时间：2023-10-06 20:31:53
[关键词] 高等学校 校长办公室 综合协调职能
高校校长办公室是校长直接领导下的学校行政综合管理部门，在我国，尽管各个高校赋予校长办公室的职责各有不同，但校长办公室的作用往往都与协调、服务、咨询和管理这四块基本内容分不开。应该看到，无论是上传下达还是左右联系，无论是服务师生还是服务领导，无论是对内管理还是对外交流，校长办公室的协调功能无不渗透其中。可以说，校长办公室综合协调能力的高低，影响着办公室的咨询、服务和管理能力，代表着办公室的形象，其作用发挥的高低直接影响高校科学决策的水平，影响高校的运作效率，影响高校的办学水平。
1 高校办公室综合协调职能的科学内涵
协调是现代社会生活中的一种普遍现象，其本来意义是指通过协商与调解，简化矛盾，协同动作，统一行为，以利共同目标的实现。从现代管理学的角度理解，协调是指管理者通过及时的调整，使各项工作、各个部门有机地互相配合，以便消除内耗，顺利地完成任务，达到既定的目的。对于办公室工作来说，协调是一种工作方法、一种管理方式，协调就是协助领导，在办公室职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。
现代行政管理最重要的目标是追求发挥整体效益，决策也只能在协调平衡中执行、完善。高校是一个复杂的社会机体，受到来自四面八方各种社会因素的影响，加上教育领域改革的深入发展，学校的内部关系和外部环境都出现了较大的变化，对协调性的要求日益提高。高校办公室是综合部门，它的工作性质和所处的位置决定了要承担整个学校的综合性、整体性协调，在新的形势和矛盾面前，综合协调既是办公室实现目的的良性手段，也是做好工作的重要职责。
2 高校办公室综合协调职能的主要内容
在服务学校发展大局的前提下，通过全面协调工作、把各方面力量凝聚到学校的奋斗目标上来、把各部门的思想统一到校领导的决策上来，校长办公室的综合协调职能主要体现在：
2.1 承上启下――纵向的协调关系
高校校长办公室既是学校决策指挥中心的辅助机构，又是职能部门和院、系、所的综合平衡机构，它在管理系统中的承上启下作用非常突出。对于领导层而言，一方面，校长办公室代表校长传达要求，指令，指示方向，是校长形象的代言人，必须了解校长，了解校长对于学校的基本办学思路和发展方向的总体要求；另一方面，校长办公室要首先贯彻校长意图，服务校长，并帮助考虑处理领导未能顾及的方面，要了解学校的基本信息，了解校长需要什么信息。而对于基层而言，一方面，校长办公室要代表学校，代表校长，部署工作任务，制定行动指南，团结和带领全体教职工为学校的发展群策群力；另一方面，校长办公室要在职责范围内真诚、大方地提供服务，解群众所需，并将广大群众的呼声、建议及时、准确地反馈给校长，供决策所需。因为校领导工作面大，事情多，矛盾多，不可能“事必躬亲”，因此，在许多情况下，就需要办公室予以协助，直接面对问题与矛盾，站到第一线，为领导挡一挡，承担一定的责任，努力去维护正常秩序，全心全意地支持领导的工作，有节有度地为领导拾漏补缺。
校长办公室处于领导者与基层单位的中介部位，对基层单位的情况了解较多，因此要及时、全面、准确地向领导提供各类有价值的情况和信息，努力使领导的决策与客观条件、人力物力的许可程度结合起来，协助领导拟定切实可行的实施方案。应该说，作为学校行政管理系统有序运转的中枢，校长办公室既是校长面前的师生代表，也是师生面前的校长代言，传递着领导、职能部门和师生之间的信息，并起着把握动向、沟通关系、求同存异、消除内耗、促进形成整体合力的积极作用。显然，校长办公室在决策实施过程中的承上启下作用是不可忽略的，校长办公室在承上启下过程中的协调能力也是不可或缺的。
2.2 内外沟通――横向的协调关系
校长办公室作为一个职能部门，其正常运行离不开内部团队的协作划一，也离不开其他部门的相互配合和合作。内部团队成员之间的协调，是办公室对外发挥综合协调和其他职能的基础。办公室内部的协调，首先来自内部分工的明确性，其次来自办公室规章制度的健全运行，再次有赖于办公室成员的个人素质和修养。理顺各方面关系，协调办公室内部上下级关系、员工之间的关系，协调个人利益和集体利益之间的关系，创设自身民主、公开、团结、合作、竞争、创新的工作环境和氛围，是办公室开展好自身工作的基础。校长办公室是学校工作的“总调度”和“中转站”， 它要负责上情下传，也要负责下情上达，同时还负责督促、检查和落实好学校各项工作进展和落实的情况，自然免不了跟学校的各个职能部门频繁打交道。如何与各职能部门通力合作，如何发挥部门优势为其他部门的协作提供便捷，如何有效完成学校领导交办转达的工作任务，都是校长办公室需要协调统筹的重要课题。因此它要认真领会好学校领导的工作意图和学校相关政策精神，给各职能和业务部门提供帮助和指导，同时又要了解各部门的工作性质和业务范畴，便于沟通和联系，达到合作和交流，真正起到桥梁和纽带的作用。
