采购管理系统范文

采购管理系统篇1

关键词：管理系统；工作量；提高；功能模

系统需求分析

1系统边界

采购管理系统是根据厂家对采购信息的管理需要来设计开发的，目标是提高厂家管理采购信息的工作效率，为厂家提供强大的管理支持和查询服务。因为不同厂家对采购信息的要求未必相同，所以系统重点不仅是要具体显示采购的哪些确定信息，而且要增加相应的功能模块，使用户更加方便，快捷，安全的使用本系统。系统主要包括厂家对功能的需求。

（1）采购计划管理

根据生产计划、库存情况及采购规则形成采购计划。

（2）采购过程管理

根据采购计划、供应商选择规则形成采购订单并执行订单。

（3）供应商管理

完成供应商的增、删、改、查等基本功能。

（4）生成报表

根据上述需求可以将采购管理系统划分为以下几个模块，划分结果如下。

1）采购计划管理模块：从生产部门拿来生产情况表单，根据仓库部门库存情况表，经计算自动生成采购计划。

2）订单管理模块：采购计划经过审核生成订单后可以对其进行查询、若原料还需采购可以继续审核后生成订单，若订单生成以后不合理则采购主管可以对其修改或者删除订单信息。

3）采购合同管理模块：合同的增删改查及其状态，从而体现采购流程。

4）供应商管理模块：当收到采购单以后，需确定能够满足此需求的供应商。在这个模块里，先查询数据库中相关供应商，如果数据库中没有合意的供应商，则根据现实信息添加供应商信息，若供应商的某些信息有改动还需对其进行修改，某供应商无法提供合格原料时删除该供应商。

5）入库验收模块：当供应商收到订单并发货时，就进行入库作业。向系统中输入采购后的原料信息生成入库单给仓库部门。

6）生成报表模块：生成订单表，入库表给财务部和仓库部门。

采购管理系统的工作重心：根据生产部门和仓库部门提供的信息和供应商及时联系，适时通知供应商供货，使库房货源充足。

2.系统执行者和用例

采购管理系统只负责供应商管理，订单管理，原料采购等一系列功能，对于企业商品的生产和原料的库存以及使用功能不包括在内。

经上述系统需求可知，采购管理系统有3个执行者，即计划人员，采购人员，供应商客户，采购主管。

1）计划人员：制定采购计划。

2）采购人员：与客户签订采购合同负责监督合同的正常执行，合同执行完毕，设置履约标志。

3）供应商客户：与采购人员签订采购合同，并发送原料。

4）采购主管：参与制定采购计划，审核采购订单。

根据需求分析中客户对系统功能提出的要求，可以找出系统用例。采购是企业主要业务活动之一。为了保证企业采购到合适原料，必须认识了解采购过程，做好采购业务决策，加强对采购过程的监督，确保采购工作的圆满完成。

3.系统开发的必要性

随着企业的扩大，供应商的增加，传统的手工记录或者已有的旧系统已不能满足企业日常需求，而计算机技术的日趋成熟也为开发新系统提供支持，竞争对手给的压力，供应商的需求也会迫使企业进行系统更新，所以系统的开发相互的更替是无法避免也是必需要进行的。

4.管理可行性

采购管理是企业为了达成生产或者销售计划，从适当的供应商，在确保适当品质下于适当的时期，以适当的价格，购入必须数量的物品或者劳务所采取的一切管理活动。采购管理信息系统在取得物品与劳务的过程中统筹兼顾事前的规划，事中的执行以及事后的控制，以达到维持正常的产销活动，降低产销成本的目的。

5.经济可行性

采购系统带来的经济效益是明显的，其最主要的表现就是减少了企业管理费用和人力开支，不仅节省了大量的时间，还为企业的采购决策提供了宝贵的资料，同时可以提高企业的采购效率，从良莠不齐的供应商中挑选出性价比最高的，降低成本并且提高原材料质量，即提高了企业的经济效益。所以说在经济方面，采购系统是完全可行的。

6.技术可行性

该采购系统拥有有好的人机互操作界面，操作人员只需要进行少量的培训，采购系统的功能基本上就能顺利实现。所以在技术上采购系统也是可行的。

7.系统分析

7.1系统层次结构图

8.性能需求分析

根据用户对本系统的要求，确定系统在响应时间、可靠性、安全性等方面的性能要求。

8.1界面需求

1）页面内容：主题突出，站点定义、术语和行文格式统一、规范、明确，栏目、菜单设置和布局合理，传递信息准确、及时。

2）导航结构：页面具有明确的导航指示，且便于理解，方便用户使用。

8.2响应时间需求

无论是客户端还是管理端，当用户登录进行任何操作时，系统应该及时地进行反应，反应的时间在5秒内。

8.3可靠性需求

系统保证在多人同时使用时不死机，用户能正常使用

8.4开放性需求

系统应具有灵活性

8.5系统安全性需求

采购管理系统篇2

关键词：ERP系统 企业采购管理 应对举措

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2014）02-01-01

一、ERP概述

（一）ERP的概念

ERP的概念，由美国著名IT分析公司Gartner Group Inc.于上世纪90年代初，以当时计算机信息处理技术的发展以及企业对供应链管理的需求为根据，以对信息时代制造业信息管理系统发展趋势的预测为目的而提出。整体来说，ERP作为一个集成化管理信息系统，通过对企业内部所有资源进行集合，并进行有效地计划和控制，以达成最大化的效益，正是其内涵所在。

（二）ERP应用于企业采购管理的优势

1、再造采购管理流程

ERP系统通过对采购管理流程实施进行改造而实现了一些新的特点和优势，注重对部门之间的协调、联动和制衡，在采购模块中将供应商管理、检验入库和财务付款等部分业务进行剥离。其设计方法则是将完成的工作进行相关职责的分解后，再在各个模块中进行对应，最后将同一个模块内的所有职责进行工作组形式的组合。这些都使ERP系统具体了如下优点：一是集中处理同类型业务，这样协调工作不但大大减量，效率也实现了极大提高；二是分离库存管理职责，以对采购业务的监督进行加强；三是能够分离采购管理和资金管理，付款的职能在ERP模式下被分离到了财务部分，进一步加强了资金管理。

2、采购业务信息即时共享

ERP系统采购管理模式下，信息集成性使ERP平台工作人员共同使用唯一的数据源，实现了业务信息的共享；信息即时性使企业管理者、各职能部门和采购管理相关业务人员都能够随时进行了解，把握资源分配的及时性与合理性，强化采购过程控制。

3、业务可追溯性得到增强

ERP系统对系统中采购单据的记录提出了要求，从而为所有业务往来详细信息的查询提供了方便，业务操作中的人为因素被大大减少，信息的原始状态和真实性得到了保证，并刻意随时对其进行追溯。

4、加强了对供应商的管理

在ERP系统中，供应商供货数量、质量、价格、售后服务等方面的信息以数据形式记录，可以极大降低业务人员调动对工作的影响，新业务人员对与自身业务相关的供应商名单、历史供货记录和联系方式等信息，可以通过系统进行方便的查询，从而确保采购业务的连续性。

二、 ERP系统在企业采购管理中的应用

（一）应用的环节

一是建立供应商资源，通过审核流程确定为合格供方后才能进入供应商名录；二是根据ERP物料需求生成采购计划，对相关采购要素进行约定；三是根据质量指标、采购价格等要素择优供应商；四是生成采购订单，经审批后严格执行；五是对采购订单进行跟进，重视计量、质检等过程控制，直至验收入库；六是严格按照订单办理财务结算。

（二）应用的效果

1、采购流程严格控制

为了实现加强管理的目的，ERP系统对需求计划、采购订单、入库收货、结算付款等流程环节都进行了严格的界定，最终达成了各个流程工作之间的不仅相对独立而且同时相互配合与制约，大幅提高了采购管理的规范化。

