浅谈规范记账凭证摘要栏的填写

摘 要：实行财政国库制度改革后，改革单位由原来会计核算中心承担单位会计业务核算，改变为单位自行进行核算。对记账凭证摘要栏的填写进行规范迫在眉睫，本文重点阐述了当前记账凭证“摘要栏”填写中存在的主要问题和如何正确填写记账凭证“摘要栏”的一些建议，对规范当前行政事业单位的会计改革有一定的借鉴意义。

关键词：行政事业单位 记账凭证 “摘要栏”填写

我市行政事业单位自2002年5月推行会计集中核算至今，已有近八年未填制记账凭证了。从改革单位近半年来记账凭证摘要栏填写的具体情况来看，由于对这块工作没有作过统一规范的要求，凭证录入人员对凭证摘要栏的填写基本上是处于各行其是的状态。因此，为了提供准确、完整、简洁、明了的会计信息，提高会计账簿的内在质量，笔者认为，很有必要对记账凭证摘要栏的填写进行规范。

1.当前记账凭证“摘要栏”填写中存在的主要问题

记账凭证摘要栏的填写需要简明扼要地反映经济业务的来龙去脉，使得查询人员一目了然，这是会计的基础工作和基本要求。模糊不清或过于简单的摘要栏会让会计信息使用部门、账务查询人员难以理解和明白，往往会在实际工作中浪费时间和精力，有的摘要栏让人看了甚至会产生误解。据粗略归纳，大致存在以下几方面需要规范的问题：

1.1表述不够准确。一笔会计分录需同时使用两个或两个以上的会计科目，而不同的会计科目在该分录中所代表的经济意义或经济内涵是不一样的，因此，相对应的摘要就应有所区别。如果不注意这一点，就会出现表述不准确的问题。如某单位2月份代扣款项到账的记账凭证摘要、对应科目及借贷方金额如下表：

大家一看便知，这份凭证的摘要从上至下都是一个内容，没有根据不同会计科目所反映的不同经济内涵进行相应变动，所以它就不能准确表述整笔经济业务的来龙去脉。

1.2有的摘要过于简单，说明不了问题。这种情况最普遍的、最典型的是反映在“差旅费”、“招待费”、“办公费”等一些发生比较频繁的支出项目上。如报差旅费时，不管是张三还是李四报销，也不管是到上海还是到北京出差，摘要栏大多录为“付差旅费”。报销招待费时，也不分是谁经手的，摘要栏也只录为“付餐费”，有的干脆只填写“餐费”两字。再如，某单位给某人发临时工工资的摘要栏只写“付临时工工资”，究竟是发给谁的？必须翻阅原始凭证才能知晓。

1.3一些必要的数字没有反映出来。有些记账凭证的摘要栏中是需要反映一些必要数字的，如果缺少了它，摘要栏就无法说清楚经济业务活动的具体情况。如某单位6月份付5月份电费1750元，录入记账凭证摘要栏时只填写“电费”；某单位购电脑3台计18500元，凭证摘要栏只填写“购电脑”。这样填写摘要栏显然是不够完整的，因为它无法清楚地说明经济业务活动的具体内容。

1.4多项相近支出项目一并反映。有些支出项目的内容虽然不同，但由于列入的支出科目相同，凭证录入人员往往图省事或一味讲速度，就把同时发放或作一次报账的几个不同内容的支出合并列支，从而造成摘要栏所填写的经济内容从数额上看不具体，不明了。如某单位发生广告宣传费1000元、认证费6920元、奖牌制作费5180元合并列在“商品和服务支出—其他—其他”内，摘要栏填写为“付广告费、认证费、奖牌制作费”，这样的摘要栏填写都难让人从账面清楚地了解各项支出的具体金额信息。

1.5有的摘要栏填写语句不够精炼。摘要栏填写过于简单，当然说明不了问题。但若不讲扼要，填写了一些多余的内容，不但拖泥带水，还会给人一种不好的感觉。如某单位为看望一住院退休干部购慰问品380元，支出科目摘要录为“付看望住院退休干部购食品款”，其中的“付”和“款”两字就是多余的；某人报上海差旅费时，支出科目摘要只写“某某报上海差旅费”就很清楚了，却录为“付某某报上海差旅费支出”。

