档案管理信息化的若干思考

摘要：在社会主义政治经济体制改革深入推进的新形势下，传统人事档案管理已经与新形势的需求不相符合，亟待从人、物和制度等多方面进行改进，这些都对认识档案管理提出了更高的要求，使得传统的人事档案管理方式出现了一系列新的问题急需解决。基于此，文中笔者就档案管理信息化存在的一些问题根据自身实际工作经验提出了自己的个人见解，希望能够给予广大同行间相互参考。

关键词:档案管理、信息化、思考

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

一、前言

在社会主义市场迅速发展的带动下，我国社会的有了很大的发展，科学技术也有了跨越式的变化。但随着近些年社会主体市场经济体质的逐渐完善，使得人事管理制度的改革有了突破性的进展。但随之而来也产生了一系列问题，使得传统的人事档案管理方式也变得较之前复杂，这些问题都急需要我们加以解决。基于此，文中笔者就我国人事档案管理存在的问题提出了思考。

二、我国人事档案管理存在的问题

1、人事档案管理标准化、规范化有待完善

（1）内容失真。以往个人填写材料比较随意，如出生年月公历、农历填写随意，且没有说明，参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，前后几件材料填写的往往不一致。

（2）材料不全。由于缺乏对人事档案认识的指导，有些个人并不能辨别哪些材料需要入档，哪些不需要。一些继续教育的学历、参加职称评审的材料，个人拿到后就自己保管，而不是交由人事部门入档。有些分管人事档案工作的人员疏忽懒散，没有及时收集相关材料归档，或收集后予以堆放，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。

（3）人事档案多头管理，形式多样。人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位都可能是人事档案的管理部门，随着人才流动，包括学生毕业、就业、考录国家机关事业单位或者进入企业公司，“档随人走”，档案管理的要求难免产生一定程度的矛盾冲突。

2、人事档案管理得不到必要的重视

（1）档案主人个人不重视。市场经济浪潮中，很多人“漂”到大城市就业，而且绝大多数人群就职在各种类型的企业、公司。他们在公司中调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目并不需要档案材料，因此也不重视档案。

（2）部分用人单位不重视。企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和客观背景，有些档案因为各种原因造成信息失真，甚至提供了与实际情况截然相反的结论，人事档案在有些用人单位的作用呈现出尴尬的局面，亟待改进。

（3）部分人事档案管理人员重视程度不够。部分专门管理人事档案人员存在工作慵懒散漫的工作态度，形成的人事档案材料不能及时入档，例如每年的工资材料，干部任免或调动材料、各类鉴定材料、出国政审签证材料等材料形成后，有些管理人员把材料堆放在一起归为散材料，甚至随手一放，时间久了，不免造成档案遗失。

三、优化我国人事档案管理的具体措施

1、对人事档案实行统一集中管理

由于多头分散管理方式给人事档案管理工作带来的诸多不便，针对其弊端进行相应的改革对人事档案管理工作今后的发展意义重大。首先，要从根本上将多头分散式的人事档案管理方式坚决予以打破，即打破以往单位各部门在管理范围上或多或少都涉及到人事档案管理内容的旧体制，转而采用在职能上较为统一集中的新型管理体制，如此不仅节省了一定量的物力、人力，使人事档案管理的整体水平得以大幅度提高，防止了单位、部门之间互相扯皮推诿现象的发生，并且集中统一管理更便于人事档案的利用，大大提高了人事档案利用的效率，促进了人事档案现代化、规范化管理的实现。

2、完善人事档案评估考核体系

结合我国人事档案管理工作规范化的具体要求，探索市场化的人事档案及人力资源的评估考核体系，能够有效的促进人才之间公开、公正、公平竞争机制的形成，大大提高了我国人力资源的开发、利用率。健全合理的人事档案评估考核体系，以有效利用人事档案、最大程度开发人力资源作为评价的宗旨，以考核个人业务能力、职业道德水平的高低等定性和定量指标作为评价的标准，最后以上述内容为依据对个人的薪酬水平、岗位内容进行评判，进而形成完整的员工考评体系和人事档案管理体系，促进人力资源的开发以及人事档案管理工作的发展。具体来说可从三方面做起：第一，开展由人事档案主管部门对实际的人事档案管理工作进行定期的考核监督制度；第二，通过社会相关中介机构对人事档案文件资料寄存管理的方式、理念、完整准确率等进行考核和测评；第三，对于同一内容的人事档案资料由人事档案的当事人以及其相关管理部门共同对其进行鉴定、审核，对于存在不同意见的部分，重点进行核实。

四、档案管理信息化的若干思考

1、要加大档案信息资源整合的力度

档案资源建设是档案工作在信息社会中发挥自身优势，实现档案资源共享的基石。理想的档案资源应该既能反映社会宏观的发展历史，又能反映社会微观生活的点滴，既能反映社会集体的记忆，又能反映社会个体的发展状况。档案资源的整合应在“统一领导、分级管理”的档案工作体制下实现现有国家档案资源的有效配置，以适应档案资源社会共享的需要。档案资源的整合的基本途径在于整理与组合。整理不仅指档案的基础性整理（系统化与编目），而且包括档案的研究性整理（编纂加工，使内在价值得到提升）；组合则是根据整合的目标，采取法律、行政、技术、舆论等方面的措施使国家档案资源在结构上趋于合理、在配置上趋于优化。就档案资源整合的目的而言，档案资源管理主要涉及物理资源整合、数据资源整合、应用系统整合等方面。物理资源的整合是将已有的各类档案资源进行综合利用；数据资源的整合是将各个独立、分散的数据库，通过信息技术实现逻辑上的整合，形成社会所需的完整的数据库系统；应用系统的整合是指构建基础框架等，将不同时期、不同技术建立的系统，相互整合联结构成一个整体。整合的最终结果在于为社会提供一个资源共享、行业协作、提升原有资源价值的平台。

2、要加大投入、增配软、硬件设施

首先，要舍得必要投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

3、要引进和培养现代化管理人才

一直以来，存在着“档案管理不需要很高的专业素养”的认识误区。目前基层档案工作人员的专业素质难于适应信息化发展的要求，学历上看，获成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员居少，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利。一定要改变这种状况，千方百计改善队伍素质结构。

五、结语：

综上所述，人力资源管理是在经济学与人本思想指导下，对人力资源进行有效开发、配置、利用和管理的一项组织活动，具有系统性和动态性的特点，且贯穿于人力资源的整个运动过程。在当今以知识、信息为主导的社会经济时代，信息技术的飞速发展及其对社会活动各方面的强力渗透，无疑对人力资源及其管理也产生了深刻的影响。

参考文献：

[1]刘萍：《浅谈档案信息资源的开发与利用》，《桂林师范高等专科学校学报》，2007年03期

[2]许媚：《学校档案管理信息化建设的思考》，《广东档案》，2010年06期

[3]邓达宏：《略论信息化环境中的档案管理革新》，《福建论坛(经济社会版) 》，2001年02期

[4]吴锦华：《关于档案资源信息化建设的几点思考》，《淮北职业技术学院学报》，2006年06期