此外，一般高校的校长都不止一人，因此协调校领导之间的关系，促进学校领导之间和谐相处、共同进退是办公室不可推卸的责任之一。遇到困难和分歧，要努力消除领导之间的误解，减少矛盾，促进合作，发挥好领导决策中的“催化剂”和领导之间的“剂”作用，增强班子的凝聚力、向心力和战斗力。
2.3 对外公共关系的协调
除了面对学校内部人与人、部门与部门之间的协调外，校长办公室作为学校的对外窗口，还担负着对外交往与协调的重要使命。随着高等教育改革的不断深入，高校已打破了封闭的状态，与社会的联系日趋密切，与各类社会组织、公众之间越来越多的建立起相互对应的关系，这其中当然包括竞争与协作。公共关系是一种独特的管理职能，它帮助学校建立并维持与社会之间的交流、理解、认可与合作，它确定并强调学校为社会进步和地方经济发展服务的责任，并通过有计划且持久的努力，使学校在社会中树立起良好的形象，以谋求社会公众的理解、支持与合作。无论是对外接待、交流合作还是相互竞争，无论是上级部门、兄弟院校、企业单位、个人团体，校长办公室对外树立了学校的整体形象，体现着学校的水平，在对外交往活动中起着不可替代的作用。如何协调好对外公共关系，及时接收上级信息，了解兄弟院校的先进经验，争取发展资源，搭建对外学习的平台，扩大学校宣传力度，提高学校知名度，为赢得领导的支持和社会各界理解、支持和帮助做出重要贡献，是校长办公室综合协调能力的主要体现，也是重要内容之一。
3 提高办公室人员综合素质，充分发挥综合协调职能
时代在进展，社会在进步，校长办公室人员素质也应与
时俱进，增强服务意识和全局观念，科学地把握好协调工作的艺术和方法，充分发挥综合协调职能。
3.1 不断提高人员的政治素养，树立高尚的职业道德
随着社会主义市场经济的不断深入发展，面临来自思想政治方面的困惑与挑战，办公室人员要坚定信念，加强理论学习和党性修养，积极倡导全心全意为人民服务的理念，增强办公室的服务意识，树立为事业尽心尽力的责任感。转变思想，认清形势，处理事情坚持以法制准则和政策依据进行，面对各种矛盾时，注意做到积极化解，促进团结。
3.2 强化工作实践训练，不断提高协调业务水平
相对其他岗位的工作人员而言，客观事实对校长办公室人员业务素质的要求更高，他们要了解高校的运作过程、教学过程，成为了解校情、博采众长的“杂家”，又要是通过日常工作实践训练，成为能写会讲，能办事、有谋略的复合型人才，不求像专业人员那样精通，但要力争知其然且知其所以然。
3.3 开拓创新，不断提高艺术管理能力
高校校长办公室的综合协调工作需要艺术，即要靠人格魅力，灵感和创新，具体情况必须具体分析，拿出具体的应对方案。一方面要坚持原则、服从落实，另一方面要从客观实际出发，以灵活变通的协调程序、协调方式，掌握好协调时机、协调环境。协调与沟通都要求校(院)长办公室人员有着很强的公关、应变能力，要化解矛盾，沟通信息，应对紧急情况。然而，这些能力不是仅从书本学习就可以得到的，它需要校(院)长办公室人员在实践中不断自我总结、体会、揣摩，树立超前服务意识和超前思维意识，充分发挥个人的主观能动性，促进协调职能作用的更好发挥。
校长办公室是一个综合协调机构，综合协调是它的重要职责。这种协调作用的好坏，在一定程度上反映出一所学校管理的有序程度。发挥得好，能为校领导减少许多事务性的工作；如果发挥不善，则会加重领导负担，影响领导工作以至全校整个大局。总结经验的目的是指导实践，在探讨校长办公室综合协调功能的过程中，我们应该时刻明确，校长办公室的综合协调能力还将随着社会和学校的发展而增加许多新的内容和要求，作为新型的行政管理工作人员，我们的思考始终不应停歇。
参考文献：
[1] 丁敏.高等学校校长办公室功能浅析[J].宁波大学学报(教育科学版), 2006, (2):43-45.
[2] 余君.论高校校长办公室的协调工作[J].株洲工学院学报,2005,(5):108-109.
[3] 黎宇宁.试论新时期高校校长办公室的职能及工作创新[J].武汉科技大学学报(社会科学版),2005, (4):12-13.
