档案管理信息化范文
时间：2023-02-22 20:13:27
档案管理信息化范文第1篇
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子政务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从政府角度看，我国电子政务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子政务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种政府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的政府业务通过信息化手段实现；各级政府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区政府部门建设了局域网，超过90%的政府部门达到了人均1台计算机，有90%的政务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是政府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
政府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求政府业务系统、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级政府机构政务系统的政务内网平台，通过信息交换平台和政务门户网站，各级各类政府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为政府门户，正把更加全面的政府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高政府公共服务能力、增强政府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成政府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。政务信息资源的开发利用紧紧围绕政务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展政策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定政务信息资源社会化增值开发利用的财政政策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对政府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图形、图像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数政府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据国务院信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国政府域名（）注册量达到23752个，政府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级政府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是政府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子政务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤www.archives.gov/。
档案管理信息化范文第2篇
企业经营管理活动繁琐和复杂，传统档案管理大多使用纸质档案，随着时间的推移，企业各项事务增多、工作人员增加都给档案管理带来巨大难题，而且传统档案管理需要充足空间以存放档案，也需要大量人力对档案进行专门管理和监管，这不仅浪费人力、物力，同时也给企业的档案建设工作带来障碍。档案信息化，能够有效地解决传统档案所难以解决的问题。但是，信息化建设是对档案管理革新，区别于传统方式的优势，信息化管理也有其独有的缺陷。
（一）档案管理信息化的意识薄弱
在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。
（二）管理人员素质有待提高
在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。
（三）信息化建设尚未完善
随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。
二、完善档案管理信息化的策略
（一）从企业内部强化档案管理理念
档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。
（二）引进优秀管理人员
信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。
（三）完善企业信息化建设
企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。
三、总结