2、采购程序审批严格

根据业务内容的不同，审批工作有着严格的流程和级别权限，例如：采购申请中的物料品种和数量，需要得到采购主管的审批；二是采购订单中的供应商选择以及物料价格和数量，需要在到采购主管审批后由采购部门主管领导进行审批，而且如果采购订单超过了一定的金额，还需要企业的主管领导进行审批。由此可见，审批程序流程是完善而严格的，没有完成审批的订单，采购工作是无法继续进行和完成的，这也审批程序得到了切实的执行。

3、采购过程监督和控制及时

采购业务过程监督和控制是采购管理的重要环节。首先，监督需要具备查找和发现问题的条件，ERP系统中，权限相对公开使得监督管理工作高度透明，实时更新的数据库可以使监督人员及时跟进和发现问题；其次，对于发现的问题监督人员在权限范围内能够及时采取相应措施进行控制，需要说明、暂停、改进或者终止的采购业务会在第一时间收到监督反馈并进入相应后续工作流程。

三 、企业采购管理中ERP系统应用的不足

（一）基础数据源采集录入的准确性方面

ERP是系统也是建立在数据管理基础上的管理系统，系统前端数据采集及录入工作将直接影响到采购管理模块的数据使用和管理，应用过程中数据缺失及无法正常应用的情况仍客观存在，导致前端数据采集录入工作受到影响的常见主要原因有操作人员重视程度不够、素质不高、操作不规范等。

（二）角色替代或者缺失方面

ERP系统的应用于采购管理工作中是彻底的管理流程再造，之后在采购管理中进行的实施也应从组织架构和业务流程节点等方面不断进行固化和完善。现实中，受组织架构调整、人员流动、采购业务多样性等客观条件限制，为了走流程而走流程的角色替代、一人使用系统流程中多个用户名和不同权限进行操作的情况时有发生，从一定程度上影响了ERP系统使用的规范性，缺乏必要的使用情况监管。

（三）持续的技术培训无法保证

持续有效的培训工作，是ERP项目在企业采购部门得到成功实施的重要保障之一，尤其是对于技术骨干的培训，因为在采购部门中，对于ERP的应用，技术骨干和主管领导是最重要的两个角色，ERP项目也只有通过他们的充分配合才能将优势最大化发挥出来。现实中，持续培训工作在企业的ERP系统运行之后往往被忽视，致使采购部门对ERP系统的了解深度及管理应用研究不足，限制和影响了ERP系统管理效果的最大化呈现。

四、企业采购管理中ERP系统应用不足的对策

（一）认真做好源头。在企业采购管理过程中，量化ERP系统基础数据源采集标准， 将此目标作为采购部门的管理目标之一，纳入目标绩效管理体系，确保此项工作保质保量的按时完成。

（二）强化过程控制。在企业采购管理过程中，严格执行ERP系统业务流程，不断优化和完善与ERP系统相匹配的组织架构、人员配备、管理制度、监督反馈机制，确保管理工作在稳定运行的基础上不断创新和提高。

（三）重视结果指标分析和改进措施的落实。在企业采购管理过程中，充分关注ERP系统指标数据，做好指标的分析工作，得出结论并制定有效的改进措施，严格执行落实。

结语

综上所述，ERP系统对企业的采购管理具有变革性的巨大作用，虽然企业在采购管理中普遍运用了ERP系统，但却并没有将其价值充分展现出来，仍面临着诸多的问题。对此，企业首先要对ERP系统应用于采购管理方面的重大价值和作用进行充分认识，引起足够重视，然后对存在的问题进行充分的认识和总结，以在此基础上进行有效的解决。本文提出的几点对策，仅仅是一些可以参考的建议，尚有很大的挖掘空间，落实上的针对性更需要具体进行解决。

参考文献

1、刘伯莹，周玉清.ERP原理与实施[M].天津大学出版社，2001.

2、王慧芬.企业应用ERP系统的理论与案例分析[M].北京出版社，2001.

3、胡艳春.基于ERP的采购管理机制变革研究[J].企业经济，2009（10）.

采购管理系统篇3

Dou Yuhong

（内蒙古赤峰市敖汉旗政府采购中心，赤峰 024300）

（Aohan Government Procurement Center，Inner Mongolia，Chifeng 024300，China）

摘要：以现实中政府工程采购通用的业务操作流程为基础，结合现代信息技术并合理的实现学科交叉融合，尝试建立建设政府工程采购的管理系统，该系统又可以划分成若干不同复杂度的小系统。文章所建立的系统运用虚拟现实技术，建立虚拟工程采购程序，实现可视化的工程采购决策管理工作，指导政府相关部门合理有效的实现工程采购，并最终科学而系统的实现了工程采购风险预警及管理。

Abstract： In this paper, it proposes a government's projects procurement management system on the basis of common credit business operation process, combined with modern information technology and realizes reasonable cross-discipline integration. The system can be divided into several subsystems with different complexity. Also the system is established by the use of virtual reality technology, and to create a virtual procurement program so as to achieve visualized management of credit decisions and guide government departments to effectively make scientific projects procurement, and ultimately realizes risk management of it scientifically and systematically.

关键词：工程采购管理系统 招投标问题及对策 工程采购风险预警 虚拟现实技术

Key words：projects procurement management system；bidding problems and solutions；engineering procurement risk warning；virtual reality technology

中图分类号：D675.3 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）32-0149-03

0引言

采购是现代工商业管理中的一种专门学问与技能。对于采购的概念，专家学者基于认识的不同，有不同的解释。一般认为采购是基于生产、销售或消费的目的，有偿地取得商品或劳务的一种交易行为[1]。

随着信息技术的迅猛发展和普及，现代信息技术的应用已经深入各行各业和社会的各个方面，而将其高效的应用于政府工程采购工作更是必然。本文主要基于对现实信贷流程的改进，利用当今前沿和热点的理论和技术，建立政府部门对于工程项目的采购管理系统。系统设计目的是相对全面而系统的实现整个采购决策管理，提高采购管理工作效率和采购管理的主动性，促进管理工作的科学化和规范化。同时有效的进行工程采购的实时监控管理，增强采购风险可控程度，较好的实现预期目标，从而进一步提高经济效益和社会效益。

1建立建设政府工程采购管理平台的构想

根据《中华人民共和国政府采购法》的第四章采购程序规定，我国政府工程采购业务处理流程大体可以由图1表示。

下面详细阐述主要子系统的相关内容。

1.1 编制招标文件[3]招标文件一直在整个政府的招标活动中发挥着重要的作用，它是签订合同所遵循的依据，合同中一般包括了招标文件的大部分内容。它也是投标人决定是否投标的参考依据和评价标准。在一般情况下，投标文件的好坏会影响整个投标活动的进程。投标人只能根据招标文件中的各项规定和要求，编写投标文件。因此，招标文件是联系、沟通招标人和投标人的桥梁，能否编制出完整、严谨、科学的招标文件，直接影响到招标采购的质量，也是招标成败的关键。

1.1.1 招标文件应充分体现政府采购的原则政府采购是阳光下的交易，公开、公平、公正是政府采购的基本原则。公开是指公开采购信息，公开开标、公开评标标准、公开中标结果，这就要求在招标文件中将所有与招标项目有关的信息及条件、要求，都应完整、准确地表述出来，使每一个投标人都能获取同等的信息;公平就是应当公平对待所有潜在投标人，给予所有投标人平等竞争的机会，使其享有同等的权利并履行相应的义务，而不能由于考虑地区和部门的利益在招标文件中规定投标人必须为本地注明的供应商等歧视和限制投标人的条款;公正就是要求将凡在评标时需要考虑的因索都必须写入招标文件并以此为标准在评标时同等对待每一个投标人。