[4] 廖远标.论高校办公室如何发挥综合协调职能作用[J].广东财经职业学院学报,2002,(3)：79-81
一、指导思想
坚持以人为本的工作理念，深入领会和贯彻学校工作思路，坚持管理、服务与效能相统一原则，追求“想干事、能干事、会干事、能干成事”的办公室形象，发挥迎难而上、敢打硬仗、求真务实、团结拼搏精神，立足校办职责，积极开展工作。
二、主要工作及其基本思路
1、围绕学校创建“省四星级高中”工作，开展好相应的协调、服务。重点是负责组织全校性和其他重要性会议，如安排好学校校务会议、行政会议、学校教职工大会、党员大会等会议，做好教学工作会议、学校创建等有关材料起草准备及会议有关材料的汇编和记录工作。
2、在学校内部管理体制改革等工作中，结合实际情况，发挥参谋助手作用，为领导决策服务。
3、以良好的素质来发挥联系内外的作用，做好来电、来信、来访的处理和接待工作。本学期拟订并落实学校的接待制度。。
4、与时俱进，进一步做好信息工作。2009年的信息工作，要强化行政时效性意识，着重做好信息收集与上报工作，围绕学校重点工作，以信息为载体，反应学校实力，展示亮点，营造氛围。
5、完善和加强公文处理工作，文件及时分类和归档，对一些重要的文件实行文件传阅制度，及时收发处理各种资讯，保持信息渠道的畅通。
6、强化现代办公手段的使用观念，进一步完善、推广校内信息发布网络化，提高工作效率。
7、完成学校《暨阳苑》的编订与印刷工作，协助教导处、学生处等部门，及时宣传我校的教育改革动态、成果，尤其是倍受瞩目的我校实施创建省四星级高中过程中所取得的教育教学成果，办好宣传栏；记载和保存学校各方面大的活动和重要事项的资料，做好大事记。
8、加强档案室建设工作力度。认真做好人事档案工作。规范档案管理程序。完善充实档案室网页，提高档案的网络查询利用率。
9、团结进取，努力提高校园信息化建设水平。
10、进一步理顺关系，完善机制，建立目标考核责任制等规章制度，加强过程管理，在做好服务于学校教学工作和其他重点工作的基础上，努力开创工作新局面。
11、强化责任制，各项主要工作任务到人、责任到人，加强沟通，分工协作。
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一、指导思想
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坚持以人为本的工作理念，深入领会和贯彻校党政工作思路，坚持管理、服务与效能相统一原则，追求“想干事、能干事、会干事、能干成事”的办公室形象，发挥迎难而上、敢打硬仗、求真务实、团结拼搏的“评建精神”，立足校办职责，积极开展好“三服务”工作。
二、主要工作及其基本思路
（一）突出重点，加强综合协调和参谋助手工作。
1、围绕学校教学整改和“申博”工作，开展好相应的督办、协调、服务。重点是做好有关重要会议的会务工作，即做好首届四次教代会、教学工作会议、学科建设工作会议等大型会议的有关材料起草准备，会务保障及会议有关材料的汇编工作。
2、积极开展调研工作，在学校内部管理体制改革等工作中，结合实际情况，发挥参谋助手作用，为领导决策服务。
3、牵头并会同有关单位完成事业法人登记工作（办理《事业单位法人证书》）。
（二）与时俱进，改进管理方式，提高服务水平。
1、结合新的形势，探索和改进行政接待工作的有效措施。在总结现有行政接待经验的基础上，形成制度化、程序化、可操作性强的行政接待工作规程。
2、与时俱进，进一步做好信息工作。2006年的信息工作，要强化行政时效性意识，着重做好信息收集与上报工作，同时要在讲究简讯内容的深度和信息量上做好《安工大简讯》编审印发工作。通过举行“联谊会”等多种形式加强与各办公室主任（秘书）的业务联系，发动、利用好各学院、部门的信息员作用，围绕学校重点工作中，以信息为载体，反应学校实力，展示亮点，营造氛围。
3、完善和加强公文处理工作。规范公文流转运行，实行收发文电子登记，在收发文方面，强化运行时限意识，提高公文流转时效。规范、强化公文审核把关工作，修改完善并严格执行《安徽工业大学公文处理实施办法》，加大执行公文办理规程的力度，进一步提高各单位（部门）的公文质量意识和时限意识，避免仓促行文、仓促审核。改善公文服务意识，为便于领导掌控公文讯息，在上年试办（安工大校务参考）的基础上，参考省教育厅办公室的经验，编发《要文呈报》，定期将收发文情况以及重要公文要丢安讯息分类汇总呈报领导。
4、重视电子政务推行的紧迫性和必要性，强化现代办公手段的使用观念，进一步完善、推广校内电子政务，提高工作效率。
（三）立足本职，开展好重要常规工作
1、开展好信访工作和综合统计工作。把信访工作作为一项十分重要的思想政治工作和群众工作来做，全力维护学校的安定团结，积极推动廉政建设和党风好转，努力为师生员工排忧解难、释疑解惑服务。同时，深入了解学校发展情况，依法、及时、准确地搞好综合统计工作。
2、做好2005年学校年鉴的组稿编校、印发工作，尽快完成2005年度教学工作会议的文件汇编。收集整理2005年评建工作过程中形成的有关材料，并总结提炼04年迎评促建经验。
3、综合服务工作。坚持原则和程序，规范管理和使用印信；坚持以人为本，适应需求，为领导以及有关方面提供准确、及时、高质量的各项行政服务；根据学校在开放和竞争环境下谋发展的形势，深入领会和实施校领导的意图，做好学校礼品等的配置和使用管理工作；做好会议中心的使用管理以及有关会议协调工作。
