国有企业人事档案电子化管理风险

摘要：国有企业想要更好的发展，开展高效的人事档案管理工作尤为重要，以此提升职工信息管理力度，促使员工在企业发展中价值最大化。国企应转变传统人事档案管理模式，逐渐向着电子化的方向发展。基于此，本文通过对人事档案电子化管理优势的介绍，进而阐述了国企人事档案电子化管理中常见的风险，并制定出相应的防范措施，为进一步提升国企人事档案电子化管理提供重要帮助。

关键词：国有企业；人事档案；电子化管理；风险

人事档案管理工作开展得好坏，直接关系到企业自身发展情况，开展高效的档案管理工作，能够促进国企向着更加良好的方向发展。这一背景下，国企为了更好地开人事档案管理工作，纷纷引入了信息化手段，以促进人事档案电子化管理方向转变，这一转变有效提升了整个工作的质量与效率。但通过大量实践表明，开展电子化人事档案管理时，很可能出现一些风险，导致整个工作并未体现出最大的价值，在一定程度上制约了国企的发展。所以，国企需要针对人事档案电子化管理中存在的风险，制定出相应的防范措施，降低各类风险的发生率，为国企更好的发展奠定良好基础。

一、人事档案电子化管理的优势

以往阶段，企业开展人事档案管理工作时，通常以人员手工与纸质管理模式为主，管理效果较差，不利于企业对人事档案的使用，在一定程度上干扰企业正常运行，而人事档案电子化管理的出现，则有效改善的这一情况，具体来说，主要体现在下述四个方面：

1.易于分类

对于国有企业来说，人员数量较多，人事档案信息较为庞大，其中涉及很多方面的信息，如人员姓名、联系方式、薪酬待遇、以往工作经验、所处岗位等，对于这些档案来说，需要分门别类地管理，只有这样，才会使档案发挥出最大的作用。以往阶段，通过人员手工管理时，由于档案信息庞大，导致管理人员难以准确掌握档案的真实情况，影响档案的分类，使档案杂乱无章的堆放到一起。而应用信息化管理手段时，会有专业的软件设计人员设计出性能良好、功能较为完善的人事档案管理平台。整个平台由多个功能模块构成，其中包括分类功能，将人事资料导入到该平台后，只需要简单点击“分类功能”，平台会自动对人事资料予以分析，根据分析结果，结合前期设置的分类标准，将人事资料划分到相应类型当中，操作简单，无需人员过度参与，使得人事档案分类更加科学、合理。

2.储存量较多

纸质管理模式是在获取职工信息后，书写到纸张上，通过对纸张的保管，以达到人事档案管理的目的。对于这一管理模式来说，所用的纸张具有边界，只能在边界范围内书写，因而存储的信息量并不是很大，若对大量人事档案进行管理，则需要采用很多纸张，为管理工作带来麻烦。以A4纸为例，尺寸为210×397mm，而人正常写字时，1cm2约为1个字，也就是说，在一张A4纸上仅可书写600字左右，字符较小一些，书写字数可增加一些，但相对于庞大的人事档案信息来说，这些字数依然仅占其中非常小的一部分。而采用电子化管理模式后，则可改善这一问题，大大提升信息的存储量。在电子化管理模式当中，以计算机硬盘为主要的存储场所。对于硬盘的存储空间来说，是虚拟存在的，无须将信息记录到实物上，因而存储量非常高。目前，在计算机领域内，硬盘容量最高已达10T以上，日常常用的硬盘容量也有数百G，能够存储数亿的文字、数字信息，远远高于以往的纸质存储模式。

3.应用方便

对于以往的纸质管理模式来说，将人事档案记录到纸张之后，会将其放置到相应的位置存储，在需要使用档案信息时，由管理人员从庞大的资料当中寻找出来。这样需要消耗很长的时间，导致档案信息的应用并不是很方便。而采用电子化管理模式后，则可有效改变这一问题。该管理模式当中，主要通过计算机完成信息录入、存储以及提取等工作，只需要在电脑管理系统内，录入所需要查找的关键词，计算机可以在较短的时间内将所有与该关键词相关的信息提取出来，并展示在用户眼前，用户只需要根据具体需求，选择出最终的档案信息即可。同时，在信息检索时，录入的关键词越多、越准确，所检索出来的档案信息也会越少，进而对人事档案的应用提供了方便。