2.关于如何正确填写记账凭证“摘要栏”的一些建议

大家知道，不管是记账凭证的摘要栏，还是会计账簿的摘要栏，其篇幅都是极其有限的，由于会计账簿摘要栏的内容直接来源于记账凭证摘要栏，因此，我们必须在记账凭证摘要栏极其有限的篇幅内运用有限字数，对每笔经济业务内容作恰当的记载。摘要栏的填写既要简明扼要又要符合语法要求，不出现病句。下面就日常一些比较常见的会计业务，如何进行记账凭证“摘要栏”的填写提出以下几点建议：

2.1记账凭证“摘要栏”的填写，要能正确的反映出经济业务活动内容。如差旅费的摘要，需注明出差人、出差地点，最好能注明出差目的。一般情况下，报销“差旅费” 时要写明 “某人某地某事”就可以作为差旅费凭证摘要了。其中多人同时到某地出差一起报账的，可只注明报账经手人的姓名，其他同行人员用“等”表示，如张三、李四、王五3人同到上海出差并由张三经手报账时，摘要栏可填写为“张三等3人上海出差旅费”。除此之外，不同的人即使到同一地出差，因为是各自单独报账，所以必须对其差旅费分别单独列支反映。属外出考察学习的，必须注明考察地点，多人同去的，还应注明参加人数。

2.2记账凭证“摘要栏”的填写，要“简”而“明”。所谓简明，即简单明了，把经济内容表达清楚。因此，填写记账凭证“摘要栏”一定要抓住重点，将经济内容尽可能地全面表述出来。例如：招待费支出，在填写记账凭证摘要栏时，一般应注明经手人和招待对象，如“王某报某单位来人餐费”，“李某购烟酒招待某外地单位来人”。若不能列明招待对象，经手人是必须列明的，如“张某报餐费”。

2.3记账凭证“摘要栏”的填写，要力求语句准确。对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证，如工资性支出。实行统一津补贴后，工资性支出大体上只分基本工资和津贴补贴两块。此外，还可按发放主体来分有财政统发和单位自发两类。因此，就要根据不同情况和不同支出项目，对摘要内容有所区别，并将工资所属月份反映在摘要内容中。如编制某行政单位2月份财政统发在职人员工资记账凭证时，需填制两张记账凭证，所运用的会计科目及对应的摘要内容如下表：

第一张：

第二张：

2.4记账凭证摘要栏中需要反映必要的数字。1、需要注明时间的摘要。如交纳某月水费、电费、电话费、社会保障缴费、个人所得税等，在摘要栏中务必注明发生经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。2、需要注明人数的摘要。主要是指单位对少部分人或个别人员所发生的一些支出。如临时工工资、遗属生活费等。这些支出往往是需要核对和经常查询的，因此，对其支出摘要栏的填写，除了需注明发放性质或内容外，还必须注明发放对象，带有时间性的，还需同时注明所属时间。以便为有关部门统计相关数据，编制报表所用。无须去检查每张记账凭证所附原始凭证，费时费力。如 “李某领2月份遗属生活费”、“张某等2人领6月份临时工工资”。3、需要注明数量的摘要。单位经常会发生一些购置办公用品、电脑耗材、固定资产等，对于这类支出业务，需在摘要中注明购物的经手人、物品名称、用途及必要的数量。如“王某购某科室用联想电脑3台”等。

2.5更正错账摘要栏的填写要规范。对记账后的记账凭证，发现错误，冲销原错误凭证时的摘要栏填写应为“注销某月某日某号凭证”，同时，填制正确的记账凭证时摘要应为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要栏应填写为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要栏的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修改完毕。

总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微观管理，记账凭证摘要栏的编写虽然只是整个会计工作中的一个微小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程中发挥着极其重要的作用。