实现档案管理信息化是企业发展的重要方向，企业的档案和信息是企业建设和发展的见证依据和发展保障，在现如今的信息化时代，信息化建设是大势所趋，健全的信息化档案管理能够给企业的发展带来巨大的帮助。相信随着信息化的发展，不仅是档案管理，在更大更广的范围内，信息化建设都会成为企业发展的推动力。
档案管理信息化范文第3篇
在现代医疗管理中有一个重要的部分就是档案管理。在当今社会中由于档案管理意识不高和制度缺乏还有管理人才不足导致医院档案管理工作不能更好的实施。这就需要我不断的探索新的途径，信息技术的高速发展为医院档案管理工作带来一把双刃剑，不仅带来挑战也带来福音。本文通过分析医院档案管理的现状，进而探究信息化在管理中的运用。
【关键词】医院；档案管理；信息技术
1.医院档案管理的不足和问题分析
1.1档案管理人才资源缺乏
档案管理人员素质是医院档案管理水平的直接影响因素，作为合格的档案管理人员都要经过专业的培训，但是我国的很多档案管理人员都没有接受过专业的培训，从而导致了专业知识严重缺乏以及现代档案管理知识贫乏等问题进而制约了档案信息化建设。这种现状已经无法满足医院和社会的发展要求。
1.2医院档案管理意识较低
医院档案管理建设中存在的问题还有档案管理意识不高。由于档案管理工作无法直接创造经济效益因此医疗工作是医院管理工作中医院领导层主要的关注点，并且很多医院的档案管理员一般都是兼职，缺乏档案管理的相关专业知识，这些都不能很好的发挥医院档案管理的实质性价值。
1.3医院档案管理方法不当
目前还有很多医院的档案管理主要依靠人工来对档案进行收集、分类、保存以及查找，这种传统的管理方法的不仅效率较低而且容易出现各种错误或者漏洞，对档案资源的完整性和准确性造成损失。
2.信息化在医院档案管理中的运用
传统医院档案管理的缺点和不足让我们更加重视信息化的重要性，如何运用信息化的医院档案管理是我们的主要探究。
2.1完善医院档案管理信息化制度
医院的不断发展导致医院档案管理工作的内容也越来越繁琐复杂，所以建立健全医院档案信息化制度对加强医院档案管理工作的当务之急。医院档案信息化制度不仅需要包括档案收集、保管、开发以及利用等多个层面，而且还要明确档案管理人员的职能、责任和义务，并且应该为档案管理工作制定相应的考核措施和奖惩制度。医院档案管理人员的考核措施和奖惩制度不应该仅重视物质奖励的激励机制，还应该注入人文精神，主要体现以人为本人文思想，从而来调动医院档案管理人员的工作主动性和积极性。
2.2完善基础设施和人才队伍的建设
由于信息化涉及到计算机硬件和网络还有数据处理、信息以及规范、信息安全等，它是一个非常复杂的系统工程，信息化要求同时完善的基础设施和专业的人才队伍才能更好的完善医院档案管理工作。这就要求医院加大资金和所必需的软、硬件投入力度。并且，医院还要加强医院档案管理人才队伍培养建设，要求档案管理人员不仅做到具备丰富的档案管理知识，还要具备较强的计算机信息化基础知识。医院可以和当地高校联合，通过正规的高校教师培训档案管理人员的职业技能和职业素养，不断的学习进步，不断的完善本院的人才队伍建设。
2.3提高医院档案管理的意识
提高医院档案管理的意识是信息化管理模式的重要目标。信息化档案管理模式要求医院档案管理工作人员树立正确的医院档案管理意识，认识到医院档案管理的重要性，明确档案管理不仅关系到医院的发展，而且对病人和社会大众都有一定的影响，对解决医患纠纷，建立医患信任体制，稳定医院发展都有一定的重要的意义。同时还应该让医院领导认识到医院档案管理的重要性，认识到医院档案管理内涵的隐形经济效益，把加强医院档案管理工作提升到重要位置，从而全方位，多层次的推进医院档案管理工作的信息化进程。
2.4提升管理手段，改善服务质量
信息化的医院档案管理要求纸质的档案和电子存储档案进行结合，通过信息多媒体和网络通信技术这些高新技术手段提供智能服务，结合医院的实际情况和医务工作人员还有患者及其患者家属的需求和习惯，进行总结改革创新，来实现图像检索还有语音检索，改变原来的死板的文献检索，实现跨地域和跨学科还有跨时间的信息需求及其服务，来满足不同层次的医生护士还有患者及其家属的查阅需求。同时可以创造一个网络交流的平台，用于加强交流，发表意见，这也有利于加强医患之间，医生与医院之间，患者与档案管理者之间，还有患者与医院之间的信息交流，同时都可以发挥自己的看法，提出自己的意见不仅可以健全医院档案管理工作，而且可以提升医院的服务进而提升医院的品牌，推动医院的不断发展。
结语
当今社会是一个倡导可持续发展的社会，医院的发展也离不开可持续发展。在信息和科技高速发展的今天，信息化管理的应用越来越广泛，也越来越被人们接受。信息化的方便性，人性化还有快速化和智能化，让医院档案管理工作不断的完善不断的发展，从而助推医院的发展，为医院间接的带来经济效益。因此我们应该认识到医院档案管理工作的不足，扫清发展信息化医院档案管理工作的绊脚石，不断的提升医院档案管理工作的人才培养和基础设施建设，完善信息化的医院档案管理工作体制，创新医院管理工作的手段，加强医院档案管理意识，从而更好的实现信息化的档案管理体制，更好的为社会服务，更好的推进医院发展。
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档案管理信息化范文第4篇
【关键词】档案管理；建设；增强措施
【中图分类号】G271
【文献标识码】A
【文章编号】1672-5158（2012）12-0377-01
一、档案信息化建设的必要性
1、档案信息是信息资源的重要组成部分。档案信息是人们社会实践的真实记录，是认识和把握客观规律的重要依据，是重要的凭证和依据，也是一种特殊的信息产品。
