浅谈文件机构,还是档案机构

摘要：针对我国档案学界关于文件中心是档案机构的认识，本文认为文件中心不是档案机构，而是文件机构。文件中心的名称应当与文件中心保管对象的名称相一致，我国类似文件中心的机构应当冠以档案名称，不宜称为文件中心。

关键词：文件中心；文件机构；档案机构

文件中心首先出现在二战期间的美国，战后在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践，国外档案学界受到启发，将文件划分为三个阶段，相应地称为现行文件、半现行文件和非现行文件，并在这一基础上进而提出了“文件生命周期理论”，从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代，文件生命周期理论传入

根据该条例规定，文件中心保管的是文件，这样文件与文件中心的名称是一致的。但该条例又规定，不移交文件给文件中心的机关、事业单位要设置档案室。也就是说，文件中心和档案室是并存的。这是颇令人困惑的。按照我国的档案概念，文件中心保存的是档案，但由于名称是文件中心，又不能称之为档案，而档案室的则可以继续称为档案。这是一味地为了没立文件中心而脱离了我国档案概念的一个必然结果。

3　我国将文件中心理解为档案机构的原因

我国将文件中心理解为档案机构与我们对大文件概念(有的称广义文件)的错误理解有关。文件生命周期理论认为，可以根据文件发挥作用和价值的不同，将文件划分为现行文件、半现行文件和非现行文件三种，与此相对应，相应文件可以保存在文件形成部门、文件中心和档案馆。根据这一理论，现行文件、半现行文件和非现行文件都属于文件。因此，有一种观点认为，从广义的文件观出发，文件斗心保管的虽是档案，但称为文件中心并没有问题。“宣武区文件中心的建立正是基于这种广义的文件观，认为文件是指从文件形成到最终归宿这一完整运动过程的所有阶段，而不是其中的某一个特定阶段。”这一说法是经不起推敲的。文件生命周期理论中的文件与现行文件、半现行文件和非现行文件是有区别的，尽管现行文件、半现行文件和非现行文件都可以称为文件，但我们不能据此抹杀它们之间的区别。陈作明教授说得非常 好：“为了探索事物之间的联系，宜运用广义的概念；为了区分事物，以便对不同质的事物用不同的方法去处理，宜运用狭义的概念。”如果文件可以取代档案概念，那么我们倒不如干脆取消档案概念，全部使用文件概念，何必再使用档案概念呢?若此，国外也不应称为中间档案馆，我国也不必成立档案机构，档案室改为文件室、档案馆改为文件馆、各级档案局改为各级文件局好了。

其实，美国对文件与档案概念的区分是很到位的，对文件机构和档案机构的区分也是很准确的。如“美国是文件中心的发源地，其数量和类型比档案机构还多”。

还有一种看法认为：“文件中心是有别于欧洲一些国家登记室的一种新型文件管理机构，多隶属于档案系统。”联邦文件中心“由美国档案与文件局领导和管理，属于联邦档案系统”。这也值得探讨。我们知道，美国国家档案与文件署，主要机构有7个处、3个组、2个委员会。7个处是：国家档案馆处、联邦文件中心处、总统图书馆处、联邦登记处、文件管理处、公共计划和展览处、行政管理处。如果美国设立的机构名称是国家档案署，且该署除下设国家档案馆处外，还设有文件中心、文件管理处，那么我们完全可以说文件中心是文件管理机构，属于档案系统。现在的机构是档案与文件并列，既然美国设立了机构，且各有明确职责分工，我们凭什么得出结论说文件中心属于档案系统呢?正如有的地方将党史办公室、地方志办公室和档案局合并成立史志档案局，我们能不能说党史办公室和地方志办公室也属于档案系统呢?当然，由于史志档案局有档案行政管理的职能，我们将史志档案局看成档案系统的机构是可以的，但要是说党史办公室和地方志办公室也属于档案系统，甚至说成档案机构，恐怕缺乏说服力。对美国国家档案与文件署，《