文档管理论文范文

文档管理论文篇1

[关键词]企业档案知识管理管理体制生命周期

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。

(4)文件、档案一体化管理的技术保障

文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

参考文献：

[1]窦晓光:努力建设具有中国特色的档案管理体制—转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006,(l)

文档管理论文篇2

1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度

一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。

1.2对原始档案属性的影响

档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。

1.3对档案学理论的影响

电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。

2电子商务档案管理应采取的对策

2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性

目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。

2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质

电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。

2.3建立科学、合理的档案管理体制

一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。

3结束语

进入21世纪，随着现代电子信息互联网技术的飞速发展，整个社会已经进入了网络经济时代。在网络环境下，出现了一种新的、以互联网为依托的现代商务交易形式—电子商务。这就要求我们必须改变传统的档案管理思想和观念，与时俱进，改革传统的档案管理模式和方式方法，使档案管理工作迎合现代社会经济发展的需要。

文档管理论文篇3

一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在WORD上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。

二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。

三、结语

加快仲裁档案人员知识的培训和创新，多种途径、多个层次培养档案人才，是仲裁档案工作迎接这场电子信息变革最根本的办法。在仲裁院领导的高度重视和细致部署下，通过以上几个方面的努力，必将实现仲裁档案管理规范化，更好地发挥仲裁档案的作用，为人民群众提供方便。

文档管理论文篇4

(1)实用性:近现代建筑在建筑档案都具有一个统一的特点，即建筑过程的真实性、长久性和实用性。其文化资源与实际开发存在着互利的相互关系，因此，现代化建筑档案在其根本上具有较为复杂，且实用价值较高的特点，对于档案而言，其保管的时间和年限相对较长。其主要的目的则在于，要对优秀的建筑文化得到更好的延续，因此，档案可以根据其价值的不同，将保留的时间分为几十年到几百年不等［2］。(2)在精神意义上:一般而言，精神文化资源往往都需要一个文化背景作为载体，将实物与文化相结合。档案作为物质文化的载体出现在众多行业当中，在建筑行业上它也同样享有其应有的法律文件支持，且对建筑档案而言，其在收集、整理、保管等方面也做出了明确的指示。但对于一般建筑而言，其还具有优秀的近现代建筑所无法达到的法规要求，即历史文物的相关法律保护。由此可以看出，档案资源的核心价值则体现在物与精神的紧密结合方面，只有在二者相互融合的基础上，才能有效保证档案在管理和应用方面发挥其最大的效用。

2以建筑档案为例，其所存在的问题

2．1优秀近现代建筑档案在管理上不完善

我国建筑的档案管理一般都由省市的档案馆进行分类管理，但不同的部门也可以按照房屋建筑的不同而采用不同的保管机制。除此之外，对资料的收集整理也有着不一样的要求，而因此带来的房屋认证困难则成为建筑商首要解决的问题。

2．2优秀近现代建筑档案的不完整

由于实际环境因素影响，很多档案资料都不甚完整，从而导致更多的实际建筑与其历史遗留资料不符，无法真正反映出该时代下的环境特点。由于资料的不准确性，还会给研究人员带来一定的麻烦，即在建筑上，无法探究其结构、历史背景、用途，甚至在保存上都会带来一定的影响。除此之外，还有很多建筑人们在外观上对其肆意更改、扩建，使原有的建筑环境遭到破坏，从而无法真正展现其建筑本身的风貌特征3］。

2．3优秀近现代建筑所建立的档案无法及时存档

及时对所建立的档案进行储存，不论对建筑行业或其他行业而言有着积极的作用。由于资料所保存的年限都比较长，因此，在资料保存上一定要对其进行防护处理。就建筑行业而言，我国的大部分建筑已经对其进行修缮处理，但对建筑资料而言，人们还缺乏系统的认识。因此，很多建筑资料无法及时的得到更好地保护，从而造成破损或遗失，使其在经济和文化上造成不可弥补的损失。由此可见，保存资料的完好，无论对未来社会发展建设或历史文化而言都具有至关重要的作用。