2、档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。
3、档案管理改革是信息化建设的必然要求。在信鼠时代，信鼠消费将成为加快社会信息化进程的原动力，这是时代赋予社会信息部门的使命。
二、更新观念。增强档案管理现代化意识
管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
三、加快硬件设施建设。实现装备和技术的现代化
要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
1、建立规范的管理机制。
在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。
2、创新档案管理制度。
档案案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。（1）是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤，（2）是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。
3、统一档案管理标准。
标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞―套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
4、建设复合型的管理队伍
档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。
5、提高档案管理人员的信息化意识。
信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
6、提高档案管理人员信息化工作技能。
档案管理信息化范文第5篇
一、企业档案管理信息化发展优势
随着全球信息化的不断发展，数据的储存和处理不断向又快又准的方向发展。在党的工作报告中明确指出，要把信息化作为我国在新世纪的重要战略举措，把信息化管理放在重要位置，信息化是继工业化和现代化后一个很重要的发展方向。以下给出的企业档案信息化发展的几大优势具体说明信息化工程在企业内部档案管理中的重要作用。
1.容量大、速度快
企业档案信息化管理的最大特点就是容量大、速度快。传统档案管理需要档案管理人员编制相关目录，再从目录中查找具体信息存放位置，需要消耗大量人力资源和时间进行记录和查询，费时费力。而用计算机进行信息化的处理，能够保证信息的质量、安全和速度。随着网络的发展，企业内部有需要的员工，可经申请自行在网上查找相关内容，真正实现企业资源内部共享。
其次，计算机的大容量为信息载体的形式提供了很大空间，随着扫描技术、光盘技术、微缩技术的发展，信息储存的数量和密度比传统方式大大提高。它改变了过去以纸质文件为主的方式，附加相应的图形、声音、动画、视频等方式，让电子文档更方便工作需要。
2.提高人力资本的利用率
企业采用先进的计算机档案管理技术不仅可以减少人员设置，精简人员配备，合理利用有限资源，提高人力资本利用率，提高办公效率，还可以把档案管理人员从原来的打字、录入、保管这类简单的体力劳动中解放出来，转变为档案的收集、分析、整合工作。让他们保持与企业信息发展的同步，提高岗位技能需求，使他们适应企业发展的需要，提高工作效率，提升企业人才素质水平。
二、企业档案管理信息化方式
1.建立健全相关规章制度
企业应针对公司特有的经济、文化、社会需要来制定档案管理信息化的具体规章制度，做好企业档案管理的第一步。同时，加强档案利用的审批制度，加强进入系统内部的人员审核，保证档案内容的安全完整，保证公司档案的保密性。切实将公司档案建设纳入科学发展轨道，保证电子资源格式的统一规范，便于长期可读。
2.建立良好的档案服务体系
公司应强化档案管理人员信息服务意识，利用网络等信息平台，主动开发和维护公司档案资源，主动了解公司的生产经营状况，了解普通员工对档案信息的需求，主动提供档案服务，注重档案信息总结预测性，为公司长期科学发展提供坚实后盾。
3.构建公司档案信息数据库
随着社会数字化、信息化、网络化建设不断深入，公司必须建立相关档案数据库方便公司数据的汇总、归纳和利用。同时，为了保证档案信息的高度保密性，避免公司信息流失和盗用，必须针对电子信息查阅的特点和存在漏洞进行管理，控制不安全因素。在系统硬件管理方面，层次分明、角色固定，并设置相关密码，保证数据库的安全。
4.完善档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接
档案管理信息化是企业管理信息化的一个重要组成部分，档案管理信息化应该要适应企业管理信息化的需要，注重整体利用价值，避免孤立设计实施。要重视企业综合效率，向企业未来发展有利方向方面建立，在满足基本档案管理信息化需要的同时，顾大局，重发展，保持为企业服务的核心，实现档案管理信息化与整个企业管理信息化的对接。
三、企业档案管理信息化漏洞分析与对策
1.忽视档案管理人员培训教育
档案管理信息化是不断完善、优化的过程，这对档案管理人员的素质有很高要求。面对社会日新月异的今天，要想满足企业的发展需要，必须要加强档案工作人员的培训。现代档案管理的核心是计算机信息化的处理和应用，所以为保证公司经济业务完整详细的记录，档案工作人员必须要学会利用现代化的档案管理手段，了解计算机的电子文件归档和管理，这对档案管理和整个公司的发展大有裨益。在熟练进行电子设备操作的同时，要掌握信息维护工作，提高业务素质，把档案管理信息化变成促进公司综合发展的新平台。
