浅谈科研文件管理

【摘要】本文主要对科研文件的含义、分类以及科研文件管理的必要性进行论述，并提出科研文件管理的方法和建议。本文还将对电子文件的特点和电子文件管理的要求进行说明。因为科学研究用到的科研文件有重要的使用和存档价值，所以建立完善的制度，妥善保管科研文件，避免出现遗失现象是很有必要的。

【关键词】科研;文件;管理

1.科研文件的分类

（1）某项科研会议

科研会议是科研管理的上级单位或者本单位根据某项科研工作为中心，召开的科研工作会议。这类文件一般包括召开会议的目的、会议地点、会议时间、举办单位、参加单位、会议议程安排、主持人、与会嘉宾等等内容。

（2）科研课题申报

科研课题分为纵向课题和横向课题，政府或者企事业单位对当前需要解决的问题进行立项，为号召广大科研工作者进行积极研究会下发针对课题申报的科研文件。这类文件一般包括文件下发单位、文件编号、课题来源、可申请的课题范围、申请条件、课题结项时间等等内容。

（3）科研课题获批通知

对申报的课题，经过形式审查、组织专家评审，最后确认课题立项。对于立项的课题，相关单位会下发获批立项通知书。这类科研文件一般包括立项负责人、课题名称、立项内容、结项时间等内容。立项负责人拿到立项通知书后还需要签订课题立项合同等程序才能确认自己申请的课题立项。

（4）科研成果评奖通知

各级科研管理部门（单位）为了充分调动系统内科研人员的科研积极性，激励科研人员以更饱满的热情进行科学研究，促进本部门（单位）以及所属下属单位更加高质高量地组织开展科研学术活动，一般每一周期就进行一次系统内部的科研成果评奖活动，通过有规律地评奖活动，既表彰了系统内部具有较高学术水平、已经产生或者将会产生较大社会影响的优秀成果，又能激发科研人员和科研管理工作者的工作热情，使各级各部门的科研工作，能更好地为社会发展服务，为各级党委政府决策服务，把系统内的科研水平提高到一个新的高度。

为了使评奖工作顺利开展，评奖组织部门（单位）会下发关于评奖的通知文件，文件内容一般包括评奖目的、范围、机构、标准与方法、申报要求以及相关附件等内容。

（5）科研成果评奖结果通知

对于各级部门（单位）组织的科研成果评奖，经过材料收集、学术委员会评审，最终评出若干奖项，评出的奖项会通过科研文件的形式发到相关部门。这类科研文件一般包括评奖结果的概括介绍、各类奖项的等级、获奖成果信息、获奖单位和人员等内容。

2.科研文件管理的必要性

科研文件是重大科研活动的原始记录，也是单位和科研人员科研能力的重要体现，必须管理好科研文件，促进科研工作更好地发展。

（1）重要的科研活动都是以科研文件的形式进行组织

为了组织好每一次重要的科研活动，组织单位都会对即将举行的科研会议以文件的形式下发到各相关单位，文件中会指明科研活动的目的、活动范围、参加活动的领导以及单位和人员、活动的时间、活动地点等事项。这些内容都是以后进行相关科研活动的重要参考，需要我们保存好、管理好。

（2）科研课题的申报和课题立项通知都是以科研文件的形式下发

高水平课题代表了一个学校、单位、团队或者个人的科研水平，学校以及每一个单位、团队和个人都很看重这些立项的原始材料，在说明一个单位、团队或者个人科研能力时，比如在评估一个学校的教学科研情况时、单位争取另外的科研课题时、个人评优以及职称晋升时，这些材料是必须用到的支撑材料，所以这些文件的原件必须保存好。

（3）科研成果获奖最终都以科研文件的形式下发

科研获奖是科研管理机构对科研成果水平的认可，科研获奖是对科研水平最有说服力的证据，所以每一个单位都对科研获奖进行相应的奖励，以鼓励科研工作者更积极努力地进行科学研究。科研获奖在认定单位或者个人科研能力方面更有说服力，占有更大的比重，同等级的科研获奖的含金量远高于课题的含金量。

3.科研文件管理的方法和建议

科研文件既是科研管理部门、科学研究部门以及科研工作者已经取得的科研成果的总结，又是以后科学研究工作顺利进行的重要资料，不仅可以提高科研管理部门的管理职能，明确管理目标，又可以节省科学研究人员的重新组织资料，重新搜集资料的时间，提高科研效率。同时立项文件、获奖文件又是某些单位科研人员职称晋升时说明自己科研能力的重要依据，也是重点实验室、研究所等科研成果的重要参考。所以，对科研文件的管理应该更规范、更细致，避免遗失。为了更好地管理科研文件，我们可以通过以下几点方法进行科研文件的管理。

（1）原件送入档案馆建档

大部分科研文件的原件只有一份，相当珍贵，如果不慎遗失，则损失重大，为此，我们一定要将科研文件的原件送人单位的档案馆进行保存妥善保存。档案馆有完善的管理措施和必需的保管设备，能确保文件不会损坏不会遗失，并且检索方便。所以档案馆是重要的科研文件保管最佳选择。

（2）各单位和相关科研人员保留复印件

对于职称晋升、评优、评奖等工作，在使用科研文件时，大部分情况下都认可复印件。为了方便自己的使用，科研文件涉及到的单位和个人，在科研文件下发到本单位后，一定要首先进行复印，然后保留好科研文件的复印件，避免使用时再找寻科研文件的原件进行复印。现在的电子扫描技术也比较方便，相关单位和个人可以将涉及到自己的科研文件进行电子扫描后，存到自己的计算机上。电子文件保存和使用都很方便，用时可以随时打印。当然，必须用原件的情况下，到档案馆履行相关的外借手续借出原件即可。