4、贯彻校综治委会议要求，做到“防治结合，以防为主”，认真落实综治工作责任制。做好财产、文件机要等安全保密工作。小车服务组要进一步强化安全意识，规范车辆管理、车况检查维护，确保行车安全。
（四）把握自身特点，搞好保障服务。
1、加强档案室建设工作力度。在会同有关部门共同做好“干部档案审核检查”工作的基础上，认真做好人事档案达标的准备工作。理顺学生档案管理的关系和有关部门的职责范围，规范学生档案管理程序。完善充实档案室网页，提高档案的网络查询利用率。
2、网络中心要树立校园网络的总枢纽、支撑点的意识，强化网络安全监管，加大力度、整合力量，保障学校东区新建网络的基础建设，规划实施研究生公寓、青年教师公寓网络建设，认真做好办公自动化系统运行的技术保障。进一步加强学习、实施相关技术和业务的培训，完善规章制度，优化网络资源。在搞好业务建设的同时，加强队伍的思想道德建设、团结进取，努力提高校园信息化建设水平。
3、行政服务中心要按照校长在首届四次教代会上报告提出的“树立一个观念，增强三个意识”的要求，做好各项服务工作。冶苑接待中心和图书经销中心要进一步发扬艰苦创业、爱校敬业的精神，进一步理顺关系，完善机制，建立目标考核责任制等规章制度，加强过程管理，在做好服务于学校教学工作和其他重点工作的基础上，努力开创服务运营新形势。教学楼管理站、收发室等要进一步发扬在迎评表现出的优质服务精神，对一些有效做法要常抓不懈，形成长效机制。
三、实施保障机制
1、加强思想政治工作，牢固树立以人为本的观念，强化服务意识、全局意识和创新意识，精诚团结，营造和谐的校办工作环境，为创建和谐校园环境而努力。
2、坚持“二会”（业务研讨会和室务会）和月度信息通报制度，强化工作协作。
3、围绕“三服务”，着力加强和改善督查督办、协调服务和工作调研、参谋助手工作。
4、强化责任制，各项主要工作任务到人、责任到人（详见附件中），加强沟通，分工协作。
5、认真开展党支部工作，发挥党支部的战斗堡垒作用和党员干部的先锋模范作用，促进行政工作任务的完成。按照上级部署，认真开展好“保持党员先进性教育”活动，同时做好重点培养对象的教育、考察工作，继续实施支部联系学生班级活动。
一、加强学习，不断提升思想理论水平
一年来，校办通过党支部政治理论学习、专题辅导报告、专题座谈会、自学等方式，组织全体同志认真学习了中国特色社会主义理论、十七届五中全会以及全国和省人才、教育工作会议精神。学习注重实效，注重把学习成果转化为推动学校事业发展的内在动力。紧紧围绕“着力提升内涵、强化办学特色、推动科学发展”活动主题，校办认真开展了创先争优活动。全体党员认真学习了关于开展创先争优活动的文件，领会精神，统一思想，并结合支部和部门的实际情况确立了创先争优活动的目标和措施，努力通过开展“建设学习型党支部”、“立足岗位比奉献”等活动，使校支部成为“五个好”的表率，使党员的先锋模范作用得到更好发挥。办公室同志都能做到热爱学校，关心集体，爱岗敬业，尽职尽责，严于律己，乐于奉献。
二、恪尽职守，圆满完成各项工作任务
（一）公文办理优质高效。坚持精简、高效的原则，严格执行公文处理制度，牢固树立公文精品意识，严把公文质量关，确保了学校文件立意高、质量好，既具有政策性，又具有可操作性。同时，不断规范公文处理程序，严格执行审签制度。一年来，校办共制发学校行政文件375份，校办文件19份；共接收内部请示407份，批复办结367份；共接收、处理上级来文341份。安排校长办公会23次，形成纪要23份，参与条线会议22次，形成纪要22份。同时，校办还积极参与《大学规章制度汇编》的编印工作。
（二）文字材料高质高量。办公室文字工作任务十分繁重。一年来，校办紧密结合学校实际，遵循领导工作思路与工作要求，集思广益，精雕细琢，着力在文稿的思想性、指导性上下功夫，积极为改革出思想、为发展出思路、为推动工作出材料。全年牵头起草各类报告、汇报材料、领导讲话等文字材料30余份，15余万字。主要有：年学校党政工作要点，校二届四次教代会工作报告，第二次学生工作会议工作报告，首次国际化工作推进会报告，年下半年全校干部大会上的工作报告，汽车与装备行业校友会成立大会有关领导讲话等。同时，积极参与《中国教育报》、《科学中国人》、《科学时报》等重大媒体宣传学校工作，参与了学校“十二五”规划的编制工作。牵头起草的《以学生党建工作为龙头引领大学生健康成长》入编第19次全国党建工作会议交流材料。
（三）重要活动组织有力。对每项重大活动，校办都坚持“超前谋划、周密部署、综合运作、强化协调”，抓好方案制定、人员安排、责任落实、材料组织、场地布置、车辆调度、氛围营造等各个关键环节。全年牵头或参与组织协调了10多场重大活动，如首次国际化工作推进会、中国农业工程学科发展战略高层论坛、汽车与装备行业校友会成立大会、水利科学与海洋工程学科中青年科学家学术研讨会、国家工程技术中心考核评估等。
（四）接待工作规范有序。接待工作事关学校形象。校办坚持从规范接待规程入手，严格标准，强化细节，始终做到既要热情大方、又要勤俭节约。一年来，我们接待各类来访、视察、调研等40批次、500余人次，圆满完成了教育部领导来校调研、高效毕业生就业工作专家检查组、吴江市政府代表团、昆山市政府代表团、姜堰市政府代表团、句容市政府代表团、广东工业大学、北京信息科技大学、江南大学等接待任务。小车队强化管理，安全第一，全年行车51万多公里，未发生一起安全事故。