2.公司档案管理信息化投入与产出性价比不高，盲目性大
有些公司由于过度重视企业的档案信息化进程而忽视了资金消耗和产出价值的对比，出现了很多企业档案管理信息化盲目建设现象。档案管理信息化是在公司发展到一定阶段大量档案信息无法及时做出整理的情况下，用计算机处理档案管理工作优势明显时，才需要引进的项目。
3.忽视档案信息的安全保障工作
档案管理信息化的目的就是为了能更好的利用档案信息开展工作，但是企业管理者在重视档案管理利用的同时很可能忽视了档案信息的保密工作。档案的信息安全包括档案信息储存实体的安全和档案利用流转过程中的安全，前者的安全大多数企业都能很好的控制，但如何在信息流转的过程中控制档案的保密工作，如何确保档案信息的稳定性和安全性是每个公司都要考虑的问题。
总的来说，企业档案信息化是企业发展壮大过程中的一把利剑，运用得当定能为企业创造最大的利益。
档案管理信息化范文第6篇
关键词：档案管理；信息化；问题与对策
如今高速发展的信息化时代，档案管理工作应当摒弃旧的观念，积极引入全新的信息技术，结合当代的企业管理发展大趋势，运用信息化的手段对档案进行系统化的管理，为企业注入更多的活力。企业在实现信息化管理的过程中仍然会遇到较多的问题，为了能够让我国档案管理信息化真正的步入正轨，需要相关的单位与人员对所发现的问题进行及时的解决，从而提升档案管理信息化的效率与质量。
一、档案管理信息化的具体内容
（一）档案管理信息化概念
档案管理信息化的具体含义是指利用先进的信息化技术、计算机网络技术、数字自动化原理等，对已有的档案资源进行科学的分配与系统的处理，以实现将档案管理资源共享与分类等功能。利用数字化与自动化技术对档案管理进行加工，根据不同的专业、行业特点，同时根据不同的标志、种类等进行分类，方便信息化的管理。
（二）档案管理的具体内容特性
1.基础设施的建设
对于信息化而言，基础性设施建设是必不可少的成分之一，信息资源开发利用需要依托稳定的基础设施建设，将科学的信息技术与资源开发应用到位[1]。信息化的核心是资源网络共享，利用网络对档案信息进行传输、交换与共享。
2.信息资源建设
档案信息由于其自身独特的重要地位，使得逐渐成为了我国当下与日后发展的核心战略资源之一，而对其的开发利用则是档案信息化的核心任务之一，同时也是档案信息化建设的目的所在。
3.标准规范的建设
档案信息化建设的重要标准之一是标准规范的建设，包括了对电子档案、电子图书、电子文件以及电子邮件等的规范标识、查询、存储、管理与使用等，对其进行系统化的构建，从而形成一套定型的规范体系。
二、档案管理信息化的具体意义
（一）实现企业内部信息的有效沟通
传统的档案管理主要依托于纸质的文档，企业内部的信息流通也往往通过纸质的文件进行，不但信息在企业内部流通的效率低下，还极容易造成纸质文件的遗失或损毁，对档案管理带来了极大的影响，对企业的损失也不可估量[2]。纸质文件的传输速度也是一大问题，很多的问题具有时效性，如果传输的速度较慢，那么对企业带来的影响与损失会加大。因此在企业内部构建档案管理信息化，将企业内部的信息统一的结合起来，汇集到一套系统中去，不但可以强化员工内部之间的交流沟通，还会显著的提升档案管理的速度与效率，同时更加的节约成本、提高资源共享的能力，对企业而言有着极大的利好。
（二）对工作效率的提高
传统的纸质档案管理方法不但效率低下，而且很容易出现错误，例如查询的系统不完善，对一份信息进行查询的过程较为的分散，每一个员工的查询内容均不相同，导致了档案管理人员需要耗费很多的时间对不同的任务进行处理，同时企业内部的档案管理人T一般数量不多，更加促使了档案管理工作难以一对一的开展，造成了档案管理效率的下降[3]。而除了会直接导致工作效率下降等现象发生外，还有可能打击了员工的工作积极性，让档案工作更加的不理想，造成了恶性循环。当实现了档案信息化的管理之后，便可以利用计算机搜索引擎对档案信息快速的搜索处理，极大的提升了检索的效率，工作人员只需要使用计算机系统进行查询即可。同时查询的准确度也将更高，避免以往出现错误的查询事件发生。企业需要投入更多的资金与人力，加大对档案管理部门的投入，让企业档案管理工作更加的符合时代的需求，利用档案管理信息化为企业的发展提供更大的助力。
（三）降低成本
以往的企业档案管理主要依赖于纸质文件，因而每年需要花费较多的资金成本购买纸张，且由于数量众多，购买之后还需要足够的人力进行整理，过程中将耗费巨大的人力与物力[4]。而信息化的档案管理则会为企业减少一定的成本开支，工作人员只需要将信息录入进档案系统之中，并不需要较长的时间对文件进行整理归纳，节省了较多的人力与财力支出。在管理成本方面，企业的管理层作出决定之时，也不必依赖于纸质的文件传递，可以通过信息化的档案管理及时的收取或发送信息，极大的提升了信息的时效性，提升了企业的工作运转的效率，避免正常的工作因为时间的延误而受到影响。
三、档案管理信息化所面临的问题
（一）档案信息化工作没有受到足够的重视
如今很多的企业只单纯的注重经济利益价值，往往忽视了档案管理信息化的作用。很多企业缺少专门的档案信息管理人员，盲目的认为档案信息管理工作会浪费企业的现有资源，缺少拥有足够专业知识的人才储备，导致了档案信息工作的专业性欠缺[5]。许多工作只流于表面，难以深入到问题的深入解答，造成了档案管理信息化工作的难以有效落实。
（二）缺少对档案管理信息化人员的专业培养
