录的学生的成绩，更是要特别地加以关注，严格把关，以确保数据不出任何差错；如果审查出学生不具备毕业资格，则需要客观地说明真实可信的依据和理由，一旦发现问题，及时查明原因，提出有效的解决办法，并落实到位；如有特殊及意外情况，要及时上报到学院教务处，由教务处妥善处理。
参考文献：
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