4.提升工作效率

对于传统纸质管理模式来说，主要是人员管理为主，任何工作的开展，均需要由人员完成，如由人员抄录信息，由人员查找信息等，而人的精力与时间有限，不仅会出现一些错误，而且工作效率也不是很高，导致整个工作效率有待提升。同时，对纸张存储时，很容易受到外界因素的影响而破坏，如放置到潮湿环境当中，会加快纸张的腐烂速度，还会使纸张上的文字变得模糊；若存储场所出现火灾，将会导致资料内容完全消失等。受到这些因素的影响，使企业无法有效对档案资料进行应用。而应用电子化管理模式时，通过计算机代替了人员，无需人工抄录信息等工作，人员只需要对计算机进行操作，即可在最短的时间内，完成整个人事档案管理工作，大大提升了该项工作的效率。同时，信息存储到计算机硬盘当中，不会受到潮湿、火灾等因素的影响，即便硬盘损坏，也可通过相关技术将其修复，提升了档案信息的安全性。此外，电子化管理无需采用纸张，具有一定的环保作用，有利于社会可持续发展。

二、国有企业人事档案电子化管理常见风险

虽然，相对于传统人事档案管理模式来说，电子化管理模式具有较多的优势，但通过大量实践表明，电子化管理依然会出现一定的风险，导致档案信息损坏，或者是被不法分子所窃取，不仅对职工个人生活与经济财产带来一定隐患，同时还会威胁到国有企业的发展。具体来说，国企人事档案电子化管理中常见风险包括下述几个方面：

1.物理网络安全风险

在电子化管理模式当中，需要应用很多物理硬件设施，如计算机、硬盘、键盘、鼠标等，这些硬件设施性能的好坏，直接关系到档案管理的效果。然而在实际应用时，这些硬件设施很可能受到一些因素的影响而损坏，进而影响在电子化管理中的作用。具体来说，主要体现在两个方面：一是自然方面。自然界作为人们生存的主要场所，一些自然事件很可能对计算机等硬件设施造成损坏，如在雷雨天气下，计算机未做好避雷措施，由于在短时间内电压迅速上升，会将计算机芯片烧坏；在地震、暴风等天灾情况下，也可使硬件设施产生损坏，严重情况下，甚至会出现毁灭性的破坏。二是人员方面。开展电子化人事档案管理工作时，虽然无需人员直接参与进来，但是计算机的操作依然由人员完成，若人员对计算机知识不了解，或是未能正确操作计算机，也会带来一定的风险。如操作人员随意断电，可能会损坏内存、硬盘、电源等原件，对资料造成破坏。

2.内部网络安全风险

在整个网络体系当中，可划分成两个组成部分，一个为外部网络，另一个为内部网络，即局域网，在局域网运行的过程中，可能受到多方面因素的影响而出现信息安全风险，具体来说，体现在下述几个方面：（1）员工安全理念缺失。人员作为局域网的操作与管理者，只有具备较高的安全理念，才会防止各种安全风险的出现。但对于很多国企来说，并未对人事档案电子化管理产生应有的重视程度，没有聘用高素质管理人员，导致人员的安全意识相对较低，进而经常诱发各种信息安全事件。比如，人员应用完计算机后，未及时将系统关闭而离开，为其他人员的观看提供了机会；利用企业局域网浏览一些不健康的网站；未能及时对计算机系统更新等，这些情况均会导致信息泄露。（2）随意安装各种硬件装置。现代计算机领域，存在很多移动硬件，这些移动硬件的出现，为人们的工作提供了方便。但是对硬件使用时，很可能会被植入一些病毒，若将植入病毒的硬件插到企业计算机后，这些病毒就会传输到计算机内，进而对计算机内存储的数据进行破坏或窃取，对国企人事档案管理造成严重影响。