档案管理信息化并非一朝一夕能够构建成功，需要依托专业技术的人才培养，让更多档案管理信息化人才涌入进企业之中，参与到档案管理信息化的构建。档案管理信息化工作人员需要拥有专业的技术知识，优良的职业道德，扎实的工作经验，对所需要工作的职责与任务详细的了解并明确。然而如今许多的档案管理信息化人员却欠缺专业的技术培养，理论知识与实践经验均不过关。
四、档案管理信息化的对策
（一）建立统一的企业档案管理信息化标准
传统的档案管理方法相对落后，纸质的档案管理体系已经被时代所抛弃，企业需要明确全新的档案管理模式与体系，对现有的混乱制度与不明确的标准进行必要的改革。不同企业之间的档案管理标准不一致也会导致企业之间的信息共享与交流较为的困难[6]。因此积极的构建一体化的档案管理信息化标准，打造全新的档案管理工作方法，将对企业之间的档案管理交流十分的有利，对企业日后的长远发展有着极大的利好。
（二）对档案管理人员的专业素质进行提高
针对如今企业内部档案管理人员的专业素质普遍不高的问题解决上，企业应当遵循人才原则，加强对人才的培养，努力的提高档案管理人员的专业素质水平。企业管理人员可以定时的聘请专业的档案管理方面的专家来到企业，为档案管理工作人员进行上课指导，利用座谈会、讲座等方式为档案管理人员灌输全新的思想与理念，努力的提升档案管理工作人员的信息化水平，加快企业对档案管理信息化的构建速度。
五、结束语
档案管理信息化是时代的所需，也是企业未来发展的大方向。企业想要提升整体的工作效率，就需要积极的将信息化手段引入到内部的档案管理工作之中，依托于知识与信息手段，顺应知识经济时代，将传统的纸质信息转变为数字化的资源，利用网络技术对信息进行整理归纳，让档案管理信息化在新世纪的发展中得到更大的发挥与作用。企业需要对档案管理信息化有着更多的重视，以满足社会进步与企业发展的需要。
参考文献：
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[5]张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J/OL].科技资讯，2016，14.072.
档案管理信息化范文第7篇
从当前社保档案管理运行的基本情况、现实需求来看，未来将向网络化、一体化、智能化等方向发展。
1.社保档案管理网络化。
社保档案管理网络化是指在参保人员信息录入相应的信息系统后，其管理功能项两个方面拓展，首先，社保部门与互联网、移动网络运营商等合作，主动的向参保人员提供数据查询、信息等方面的内容，如在社保部门出台最新政策时，通过移动短信平台向参保人员提供最新的信息咨询，再如在参保人员未按时缴纳费用时，通过短信形势催缴保费。其次，参保人员能够利用互联网、手机信息等方式主动要求提供相应的服务，如参保人员能够通过网络修改部分个人资料，即使工作单位变动等重大内容，也可以通过网络提出申请，在审核通过后修改工作单位等信息，从而便于个人信息更新。
2.社保档案管理一体化。
社保档案管理一体化主要是从档案管理功能拓展的角度出发，充分挖掘信息化带来的优势，延伸档案管理信息化的内容，使社保档案管理信息化与社保工作相融合，形成一体化的管理模式。首先，利用档案信息化统计社保人员基本信息，分析参保人员的特征，为做好社保工作提供便利。在档案管理信息化后，社保部门能够按照月份、季度、半年度、年度及时有效的监督参保人员的基本情况如年龄特征、行业分布等，享受待遇人员的基本情况如享受待遇人数与水平等，从而可以为社保管理工作提供参考。其次，利用档案信息化提高社保监督水平，社保部门能够通过网络可以有效的监控参保人员个人缴费标准变化、缴费历史记录等信息，从而能够动态的进行监督。
3.社保档案管理“智能化”。
档案管理智能化是指通过预先设置既定的程序模块，能够将符合相应筛选条件的参保人员进行识别、汇总，并以一定的形式传递给管理人员。如通过信息化平台，可以设置自动筛选条件，对超过预定时间尚未缴费、已经缴纳一定年限无需继续缴费的人员等进行筛选，并自动将相关的信息汇总后提交给监管部门。在社保部门受制于编制人员数量难以增加的前提下，参保人员的增多将使得监管的难度越来越大，而智能化则能够有效的降低工作强度，因而具有良好的应用前景。
二、加快推进社保档案管理信息化的思考
推进社保档案管理信息化，可以从完善信息管理体系的基本框架，完善配套系统，并提高信息化管理能力，以达到既规范档案管理信息化，又挖掘好、利用好档案管理信息化优势的目标。
1.完善社保档案管理信息化的基本架构。
首先，要规范社保档案个人信息的基本内容，建议国家有关部门建立标准的个人信息采集系统，提高信息化管理中个人信息模块的通用性，为建立全国性的社保档案管理体系奠定基础。其次，要完善社保档案管理系统的基本模块，不断提高信息服务能力，一般而言，这种模块应该包括资金缴纳、待遇享受、基本信息等方面的内容，通过这些模块完成信息的收集和整体，为信息管理提供便利。再次，要不断完善社保档案管理界面操作体系，对于参保人员可自行修改的内容，要便于操作，对于查询等内容，则要能够进行汇总，从而满足参保人员的基本需求。
2.完善社保档案信息管理系统配套体系。
首先，要建立社保部门-系统开发商-网络运营商合作体系，社保部门要明确自身的需求，系统开发商要根据需求开发出运行稳定、安全高效的信息管理系统，而网络运营商则要不断的拓宽网络覆盖面，特别是当前的无线网络覆盖面，通过这种广覆盖为参保对象提供全面的服务。其次，要不断提高社保档案管理统筹程度，当前，社保档案管理统筹程度还较低，未来要以档案管理信息化为基础，推动档案管理全国联网。再次，要建立完善的社保档案管理制度体系，要建立信息化条件下档案管理信息安全管理制度、个人信息更改管理制度等配套管理体系。
3.要提高信息化条件下档案信息化管理能力。