（五）工作热情细致。热情耐心地接待群众来访，做好群众来电、来信记录，并积极批转相关部门处理，并将处理、答复意见及时反馈给来访、来信人。开通网上工作，对校办信箱、校长信箱的邮件在第一时间内进行处理，并认真细致地做好回复工作。全年处理来信31封（次）。校领导接待日制度规范有序，坚持每两周一次。全年共安排接待日15次，接待来访师生120余人次，确保了师生员工诉求渠道的畅通，有效化解了矛盾，维护了学校稳定。
（六）督办工作切实加强。按照“时效强、效率高、效果好”的要求，围绕学校中心工作、教职工关心的热点问题，以及校领导批办、交办事项，加强督促检查工作。对校长办公会议决的事项，积极协助各分管校领导进行督办，切实提高有关决议的执行力，确保了领导的决策“不变形、不缩水”，政令畅通。作为教代会提案工作委员会的牵头部门，细致认真地开展教代会代表提案办理工作。会同提案委员会的成员，对二届四次教代会66份代表提案进行了梳理分类，逐一提出拟办意见，并通过提案交办会议的形式，将整理后的提案交由相应的职能部门办理。在办理过程中，强化跟踪、督办和服务。目前二届四次教代会代表提案已全部办毕，即将通过提案答复会议的形式向提案代表答复。
（七）电子政务稳步推进。认真做好办公自动化系统的运行、维护工作，以及发文管理、收文管理、校内请示、发文传阅、简报通讯、交办协办等模块的流转工作，切实加强系统账户与安全管理，确保办公自动化系统运转顺畅，便捷高效。大力加强网站建设，对校办网站进行了全面改版，及时更新学校文件、通知公告、校长讲话等栏目内容，在上半年学校二级网站考核中，校办网站获校机关网站第一名，被评为“年度十佳二级网站”。认真执行校务公开的有关规定，对于应公开的行政文件、校主要领导讲话，及时在校办网站、信息公告网、学校网站首页公布，全年共上传信息近400条。
（八）校志编纂进展顺利。学校党政工作要点把编纂《江苏大学志》作为年学校的重大文化工程加以部署。学校专门成立了有老同志组成的校志编纂工作组，由校办牵头开展工作。在工作开展过程中，校办多次牵头召开工作会议，研究确定了《江苏大学志》的编写体例和编写大纲，建立了由全校各单位、各部门参与的《校志》编纂工作网络。目前上、下两册，120余万字的《江苏大学志》正按时序倒逼，加紧编纂，确保2011年6月正式出版，向江苏大学组建周年献礼。
（九）中央专项申报工作圆满完成。校办作为“中央财政支持地方高校发展专项资金项目申报”的牵头单位，在相关部门、学院的配合下，完成了近10万字的《-2012年中央财政支持地方高校发展专项资金项目建设规划》的编制工作。经过省财政厅组织专家评审，我校成功申报了5大类16个建设项目，获批中央财政支持地方高校专项资金1.6亿元。
三、强化效能，大力加强机关作风建设
年，校办机关作风建设重点聚焦在提高工作水平、效能和服务质量上，着力在四个方面进行了强化：
一是强化规范高效。第一，用制度管事。校办在对自身制度进行梳理修订的同时，还承担了全校近300个修、增定制度文件的审核、修改以及制发格式把关的任务。校办能从制度建设的高度把这项工作切实做细做好。第二，在推进制度建设过程中，提高制度的执行力，重点是把贴在墙上的制度化为每个人的自觉行动。第三，规范印章管理，严格使用程序，全年用印达34万次，办理各类证件4万余个，没有发生任何失误。第四，进一步规范综合统计，各环节均作到信息来源有据，准确可靠，及时高效地完成了教育部《/2011学年初高等教育基层统计报表》的填报工作。认真开展统计分析研究，为学校长远发展和校领导科学决策提供了有力支持。同时还牵头完成了镇江市统计局对我校进行的统计执法检查工作。
二是强化细致严谨。校办作为学校行政的综合办事机构，是沟通上下、协调左右的重要桥梁和纽带，其工作效率和服务水平高低，直接关系到学校决策的贯彻落实，关系到领导和学校的形象。在工作中，校办非常注重细节，要求全体工作人员在细节上下功夫，要有细致的精神与严谨的作风。同时，还要严谨。其一做事要严谨。任何一个安排，任何一个计划都要经得起推敲与端详。其二接人待物、办事风格、仪态仪表要庄重得体，因为校办也是学校窗口单位之一。
三是强化勤奋务实。首先强化主动意识，超前思考，做到知情早、晓事快，力求从单纯执行领导指示、上传下达、被动接受任务向积极动脑筋、主动提建议、超前拿方案转变，充分发挥好办公室的参谋职能。如，常规性的文稿、工作，都要提前1个月考虑。其次是大力倡导务实的作风，坚持雷厉风行抓落实。工作中强化时间节点意识，以“今日事今日毕”的精神，协助校领导推进工作，切实在踏踏实实的求真务实中把杂事理清、繁事化简、难事办妥、急事办稳、好事办实、实事办好。
在学习中享受成长
尊敬的各位领导、各位同仁：
大家晚上好！
请允许我先作一下自我介绍，我叫___，是来自神经内科的一名普通护士。其实，这是我第二次走上竞聘护士长岗位的讲台。五年前，在我老家的那所人民医院，我曾经成功地竞聘上护理部主任助理的岗位，可是三年后我主动放弃了。因为，我认为人生是一个不断学习的过程，如果让我国固步自封、安于现状，我宁愿选择放弃。所以我选择到北京大学护理学院护理研究生班脱产学习一年，之后我来到这里，这家人才辈出、充满活力、管理先进的现代化综合医院。今天，我能够站在这，站在竞聘护士长岗位的演讲台，并不是认为自己己拥有了做一名东华医院护士长的资格，而是为了能挑战自我，能够向大家展示我——
一名来自湖北的普通护士的风采。