3优秀近现代档案建立的作用

优秀近现代档案可以承载当地文化的风土地貌，同时在历史沿革、时代背景和文化艺术探究方面，都具有一定的指导性意义。(1)档案的建立对优秀近现代化发展而言具有保护的作用。档案与社会发展状况紧密相连，是客观记录史实发展的事实，同时也是历史与现代文化沟通的桥梁。利用相关建筑档案可以对相应建筑进行技术鉴定，模拟维护，并对建筑本身加以保存。根据技术资料，不但可以在时间上减少维护工期，还可以在经济上减少资源浪费，提高效率，最重要的是，它可以为我国未来经济建筑建设提供宝贵的经验资料。(2)在建立档案的过程中，在一定程度上其还具有防灾的作用。通过记录资料，可以很好的对当地情况有一定的了解，同时，还可以通过资料整理，对原有的设施进行加固处理。在制定改善方案的过程中，还需要参考原始数据记录，来根据其组织特点进行维护，并加以施工。由此可见，构件档案还对现代化建设的管理工作有着至关重要的作用［4］。(3)对我国未来经济社会发展具有一定的借鉴作用。优秀近现代档案本身就对我国的经济型社会起到一定的保护作用。不仅如此，档案还具有实用性和循环使用的特点，可以体现出自身的活力价值。优秀的近现代档案具有良好的设计方案和设计理念，加之相应的工艺建设，将这些资料进行整理、储存，对我国现代化建设有着宝贵的借鉴价值。

4结论

我国目前对优秀近现代档案建设工作已逐步加以重视，但与当前城市的建设相比还有很大的差距。只有严格组织好档案建设的收集、整理工作，重视档案的文化资源管理，才能更好的将其利用在现代化物质资源建设当中，从而引导我国科学技术的发展。

文档管理论文篇5

环保档案是对以往工作情况的及时记录、工作得失的分析、研究和总结，能够为后续环保工作的开展提供极具参考性的信息资料以及良好的研究基础，能够有效避免重复错误的一再出现，有助于环保工作的不断优化、完善，推动环保技术人员的不断创新。一些落后的保护方法被不断改进或直接弃用，另一些高效的保护方法则被继续沿用并持续优化。同时，通过整合、判断环保档案中的相关数据，能够对当地的环境质量的优劣状况及变化趋势进行准确评估与预测，明确后期环境工作重心。此外，这些数据还能为污染事故、污染纠纷的处理提供具有说服力的依据，方便环境执法、政府决策以及科学研究。

二、较高的科学技术价值

当前，我国环境污染问题十分严峻，已经成为阻碍我国经济健康与可持续发展的关键原因。基于这一现状，相关学者们展开了大量研究，以期找出有效的应对方法，显著改善我国环境现状。而环保档案中所蕴含的丰富信息，为学者们展开研究提供了大量的研究资料与重要的参考数据。例如，通过对比、分析被保护区域环境的水质、鱼群种类、水生植物类等的历年保护结果，并作进一步的研究论证，能够为展开该区域的环境科研工作提供重要的信息来源与论据。

三、环保档案管理的实施步骤

1.严格遵循档案管理相关规定。我院严格遵循国家颁发的相关规定与条例，建立专门的档案管理室，安排专职人员有序进行环保档案的收集、整理与管理工作。档案管理专职人员必须熟知《中华人民共和国档案法》、《全国环保管理条例》、《环保档案管理办法》以及《环保档案管理暂行规定》等重要规定。

2.准确界定档案材料归档范围。在档案管理的过程中，往往涉及的档案材料的数量较大、类别较多，一旦管理人员对这些材料的摆放或存储过于随意化和无序化，不仅查询时耗时耗力，而且还容易造成一些重要文件的丢失。因此，必须对这些档案材料按一定依据进行分门别类，对其归档范围进行准确界定，实现有序、便捷和高效查询和利用。通常可按表1所示进行有序归档。

3.档案材料的管理。在准确界定档案材料归档范围后，就要对档案进行存储管理，这是档案管理工作的重中之重。按照存储介质划分，我院的环保档案主要分为电子文件与纸质资料。第一，电子文件。所谓电子文件，是指一类以光盘、磁盘以及磁带等为储存载体，以计算机等数字设备为阅读、处理媒介，在通信网络上实现自由传输的文件，该文件以数码的形式产生于数字设备与数字环境中。我院经历了硬磁盘、磁带、一次写光盘以及只读光盘等阶段，目前常用只读光盘来归档电子文件。对于电子文件的管理，我院主要按照以下流程进行:

(1)做好归档前的检查工作。对于将要归档的电子文件，档案管理人员必须首先按照相关业务规范来核查电子文件的内容，确保内容的真实性与完整性;随后对光盘进行检查，确认其表面洁净、无划痕;最后确认存储在光盘上的内容无病毒、可读性好。