首先，要加大信息化条件下档案管理人才培养力度，包括档案管理专门人才、信息化专门人才，要积极培养各类复合型人才，帮助档案管理人才熟练的掌握各种信息技术，帮助信息系统开发人才了解社保档案管理的特点与需求，从而为提高档案管理水平奠定基础。其次，要不断延伸信息化条件下档案管理功能，特别是要根据社保发展的需要，充分挖掘参保人员档案中所包含的信息，分析这些信息的变化趋势，探讨其对社保管理的影响，并提出针对性的建议。如通过挖掘参保人员年龄变化趋势，分析未来社保资金支出的压力，为社保机构提前做好资金安排提供参考。
档案管理信息化范文第8篇
关键词：档案管理；信息化技术；融合
社会的发展使得档案管理的标准逐渐提高，在现代化的档案管理中，计算机信息技术至关重要，只要发挥信息技术的优势，与档案管理工作进行有机融合，才能满足新时期档案管理工作的实际需要。因此，要重视档案管理的信息化建设，注重设备更新和管理，在根本上实现对档案管理的有力支持。
1 全面分析信息技术背景下档案管理的主要特征
对于档案管理工作，需要紧跟时代步伐，这也是当前档案管理的重要发展方向。现代化档案管理的基本要求及时要提高标准化的层次，形成标准的观念，这就需要重视计算机信息技术，在当前的会计档案发展中，会计信息全面实现了数字化，极大方便了会计日常工作，有利于会计档案利用效率的提升，推动信息化建设速度，实现与相关系统的有效整合，更好地实现资源的共享。但是，数字化的会计信息会出现被修改的问题，甚至出现泄密，这主要源于信息储存的介质，一旦出现病毒，大量档案信息会出现损坏或者丢失，系统的稳定性被破坏，会计档案数据会出现不同程度的毁坏。因此，在信息化环境下，会计档案信息集中性较强，使得档案命面临被修改的隐患，同时，修改的痕迹又同时消失，很难实现数据的完整恢复。因此，在信息环境下，会计档案在彰显优势的同时，也存在不足，需要正确对待，加强管理，缺乏电子档案的安全性、可靠性与完整性，使得其能够更好地发挥作用。
2 对当前档案管理现状的分析
2.1 档案形式仍依赖纸质形式
在当前的档案管理中，纸质形式应用仍较为普遍。在会计领域，原始凭证使用的仍是纸质的，其具有较高的真实性与准确性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，纸质很容易受到外界因素的影响，甚至是人为因素的破坏，在保存上存在难度。其次，会计原始凭证需要保存的时间较长，对使用者的查询造成阻碍，需要较大的存储空间。
2.2 档案管理的模式仍比较传统
在当前的会计档案管理中，主要的管理方式仍比较传统，需要进行归档，维持良好的顺序。在这种模式的影响下，使得纸质和电子档案出现相分离的情况，很难实现对相关资源的有效整合。同时，大量会计信息资源的存储会占用大量的空间，管理成本增加，很满足信息化的发展需要。
2.3 档案的安全性有待提升
对于数字档案而言，其存在的介质是网络、信息系统和网络，这也是安全问题比较集中的地方。首先，对于纸质档案，长时间、重复使用会造成档案本身的损坏，而对于电子信息形成的档案，在保留的同时，还要进行相关数据的保存，使得资料档案的安全系数降低，很容易被修改。其次，在信息技术的应用中，如果忽视权限以及相关的安全软件，很难实现信息可靠性的保证，系统面临威胁和风险。再次，在电子档案管理中，一旦出现人为因素的破坏，就会引发电子档案的失真情况。
3 如何将信息化技术更好地应用在档案管理中
3.1 正确认识信息化技术在档案管理中的价值
面对飞速发展的信息技术，需要会计领域对会计档案管理思想和理念进行更新，勇于尝试新的管理模式，将档案信息化管理技术落到实处。要提高对会计档案信息化建设的重视程度，强化管理的规范性，推踊峒频蛋腹芾砣找娣ㄖ苹。
3.2 加大会计档案信息化管理人才的培养
为了有效推动会计档案信息化建设，要重视人才队伍建设。在遵循相关法律法规的同时，维护档案的真实性与安全性，更新档案管理的观念，探索制度、技术以及管理模式方案的问题，发挥档案信息化管理的作用，提高档案管理的效率，实现服务品质的提升。为此，要加强对会计档案管理人员的培训和教育。
3.3 重视会计档案信息化管理的相关设施的投入
为了推动会计档案信息化建设，适合设施、设备和软硬件必不缺少。在进行电算软件选择的时候，最佳的状态是选择带有档案管理辅助功能的软件类型，同时，要积极进行信息环境下，会计档案管理各种制度的完善。同时，要适当加大投入，购进更加先进的网络设备，发挥先进网络平台的优势，保证信息存储状态安全性，更好地发挥系统之间资源的共享性，在根本上推动档案管理的科学性。
3.4 重视会计档案管理信息平台的建设
为了更好地促进档案信息化进程，要重视对档案管理信息化平台建设，需要立足人员使用的习惯，同时，又要保障档案的立体性、动态性与可靠性。借助会计档案管理信息平台，能够使得相关单据的连续性传递，发挥电子单据的作用，减少纸质单据的使用，在根本上为档案信息化建设奠定坚实的基础。
3.5 重视风险防范体系的建立，维护电子档案信息的安全性
防火墙技术的应用能够有效防止不安因素的影响，保证系统运行的安全性，同时，要注重对工作流程、环节等的管理，保证会计信息运行的稳定性与安全性。系统管理人员需要做好流程管理，这是维护系统运行稳定性的关键性环节，能够维持会计电子档案的真实性，保证信息的完整性。为此，档案管理人员需要重视流程管理，提高其自身的科学性。在信息化条件下，档案管理工作的重点是信息文件的整理和提炼，正确处理工作的各个环节和内容，实现信息的统一化管理。因此，要建立更加完善的电子档案信息安全保障体系，设置电子档案数据中心，强化权限体系的建设，借助内外网络的物理隔离，实现数据安全性的提升，同时，要做好相关设备的维护和保养。