我竞聘的岗位是健康体检中心代现护士长一职。我认为这是一个能极大限度挑战个人组织协调能力、沟通应变能力和综合管理能力的岗位。众所周知，1979年世界卫生组织提出了全球策略目标——“2000年人人享有卫生保健”，我国“卫生改革与发展”提出的奋斗目标是：到2010年，在我国建立起适应社会主义市场经济体制和人民健康需求的比较完善的卫生体系，国民健康的主要指标是在经济较发达地区达到或接近世界中等发达国家的平均水平。因此，在现代生物—心理---社会医学模式的指导下，扩展医院职能由单纯医疗向医疗、预防、保健康复的整体观念和综合服务发展，己经是一场势在必行的变革。所幸的是，我们东华医院的领导人以其敏锐的触觉和卓越的管理能力抢先占领了东莞这个全国最具活力城市人口健康体检的市场份额，率先成立了全市最大的健康体检中心，赢得了社会效益和经济效益上的双丰收。
随着人类生活水平的不断提高，人们的健康意识也在逐步增强，越来越多的人意识到健康保健的重要性。今年东莞市普及了社会医疗保险制度，真正实现了居民人人享有卫生保健，更进一步地转换了农村人口的健康保健意识。大家有目共睹，我们医院的健康体检中心其实一直处在全负荷运转的工作状态，中心每天不但要接待络绎不绝的散户体检，还要承接许多单位和工厂的年度健康体检和招工体检，以及临时突击安排的体检任务。更多的时候我们还要走进社区或工厂为我们的顾客提供上门体检服务，因此我们必须以快速、优质、主动、准确的服务才能赢得良好的社会口碑和更多的客源。
我认为作为一名健康体检中心的护士长，除了必须具备专业技能还应具备以下几个特点：
第一，组织管理能力。能够合理地安排人力资源，系统地规范工作流程，着眼于细微之处让所有前来体检的人都能享受到全程无疑问服务；大家一定觉得奇怪了，什么是“全程无疑问服务？”不知大家对试工体检还有没有印象，反正我是记忆犹新的。作为一个健康人来到医院参加体检，不管是主动还是被迫，他都希望在最短的时间最高效地解决问题。当他拿着一大堆各式各样的检查单时，连我都有点发懵，对于没有专业知识的人来说就更是不知所措了，所以我想如果我们能给每一位前来体检的人发放一份《体检须知》，告知每一项检查项目的目的和要求，并标明具体的检查室或地点，然后在我们护士的指引下完成整个体检过程，这不但能避免人员拥挤，还可以提高我们的工作效率。其次他们还面临着一个领取体检结果的问题，如果我们能对没有时间或无法亲自来领取结果的人提供寄信或发电子邮件的服务，这一定会提升我们工作满意度。
第二，沟通协调能力。据我所知体检中心的工作在很大程度上都离不开医务部、护理部、科教部的支持，在面临大的体检任务时都必须从其它科室增派人力支援，这样就更需要护士长起一个横向或纵向联合的作用。她必须具有较强的沟通和协调能力，确保在最短时间内组织起人力物力。
第三，统筹计划的能力。私底里大家都戏称“护士长”为“内当家”，其实这个称谓一点也不假，如果护士长不能担任好一个管家婆的角色，那她至少不是个让人信服的护士长。护士长应该对体检中心每天的业务量、经济收入、医疗消耗品的支出、有效工作时间有一个具体的了解，这样才能对工作进行系统的安排和管理，真正做到开源节流，尽量减少人力和物力资源的浪费。
第四，团结协作的能力。管理活动离不开团队合作，如果一个集体没有凝聚力它就是失去了战斗力。我认为一名体检中心的护士长应该努力当好主任的帮手，协调好方方面面的关系，多与大家沟通交流，保持一种良好的工作氛围。再则，应关心体贴同事，及时了解她们的思想顾虑，适时疏导，让她们感觉到集体的温暖。这样才能减少团队的内耗，提高工作效率。
以邓小平理论和“三个代表” 重要思想为指导，以科学发展观统揽校办工作全局。紧紧围绕 “教育教学质量年”的工作要求，坚持以人为本的工作理念，进一步加强制度建设，不断提高服务意识、责任意识、效率意识，以饱满的精神风貌和扎实细致的工作，充分发挥校办的行政中心枢纽作用，为学校的建设和发展作出更大的贡献。
二、主要工作
（一）强化队伍建设，增强团队意识
1、强化政治意识。切实加强政治理论的学习，努力提高思想政治素养，坚决贯彻党委决议、决策，树立良好的大局观。
2、强化服务意识。以学校提升办学层次工作为中心，以“教育教学质量年”为抓手，牢固树立以人为本的理念，自觉维护学校的窗口形象。以主动积极的态度全心全意为领导和师生做好服务工作，做到热情周到、耐心细致、及时迅速，树立良好的服务形象。
3、强化团队意识。在明确内部分工及责任的基础上，大力提倡敬业爱岗、甘于奉献、团结协作的精神，积极营造校办和谐的工作环境。
（二）强化制度建设，注重管理规范
1、进一步强化内部管理，提高角色意识，积极营造规范化、科学化和制度化管理的良好氛围。
2、结合学校规模日益扩大、学生人数超万名的发展实际，积极探索校办管理工作的新模式、新方法。在总结经验的基础上，切实建立健全车辆调度、公务接待、会议管理、电子屏管理等一系列规章制度和管理规范，努力形成工作的制度化、规范化、程序化。
3、注重管理的实效性，不断细化管理的规章制度，提高管理的科学性和过程的实效性，努力形成管理促稳定、促发展的工作局面。
（三）强化责任意识，做好常规工作
1、加强内部的日常管理和考核，积极倡导勤俭节约的优良传统。注重工作例会制度，切实形成信息的有效畅通和及时反馈。
2、围绕学校中心工作，积极开展调研活动，积极发挥参谋助手作用，为领导决策服务；积极主动收集学校各类信息，认真、细致做好日志工作。
3、紧紧围绕校党委的决议、决策，开展好相应的督办、协调和服务工作。
4、积极做好学校大型会议及其他公务活动的接待服务、会议安排和相关协调工作，不断提高服务水平。
5、充分发挥信息在学校工作中的作用，加强信息的收集、整理、汇总和发布，加大信息的管理与监控力度，进一步发挥信息的辐射功能。
公务车辆实行统一管理，由校长主管，校办公室主任分管。