3.外部网络安全风险

对于国有企业来说，通常都有规定表明，网络不可与外网连接到一起，以防止内部信息泄露的事件发生。但职工进入企业后，为了确保职工有效完成本职工作，企业通常会赋予职工自主拨号上网的权利，所以在实际当中，很难防止员工将内网与外网连接到一起，进而对人事档案资料带来了安全隐患。一方面，在系统运行时，会出现一些漏洞，这些漏洞的存在将计算机完全向其他人展示出来，进而为不法人员信息的窃取提供了帮助。另一方面，若在计算机中未能应用安全防护措施，则会在信息管理、传输等活动过程中被各种方式所攻击，如木马、病毒等，轻者会使信息泄露或损坏，严重情况下甚至会导致整个计算机瘫痪，无法正常运行，对整个人事档案管理工作造成非常巨大的危害。同时，需要注意的是，若出现了外网病毒攻击，危害性巨大，很难在企业内部寻找出根源，因而需要严格预防这一问题的出现。

三、国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略

1.提升对物理网络的保护

通过上述分析可知，国企人事档案电子化管理过程中，很容易受到自然、人员两个方面因素的影响，导致档案信息出现安全隐患，进而降低整个工作的开展效果，对国企发展造成一定干扰。所以，国企开展该项工作时，一定要提升对物理网络的保护力度，具体来说，应从下述两方面着手：首先，针对自然因素来说，地震、暴风等天灾人们无法予以控制，因而只能时时关注自然天气状况，及时发现可能出现的情况，应及时将信息主要存储装置—硬盘转移到安全位置，待天灾过去之后，重新组装计算机，以保证人事档案的完整性。针对雷雨天气，可采用一些避雷措施，如屋顶装设避雷针，或采用避雷机箱等，以降低雷电对计算机造成破坏；其次，对于人员因素来说，应定期开展计算机相关的培训活动，通过这些培训活动的开展，使人员了解计算机的正确操作方式，避免人员出现随意关闭计算机等现象，进而减少由人员因素而引发的信息安全风险。

2.强化内部网络安全防范意识

内部网络作为人事档案管理的主要管理场所，确保内部网络安全，能够直接提升整个档案管理的质量，减少档案信息的泄露与损坏。所以，国企运营过程中，应强化职工的内部网络安全防范意识，防止出现由人员导致的内部安全风险。首先，提升职工的安全理念。国企运营时，通过会议、培训活动、网络教育等多种途径，向职工传授内部网络安全相关的理论知识，转变职工的落后观念，加强对内部网络安全重要性的了解程度，确保其在日常工作当中，能够有效约束与规范自身行为，使用计算机后，能够按照要求关闭；在工作时间内，不浏览与工作无关的网页与网站；利用专业的技术手段，定期对系统进行更新与维护等，以保证整个计算机系统处于健康状态下，减少信息泄露的机会。其次，在使用移动硬件使用时，也应注意规范性，将生活U盘与工作U盘区分出来，生活U盘仅限于企业外部使用，而工作U盘仅限于企业内部使用，以防网址、U盘交叉使用而被植入各种病毒，降低病毒入侵企业内部网络的机会。

3.加强对外部网络的监管与防控

除上述两个方面之外，国企还应加强对外部网络的监管与防控，具体来说，从下述两个方面着手：首先，制定出完善的网络使用制度，详细明确职工不可将内网与外网连接到一起，并针对这一情况，制定出相应的惩罚制度，以约束职工行为，确保职工工作时不会主动与外网连接，从而减少了外网病毒侵入内网的机会。其次，在计算机中安装各种安全软件，如杀毒软件，自动对计算机进行检查，确定系统内是否出现病毒。若发现，及时向工作人员报告，并将其灭杀；病毒拦截系统，分析想要进入企业内网的所有信息，若发现信息中存在病毒或不良代码，直接将其阻拦下来，禁止其进入内网；设置密钥，在人事档案管理系统上，设置相应的密码，并针对档案信息的重要程度，赋予内部人员相应的查看权利，不同权利的职工，仅能查看相应的信息，进而加强对人事档案的保护力度。

四、总结

综上所述，国企人事档案电子化管理的应用，有效提升了整个工作的质量与效率，为国企发展奠定良好基础，但需要注意的是，受到人员、自然情况、以及黑客等因素的影响，导致电子化管理中经常出现一些安全隐患，使人事档案损坏或泄露，危害国企发展。所以，国企人事档案电子化管理过程中，应加强对物理硬件以及内外网的保护力度，以降低安全隐患的发生率。

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作者:刘希娟 单位:陕西省一三九煤田地质水文地质有限公司