3.6 将电子文件管理系统引入会计档案管理领域
为了更好地促进档案信息网络建设，会计档案管理的改革要突破内部的调整范围，需要向前段扩张，也就是说，要实行文档一体化建设。可以引入会计档案电子文件管理系统，针对电子文件，直到对其进行运转处理，最终形成会计电子档案，满足对会计档案的管理和应用，借助网络，实现对会计文件整个过程和周期的控制与管理。
3.7 实现档案管理一体化
在当前的档案管理中，计算机发挥了重要的作用，借助计算机，实现对文件的有机联系，实现不同类型的系统处理，形成标准化的规范和标准，逐步实现对档案信息的网络共享。因此，档案管理一体化建设十分重要，有利于提升档案的利用时效。同时，借助计算机，能够实现对文件的快速检索，提高准确性，不需要进行文件的一一查阅。为了更好地实现档案管理一体化建设，要依靠计算机进行资料的加工，形成档案信息数据库，借助网络系统，实现传输，满足使用者的需求。这也就在根本上使得档案管理部门由管理型向服务性转变。
4 结束语
综上，信息技术的不断发展使得会计档案管理工作彰显信息化的特点，借助电子化管理，能够更好地发挥会计信息的作用。因此，管理人员需要重视信息技术的应用，发挥其自身的优势，更好地服务与社会。
参考文献
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档案管理信息化范文第9篇
关键词：军队档案；档案管理；管理信息化
随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用,使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案管理部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。
一、军队档案管理面对信息化浪潮的抉择
我军还处在机械化半机械化阶段，信息化建设刚刚起步。形势逼人，不进则退。在军队信息化建设的过程中以及未来的信息化战争中，迫切需要档案管理手段的变革和管理效能的提高。
对于军队档案管理部门来说，信息化不仅是一项全新的工作，还是一个系统工程，也是一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用，可以这样说，没有纸质档案出现与发展，也就没有今天高度发达的社会文明。而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点，具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境，对人类文明产生深刻的影响。如今，要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃，档案工作将面临"脱胎换骨"，其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。
二、推行军队档案管理信息化的必备条件
档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。
（一）提高档案管理人员的信息化素质
档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的档案干部队伍，是档案管理信息化的重要基础。档案管理部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要；加强档案管理人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的档案管理人员的效绩考核评价规定，对档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰，激励大家学信息化、用信息化。另一方面，也要对计算机信息化技术人员就档案管理工作的知识和技能进行一定的介绍，使其了解档案工作的客观规律，更好地为档案管理信息化提供技术支持。
（二）加强军队档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。就军队财务档案管理而言，在工程规划初期，应该有财务部门和档案部门人员共同协商，分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入和签出制度、安全日志制度，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
（三）领导高度重视和大力推动
领导是我军档案管理信息化的重要推动者。领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的管理观念，摆脱传统思维的束缚，认识到计算机和网络技术应用于档案管理工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把档案管理信息化纳入工作计划和考核范围；主管后勤管理工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案管理工作情况，提出要求，下达任务，指导档案管理人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。
三、如何推进军队档案管理信息化
在军队档案管理信息化实施过程中，我们应当根据总的
