高校人事档案管理问题分析

［提要］高校人事档案管理是高校管理的重要组织部分，在管理中存在的问题制约了人事管理功能的正常发挥。本文针对高校人事档案管理中存在的问题，提出相应对策。

关键词：高校；人事档案管理；对策

人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分，能够客观地反映教职工的综合素质和能力，直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评，间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此，在新的形势下，积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。

一、高校人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说，对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里，他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管，提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说，由于人事档案的保密性要求高，导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用，大多数人根本不知道自己的档案中有些什么，认为人事档案管理与自己无关，是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的，从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。

（二）制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，制定了一系列人事档案管理规章制度（如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等）。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据，奠定了良好的基础，但是在具体落实上还存在一些不足。例如“档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则，但由于人才流动的日益频繁，高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象；档案材料的收集不及时，整理归档更新滞后，材料缺失严重等等，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转，归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。

（三）队伍建设不健全。

1、人员配备不足。随着社会的发展，各高校的办学规模不断扩大，教职工的数量迅速增长。同时，随着人事制度的改革和深化，人才的流动也不断加大，因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求，每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，然而各高校专职工作人员配备并不充足，兼职现象屡见不鲜。在这种情况下，档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作，没有时间和精力去学习先进的技术方法，人员素质有待提高。

2、业务知识不精。目前，各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身，而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等，这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求，更谈不上充分发挥挖掘档案的价值，提高档案服务的质量了。

（四）硬件设施不完善。根据《档案法》规定，人事档案管理部门要做到“三室”分开，设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中，大多数高校由于经费、空间等原因的限制，在硬件设施上难以满足工作要求，不能达到“三室”分开标准，无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后，无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。

二、高校人事档案管理的对策

（一）提升档案管理意识，提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强，要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先，高校领导对人事档案管理工作要予以重视，将其提升到一定的认识高度，转变原来“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象，把人事档案工作提到议事日程，在档案管理建设方面予以充分的重视和支持，更好地发挥其作用。其次，对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎，难以做出成绩，档案管理人员缺乏成就感和被尊重感，领导应关心其工作和生活，尊重其人格和劳动，并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会，提供发展空间。再次，档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度，利用校园广播、校园网络、会议等渠道，不断提高全体教职员工对档案的认识，促进档案管理工作发展。

（二）完善规章制度，实现规范管理。一切工作的顺利开展，需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严，这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此，高校应立足于本校的实际情况，制定完善的规章制度，实现各部门之间的通力合作，最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性，从而做到让制度说话，用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时，要从严把关，做到不错、不漏，万无一失。

（三）加强队伍建设，提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量，建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍，是提高高校人事档案工作质量的关键。

1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求，配备充足的专职档案管理人员，保证人事档案管理的正常顺利开展；其次建立科学合理的档案人才培养体系，在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制，促进人事档案管理人才的多元化、专业化，保证人事档案管理队伍的稳定性。

2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才，提高队伍的专业素质；另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训，开展校际的参加学习、交流活动，不断提高管理人员的专业知识和业务能力，从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外，高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习，成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才，为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。

（四）加大投入力度，提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性，高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度，将人事档案管理经费列入单位的财务预算，不断完善基础设备，使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室，做到“三室”分开；配备齐全的办公设备（电脑、扫描仪、复印机等），及时更新，改善工作环境，提高档案管理人员的积极性和工作效率。

主要参考文献：

［1］廖惠娥.高校人事档案管理工作现状与对策［J］.东莞理工学院学报，2012.12.19.

［2］胡映君.高校人事档案管理发展去向探讨［J］.兰台世界，2010.24.

作者：于凤仙 单位：河南财经政法大学