1.1.2 编制招标文件前期准备工作应充分集中采购机构应根据政府采购管理办公室下达的政府采购计划，对采购项目从政策、资金、市场、技术、生产等方面进行全方位的市场调查，为编制科学、合理的招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀清相关的专家和技术人员进行论证、分析。

1.1.2.1 政策分析主要了解招标采购的项目所提的要求是否符合国家有关法律、法规、政策的规定，这些政策法规对招标项目有何影响，应在招标文件中如何体现等。

1.1.2.2 采购预算分析采购预算是确定评标价最重要的参考标准，往往作为政府采购招标项目的标底。

1.1.2.3 采购需求分析采购需求是招标文件的重要组成部分，也是评标的关键依据之一。采购需求制定得不明确或不全面，就会增加采购风险，影响采购质量，增加评标难度，甚至导致废标。

1.1.2.4 市场分析主要是通过各种渠道调查、了解所需货物的生产企业情况、工程或服务的供应商情况等，如生产企业或供应商的数量、规模、经济、分布情况等。

1.1.3 编制招标文件应注意对采购品目进行合理分包货物集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位，品种多、数量大、金额大。标的太大，有经济实力的供应商可能不多，品种太多不分包，有优势的供应商可能无法把优势发挥出来，从而无法达到既广泛引起竞争、节约资金又满足各采购单位要求的目的。在编制招标文件时有必要对采购需求清单进行适当的分包，使投标人可对其中一个包或几个包进行投标。

总之，在编制政府采购招标文件时，必须始终坚持公开、公平、公正和诚实信用的原则，一方面，在招标文件中清楚地反映用户的要求；另一方面，让所有投标人在一个完全公平的环境里进行竞争，避免由于招标文件编制不规范而造成财政资金浪费，或者影响供应商公平竞争等情况发生，影响政府采购的形象。

1.2 招标、评标、定标系统招标投标在市场经济国家发展至今已有两百多年的历史，而由于我国所处的经济和社会发展阶段的原因，制度与其他市场经济国家不同，比较理想的做法是在我国招标投标过程中，对于招标范围、招标方式、招标程序等方面还应继续借鉴国际上好的方法，同时也应根据我国的实际做出一些特殊的规定，从而达到规范招投标行为、维护市场竞争秩序、保护国有资产和社会公共利益的根本目的[4]。在招投标过程中，对招标执业者实行任职资格制度，持证上岗，尤其是在招标中介机构中，推行任职资格制度、实行准入制度。[5]招投标项目实行法人负责制，项目法人不具备自行组织招标条件的，应自觉委托具有相应资质的招标机构招标。最低价中标是国际惯例，谁的投报价低就从谁开始评，按工程量清单评，实行跨天评标，也可以询标、核查，只有报价与实际相符才能中标，提高履约担保金额，实行差额担保或金额担保，对设计要严格审查，设计要过关，事后改变设计的要追究设计责任，赔偿损失，改多少、赔多少，防止设计不合理的漏项[6]。

1.2.1政府采购常用评标方法一般来说评标因素应包括:投标价格、技术性能、技术水平、交货期、企业资信、售后服务能力等几个方面的内容。当前最为熟知、应用也最为广泛的基本采购评标模式如表1所示，各有优劣也分别适用于不同的环境。

1.2.2 常用评标办法在使用中需要注意的问题[7]最低评标价法由于把很多价格以外的因素都予以货币化，所以，投标价格最低的不一定能中标;采用这种评标方法时，应尽量在招标文件中列出价格以外的其他有关因素折成货币或给予相应的加权计算的规定，尽量避免在招标文件中只笼统地列出价格以外的其他有关标准，到评标时才制定出具体的评标计算因素及其量化计算方法;只有这样，才能避免折成货币或给予相应的加权计算时造成有利于某一投标人的倾向性，保证评标工作的公平、公正。综合评分法在使用中需要注意评标细则的制定，特别是确定商务和技术的权重及价格离散敏感系数时应当慎重，如果商务和技术的权重和离散敏感系数确定不科学，评标结果就会变成单纯的价格或技术的竞争。尤其在工程评标时，非价格因素如工期、质量、施工人员和管理人员的素质、以往的经验等，都要在评标细则中细化反映。

1.2.3 评标的对策实际工作过程，有些单位的工程建设项目在执行时，并没有遵循国家的法律。其招标的评委大都由项目行业行政主管部门、计委、财务、审计、项目法人和设计单位所组成，这些部门相互之间都有千丝万缕的联系，不仅不利于招投标的监督工作，而且容易产生行政干预。[8]我们要依据《中华人民共和国招标投标法》第三十七条明确规定“依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面专家不得少于成员总数的三分之二”。建立计算机系统评标制度。由招标监管部门建议或协助或责令招标人（或招标人）尽快按目前资格预审设置的项目、评分标准编制程序，由计算机系统自动进行评分。这样既保证投标人的质量，又可避免人为因素，也能体现公平、公正、公开原则。

1.3 工程项目采购风险预警监控系统政府采购风险是指在政府采购过程中由于各种意外情况的出现，使政府采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。由于政府采购是一项采购规模较大、采购频率较高和采购范围较广的采购活动，而且政府采购又处于市场经济的大环境之中，面临着较大的不确定性，若在政府采购人和一个环节出现偏差，都会影响到政府采购预期目标的实现，从而使政府采购存在的风险，并探讨防范风险的对策，是提高政府采购效率和效益的重要前提。

1.3.1 政府采购风险的表现形式

1.3.1.1 政府采购管理的风险即由于政府采购工作做得不到位，导致所采购的信息不规范，评标过程不公平，不符合法律法规要求所导致的风险。在政府的不合理工作规范中，最常见的就是采购信息没有公开，采购工作不够清晰透明，无法发挥其他部门及群众的监督功能，即使采购过程中出现了程序不规范、政策不合理的现象，也不能被及时发现，导致风险问题越积越大。

1.3.1.2 信息风险是指信息在传输过程中出现这样或那样的问题，如在接收、存储、应用方面出现故障，传输的信息不够真实、不符合法律规定，出现一些内幕交易等现象，直接导致信息风险的产生。

1.3.1.3 道德风险首先是缺乏足够合格的从事政府采购事业的人员，缺乏对员工表现恰当的评估和考核等导致的风险，其次是部分从事政府采购人员职业道德失范。在进行政府采购过程中，忘记自己的职责所在，做出一些违背职业道德的事情，直接导致风险的出现。

1.3.1.4 决策风险决策的好坏直接关系到整个采购工程能否顺利进行，管理者的经验、知识水平、专业技能，都直接影响着最终决策的水平，有着较丰富经验的管理人员，可以将工程进程中存在的风险降低到最小，他们能针对各种不利情况，做出最为合理的解决。但是人无完人，即便是经验最为丰富的管理者，还是不能避免所有风险的发生，也只是能将风险控制在一定范围内。

1.3.1.5 市场风险虽然现在的市场形势大多遵循“公开、公平、公正”的原则，但由于受客观因素的因素的影响，还是不能保证所购买的所有商品都是质优价廉的。市场价格具有不稳定性，它还是会随时出现一些波动的现象，这种不确定性直接导致采购行为的失败而形成的赔损风险。

1.3.2 政府采购风险的防范从事政府采购工作要增强风险意识和忧患意识，对从事政府采购中可能存在的风险及其危害性应保持清醒的认识。在实施采购活动之前，要精心准备，周密安排，充分考虑到可能发生的风险，加强事前、事中、时候的预报、监管与拯救，采取防范和化解风险的有效措施。

1.3.2.1 灵活运用各种政府采购方式我国政府采购需适应市场的需要，政府采购监督管理部门应授予采购机构一定的灵活性，使其能跟市场的变化和政府采购项目的实际情况，灵活运用各种政府采购方式，以规避政府采购的风险，提高政府采购的效益。