（一）在本市内外出工作、公务由办公室主任安排车辆。到本市以外出差、公务的须经校长批准，方能派车。
（二）本市公务用车一律凭派车单经办公室主任批准。
（三）非公务用车。外单位要求借用车辆及其他特殊情况用车，一律先经校长批准，由办公室主任派车，否则，不予派车。
（四）学校公务车辆严禁参与喜事丧事活动。特殊情况用车，须报校长批准同意后，可派车专用。
（一）派车必须由用车人填写派车单，经用车部门负责人审核，报办公室主任审批（市内）后，省（市）外须经校长批准同意后，方能派车，办公室按申请派车的先后顺序和公务的轻重缓急，统筹安排，予以派车。
（二）驾驶员凭派车单出车和报销差旅费。驾驶员无故拒不出车一次，计旷工一天，并按相关规定兑现扣款。
（三）严禁私自出车，未按派车审批程序批准私自派车或驾驶员未经批准擅自出车，一经发现，由用车人支付油料费并按租车价格每日260元计算，将费用交财务室，不足半天的按半天计算，不足一天的按一天计算。但遇下列情况可先出车、后补派车单：
1、特殊情况紧急用车，校长或办公室主任直接派车。
2、节假日和下班后因公急需用车，由校办公室报校长同意后派车。
（五）遇节假日，车辆由校办公室负责督查管理。
（一）车辆实行油料定额制，其标准是：在车辆使用说明书载明的每百公里油耗标准上浮2公升油。
（二）油费的报销：派发加油卡，按公里数据实结算；因特殊情况在市外加油，其油费的报销由驾驶员、用车部门双方签字后经校办公室主任审核，报校长签字报销。
（三）车辆维修由驾驶员提出故障申报，经校办公室主任审定后，由总务、财务、驾驶员共同办理，依据金额大小区别对待。维修金额100元以下小额维修，由驾驶员汇同总务、财务出具车辆维修审批单经校办公室主任同意后进行维修；维修金额100元以上大额维修，由驾驶员汇同校办公室、总务、财务出具车辆维修审批单经校长审批同意后方可维修。车辆修好后由该车驾驶员试车验收，合格后由驾驶员在维修单和发票上签字有效。
（四）维修金额100元以下小额维修原则上实行定点修理，凡办理完毕维修审批手续后即可到维修点进行修理；需在其它地方修车的，需经校办公室车管人员报请校长同意后方能修车。维修金额500元以上的大额维修，采用单次维修询价制确定修理商，选择同品质、同服务的低价位的修理商为维修点进行维修。
（五）车辆外出发生故障由驾驶员报告车辆管理人员，征得其同意后就近请人维修，所需材料和维修费由驾驶员和用车人负责共同经办，并将情况报告校办公室主任，按报销制度报帐。
（六）车辆维修费由驾驶员汇同出纳凭学校出具的车辆维修单和修车发票支付。财务室应及时将车辆的用油、维修费用制作清单送总务处、校办公室和校长审批报销报帐。
（一）驾驶员由校长主管，办公室主任分管。
（二）驾驶员应爱岗敬业、忠于职守，严格遵守交通法规并提高驾驶技术，增强安全责任感，爱护车辆，确保行车安全，确保出车率。
（三）驾驶员应遵守交通规则，不得酒后驾车，不得将车交他人驾驶，驾驶员酒后驾车或驾驶员之间随意调换车辆驾驶，被罚款或肇事，一切责任由驾驶员承担。
（四）学校车辆属国有资产，驾驶员应爱护车辆，随时保持车辆处于良好的车况，保持车辆整洁卫生，做到出车前检查车辆状况是否完好，预防不安全事故的发生。
（五）驾驶员出车完毕，必须将车辆停放于学校车库内或指定的场所，不得乱停乱放，更不得私自驾车外出。未按规定停放者，一次扣款50元。因未按规定停放，造成被盗、被损坏等，由驾驶员承担全部责任。
（六）驾驶员严格遵守车辆管理的各项规定，禁止超人超速超载、闯红灯、疲劳驾驶等，如因违规受处罚，由驾驶员承担全部责任。
（七）学校公务车系保证学校各项工作用车，驾驶员出车应保证出差人员乘座；未经校长同意，驾驶员不得带乘本校以外人员，否则，由驾驶员承担一切责任；本校出差人员亦不得自行携带本校以外人员乘本校车辆。
（八）驾驶员出车，必须服从出差人员的安排，自始至终为公务服务，不得中途擅自离开，违者除按旷工处理外，并追究相关责任。
（九）驾驶员凡未按规定私自出车，除依本制度处理外，造成不良后果和产生的一切经济责任，全部由个人承担。
（十）驾驶员休假、请假、节假日离开工作地点须将车辆钥匙交办公室主任统一管理。
（一）具体负责驾驶员的管理，定期组织驾驶员学习交通安全相关法律法规及驾驶知识等，不断提高驾驶员的业务素质和安全意识。
（二）合理安排驾驶员及时出车，为领导公务用车，行政公务用车，提供安全高效、有序的保障。
（三）及时安排车检及为车辆办理相关
Abstract: The secondary school office is the center of the administration, teaching and scientific research work in the university. The office work efficiency and service level directly affects the normal operation of the administrative work. Through analysis of the main factors influencing the secondary school office work efficiency, countermeasures and suggestions to improve the efficiency of the secondary school office work are concluded in this paper.