(2)做好光盘的存储工作。在将光盘存档的过程中，必须做好光盘的保护工作，尽量避免对光盘记录涂层的触摸、擦和划，以免光盘的失效。在实际存储过程中，应尽量做到以下几点:为了防止光盘在存储时擦划失效、挤压变形，对于容易损伤的光盘，应加设光盘保护盒。我院采取硬质塑料光盘盒;为了防止挤压变形，对于单片光盘，应将其装入盒内，竖立存放。我院在单片竖立存放的同时，将其与纸质资料分开;光盘存放的场所应远离强热源、强磁场，隔绝有害气体的污染。我院在档案室中建有独立的密集柜，可满足一般要求;尽量保持档案室维持一定的温度和湿度，我院通过放置温度计、湿度计以及干燥剂等方式来实现对储存环境的及时调控。

(3)做好光盘的定期检查工作。在电子文件的实际存储过程，常常会因为光盘变形、划伤或格式不兼容等情况而使得一些重要数据与文件流失。为了确保这些光盘使用效能的长久性，必须对其进行定期检查，检查这些光盘的表面清洁度、可读性以及内容完整度。一般情况下，光盘超过四年就要进行一次机读检验，并且其合格率应为百分之百。同时，当更新相关处理设备(如计算机)后，应及时检查设备运行环境，确认光盘与计算机光盘驱动的兼容性。如果无法兼容，则要对光盘进行转换。此外，为了避免光盘出现问题而无法读取，可刻录两份，其中一份留作备用。第二，纸质资料。我院环保档案中的纸质资料主要含有:环境评价报告书、检测报告、合同书，任务书、项目批复以及公众参与等内容。尽管随着科学技术的进步，以电子文档式的信息储存方式被越来越广泛的用于档案管理，但这并不就意味纸质资料存储的落伍，它仍然是档案管理中的重要组成部分。

(1)做好归档前的审核工作。我院在提交纸质资料之前，首先由资料产出部门对资料的真实度、完整度与可靠度进行初审与复审，确认资料合格后，再提交至档案管理部门。随后，档案管理部门对上交的纸质资料再一次进行审核，确认材料满足归档要求后进行归档。

(2)做好纸质资料的保存工作。基于纸质资料易燃、易潮、招虫且占用空间较大等特性，在保存纸质资料时，除了给纸质资料预留足够的储存空间外，还要做好相应的防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我院在纸质资料储存室放置了温度计、湿度计、干燥剂、灭火器、除虫丸等物件。

(3)做好纸质资料的检查工作。对于纸质资料储存室，应定期进行检查(半年或一年一次)，对照登记侧目，确保账物无遗失。我院遵照自己制定的《档案储存室管理规定》，每到年末对纸质资料的保存情况进行一次检查，检查内容主要包括资料的完整与否、环境的符合与否以及案卷中资料的完好与否。对于照片，我院每隔两年进行一次抽样检查，每隔五年进行一次大检查，对照片与底片的变化情况进行认真检查，检查是否出现破损、粘连、卷曲、变形、褪色、霉斑以及变脆等现象，根据具体情况采取相应补救措施。我院通常在归档照片前将其塑封，然后分类集中保存。总而言之，加强环保档案管理，不仅能够为治理环境污染、推动环保提供重要的理论依据，还能够帮助人们树立良好的环保意识，是一项十分有意义的工作。我们必须在充分认识到环保档案管理的必要性，严格遵循档案管理相关规定、准确界定档案材料归档范围、科学管理档案材料，才能真正落实档案管理工作，推动环保档案管理的制度化、规范化、标准化以及信息化发展。

文档管理论文篇6

关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。

一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题

许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。

（一）领导重视不够，专业人员缺乏

合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。

（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低

干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。

（四）升级达标工作任务繁重

很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。

二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径

（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。

（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

（三）建立信息网络，充分发挥服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。

（四）充实干部档案管理队伍

为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。

【参考文献】

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[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案

管理[J].浙江档案，2004，（1）．

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[5]张丽娟.干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨[J].中国科技信息，2006，（1）．

文档管理论文篇7

（一）各大高校各自为政。我国高校电子档案目前没有统筹管理，电子档案由各个学校自发、分散管理，正所谓，谁有钱谁建，谁有技术谁能建。对于那些直属于教育部的高校，其电子档案起步较早，数字化、信息化程度也相对较高。如南京大学档案馆研发的南大之星软件就有口皆碑，其开发软件的能力也堪称全国高校之最。而对于那些非直属院校，其电子档案的管理和利用能力就相对薄弱些。

（二）管理标准和规范欠缺。由于目前各个高校所使用的电子档案管理软件不同，而不同的软件所设计的功能模块或分类方式也就不同，这样，势必会导致将来网络化对接时存在困难。