1.3.2.2 加强供应商的资格审查，提高供应商的违约成本要防止产品质量风险或服务质量风险，需要做好几个方面的工作：采购机构在组织政府采购时，应对供应商的资格进行严格审查，特别是应审查供应商的省经营资质和能力；提高供应商的违约成本；严格实行保证金制度；应严格审查供应商的生产经营状况。

1.3.2.3 加强政府采购的监督要防范政府采购的道德风险，需要从多个方面加强政府采购的监督，主要措施有：加强对供应商的监督；加强对采购机构的监督；加强对评审专家的监督；加强对其他人的监督，同时，采购人应完善激励机制，促使采购员积极认真地从事政府采购工作，维护采购人的利益。

1.3.2.4 完善信息管理工作在信息工作方面，常存在的风险，是信息在上报采购的过程中，存在一些遗漏现象，导致信息记录的不够全面，我们在采购项目使用人上报采购申请时，可以采用书面记录的方式，以降低风险，并且在信息传输过程中，要将按少信息传输环节，尽量避免信息遗漏。

1.3.2.5 防范信息不对称“陷阱”要防范信息风险，必须采取一定的措施防范信息不对称“陷阱”。在政府采购过程中，采购方可以要求供应商提供其产品的完全信息，避免上当受骗。可以通过完善法制，制定和完善国家标准，提供质量检验报告制度，预防性合同条款以及建立“问题”产品的信息反馈和公告制度等措施。

针对工程项目采购过程中出现的和潜在的风险，识别后产生预警机制，并达到实时追踪和监控、最终控制和规避采购风险的目标。本系统拟采用系统动力学方法进行研究，对信贷风险的识别、估计评价和控制这个复杂的动态系统实现宏观管理，侧重于对难以准确量化的复杂因素的分析。工程项目采购风险管理及后期工程合同签订、验收及追踪工作包含三个方面，即风险识别与输入、采购风险预警监控系统及后期管理系统，其相辅相成的工作原理如图2所示。

2结束语

本文在已有工程采购业务操作流程的基础上，结合现代信息技术，提出了建立建设政府工程采购管理系统思路的尝试，在一定程度上，指导政府相关部门有效的实现工程项目的科学采购，还指出当前工程采购中的主要问题及解决建议，建立招标评标系统，并最终科学而系统的实现了工程采购风险预警监控，提出风险管理的合理措施。当然关于整个管理系统的具体实施只是提出设想，其中的子系统如招标评标系统，由于其涉及因素多、复杂性较高，尚未完全验证其定价实现的科学性，而且每个子系统之间的相互关联也应该进一步的加强和深化。

参考文献：

[1]幸伟.我国政府采购招投标问题研究[D].长春：东北师范大学，2009.

[2]陈晓红，王宁红.浅析我国政府采购存在的问题及对策[J].黑龙江对外经贸，2004，7:43-44.

[3]刁凤云.提高政府采购招标文件编制质量规范政府采购招投标行为[J].财会研究，2004，5:19-20.

[4]周盟农.国外政府工程采购投标对我国的启示[J].中国政府采购，2007，1：72-75.

[5]张广源等.我国建设工程招投标中存在的问题及对策探讨[J].平顶山工学院学报，2005，3:14-15.

[6]丁志刚，周少东.论建筑工程招投标制度评标及办法[J].陕西建筑，2005，3：26-27.

[7]刘翠静.政府采购招标评标问题研究[D].沈阳：沈阳工业大学，2007.

[8]楼继伟.政府采购[M].北京：经济科学出版社，1998.

[9]游栋明.政府采购风险及其防范[J].中国政府采购，2005，3：66-68.

――――――――――――

采购管理系统篇4

关键词：需求分析；技术架构；项目实施；采购预算；B/S架构

中图分类号：TP311.5 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）29-0001-02

本次根据论文进行研发的采购预算管理系统，主隶属于事业单位范畴。事业单位的预算是指事业单位根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。

采购预算是指采购机关根据事业发展计划和行政任务编制的、并经过规定程序批准的政府采购计划。采购预算是事业单位财务预算的有机组成部分，集中反映了预算年度内用于采购支出计划的部分，一定程度上反映了事业单位的收支规模、业务活动范围和方向。

解决财政开支的规范问题最主要还是在于如何市场化的去运作采购行为。采购预算管理系统的更重要的意义是较强采购过程中的预算审批以及实际采购行为发生时的审批，从而达到规范预算支出管理。

通过本次采购预算管理系统的建设，希望能够通过梳理，规范采购流程，解决目前采购中存在的各个部门采购预算没有限制，各部门采购预算金额不受采购预算总金额限制，月度以及季度采购计划无审批，采购过程缺乏有效的审批监督等问题。

1 采购预算管理系统的需求分析

软件开发包括需求、设计、编码和测试等阶段，有时也包括维护阶段。软件开发模型能清晰、直观地表达软件开发全过程，明确规定了要完成的主要活动和任务，用来作为软件项目工作的基础。项目开发过程伊始，需要考虑项目的开发需要遵循哪一种软件开发模型，最终决定选择了瀑布模型。瀑布模型将软件生命周期划分为制定计划、需求分析、软件设计、程序编写、软件测试和运行维护等六个基本活动，并且规定了它们自上而下、相互衔接的固定次序，如同瀑布流水，逐级下落。瀑布模型图见图1所示：

系统角色设置如下：

系统管理员登陆系统，可对组织、角色、用户进行配置维护，拥有最大操作权限，各大模块的菜单均可见，可查询，但是不建议进行业务操作。

预算、计划申请人员：各个部门设立至少1个该角色人员，进行部门年度预算录入，年度预算调整，提交审批，月底采购计划录入，月底采购计划调整，提交审批操作。

部门经理：审批预算，计划，查看预算报表数据、审批采购单、查看采购合同附件，查看采购报表数据。

采购部门主管：除大于设定金额的采购单外，其余采购单审批最终权签人。

财务部门主管：审批预算，计划，查看预算报表数据、审批采购单、查看采购合同附件，查看采购报表数据。

总经理：预算、计划审批最终权签人。大于设定金额的采购单的最终权签人。

单点登陆认证在很多大型的企业中都有使用，其不仅仅降低了用户使用的繁琐程度，同时也有利于提升系统的安全控制。

单点鉴权是指用户在登录运营管理门户时，统一进行用户合法性校验，并对校验通过的请求生成令牌环并返回；

会话保持是指在用户登录成功后一直到用户退出登录前，系统会维持心跳，并保证用户登录的有效性。

系统管理模块仅限系统管理员用户使用，主要对系统中的非业务功能进行操作，包括组织管理、角色管理、用户管理、模块管理、数据字典模块，为系统的正常运行提供基础数据的配置支持。