关键词： 二级学院；办公室；效率
Key words: secondary school；office；efficiency
中图分类号：G647 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）23-0246-02
0引言
受大学扩招影响，各高校招生规模不断扩大，在校生人数日益增长，各高校逐渐将原有的系的建制，改为学院或二级学院。学校管理重心下移，实行校院两级管理制度，使得原本较为单一的教学执行单位，渐渐转变为具有一定行政职权的、教学与行政并行的综合管理实体。二级学院在获取了部分办学自、提升了办学活力的同时，也不得不承担了部分学校的、且自身并不十分擅长的行政管理职能。为履行好这部分行政管理职能，二级学院行政办公室（或称“学院办公室”）应运而生，一般负责学院的行政、党务、教务等一系列重要而又十分繁琐的日常管理事务。二级学院行政办公室工作效率和服务水平的高低，不仅关系到二级学院行政工作的正常运作，而且还间接影响到二级学院教学工作的办学水平。因此，对高校二级学院办公室工作效率的研究是及时而必要的。
1高校二级学院管理模式概况
在校院两级管理模式下，二级学院是作为教学活动与管理的主体，其管理职能将由现在单纯教学活动的执行者向具有综合管理职能的相对独立办学实体转变。[1]因此，高校二级学院一般同时具备行政与教学的职能，并设立相应的组织机构来实现对行政和教学的全面管理。
2二级学院办公室架构与职责
二级学院一般实行院长负责制，由院长负责学院的全面管理。按照职能划分，二级学院的机构设置一般由学院行政办公室、学生工作办公室、教研室组成。二级学院的组织架构大致如下：
2.1 由二级学院院长直属领导的学院行政办公室的人事架构大致如图1所示。
2.2 二级学院行政办公室的岗位职责（图2）高校二级学院行政办公室是学院行政综合办事机构，负责统筹协调、信息枢纽、公文处理、对外联络等工作。其主要负责学院的人事、教务管理、学生就业、科研项目管理、财务、固定资产管理等工作，有的还附带负责二级学院的计生、工会工作等。
3制约二级学院办公室提高工作效率的因素
从高校、二级学院的两级管理的现状来看，存在着诸如职能不清、权责不明的情况，这样就容易造成二级学院行政综合办事机构的作用不能得到充分的发挥，二级学院的办学自也遭到了很大的限制；同时，在一定程度上也造成了学校整体资源的浪费并且使得办事流程更繁琐。究其原因，可以从以下两个大方面进行分析：
3.1 外因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的外在因素主要有：制度、办公管理系统、福利待遇、领导力和办公条件。
3.1.1 学校的规章制度学校的规章制度就像是一种文化，传承并影响着一代又一代人。高校的制度与文化是影响二级学院行政办公室工作效率的根本所在。由于二级学院与学校工作的差异，导致学校的一些制度不能完全涵盖二级学院的工作，因此，在制度上会存在缺失或不足。
3.1.2 办公管理系统要想提高办公室工作水平，提高工作效率，自动化、信息化的办公平台是先决条件。办公室一方面要加强硬件设施的配置，运用先进的办公设备，改进办公手段，改善办公条件;另一方面办公室人员要自觉树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，推进无纸化办公，提高校园网应用水平，最大限度地提高管理的效能，实现效率与效益的有机统一。[2]
3.1.3 福利待遇高校的工资及福利待遇关乎办公室工作人员的幸福指数，所以在一定程度上影响着办公室人员的工作态度以及效率。通常收入与工作激情与态度密不可分，二者相互影响。
3.1.4 职业前景二级学院办公室工作人员属于基层办事人员。往往其职业前景不受重视容易被忽视。当一个人日复一日地做同一份工作又看不到职业前景的情况下，往往会产生极其严重的怠工情绪，这样就影响了学院办公室的工作效率。
3.2 内因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的内在因素主要是办公室人员素质。作为二级学院行政办公室工作人员，应具备较高的思想政治觉悟，谦虚敏锐、善于学习、业务熟悉、基本功扎实、有良好的服务意识和团队合作精神等等。提高效率，人才是关键。提高行政办公室工作人员自身素质，是有效提高其工作效率的根本。
4提高二级学院行政办公室工作效率的途径
4.1 构建一支高素质、专业化办公室队伍，对工作人员进行必备的业务培训。二级学院办公室工作效率与工作人员业务水平息息相关。要想在保证工作质量的同时提高工作效率，就必须构建一支高水平的办公室队伍。考虑到办公室人员的工作性质，进行有针对性的培训。培训的内容主要有：公文写作技巧、人际交往与接待礼仪、办公室行政人员心理健康培训、团队建设等等。通过定期的培训考核，来保证培训质量，做到有奖有惩，以促进工作人员主动参加培训，积极要求提高自身素质和业务水平。
4.2 逐步实行数字化校园、办公自动化。提高二级学院行政办公室工作水平与效率，离不开数字化、信息化的智能平台。学校一方面要加强硬件的投入，根据高校自身情况，制定一套适合本校的办公平台。另一方面，二级学院的办公室工作人员要增强信息化意识，积极主动学习现代化办公技能，主动自我学习与培训，跟上信息化发展需要。
4.3 优化高校管理体制，明确岗位职责，精简办事程序。高校管理体制建设是实在高校规范化、制度化、科学化建设的根本。通过优化高校管理体制，精简办事程序，做到遇事有章可循、流程清晰，这样就可以在一定程度上提高办公效率和准确性。另一方面，二级学院行政办公室必须明确其岗位职责，并对其工作人员进行职责明确与区分。
参考文献：
[1]白帆.高校二级学院职权运行机制的合理化构建[J].青年文学家，2012（06）：217.
[2]段曹钢，郑国军.如何提高高校办公室的工作效率[J].秘书之友，2014（04）：23.