（三）安全上存在不足。电子档案的安全主要是指档案信息的存储安全和利用安全。在网络环境下，电子档案的安全受到威胁，其内容可能被远程下载、修改甚至是恶意删除等，而且其安全防范措施也无法抵御众多黑客高手的攻击。

（四）缺少必要的签名及确认信息。由于高校电子档案的建立者、管理者与使用者是相互独立的不同个体，所以在制定、借阅和归还过程中都需要相关的签名及认证信息，这样既可以确保信息的原始性、真实性，也能在出现问题的时候，第一时间内找出责任人。

（五）缺少风险评估体系。我国部分高校即使有安全保障体系，也没有明确档案信息的安全目标。即明确告知电子信息是否到达安全标准，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加强高校电子档案管理工作的策略

（一）建立全国高校电子档案管理中心，打破各大高校各自为政的现状。以国家教育部为龙头，打破地域界限，将反映同一职能活动的电子档案从不同的高校档案馆集中起来，形成全国高校电子档案集中管理和服务体系，实现资源共享。所有用户都可以在线查阅或直接下载开放档案；服务用户还可以通过电子邮件、在线问答等服务方式对所需内容进行生动、快捷地咨询。

（二）出台标准化软件模块，统一高校电子档案管理的标准和规范。出台标准化软件模块，建议从以下两个方面着手：一是成立专门负责建立档案著录标准的课题组，使我国的档案著录规则系统化；二是加强对档案信息化发展的理论研究，只有更深入的理论研究，才能有更完整的电子档案著录标准。

（三）加大资金投入，加强电子档案软、硬件设施建设。在软件管理上，各大高校要采用通用格式的光盘对归档的电子文件进行存储，并积极探索电子档案存储的新途径。在硬件管理上，各大高校要增加经费投入，将电子档案建设的经费列入年度财务预算中；配置高性能的电子计算机、激光打印机、扫描仪、刻录机、多角高倍数码相机等现代化的档案管理设施，以进一步完善电子档案的硬件设施建设。

（四）强化电子档案的安全管理和保护，确保电子档案的安全。一是建立档案数据备份和恢复机制；二是采用档案内部局域网与外网连接，以保证电子档案的安全；三是对单位档案资源的访问，采用身份验证技术。身份验证技术又称身份识别技术，是指用户通过使用通行证、指纹、影像、声音等生理特征来验证自己身份的过程；四是采用双密钥传输重要文件。这主要是指在与单位以外的网络进行数据传送时，发方和收方使用成对的密钥，这样就能有效地保护好重要文件和数据，避免被黑客等截获；五是采用访问控制层技术。这主要是指在单位的内网和外网之间，设置访问控制层，这样既可以防止外部对单位局域网的非法访问，也可以防止单位局域网对外网的不安全操作。访问控制层技术包括防火墙、网络地址转换、服务器、入侵检测等，其中，防火墙是通过数据流的监控、过滤等功能来来实现控制作用的，网络地址转换是通过隐藏、伪装内网的IP地址而实现控制功能的，服务器是通过自身起中介作用而保护内网安全的，入侵检测技术有进攻识别等功能。

（五）采用数字签名技术，并配以责任制。数字签名技术包括证书式和手写式：证书式，需要签名者向相关的技术管理机构注册、登记；手写式，签名者只需安装专门的签名软件，即可借助于压敏笔或者光笔在手写板或者电脑屏幕上进行签名。同时，对相关工作人员实行责任制，可以更好地确保信息的原始性，责任制包括如下几种：第一种，签发人、撰稿人、打印人三人会签制，即将每个人的名字都附到文件上；第二种，专人负责制，即由专门指定人员负责的电子档案的存盘、拷贝和保存；第三种，移交责任制，各单位移交电子文件时，要严格手续，以确保电子档案的真实性。