组织管理主要是维护使用单位的部门组织机构信息。

角色管理主要是维护系统角色，由角色去关联操作菜单达到不同角色用户登陆系统显示不同菜单的功能。

用户管理主要是对使用该系统的用户进行维护管理，由用户关联角色进行权限绑定。

模块管理主要是动态配置系统模块菜单入口，并且对系统功能模块菜单进行维护管理。

数据字典主要是对常用数据项进行维护，例如预算科目，计划科目等数据。

预算管理功能包括预算的录入、审批、调整等功能，具体包括：

预算录入：根据相关部门的预算计划，参照财务制度，编制本部门年度采购预算；

预算的审批：根据预算审批流程完成预算的审批，只有审批完毕的预算才可以生效；

预算调整：审批后的预算，可以进行预算调整，调整后，需要进行再次的审批，审批完毕后的预算才可以生效。

预算查询：查询符合条件的预算信息。

本系统中各个部门录入的年各自的年度预算，并设置对应年度预算各分支项总额为多少，提交进行审批。

采购计划管理包括采购计划的编制、审批、调整，具体包括：

计划编制：编制年度滚动采购计划；

计划的审批：根据计划审批流程完成计划的审批，只有审批完毕的计划才可以用于预算编制；

计划的导入导出：根据指定的模板导入、导出采购计划；

计划的查询：查询采购计划明细、列表等；

采购管理模块是整个采购预算管理系统的核心，是采购预算管理系统的价值所在。

采购管理包括管理采购单、会退单等，具体包括：

采购录入与提交审批：录入采购单。录入完成，采购单生成并处于“待审批”状态；进入审批环节；

采购合同上传：审批结束的采购单，可以上传采购合同，供后续查看。

审批模块是整个采购预算管理系统的核心功能之一，是采购预算管理系统的价值所在。

审批功能具体包括：

预算审批：审批各个部门提交的预算申请；

计划审批：根据审批通过的部门年度预算，审批各个部门提交的月度采购计划申请；

采购单审批：根据审批通过的月度采购计划，申请每月发生的采购单。

统计分析功能包括系统相关数据的查询、统计分析、报表展示等功能，具体包括：查看预算、计划、采购单信息；查看历史周期内的预算数据执行状况；

2 采购预算管理系统的架构以及模块设计

网络管理系统是整个采购预算管理系统稳定运行的保障系统，任何大型软件系统在设计之初都会充分考虑可靠性和稳定性等，但任何系统在运转过程中都有可能发生意想不到的问题。所以从这方面考虑，通过对整个系统中各个网元的实时监控，可以提前或者及时感知到整个系统中的异常运转状态。

单点认证系统是避免用户在频繁切换软件系统过程中输入账号、密码信息，这是非常让人厌烦的过程，虽然当前用户可访问的只有运营管理门户，但考虑到系统众多，后续采购系统还存在业务扩展的可能性，因此在设计之初确定采用单点登录方式进行系统访问管控。

外部系统接口网关主要考虑实现高度系统未来的扩展能力，采购预算的有效管理不是单单依靠系统本身就可以完成的，不可避免的需要与其它系统进行交互，接口网关可以对于外部系统隐藏内部系统实现，也可以增加安全性。

通常系统的可靠性、稳定性与系统的组网结构有着显著的关系，本论文给出的物理组网结构只是一个指导，在实际的部署过程中可能会根据实际的资源情况做相应的调整。

B/S最大的优点就是不用安装任何特定的客户端软件，在有网络的情况下任何地方都可以进行操作，客户端零安装、零维护。

软件架构优缺点：

①维护和升级方式简单。使用过程中，软件系统的随着使用部门的需求的提出，存在不断的改进和升级操作，B/S架构的产品的优势更多的体现在升级的相对便利性。对于现在的软件系统而言，随着系统需求的不断变化，系统的升级、问题修正等也相对于之前越加频繁，B/S模式软件系统在这方面有着C/S产品无法比拟的优势。对于一个中型企业来说，通常服务器、用户端不在百台以下，如果需要系统的管理人员在几百台电脑――甚至更多之间来回往复，不仅仅浪费了资源，其工作量和工作效率也是不可想象的。

②成本降低，选择更多。由于B/S架构的软件客户端不需要额外投入，浏览器基本都是免费试用。服务器端软件的硬件环境根据业务试用的不同配置不同，但也没有特别的要求。服务器的操作系统还可以使用免费并且开源的Linux系统软件，安全性也不错。目前Linux系列服务器在企业级应用市场上使用广泛，当前大型的互联网企业使用的后台服务器操作系统基本上选择的都是Linux。后台的数据库可以选择MySQL等开源免费的软件，都可以较大的降低开发成本。

③应用服务器的压力较大，主要服务或者数据的升级维护都在服务器端，而客户端不需要进行维护升级。

3 结 论

借力提升采购科学化、精细化管理水平指导采购预算管理系统的建成。从项目需求提出、采购预算核定、采购计划审批、采购合同签订到采购资金支付等环节，全部纳入到江苏创业中心采购预算管理系统中。在本次采购预算管理系统的实现过程中，充分体会到，前期需求以及设计的投入越多，后期开发的过程中所走的弯路越少，对于软件项目中，为什么在需求和设计以及最终的测试解决投入了接近75%的精力有了很直观的认识，这也将对后续的工作中相关开发外包项目的管理以及投入有了很高的指导意义。

参考文献：

[1] 赵长宝.政府采购预算管理存在问题及解决对策[J].中国政府采购， 2012，（1）.

[2] （澳）麦斯阿塞克.需求分析与系统设计[M].北京：机械工业出版社，2009.

[3] 王番.关于政府采购预算管理问题的思考[J].内蒙古科技与经济，2005，（10）.

采购管理系统篇5

【关键词】药品采购；零库存管理；信息系统；医院；供应商

doi：10.3969j.issn.1004-7484（x.2013.10.700文章编号：1004-7484（2013-10-6147-02

近年来，医药市场取得了巨大的进步，药品更新及降价加快，信息计算的发展为药品采购及库存管理的信息化提供了技术职称。信息技术的使用使得药品采购及库存管理更加科学化、高效化，同时却大大降低了药品采购及管理的成本及风险，在提高医院管理效率及收益的同时也减轻了患者的看病用药费用，可谓事半功倍。[1]

药品采购及零库存管理信息系统是集药品采购、库存管理等功能于一体的药品信息管理系统。作为医院管理系统中不可缺少的一部分，其对医院的日常药品管理起着非常大的作用。药品采购及零库存管理信息系统是部署方便、见效快、花费低的医院信息化管理系统。此系统的广泛应用使得医院管理从人工时代进入了信息化时代大大提高了医院管理人员的工作效率，其使得管理方式由纸和笔、人工统计、查询、录入进入到了信息化管理、录入、统计的全自动化管理时代。全自动化的管理使得药品的采购及库存清晰，为药品采购和零库存管理提供了方便。在现在激烈的市场竞争中，医院间的竞争也越发激烈。信息化管理能使医院在激烈的行业竞争中获得巨大优势。药品采购及零库存管理信息系统作为一种现在化的信息化管理模式，其在医院的使用使医院药品采购及库存信息数据的准确性及条理性提高，使医院药品管理业务流程更加规范、也使得医院的药品管理水平及药品的流动透明度得到提高，使得医院资金周转速度获得提高，因此，其提高了医院的管理水平及利润。[2-3]

1零库存的概念及作用

1.1零库存概念零库存是指商品在生产和流通销售等经营环节中，在提高资产收益率和减少积压的风险前提下，商品以最少量的货物仓库储存，大部分货物的处于流通状态的一种存储形式。简而言之，就是用最少的钱、库存得到收益的最高效率，为物料管理的最高水平，大大的降低了单位成本，对提高行业的竞争力具有十分重要的意义。

然而，这种零库存管理模式，涉及到不少问题，如相关部门是否批准，药房出帐的问题，特殊药品和药品供应短缺的问题，成功的临床药物的供应问题。现实的情况是，很多医院在实施库存管理是不是真的没有库存药品，大多只是间接的药品库存，这种情况经常出现小储藏室，大药房的情形。即库房库存的减少，门诊和病房两个库存增加，导致二级仓库管理压力大大增加，显着提高临床断药的可能性，药品供应的保障性不能持续。[4]

1.2零库存的意义实施积极的意义，实现零库存管理，主要表现在以下三个方面的积极意义。

由于目前医院药品采购从多家医药公司进行，医药公司库房是按照国家相关标准建设的，相比之下医院的仓库，软硬件设施，药品管理存在不小的差距。通过零库存管理，能够降低医院在库房方面人力，物力和财力的投入，以实现与药品公司达到资源共享，使医院减少因药品过期、降价等带来的瞬时，使医院药品周转速度大大提升，滞留药物减少，有利于医院的现金流，同时也便于仓库药品管理。

随着医疗改革的深入，药品管理部门的只能正逐步转移到临床部分，工作重心由药品流通变为药物临床使用、如何开展合理用药，进行药物的不良反应观测和其他药物有关服务，大大的体现出药剂师的价值。