（3）重视科研文件电子版的保存工作

电子文件是指在各种活动中，人们为了达到某一目的，利用电子设备生成的信息集合。根据文件的载体不同，电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件等;根据文件的用途，可以将电子文件分为程序文件和数据文件两大类;根据文件内部数据的组合形式，可以将电子文件分为数据库文件和非数据库文件;根据数据的表现形式，电子文件又分为字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、声音文件、动态影像文件等。

与纸质文件相比，电子文件具有如下几个特性[2]：

①非识读性。本特性包含两层含义，第一层是指电子文件人工不可以识读的记录符号，人类无法直接识读，必须通过特定的设备以及相关程序才能识读。第二层是指电子文件根据形成时使用的设备、存储介质、电子文件的编码形式以及传递方式等的不同，其识读设备也不同。比如通过计算机形成的电子文件，要想识读其信息，必须用特定的软硬件才可以读出其信息[4]。

②信息与特定载体之间的可分离性。原来的纸质文件其信息和信息的载体之间具有不可分离性，但是电子文件不仅可以方便地在不同载体之间转换，还可以方便地将电子文件的信息进行复制、移动、压缩、删除、修改以及格式转换、传递等操作，也就是说，电子文件的信息相对于其存储载体来说是独立的，可分离的[4]。

③信息的易变性。电子文件的易变性主要体现在以下四个方面。第一信息本身易更改，即电子文件通过相应的读写设备很容易将文件的内容进行更改，并且更改后不易发现更改痕迹[4];第二存储介质易变质，即电子文件的存储介质比较容易损坏，比如光盘易氧化、磁性存储介质易被消磁，存储介质损坏后，存于其中的信息很难再恢复出来;第三电子编码易变化，即随着技术的发展，电子文件的读写装置以及存储介质更新很快，新的读写设备和存储介质出现后，电子文件新的编码方式会同步出现，为防止电子文件信息的丢失，必须及时将电子文件转移至新的存储介质上，这就必然导致电子文件的编码发生变化;第四识读环境易升级，即读写电子文件的软件和硬件环境随着科学技术的发展而迅速升级换代，新的存储介质出现、新的操作系统出现、新的软件系统出现、新的编码方式出现，这些都会导致电子文件识读环境的升级。

④高密度性。随着电子技术的快速发展，电子文件存储介质的存储密度越来越高，存储容量越来越大，存储介质容量的提高增加了存储的信息量，节约的存储成本，同时也对电子文件入档后的安全性提出了更高的要求。一旦存储介质失效，存放在该存储介质上的电子文件都将受到严重威胁，这样造成的损失将是巨大的[4]。

⑤集成性。相对于纸质文件，电子文件不光能承载文字和图形信息，还可以记载声音、动画、视频等信息，并且电子文件可以将文字、图形、图像、声音、视频等信息进行合成，形成多媒体文件。[1]并且超媒体文件可以将一个文件内部或者多个文件之间形成更为紧密的关联，使电子文件的操作更方便。电子文件可以将多种媒体集成于一个文件中的特性可以更为生动真实地记录社会活动情况。

⑥可操作性。电子文件具有方便操作的特性，查询、追加、修改、删除、排序、复制、移动以及传输等操作极为方便，可以方便用户的使用，提高了数据的共享能力，方便了信息交流，但是，对于档案文件的安全性、稳定性和保密性都提出了新的挑战[5]。

电子文件的特点为电子文件的使用提供了诸多便利，为了更好地管理上级下发的纸质版的文件，可以将科研文件扫描成电子版进行妥善保存。为了更好地管理科研文件，可以将科研文件按照文件标题、文件编号、文件涉及的内容（包括科研活动、课题立项、获奖等信息）、文件涉及单位名称或者个人姓名、文件下发时间、文件下发单位等进行分类保存，方便检索，使用时也可以直接打印，方便快捷。

电子文件的特点为电子文件的归档提出了新的要求，必须保证电子文件的真实性、完整性和可靠性[3]。保证数据的真实性。电子文件具有信息易变性和可操作性，其中的信息容易被更改。电子文件在形成过程中和入档以后，如何保证电子文件的信息不被无意或有意的恶意修改，以保证电子文件内容的真实性，是我们必须认真考虑的问题。电子文件的真实性是指电子文件生成的过程真实，所使用的系统软件可靠，并没有被篡改或破坏。

数据的完整性和数据的一致性是在电子文件资料的收集过程中，档案工作人员必须保证同一项课题的多个相关电子文件中的数据必须保证完整和一致。完整性可以保证电子文件中的数据准确可靠，满足基本的约束条件;一致性是指在电子文件的格式转换或者迁移过程中，保证相关文件和数据信息的一致性。

参考文献

[1]国家档案局.《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）.

[2]谭必勇，王新.国家档案资源整合与共享的控制机制探讨[J].档案学研究，2006（4）：17-22.

[3]张宁.浅析电子文件的原始性和真实性[J].档案学研究，2003（1）：43-46.

[4]王声韵.电子文件的特点与归档[J].兰台世界，2008（2）：23.

[5]徐义全.电子文件的特性和长期保存[J].档案学研究， 2000（1）53-57.