文档管理论文篇8

【关键词】医学教学；档案管理；问题；对策

一、医学教学档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度存在不足。在我国有很大多数医学院在档案管理制度上存在一定的问题，特别是一些基层教育的档案管理十分缺少有效的制约机制。比如一些医学院未建立规范的立卷部门，很少有固定的人员负责归档工作，多数是临时抽调出的老师来负责。档案管理中出现的问题也没有具体的人员予以负责，其在档案管理制度构建方面存在诸多问题。（二）教学档案质量不高。教学档案质量直接影响到教学档案所产生的价值和效果，而且和教学工作的开展以及教学管理的水平都有着重要的关系。教学档案的主要内容大部分都是来自各种教学文件材料，因此，教学文件材料质量是取决于教学档案的质量好坏。但是，依照当前的情况来看，很多院校注重了教学质量的提升，但是对于其档案的形成并没有予以高度重视，医学教学中所形成的档案资料或者没有进行及时归档总结，或者没有形成文字性资料，难以形成具体的档案资料，造成很多教学档案的质量不高。（三）档案信息化程度不高。依照我国社会发展的情况来看，信息化建设已经日渐成为高校建设的重要支撑。而信息化建设的辐射范围也应当包括医学教学档案的管理，只有对教学档案的管理不断推进信息化进程，才能够保证其档案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的档案管理方法上，其信息化建设开展不足。即使部分院校已经逐渐推进信息化建设，也仅仅停留在基础的档案管理之中，水平不高。（四）服务水平有待提升。医学教学档案管理的最终目的应当是服务教学，坚持以教学为根本。但是，在当前的很多院校中档案成为“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教学过程中，档案的使用效能低下，档案的服务性质没有得到体现，其在教学中的应用还有很大提升空间。

二、加强医学教学档案管理的策略

（一）建立健全教学档案管理制度。在进行教学档案管理制度构建方面必须要结合本学院教育的实际情况，制定和完善教学档案管理相关的规章制度，细化教学档案管理人员的相关责任。在此方面应该由分管的校长进行负责，通过相关的专业人员制定出合理、有效的规范管理机制。另一方面，必须要创建适应各个教学档案管理的规章制度。一些医学院起步较晚，缺少足够的教学档案管理经验，在制度构建方面容易忽略，多数档案可能没有及时进行归档和收集，而且很少进行系统的分类，很难真正满足教学管理的需要。因此，院校必须要注重经验的总结，不断完善学校医学教学档案管理的工作规范，建立适应各系教学档案的规章制度，创建具体教学档案管理工作职责，将责任落实到每个人身上，确保档案管理工作稳定、有序地进行。（二）提高教学档案质量。真正要提高教学档案质量，就必须重视教学文件材料的选取和管理工作。一方面要保证教学材料在内容必须具有真实性，也就是说其档案的内容必须真实的来自于教师教学工作的开展，是教学工作的真实记录。这就需要教师做好教学内容的归纳总结，并对教学内容进行及时记录，让开展的教学工作以文字性或者电子文档的形式予以落实和保存。另一方面，各类教学文件必须具有相关的规范和标准，也就是所保存的档案必须依照相应的规范而进行，通过具体、统一的要求保证其教学档案的质量可靠性。在载体的选择上，格式和书写上以及整理、立卷上都必须达到规范标准化。此外，每一种教学文件材料必须要归档完整，所保存的档案应当贯穿教材、教案、教师讲义、教师授课情况以及学生反馈等各个方面，只有保证档案的全面性、完整性，所进行的档案管理才具有意义。（三）加快教学档案信息化进程。在教学档案信息化的整个过程中，可以充分地利用计算机信息技术管理方法进行档案管理工作，这样能够提升档案工作的管理水平，使得档案工作效率得以提升，同时也是档案事业未来发展上的必然趋势。一方面，在纸质载体的各种教学档案上，必须实施案卷级、文件级的计算机录入的保存和检索，努力实现全文数字化，创建出比较完善的教学档案信息数据库，最终达到向数字化储存利用的发展目标。另外一方面，必须注重电子载体类教学档案进行归档工作，对于学校的多数教学档案必须实行纸质与电子档案两方面共同存储的信息管理，把教学管理系统和档案管理系统相互结合实行教学档案的双向信息输送，努力实现文档管理的一体化。此外，在教学档案管理的阅读上完成全面的计算机检索机制，使得教学档案信息真正的公开化，利用现今发达的网络完成教学档案资源上的共享以及教学档案信息内容的远程终端服务。（四）做好档案服务工作。将建立的教学档案真正有效的利用起来，更好地开展教学服务工作，这才是档案存在最大价值的体现和最终的目的。在这个过程中必须满足使用者对需要查阅的教学档案信息的需求，这样才能提升教学档案的使用率，促使档案价值的实现。在实际的情况下，为了提高教学档案的利用率，相关的档案管理工作人员必须要考虑到本校的具体实际情况，对各类的检索工具进行及时的编制，这里特别要注重的是对教学档案的内容上进行充分的分析和研究，教学中重大事件，现有在校学生的统计等，在这方面档案的编写上，可以根据实际的情况由档案部门自行编制或者与学校其他部门联合编制。

作者:张晓君 单位:南平市第二医院

【参考文献】