将药物和药物供应商的采购人员之间的经济利益链从源头切断，从而消除药品采购过程的人为因素，确保医院药品的正常供应。[5]

2药品采购，管理的现状

2.1药品管理方面的信息化程度还不高，管理效率低，医院的相关工作人员将大部分精力花费在了药品采购、管理上的繁杂、重复的工作上，加大了其工作量，然后实际工作效果却不好。

2.2医院和药品提供商间的信息不透明，医院和药商都有自己的管理系统，然而，他们系统间信息交换和共享不够，给双方的决策带了极大的困难，增加了双方的决策难度，降低了双方的收益。

3采购及零库存管理信息系统的应用

3.1系统和数字库房模块医院现有的HIS系统，药品储存，仓储，配送，查询，汇总等基本管理功能。在药品采购及零库存管理信息系统中，建立了较为完善的功能，更方便地使用数字库房模块，数字库房功能可以包含药品入库，药品的出库，盘点，库存信息，成本会计，药品的信息维护及查询，报表的生成与打印，自动生成采购计划。据病房和库房日常用药，医院HIS系统的实时性和使用的药物信息传递给数字库房库存，数字储藏室收到数据后，立即清查相应的药物清单，并自动生成药物详细表格。同时在统计数字库房药品出入库时间和使用的基础上，分析得出医院的药品需求，且与预定的库存容量结合，自动生成药品采购任务，利用接口将结果发送到药品网上交易，此外该系统将分析根据药物库存情况，检查药物的进出情况，并做出适当的账户管理及成本核算，提醒药品结算并提供药品结算的相应条件。

3.2药品网上交易模块该模块是原厂内部药品在医院管理信息系统管理功能的基础上所做的改进，按使用对象分为医院和药品供应商。

3.3对于医院，主要有以下功能：

采购管理系统篇6

【关键词】 信息管理系统 施工企业 设备采购

随着我国经济的快速发展，国家投资建设步伐逐步加快，施工企业发展迅速。企业间竞争激烈，如何通过降低施工成本来提高企业的竞争力是施工企业走内涵式发展道路的必然选择。当前，施工企业信息化水平利用程度不高，特别是设备采购管理中，由于不透明、不科学和不经济现象比较突出，直接影响到了施工企业的采购效果。如果规范采购程序，增强采购的科学性和合理性，成为一个迫切需要解决的问题。基与此，本文对信息管理系统在施工企业设备采购管理中的应用进行了探讨，以期获取施工企业强化企业管理的新途径。

1 施工企业设备采购存在的风险

1.1 本本主义造成施工设备采购浪费严重

当前，施工企业多是采用以各个项目组为独立的管理单位，各项收入和项目的直接成本挂钩，而和设备并不产生直接的绩效考核关系，施工企业的设备的采购和管理多属于施工企业直接管理，这种权责的划分，容易导致本本主义思想的出现。各项目部可能更多的是考虑水泥、钢材等直接成本的消耗，对设备管理重视程度不够，往往只考虑到设别的新颖和新进性，而不考虑到实际需要或者成本效益因素，甚至有的还采购回伪高新技术的专用设备，导致施工企业设备采购使用效率低下或费严重。例如，某施工企业就花费几十万元采购一台专用设备，因缺乏必要的专业人员以及双回路电源供电，导致施工设备一时间无法满足而闲置，造成了非常大的浪费。

1.2 技术周期更新过快造成施工企业设备采购重复

进入21世纪以来，以科技创新为主导的知识经济在全球开展的如火如荼。随着新技术、新材料和高端技术在建筑施工企业的广泛运用，使得施工专用设备的技术周期缩短，很多不同种类但用途相似的设备也纷纷推层出新，新的设备产品进入的周期不断缩短，而施工企业采购部门多非属于非专业人才，有的施工企业虽然进行招标采购，吸纳设备管理人员担当招标人，但不可能对所有的施工专用设备都了解，导致同质施工设备出现重复采购现象。同时，大型设备更新周期也在不断缩短，由于技术进步也导致设备采购风险增大，有时购进的设备还没有充分发挥作用就淘汰了。

2 施工企业设备采购中的风险防范

2.1 采购前需要进行可行性论证

科学的可行性论证，可以有效地化解设备采购风险。在采购前要进行可行性分析论证，防止出现盲目采购、重复采购现象，对设备的制造商及经销商的信誉、设备的性能及售后服务进行考察论证。在采购中要区分轻重缓急，对投入资金较多的大型设备进行重点采购，对采购资金较少的设备进行一般性采购，在采购前要充分考虑约束性因素，如人才因素、设备使用条件因素等等，如在采购专用设备前，因考虑有没有专业人员以及电源供电、设备存放地方等因素，防止因为制约因素导致设备一时间无法使用而闲置。

2.3 建立健全设备采购监管机构

建立健全施工企业设备采购监管机构，形成既互相制约的工作机制。设备采购也是容易滋生腐败和贪污行为的领域，而产生这些现象的主要原因是监督机制不健全，以及信息的不够透明。重点监督：设备购置计划是否符合规定，采购是否履行了必要的招投标手续，设备购置后是否存在浪费和闲置现象。同时，施工企业要加强信息化系统建设，将采购的全过程在网上予以公布，以接受全体工作人员的监督，确保设备采购监管得以全面落实。

3 信息管理系统在施工企业设备管理中的具体应用

3.1 施工企业设备采购计划阶段

为加强施工企业的可行性论证、购置以及维修的科学规范管理，施工企业要成立施工企业采购委员会，相关项目部负责人担当施工企业采购委员会委员。每年12月份，由各项目部上报第二年的采购计划和拟报废计划，并由信息部门统一汇总，输入施工企业的信息化管理系统，施工企业采购委员会进行综合平衡，并经过讨论、答辩、论证后作出选择，对于临时出差或学习无法参加会议的施工企业采购委员会委员，由信息中心通过网络传送给缺席的委员，并将该委员的意见和建议通过电子文件传会施工企业，视同该委员参加了会议。对于特殊申请购置专用设备的，考虑到当时的紧急状况，施工企业特批不需要施工企业采购委员会通过，但需要通过信息化管理系统及时传送给个委员，委员在内部网络上及时进行审批，1/2以上同意并经过施工企业负责人审批后视同采购程序合法。加强了施工企业采购的灵活性，促进了工作的顺利开展。

3.2 施工企业采购的招标阶段

施工企业将所有的采购都实行了信息化管理，对经过批准的采购计划，在互联网上进行招标公告，实行招标采购。同时，由施工企业的设备处牵头，成立了以财务、审计和设备采购办组成的招标小组。项目部将拟订招标的设备通过信息化管理系统发给各个部门，各个部门对设备进行进一步的论证，论证过程中吸收了请购部门的负责人以及资深工程师组成的技术小组，分析每个投标单位可能出现的问题，以及安排谈判的流程，保证招标的顺利进行。这个过程实行无纸张和背对背办公，防止因为集中讨论而可能因为“内部人”因素而可能无法充分表达每个人的意见，确保了整个招标过程的“公开、公平和公正”。

3.3 施工企业采购的验收阶段

施工企业的验收环节虽然处于设备采购的末端，但工作确极其重要，设备在开箱验收前，由固定资产管理人员和信息管理员共同进行固定资产验收，并在固定资产管理人员签字验收后由信息管理员及时录入施工企业的信息管理系统。固定资产管理人员和信息管理员验收的重点是根据合同和标书的内容并对设备进行拍照存档，重点查看施工企业的外包装是否完整，设备的型号以及内部配件和装箱清单是否完全一致。对于一些新技术、新型号的设备，由于施工企业的稳定性还无法确保，对该类施工企业经过多项或单项的连续运转没有出现任何故障时才能按各项指标及配套设施的数量、质量等进行验收，并由固定资产管理人员和信息管理员共同做好质量的跟踪工作，发现问题及时上报，确定各施工企业的各项主要技术指标都能达标后才能签字验收。