目标要求，结合自身工作实际，采取积极的应对之策。
（一）在工作目标的制订执行上，要坚持长期目标与近期目标相结合
要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确
定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上，提纲擎领，通盘考虑，保持高质量和统一性，为技术发展留下兼容和扩充的余地，防止走回头路和弯路，减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细，要精益求精，不马虎从事。要通过落实近期目标，摸索经验，修订和完善长期目标，改进工作，循序渐进。
（二）在方案的实施过程中，要坚持统筹规划与分步实施相结合
档案信息化建设的设施投入要根据财力支持情况来安排决定。财力许可则一次性投入到位。在财力支持有限的情况下,要依据本单位与档案部门可争取的财力，制定一个长短结合的硬件设施建设方案，先添置部分先行设备，并采用逐年分步添加的方法, 不求一步到位。在计算机等硬件的配置上，应根据业务需要和人员计算机操作水平，按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器，低配置终端的策略，硬件替换中将高配置的新机作服务器，低配置的旧机作终端。电子产品更新换代快，应当坚持以适用为原则，注重性价比，不求高端配置,以节约资金，以最少的投入获取最大的使用效益。
（三）在人力资源的开发上，坚持注重引进与加强培训相结合
要注重引进既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才，改善人才结构。同时注意选送骨干到高等院校、专业培训班培训，鼓励岗位练兵和自学成才，边用边学,以用促学，提高业务素质和综合素质。
（四）在资金的筹措上，坚持争取财政支持与积极自筹相结合
档案管理信息化范文第10篇
（一）企业基础资料流失风险，随着现代企业经营管理活动日趋复杂，细节管理与过程管理工作成为了满足现代企业经营管理的必要条件。同时，在整个经营管理活动中还会产生大量的基础性与过程性资料，而且其将会在企业经营管理过程中重复使用，具有十分重要的保存价值。但是，因为其整体数量较大，将其纳入到企业档案库中进行集中保管时不但会占用大量的仓储空间，而且查阅不够方便，其不能满足企业应用的现实要求。因此，在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高重要作用的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料，通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时，由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐，加之现代企业管理人员的流动性较强，随着时间的推移，这些基础性资料将面临着流失的风险，这将对企业的长期经营发展造成不利影响。
（二）传统档案管理不能适应信息化发展需要，随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。
二、企业档案管理潜在的信息化要求
（一）现代企业市场开发信息需求现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。
（二）企业发展政策信息需求企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展政策信息化同步时，才能实时掌握企业政策信息，为企业的发展提供内部动力。
（三）企业档案管理的技术信息在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。
（四）潜在的人才信息现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。
三、企业档案管理信息化的建设策略
（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息为了确保档案信息具有一定的政治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。
（二）创新企业档案管理手段现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。
（三）整合信息档案网络，实现资源共享企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。
（四）面向社会，完善档案信息服务体系知识经济时代，信息化是现代企业档案管理工作的发展方向。因此，企业档案管理部门要善于通过捕捉极具时效性的信息以得到进入市场的机会。这时，主动提供企业中的部分信息为社会利用，不但可以提高企业的市场影响力，而且可以通过获取社会信息使用反馈，逐步完善企业档案信息服务体系，为建设更加完善的信息服务提供基础。
（五）加强电子档案管理在电子档案的接受、保管、利用过程中，不但要采用合适的技术方法，而且要制定针对电子档案的管理办法，提高电子档案管理的针对性。同时，要强化对电子文件信息的归档管理，确保企业档案的信息化管理水平。以档案管理的基本要求为基础，对不同类型载体的档案进行数字化处理，尤其加强对企业内部的电子文件著录、鉴定、累积与归档工作，确保所生成的电子文件资料完整、真实、有效。