3.4 施工企业采购的成本核算

为推动施工企业的责任主体意识，防止本本主义思想的出现。施工企业将各项目部采购和各项目部考核直接挂钩，挂钩的主要依据是将施工企业的折旧费用和维修费用计入部门的考核中，确保了设备采购、使用和收益责权利相互统一。另一方面，为保障施工企业采购信息化资源共享，避免采购过程中的浪费现象，施工企业将多项目部共同购置施工企业设备，由施工企业统一管理，并由施工企业统一调配使用，确保了施工企业采购的合理以及使用的有效。对五十万以上贵重施工企业无法达到预期效益，则在信息管理系统中给予该项目部红牌警告，并在下次请购中将从严审批。同时，在信息管理系统中建立价值分析法，通过计算机和信息化网络进行多人多部门论证和精确计算，对各中设备进行功能价值分析，寻找到更科学和更经济的采购方式和采购种类，确保施工企业采购的适用性和经济性和科学性。对于多余的或不需用的施工企业及时在施工企业内部进行调剂使用，对施工企业不需要用或多余的施工企业直接出售给一级或二级施工企业，以减少设备折旧的成本支出，提高施工企业的整体效益。

参考文献：

[1]庄福金，刘智军.加强仪器设备采购的监督和管理[J].实验技术与管理，2008，（9）.

[2]肖利辉.关于建筑企业强化信息化管理的探讨[J].现代商业，2011年第11期.

采购管理系统篇7

[关键词] 业务及权限控制；采购管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028

[中图分类号] F235.19；F275.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04

0 引 言

用友U8采购管理系统从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供了一个良好的管理平台，因其与生产制造系统、库存管理系统、应付款管理系统、存货核算系统等多个系统都存在接口关系，所以采购管理系统在供应链中的作用非常重要。但笔者在项目调研中发现，有的企业应用采购管理系统总是出现这样那样的问题，究其缘由，竟然是采购管理系统在初始化时的某个参数设置错误，并导致后续一系列错误的发生。

如图1所示，“采购选项设置”共分“业务及权限控制”“公共及参照控制”“采购预警和报警”三个页签，本文对其中容易出现错误的“业务及权限控制”参数设置进行了详细阐述。

1 “业务选项”区域

1.1 普通业务必有订单

为解决企业以订单为核心的采购管理模式，采购的业务必须有采购订单，可以通过采购订单跟踪采购的整个业务流程。勾选选中时，采购到货、入库、发票、退货，都需要有订单作为依据。到货单、采购入库单、采购发票、红字采购入库单，都不能手工新增，必须参照来源单据生成。

1.2 直运业务必有订单

一些企业有直运的业务，即产品不进行入库，企业在接到客户订单后向供应商订货，并且由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，企业分别与供应商和客户进行结算。此选项在采购管理系统中只作为显示，如果要修改，只能在销售管理系统中进行修改。当选择直运业务必有订单时，直运业务的起点为销售订单，在采购系统中，直运采购订单必须参照直运销售订单生成，直运采购发票只能参照直运采购订单生成，二者都不能手工新增。

1.3 启用受托代销

只有在建账时企业类型选择为商业或医药流通时才可以选择此参数。此参数与库存系统中的“有无受托代销业务”属于一个参数，可以在采购系统或库存系统中进行设置，在其中一个系统设置，同时改变在另一个系统的选项。

1.4 受托代销业务必有订单

此选项用于选择受托代销业务是否必有订单。只有启用受托代销后，才能编辑此选项。同样，如果选中了受托代销业务必有订单，则受托代销相关的到货单、发票只能参照采购订单生成，而不能手工新增。

1.5 允许超订单到货及入库

用于支持企业在实际业务过程中存在到货和入库时，存货的数量超过订单中对应存货的数量的业务。不选中，说明不允许超订单到货及入库，参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。选中说明允许超订单到货及入库，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“入库超额上限”中进行设置，并保证“到货单/入库单的数量≤订单数量*（1+入库超额上限）”。具体使用方法如下：

（1）如果企业的所有采购都必须根据订单入库，则此选项最好与“必有订单”选项联合使用。即选中“必有订单（根据不同的业务类型选择）”，不选“允许超订单到货/入库”，这样，所有的采购业务必须通过采购订单执行，而且到货/入库的数量要小于或等于订单数量。

（2）如果企业只是对一些重要存货进行到货/入库数量的控制，其他存货不进行控制，但不允许接收没有订单的存货，可以选中“必有订单”，并且选中“允许超订单到货/入库”。同时，对于允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中设置可以超的上限值；对于不允许超订单到货/入库的存货，在存货档案中将“入库超额上限”值设置为0或不设置（默认为空）。

如果企业对于存货的到货/入库数量不进行控制，则做业务时也可以直接手工增加到货单，不走订单环节。

1.6 允许超计划订货

用于对参照MRP/MPS计划和ROP计划中的计划量生成订货时的订单量能否超计划量的控制。选中说明允许超计划订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“订货超额上限”中进行设置，并保证参照MRP/MPS计划生成的请购单或采购单时“累计订货数量≤对应MRP/MPS计划的计划数量*（1+订货超额上限）”。若参照ROP计划则不控制数量。1.7 允许超请购订货

选中说明允许超请购订货，但超出量有一个控制，即在存货档案的“控制”页签中的“请购超额上限”中进行设置，并保证在允许超请购订货时“累计订货数量≤请购单数量*（1+请购超额上限）”。

1.8 供应商供货控制

下拉框有“不检查”“检查提示”“严格控制”三个选择，具体说明如下：

（1）不检查。在录入单据和保存单据时不检查供应商与存货的对应关系；采购单据选择供应商后，可以参照到所有外购属性的存货。

（2）检查提示。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。

（3）严格控制。在录入单据和保存单据时检查供应商与存货的对应关系，如果不在供应商存货对照表范围内，则单据严格控制不允许保存；采购单据选择供应商后，只能参照到供应商存货对照表中该供应商对应的存货。

2 “入库单是否自动带入单价”区域

勾选则表示由系统自动带入单价，用户可自选手工录入、参考成本、最新成本几种取价方式。

3 “订单/到货单/发票单价录入方式”区域

3.1 手工录入

若选择，则在录入订单、到货单、发票时，价格需手工录入。

3.2 取自供应商存货价格表价格

若选择，则在录入订单、到货单、发票时，根据当前增加的单据的供应商与存货，到供应商存货价格表查询是否有相应的记录，如果有相应的记录，则带入相应供应商存货的无税单价、含税单价、税率，可修改；如果供应商存货价格表中没有相应的记录，则让用户录入。

3.3 最新价格

系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。取价规则参见以下“历史交易价参照设置”。

4 “历史交易价参照设置”区域

在单据中录入存货价格时，系统提供了参考以前的一些采购交易价格的功能。此选项用来设置价格参照时，要参照哪类单据，显示多少次的交易价，并可以选择是否要根据供应商进行取价。

4.1 来源

用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和最新价格时取该单据的价格。选择内容有订单、到货单和发票。

4.2 按供应商取价

选中则按照当前单据的供应商带入历史交易价。

4.3 显示最近历史交易价记录次数

在此录入参照时所显示的记录数，默认为10。

5 “权限控制”区域

此区域设置对采购管理是否进行存货、部门、操作员、供应商、业务员和金额审核的权限控制。

以“检查金额审核权限”为例。此选项解决一些企业对采购订单的金额进行审核控制，而且要求不同的级别有不同的审判权。如果“订单金额≤操作员可审核金额”，采购订单审核成功；如果“订单金额>操作员可审核金额”，则系统提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核××号单据”，采购订单审核不成功。具体使用时，除勾选“检查金额审核权限”外，还需在企业应用平台左侧工作列表的“系统服务―权限―金额权限分配”中选择操作员与级别，并设置每个级别的金额。需要注意的是，此选项并不控制账套主管的权限。

6 “最高进价控制口令”区域

系统默认为“system”（小写），可修改，可为空。设置口令表示在填制采购单据时，若货物本币无税单价高于最高进价，则系统会提示并要求输入控制口令，口令不正确不能保存采购单据。

系统按规则取最高进价（先从供应商存货对照表中取值，后从存货档案中取值）；对于参照来源单据生成的采购单据，如果对来源单据也进行最高进价控制（比如根据采购订单生成采购到货单），则最高进价来自来源单据中的最高进价（不再从供应商存货对照表或存货档案中取值）。

7 “修改税额时是否改变税率”区域

在单据中，税额一般不用修改，即根据金额和税率计算得到。但在有些情况下，比如发票，系统计算出的税额和用户手工开票的税额相差几分钱，为保证手工票据与系统中的票据的一致性，用户可以调整税额尾差。选项说明如下。

（1）“修改税额时是否改变税率”与“容差控制”（单行容差、合计容差）是互斥的，即当用户选择修改税额时改变税率，则在单据中修改税额时，系统会反算税率。此时容差控制不允许修改，即不进行容差控制。

（2）如果不选中“修改税额时是否改变税率”，此时用户可以录入容差（单行容差、合计容差），在单据中修改税额时，系统不反算税率，而是根据选项中录入的容差，检查当前税额的变化是否超过了容差。单行容差用于检查每一行的税额的变化是否超过容差，合计容差用于检查本单合计的税额的变化是否超过容差。

（3）单行容差默认为0.06，合计容差默认为0.36。用户可以修改。设置了容差后，在单据中用户修改税额后，税额的变化超过容差时，对于单行容差系统提示，取消修改，恢复原税额。对于合计容差，保存单据超过合计容差时，系统提示，返回单据，让用户重新修改。

另外需要注意的是，若单据表体存在多种税率，则系统不进行合计容差控制；若启用应付管理，则应付管理选项中的容差会读取采购选项中的容差的值，且在应付系统中不可修改。

8 “结算选项”区域

（1）在商业企业中，有些用户希望把采购时发生的运费、邮费等费用分摊到采购存货的成本中。“商业版费用是否分摊到入库成本”选项就是让用户选择是否要将费用分摊到采购的存货的成本中。如果选中，则对于采购发生的费用，可以在采购系统的手工结算和费用折扣结算中，将填制的费用发票分摊到对应的入库单上。

（2）如果选中“选单只含已审核的发票记录”，则自动结算和手工结算时只包含已审核的发票记录。

9 结 语

需要注意的是，企业在进行参数设置之前，一定要详细了解各个选项开关对业务处理流程的影响，并结合本企业实际业务的需要进行设置。由于有些选项在期初记账或开始日常业务后不能随意更改，企业最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。建议企业在开始日常的采购业务处理前将账套做个备份，以免意外情况发生造成数据的丢失。

主要参考文献

[1]毛华扬，邹淑.会计业务一体化实验教程（用友ERP-U8 V10.1版）[M].北京：清华大学出版社，2014.

[2]李吉梅，杜美杰，盘梁娟，等.鼍笆狡笠挡莆褚滴褡酆鲜导教程（用友ERP-U8 V10.1）[M].北京：清华大学出版社，2016 .

采购管理系统篇8

关键词：客车装配 采购管理 基础数据

Purchasing management solution of an airbus enterprise

Abstract： In view of the existing problems of an airbus assembly enterprise， the system demand analysis was carried on. And the system functional requirements were proposed. A solution based on data management of purchasing management system. It helps the enterprise to realize the information management of the business of purchasing.

Keywords： airbus assembly； purchasing management； base data

一、引言

某客车股份有限公司产品以中、高端客车为主，制造能力达到国内领先水平。但该企业的采购管理仍采用纸质单据的人工管理模式。这样的管理模式难以有效系统地跟踪供货情况，使企业资源不能有效循环，进而引起工期延长等问题，对生产造成极大影响。因此，将信息化技术引入企业的采购管理迫在眉睫。

ERP作为管理软件的“代名词”，代表着集大成和全面管理形象，往往被认为是高层次用户的“专利”。为了获得未来竞争的优势，国内外大型企业纷纷在企业内部进行信息化改革和业务流程再造，引入企业管理软件，实施标准的ERP产品等。但对于大多数企业来说，地域和行业差异显著，标准的ERP产品不可能解决所有问题。因此，将ERP系统直接引入所有企业是不现实的，为适应各个企业实际需求，需要根据具体情况构建自身的管理系统[1-3]。

本文以某汽车装配企业的采购管理为背景进行阐述，根据企业需求构建一个物资采购的管理系统，从而实现采购流程的动态管理。

二、需求和功能要求

本客车装配企业采购业务环节基本采用人工记账的传统方法，这种方法即容易出错又会导致物资账目混乱，同时对在库存查询和统计也非常不便。而且这种传统方法费时又费力，严重时甚至会给企业造成难以挽回的经济损失。如何管理好企业的采购业务，使整个企业协调一致，高效率地运转，是企业急待解决的问题。该企业目前采购业务的需求和功能要求如下。

（一）供应商主数据维护。目前用纸质单据管理供应商目录，无法将相关数据用于供应商管理评估，并且难以有效系统跟踪供应商的供货情况。

（二）采购策略及合同的管理。价格无周期管理，对长期未采购的物料无法控制其价格的有效性，对于修改的价格无历史记录可查询。

（三）采购计划管理。目前采购计划依据生产计划手工分解、制定。

（四）采购订单管理。目采购订单的执行情况分析对比都是手工工作，费时比较多，不能通过系统展现。目前部分低值易耗类物料采购及库存没有进行系统管理。

三、系统解决方案

采购系统管理实际上是从对基础数据管理上，实现供应商、采购计划、采购订单等信息的管理。

（一）采购计划管理

系统中采购件的计划可以通过内部运行产生，不在系统中的物料，可以通过设置安全库存再通过系统运行产生计划或手工创建采购申请进行申购。要求系统基础数据输入必须准确。数据不准确将会造成缺料，以至于影响生产。采购员分配采购申请并根据采购申请创建采购订单，下达到供应商，并跟踪到货情况，最后进行发票校验。系统管理流程如图1所示。

系统在统一参考生产计划、安全库存、供货周期及检验周期的基础上，通过运行系统，自动生成建议的采购计划。在系统中通过做计划预测方案，系统自动给出长周期采购物资采购建议。

（二）采购定价管理

由于供应商的报价是含税价格，因此通过例程类函数的增强实现在系统中输入含税价格，系统可根据税码自动计算出税额，然后得出净价返回到采购订单的行项目。对于运费等采购附加成本，通过条件类型做成计划交货成本。如果实现某个人管理采购含税价格，另外一个人做采购订单，采购订单中不能手工维护价格，需要建立物料在多个工厂的信息记录，在工厂下达采购订单时自动带出物料单价。对于装卸费等其他费用，在订单中不体现，供应商开来发票，直接校验到物料的相应存货科目中。

系统建立采购合同实现对采购业务流程的统一管控，建立业务钩稽关系，实现价格控制、货源、采购执行及跟踪、采购分析等业务的闭环管理。可根据采购合同统计物料采购情况。

（三）标准采购订单管理

标准采购订单主要用于参与系统内部运算的物料以及部分手工创建采购申请的物料采购业务。系统运算的物料做库存管理，在库存里进行数量和价值的更新，也可以进行调拨和发料到生产订单等业务操作。而部分办公用品、服务类采购可以不用建物料号，直接输入文本描述，选择科目分配类别为成本中心，收货时直接计入部门费用，无库存管理。管理流程如图2所示。